Thực tập là quá trình mà hầu như sinh viên nào cũng phải trải qua trong đời. Trở thành thực tập sinh đánh dấu bước ngoặt trong sự nghiệp học tập, vì vậy, email xin thực tập của bạn phải thật chỉn chu và chuyên nghiệp. Tại bài viết này Muaban.net sẽ bật mí cách viết email xin thực tập đúng chuẩn và chuyên nghiệp dành cho bạn!
Tìm hiểu về cơ hội thực tập
Với mục đích mở ra nhiều cơ hội được làm việc, trải nghiệm công việc ngay từ khi còn ngồi trên giảng đường dành cho sinh viên, nhiều công ty đã có chính sách thực tập sinh. Thông thường, đó sẽ là những sinh viên từ năm 2 trở lên. Những thực tập sinh này sẽ được làm việc trong môi trường thực tiễn, áp dụng những kiến thức trên sách vở vào công việc thực tế. Không những vậy, những đồng nghiệp đi trước sẽ hướng dẫn, chỉ bảo thêm về những kiến thức cần có dành cho chuyên ngành của bạn.
Sinh viên có thể tìm kiếm các công việc thực tập tại những website tuyển dụng. Ngoài ra, các hội nhóm thực tập sinh, tìm việc làm trên các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Linkedin,… cũng có rất nhiều những thông báo tuyển dụng thực tập. Không những vậy, một số trường đại học hiện nay cũng tạo điều kiện giúp sinh viên kết nối với các doanh nghiệp trong các kỳ thực tập. Đây đều sẽ là những cơ hội thực tập đáng quý mà bạn có thể nắm bắt.
Có thể nói, cơ hội thực tập tại những công ty hiện nay là rất lớn. Điều này sẽ giúp sinh viên có thêm hành trang và kinh nghiệm cho con đường làm việc sau này sau khi ra trường.
Vai trò của việc viết email xin thực tập
Để nắm được cách viết email xin thực tập đúng trọng tâm, bạn phải hiểu ý nghĩa của email xin thực tập, nhà tuyển dụng muốn thấy gì ở bạn qua email đó.
Thực tập là quá trình chuyển tiếp giữa môi trường học tập đến thực tế trải nghiệm làm việc, thực hành trực tiếp chuyên ngành học của mình. Email xin việc là lời chào đầu của bạn tới nhà tuyển dụng. Vai trò của việc viết email xin thực tập ngày càng quan trọng trong giao tiếp giữa thời đại công nghệ số. Việc viết email xin thực tập là bạn đang giới thiệu chính mình kèm những thông tin liên quan đến vị trí ứng tuyển tới cho nhà tuyển dụng.
Hình thức email xin việc giúp cả thực tập sinh và nhà tuyển dụng kết nối nhanh hơn. Sinh viên biết cách viết email xin thực tập đúng sẽ trình bày đầy đủ thông tin một cách mạch lạc, súc tích. Nhờ đó, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng đánh giá và lựa chọn bạn thông qua những thông tin giới thiệu ban đầu qua email và phản hồi nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian, quy trình.
Những điều cần lưu ý trước khi viết email xin thực tập
Tìm hiểu trước về thông tin của đơn vị xin thực tập
Trước khi học cách viết email xin thực tập, bạn nên tìm hiểu trước về thông tin của đơn vị thực tập. Bạn có thể lên các trang mạng xã hội, trang website của công ty để tìm hiểu những thông tin sơ lược nhất. Khi đã nắm rõ những điều cơ bản này sẽ giúp ích cho bạn hơn trong quá trình viết nội dung email.
Tạo tài khoản email chuyên nghiệp
Bước tiếp theo trong cách viết email xin thực tập là bạn cần có một tài khoản email chuyên nghiệp. Tính chuyên nghiệp ở đây được thể hiện ở tên email. Lưu ý rằng bạn nên đặt tên email là họ và tên của mình. Bạn không nên dùng những ngôn từ teencode, không nghiêm túc để đặt tên email. Điều này sẽ để lại ấn tượng không tốt cho nhà tuyển dụng.
Chuẩn bị nội dung gửi mail xin thực tập
Tiếp đến với cách viết email xin thực tập, bạn cần chuẩn bị nội dung cho email xin thực tập. Như đã nói, email gồm bố cục 4 phần. Với mỗi phần sẽ có những lưu ý cụ thể như sau:
- Với phần tiêu đề của email, bạn cần viết các thông tin cá nhân một cách rõ ràng, rành mạch. Cấu trúc phổ biến của một tiêu đề email xin thực tập là: Họ và tên + Vị trí ứng tuyển + “Xin thực tập”. Phần tiêu đề sẽ là mục nhà tuyển dụng nhìn thấy đầu tiên. Không những vậy, với những thông tin rõ ràng được thể hiện ngay trên tiêu đề như vậy cũng giúp nhà tuyển dụng nhận biết được nội dung khái quát email của bạn, tránh việc nhầm lẫn mà bỏ qua email.
- Mở đầu nên viết ngắn gọn, rõ ràng và đủ ý. Bạn gửi lời chào đến nhà tuyển dụng. Sau đó bạn giới thiệu về bản thân những thông tin cơ bản như tên, tuổi, trường học. Tiếp đến, bạn trình bày mục đích viết email này.
- Thân thư: bạn cần nêu bật lên những kỹ năng của bản thân liên quan đến vị trí xin thực tập. Bạn cũng có thể liệt kê thành tích học tập, các hoạt động ngoại khóa của mình nhé.
- Kết email: Hãy gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng và kèm theo chữ ký để thể hiện tính chuyên nghiệp của mình nhé.
Tạo trước mẫu chữ ký email chuyên nghiệp
Bạn hãy chuẩn bị mẫu chữ ký email cho bản thân một cách chuyên nghiệp nhất thay vì chỉ sử dụng chữ viết thông thường. Bạn có thể tìm hiểu những ứng dụng tạo chữ ký online dành cho email để thực hiện bước này nhé.
Chú ý đến ngôn ngữ trong email
Cần lưu ý đặc biệt trong cách viết email xin thực tập là vấn đề ngôn từ. Ngôn ngữ trong email xin thực tập cần thể hiện tính chuyên nghiệp nhất có thể. Ngôn từ trang trọng, lịch thiệp là những điều cần thiết mà bạn cần chú ý khi viết email. Bạn không nên viết tắt, sử dụng teencode,…
Bạn hãy nhấn mạnh các luận điểm quan trọng trong email bằng cách in đậm hoặc in nghiêng. Lưu ý rằng bạn cần đảm bảo không có lỗi sai về chính tả và ngữ pháp trong email nhé. Ngoài ra bạn cũng nên để ra các khoảng trắng giữa các đoạn để email được dễ nhìn, thông thoáng hơn.
Tập trung vào mục đích chính của email
Các nội dung chính trong email như đã hướng dẫn ở phần nội dung cần được thể hiện rõ ràng, ngắn gọn, đi vào trọng tâm. Bạn không nên thể hiện lan man, dài dòng những thông tin không cần thiết. Như vậy sẽ khiến cho email mất đi tính chuyên nghiệp cũng như khiến nhà tuyển dụng khó hiểu, khó ghi nhớ những nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt.
Cách viết email xin thực tập đúng chuẩn bằng tiếng Việt
Cách viết email xin thực tập đúng chuẩn bằng Tiếng Việt cũng như trình bày một bài văn hay một bài tiểu luận. Bố cục một email xin thực tập đúng chuẩn bằng tiếng Việt gồm 4 phần: Tiêu đề – mở đầu – thân thư – lời kết. Ở mỗi phần bạn cần đảm bảo nội dung đúng và chuẩn xác nhất. Hãy cùng xem cách viết từng phần theo hướng dẫn dưới đây:
Đặt tiêu đề email đúng chuẩn
Ở mục này, bạn nên viết rõ ràng những thông tin theo cấu trúc sau: Họ tên + Vị trí ứng tuyển + Mục đích gửi mail (Xin thực tập). Đây là phần sẽ tiếp cận nhà tuyển dụng đầu tiên, nó cũng là yếu tố quyết định xem nhà tuyển dụng có xem thư và lựa chọn bạn hay không.
Tạo ấn tượng với mở đầu email xin thực tập
Ở lời mở đầu và xuyên suốt nội dung thư bạn nên viết theo văn phong ngắn gọn, rõ ràng đủ ý. Hãy bắt đầu lời chào bằng “Kính gửi Phòng nhân sự Công ty…” hoặc “Kính gửi Anh/Chị… – Trưởng phòng tuyển dụng…”. Tiếp đó là giới thiệu bản thân với những thông tin chính là tên, tuổi, trường và ngành học. Sau đó là trình bày ngắn gọn mục đích viết thư về việc xin thực tập, thời gian thực tập, và cam kết khi thực tập.
Thân thư
Bạn hãy viết nổi bật lên những kỹ năng của mình về ngành học, thành tích học tập, những hoạt động bạn từng tham gia trong quá trình học. Đó là một mẹo hay giúp bạn chinh phục trái tim nhà tuyển dụng.
Hãy nêu thật đầy đủ nhưng vẫn phải đảm bảo tính mạch lạc, súc tích. Đó là tiêu chí hàng đầu của cách viết email xin thực tập chuẩn. Một nội dung lan man, từ ngữ không trau chuốt, nghiêm túc chỉ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.
Kết thư ngắn gọn
Hãy viết kết thư thật chuyên nghiệp bằng từ “trân trọng” hoặc “trân trọng cảm ơn”. Kèm theo chữ ký với đầy đủ thông tin cá nhân sẽ giúp email của bạn được nhà tuyển dụng đánh giá cao.
Gửi kèm theo bản CV đính kèm chi tiết và tổng quan nhất về bản thân bạn giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác về bạn.
Hướng dẫn cách viết email xin thực tập bằng tiếng Anh ấn tượng
Bên cạnh cách viết email xin thực tập tiếng Việt, cách viết email xin thực tập bằng tiếng Anh cũng là điều bạn không nên bỏ qua.
Hiện nay các công ty quốc tế, tập đoàn đa quốc gia đầu tư vào Việt Nam rất nhiều, họ liên tục tìm kiếm nguồn lao động trẻ tài năng là các bạn học sinh sinh viên với mức đãi ngộ rất tốt. Với các đơn vị thực tập yêu cầu tiếng anh hay ứng tuyển thực tập sinh chuyên ngành tiếng anh đòi hỏi bạn phải nắm được cách viết email xin thực tập bằng tiếng anh (Cover Letter). Cùng xem hướng dẫn dưới đây:
Viết lời chào thư chính xác
Bạn có thể mở đầu bằng Dear (tên của nhà tuyển dụng) Hãy chắc chắn về đối tượng nhận thư của bạn để thêm các tiền tố xưng hô Mr., Ms., Dr. Bạn cũng có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên đơn vị)”.
Phần thân thư
Phần lớn các Cover Letter chi cần 1- 2 đoạn văn cơ bản, bạn nên viết ngắn gọn đủ ý và trang trọng. Phần thân thư hãy trả lời đủ các câu hỏi sau:
- Lý do tại sao tôi nghĩ mình là ứng viên đủ tiêu chuẩn cho vị trí này?
- Những kinh nghiệm nào tôi có phù hợp với yêu cầu công việc của vị trí này?
- Tại sao tôi muốn làm việc cho công ty bạn?
Phần kết thư
Bạn nên tóm lại vấn đề bằng việc thể hiện bạn sẽ làm gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Nhắc lại lý do ứng tuyển, cung cấp thông tin liên lạc của bạn gồm: Tên + địa chỉ email + số điện thoại. Hãy nhớ đề cập tới bản CV đính kèm (nếu có). Kết lại bằng lời cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn. Để kết thúc thư bạn có thể viết “Best” hay “Sincerely”. Đó là những cách viết email xin thực tập bằng tiếng anh chuyên nghiệp và phổ biến nhất.
>>>Có thể bạn quan tâm: Cách phản hồi khi nhận được thư mời nhận việc từ nhà tuyển dụng
Tham khảo các việc làm đang được tuyển tại đây:
Mẫu email xin thực tập bằng tiếng Anh tham khảo
To: Hiring Department, Rose Hotel
Dear Ms. Nga,
I have recently come across your … position on the website. I have gone through the JD and find that my work skills and the job requirements may be a good match.
I am fourth-year-student in … at … University. I want to apply for the … position as an Intern to learn and cultivate practical knowledge. With the knowledge of …, I am confident that I can do well in this position.
I am looking forward to hearing from you soon.
Your Sincerely,
Ngoc Anh
Nguyen Ngoc Anh.
Những lỗi thường gặp khi viết email xin thực tập
Nếu bạn thấy mình gửi email cho 3 đến 5 đơn vị thực tập mà mãi chưa thấy hồi âm, hãy xem lại thư của mình ngay, có thể bạn đã thực hiện sai cách viết email xin thực tập. Sau đây là một số lỗi thông dụng trong email xin thực tập:
- Gửi nhầm địa chỉ email: lỗi cơ bản nhất nhưng khá nhiều ứng viên mắc phải.
- Email trình bày quá dài dòng, lan man chưa rõ mục đích.
- Email quá sơ sài thiếu thông tin liên hệ, email trình bày không chuyên nghiệp, chữ quá nhỏ, dày, không có điểm nhấn thông tin.
- Email xin thực tập không thể hiện được kinh nghiệm, kỹ năng của bạn. Hãy chỉnh sửa lại ngay và cho nhà tuyển dụng thấy bạn đã sẵn sàng với vị trí công việc, sẵn sàng học tập và trau dồi kỹ năng tại môi trường doanh nghiệp.
- Email gửi thiếu hoặc quên gửi tệp đính kèm như CV cá nhân khiến nhà tuyển dụng thiếu thông tin để đánh giá bạn.
>>> Có thể bạn quan tâm: Những kỹ năng có thể giúp bạn trở thành sinh viên thực tập nổi bật nhất
Các mẫu email xin thực tập thông minh “chinh phục” nhà tuyển dụng
Các mẫu email xin thực tập thông minh được Muaban.net tổng hợp dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng email xin thực tập đúng chuẩn.
Mẫu 1 – Cách viết email xin thực tập
Tiêu đề email: [tên của bạn]_[vị trí thực tập]_[tên công ty]
Kính gửi: Công ty [tên công ty định ứng tuyển],
Tôi hiện là sinh viên năm […] của Đại học [tên trường] và tôi rất mong muốn có được cơ hội thực tập tại Quý công ty. Chuyên ngành chính của tôi là [tên chuyên ngành] và mục tiêu của tôi [nêu mục tiêu nghề nghiệp]. Sau khi tìm hiểu, tôi nhận thấy Quý công ty là nơi phù hợp để tôi có thể học hỏi từ những người giỏi nhất trong ngành.
Tôi đã đính kèm một thư xin việc, CV và bảng điểm vào email để Quý công ty có thể xem xét thêm. Tôi hi vọng rằng Quý công ty sẽ dành một chút thời gian để xem qua.
Rất mong nhận được câu trả lời từ Quý công ty.
Xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng,
[tên của bạn]
Mẫu 2 – Cách viết email xin thực tập
Tiêu đề: Ứng tuyển thực tập [vị trí thực tập]_[tên của bạn]
Kính gửi: Phòng tuyển dụng công ty [tên công ty].
Tên tôi là [tên của bạn], sinh viên năm […] chuyên ngành [tên chuyên ngành] tại Đại học [tên trường]. Tôi rất quan tâm đến công việc [vị trí thực tập] và mong muốn được làm việc tại vị trí này trong tương lai. Do đó, khi được biết công ty đang tuyển thực tập sinh [vị trí thực tập] trong thời gian […] tháng, tôi quyết định gửi mail để ứng tuyển.
Tôi tin rằng với các kiến thức tích lũy được trong quá trình đào tạo tại trường và tinh thần ham học hỏi, tôi có thể đáp ứng được các yêu cầu mà công ty đặt ra. Tôi hi vọng sẽ có cơ hội thảo luận chi tiết hơn về cơ hội thực tập này. Thông tin chi tiết về trình độ và kinh nghiệm làm việc, tôi xin phép được trình bày trong CV đính kèm.
Trân trọng,
[tên của bạn]
[Kèm chữ ký cá nhân]
Cách trả lời email xin thực tập khi trúng tuyển và không trúng tuyển
Trả lời email xin thực tập khi trúng tuyển hay không trúng tuyển là việc làm cần có đối với thực tập sinh hay với ứng viên xin việc ở bất cứ đâu. Đó là cách bạn thể hiện thái độ trân trọng và cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét và phản hồi email xin thực tập của bạn. Hãy trả lời email xin thực tập với hai trường hợp sau đây:
Cách trả lời email xin thực tập trúng tuyển
Đảm bảo đủ bố cục 4 phần như email xin thực tập. Về lời mở đầu hãy mở đầu bằng lời cảm ơn. Phần thân thư hãy thể hiện tinh thần sẵn sàng làm việc tại vị trí mới. Xác nhận những thông tin liên quan đến vị trí xin thực tập của bạn: thời gian, địa điểm bắt đầu thực tập hoặc xác nhận có tham gia được buổi phỏng vấn trực tiếp hay không? Lời kết ngắn gọn kèm chân chữ ký cá nhân chuyên nghiệp.
Cách trả lời email xin thực tập không trúng tuyển
Như một nguyên tắc hãy đảm bảo bố cục 4 phần như email xin thực tập. Dù kém may mắn bạn đã không được lựa chọn nhưng hãy thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng kèm lời cảm ơn chân thành đến họ. Kết thư ngắn gọn kèm chữ ký chuyên nghiệp.
Chỉ mất 2 phút để bạn soạn thư phản hồi dù kết quả có ra sao hãy thể hiện tinh thần chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng tới đơn vị tuyển dụng.
Trên đây là “Bật mí cách viết email xin thực tập đúng chuẩn & chuyên nghiệp” được cung cấp tới bạn. Cẩm nang Mua bán hy vọng sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong việc viết email xin thực tập đúng chuẩn và chuyên nghiệp nhất.
Còn rất nhiều những kinh nghiệm hay giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng được chúng tôi chia sẻ trên trang này. Tìm hiểu thêm thông tin tuyển dụng, tìm việc làm mới nhất tại Muaban.net. Chúc bạn ứng tuyển thành công vị trí thực tập sinh tại công ty mơ ước!
>> Thông tin thêm:
- Thực tập sinh là gì? Các ngành nghề tuyển dụng thực tập sinh
- Bí quyết giúp thực tập sinh chinh phục nhà tuyển dụng
- CV tiếng Anh khó hay dễ viết? Lưu ý gì khi viết CV tiếng Anh?
Phạm Thương.
