Một nghiên cứu chỉ ra rằng, có 85% những người thành công nhờ giao tiếp giỏi và chỉ có 15% còn lại đến từ năng lực bản thân. Giao tiếp giỏi đồng nghĩa với việc bạn có nhiều hơn cơ hội để thành công. Trong đó, kỹ năng đặt câu hỏi tốt là chìa khóa giúp bạn làm chủ nhiều tình huống. Tại bài viết này Mua bán sẽ cung cấp cho bạn về “Cách nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp cực hiệu quả”!
Khái niệm kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
Kỹ năng đặt câu hỏi (Question skill) là cách bạn dẫn dắt cuộc trò chuyện bằng những câu hỏi nhằm khai thác, thu thập thông tin. Hay việc bạn dẫn dắt câu chuyện có chủ đích nhằm đem tới không khí tích cực cho cuộc trò chuyện thêm phần thú vị.
Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng rất quan trọng đối với mỗi chúng ta. Kỹ năng đặt câu hỏi cần được đào tạo và rèn luyện để nâng cao khả năng giao tiếp trong cuộc sống ngay từ khi còn bé.
Tầm quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi
Tầm quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi được thể hiện chính ngay trong cuộc sống và rõ ràng nhất trong hoạt động học tập và làm việc. Câu hỏi là điều kiện để tạo ra những cuộc trao đổi, thảo luận có ý nghĩa nhằm đưa ra phương án giải quyết một vấn đề. Tiền đề cho những ý tưởng mới. Giúp xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Thúc đẩy hoạt động sáng tạo, nâng cao hiệu quả sản xuất. Lợi ích của kỹ năng đặt câu hỏi mang lại cho bạn:
- Thông tin, dữ liệu phục vụ giải quyết công việc cụ thể.
- Kiểm chứng độ chuẩn xác của thông tin.
- Giải quyết mâu thuẫn phát sinh giữa bạn và đối tượng nào đó ảnh hưởng đến uy tín và danh dự của bạn.
Khi bạn sở hữu kỹ năng đặt câu hỏi bạn sẽ đạt được mục đích nhanh, hiệu quả hơn những người khác.
Các loại câu hỏi thường gặp và ví dụ về cách đặt câu hỏi
Trong một cuộc trao đổi có đa dạng các kiểu câu hỏi khác nhau được đưa ra nhằm mục đích nhất định. Tuy nhiên tựu chung lại có 5 loại câu hỏi thường gặp như sau:
Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi đi thẳng vào vấn đề, loại câu hỏi này thường được dùng để xác nhận lại thông tin. Người nghe có thể trả lời dạng “có” hoặc “không” hoặc một câu trả lời ngắn gọn.
Câu hỏi dạng đóng sẽ dùng hiệu quả trong các hoàn cảnh như muốn kết thúc, chốt lại vấn đề; người hỏi muốn kiểm tra khả năng hiểu và nắm bắt vấn đề của người nghe.
Ví dụ: Anh/chị đã hiểu cách sử dụng phần mềm này chưa?
Câu hỏi mở
Câu hỏi mở là dạng câu hỏi nhằm gợi ý những hướng trả lời đầy đủ và chính xác nhất, thường tập trung vào kiến thức, quan điểm hoặc cảm xúc của người nghe. Câu trả lời của dạng này sẽ không giới hạn nội dung được đề cập.
Dạng câu hỏi này thường dùng trong các trường hợp muốn tìm hiểu thêm thông tin, nắm bắt ý kiến.
Ví dụ: Theo anh/chị, vấn đề này có hợp lý không và vì sao?
Các loại câu hỏi mở thường gặp:
- Câu hỏi đào sâu: loại câu hỏi này giúp người hỏi đào sâu vấn đề mong muốn, khai thác thêm thông tin, mở rộng và tìm hiểu bản chất vấn đề.
Ví dụ: Theo anh/chị, mấu chốt của vấn đề này nằm ở đâu?
- Câu hỏi giả định: loại câu hỏi này giúp kiểm tra các giả thuyết, xem xét khả năng tưởng tượng và ứng biến của người nghe.
Ví dụ: Nếu phòng ban chúng ta xảy ra vấn đề…, anh/chị sẽ giải quyết như thế nào?
- Câu hỏi xác định nguồn thông tin: loại câu hỏi này giúp kiểm chứng tính xác thực, mức độ tin cậy từ thông tin mà người khác cung cấp
Ví dụ: Anh/Chị đã sử dụng phương pháp nào để hoàn thành số liệu cho bài báo cáo này?
- Câu hỏi đánh giá cá nhân: loại câu hỏi này nhằm đánh giá quan điểm, khung tham chiếu, thế giới quan của người khác.
Ví dụ: Với vấn đề…, anh/chị có quan điểm như thế nào?
Câu hỏi thăm dò
Thường khi hỏi thăm dò sẽ đánh vào tâm lý của người trả lời về một sự việc liên quan nhưng mục đích của người trả lời là tìm ra câu trả lời cho một sự kiện liên quan khác. Đây là dạng câu hỏi được ứng dụng nhiều trong việc điều tra, bên cạnh đó trong giao tiếp kinh doanh… nó cũng được để phán đoán, khai thác thông tin của người được hỏi khi đang cố né tránh vấn đề.
Câu hỏi “hình nón”
Hiểu đơn giản dạng câu hỏi này nghĩa là đi từ những yếu tố chung nhất đến chi tiết nhất. Ví dụ hỏi về thông tin cá nhân: Bạn học ở đâu? Bạn học trường nào? Bạn học chuyên ngành gì? Bạn có học tốt chuyên ngành của mình? Bạn đạt điểm số bao nhiêu?… Với mục đích điều tra thông tin cụ thể hay tập trung thảo luận 1 vấn đề.
Câu hỏi tu từ
Đây là dạng câu hỏi được xem là tinh tế nhất, nó thể hiện chủ yếu là cảm xúc của người hỏi, cũng có thể là 1 lời phàn nàn. Ví dụ “Tại sao trên đời lại có người xinh đẹp như cô chứ?”, “Anh vẫn nghĩ anh đến đúng giờ ư?”… Câu hỏi tu từ được áp dụng phổ biến trong giao tiếp giúp không khí cuộc trò chuyện cởi mở hơn, dễ chịu hơn hoặc có thể ngược lại theo mục đích người đặt câu hỏi.
Bạn có thể tham khảo những công việc nhân viên văn phòng sau đây:
- Hôm nay
- Quận Thanh Xuân, Hà Nội
- Hôm nay
- Quận Tân Phú, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Thạnh, TP.HCM
- Hôm nay
- Huyện Hóc Môn, TP.HCM
- Hôm nay
- Huyện Bến Lức, Long An
- Hôm nay
- Quận 12, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 10, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- Thành phố Dĩ An, Bình Dương
- Hôm nay
- Quận Bình Thạnh, TP.HCM
- Hôm nay
- Thành phố thủ Dầu Một, Bình Dương
- Hôm nay
- Thành phố Thuận An, Bình Dương
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Gò Vấp, TP.HCM
5 nguyên tắc “vàng” để đặt câu hỏi thông minh
Trong giao tiếp luôn có những quy tắc riêng cho từng trường hợp. Với việc đặt câu hỏi cho người khác cũng vậy bạn phải lưu ý nghĩa quy tắc này:
Nguyên tắc 1: Tuân thủ nguyên tắc thân – sơ
Điều đó giúp chúng ta ban đầu có cách xưng hô đúng với mỗi đối tượng. Sau đó là việc sử dụng từ ngữ, thái độ phù hợp để đặt câu hỏi.
Nguyên tắc 2: Hỏi đúng – hỏi trúng
Tránh lan man không trọng tâm vào câu hỏi, bạn nên có sự chuẩn bị trước khi nói ra câu hỏi của mình. Thông thường sẽ có 2 cách đặt câu hỏi cơ bản:
- Hỏi trực tiếp vào vấn đề muốn giải đáp, khi đó bạn sẽ nhận được lời giải thích ngắn gọn, nhanh chóng.
- Hỏi thăm dò qua một câu hỏi mở, khi đó bạn sẽ nhận được lời giải thích chi tiết hơn, đối tượng có thể diễn giải câu trả lời của mình sâu hơn, cung cấp nhiều thông tin hơn.
Nguyên tắc 3: Hỏi tuy nhiên không quá tò mò
Hỏi một cách vô duyên, hỏi chỉ để thỏa mãn sự tò mò của bản thân đôi khi bạn sẽ không nhận được câu trả lời. Bạn hãy lựa chọn những câu hỏi đúng ngữ cảnh, liên quan đến vấn đề chung, hoạt động chung. Đó là cách giao tiếp tế nhị và khôn ngoan.
Nguyên tắc 4: Chân thành lắng nghe câu trả lời
Hãy chân thành lắng nghe câu trả lời cho câu hỏi của mình. Đó là cách tôn trọng người được hỏi và giúp bạn có được câu trả lời tâm huyết nhất. Đó cũng là một trong những cách giúp bạn kết nối với mọi người trong giao tiếp cơ bản.
Nguyên tắc 5: Hạn chế đặt câu hỏi đóng
Không kể đến những trường hợp cần xác nhận lại thông tin, bạn nên hạn chế tối đa đặt câu hỏi đóng. Vì dạng câu hỏi này thường không khai thác được thông tin, dễ khiến cuộc trò chuyện “đi vào ngõ cụt”, gây lúng túng, nhất là đối với những người mới gặp.
3 bước nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi
Lên kế hoạch cụ thể
Đây là bước quan trọng đầu tiên để khiến bạn trở nên thật logic khi đặt câu hỏi cho người khác. Khi gặp những vấn đề cần được giải đáp bằng cách đặt câu hỏi, sẽ có những người “nhảy số” nhanh và ứng biến phù hợp. Tuy nhiên, chúng ta sẽ rất dễ gặp phải tình trạng hỏi lan man, hỏi không đúng trọng tâm vấn đề, hay thậm chí ngược lại là bạn chẳng biết hỏi gì cả. Vì thế nhất định cần lên kế hoạch cụ thể cho những vấn đề quan trọng bạn muốn đặt câu hỏi.
Đặt câu hỏi thông minh
Bước mấu chốt giúp bạn giải quyết vấn đề – kỹ năng đặt câu hỏi. Với mỗi trường hợp khác nhau sẽ có những dạng câu hỏi khác nhau phù hợp. Tuy nhiên dù trong trường hợp nào bạn cũng nên đưa ra những câu hỏi mang tính trọng tâm, sáng tạo và có thể khai thác được vấn đề. Điều tối kỵ cần tránh đó là bạn không nên đặt lại những câu hỏi mà đối phương đã đề cập thông tin trước đó, tránh đưa ra quá nhiều câu hỏi cùng lúc khiến người nghe bị rối.
Lắng nghe và đưa ra ý kiến cá nhân
Điều quan trọng trong kỹ năng đặt câu hỏi đó là lắng nghe. Bạn phải thực sự lắng nghe và hiểu được trọng tâm vấn đề đang thảo luận. Nếu không rất có thể bạn sẽ rơi vào trường hợp hỏi lại những điều người khác đã đề cập, và điều này thì rất tối kỵ trong giao tiếp.
Kỹ năng đặt câu hỏi trong tuyển dụng
Câu hỏi truyền thống
Dạng truyền thống là dạng câu hỏi phổ biến trong tuyển dụng. Đây là câu hỏi cơ bản nhà tuyển dụng dành chung cho các ứng viên. Dạng câu hỏi này nhằm tìm hiểu thêm thông tin của ứng viên, giúp người tuyển dụng có cái nhìn đánh giá ban đầu về ứng viên.
Ví dụ: Hãy giới thiệu về bản thân bạn.
Câu hỏi tình huống
Dạng câu hỏi tình huống được ứng dụng trong hoàn cảnh nhà tuyển dụng đưa ra các tình huống giả định liên quan đến vị trí nghề nghiệp nhằm thử thách khả năng khéo léo, ứng biến của ứng viên. Qua đây, giúp người tuyển dụng đánh giá được khả năng nhạy bén, sự thông minh của ứng viên.
Ví dụ: Nếu bạn là một người quản lý và các nhân viên của bạn đang mâu thuẫn với nhau, bạn sẽ làm gì?
Câu hỏi hành vi
Đây là dạng câu hỏi nhằm giúp đánh giá tổng quan về quá trình làm việc, kinh nghiệm của ứng viên trong quá khứ đến hiện tại và đưa ra kết luận có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. Điều này đòi hỏi người tuyển dụng cần có sự khéo léo và tinh tế để khai thác được nhiều thông tin từ ứng viên.
Ví dụ: Bạn đã từng làm qua công việc này chưa?
Câu hỏi đuổi
Câu hỏi đuổi là dạng câu hỏi khó nhất, dạng này đòi hỏi nhà tuyển dụng phải có kiến thức chuyên sâu và hiểu biết đa dạng ở nhiều khía cạnh để có thể đặt câu hỏi đuổi theo câu trả lời của ứng viên.
Ví dụ: Vậy theo bạn, điều gì chứng minh rằng quan điểm của bạn là đúng trong vấn đề bạn vừa nêu?
Kỹ năng đặt câu hỏi trong nghệ thuật bán hàng
Kỹ năng đặt câu hỏi đánh vào nhu cầu
Sử dụng câu hỏi đánh vào nhu cầu là cách hiệu quả và nhanh chóng nhất được sử dụng trong nghệ thuật bán hàng. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra gợi ý và tư vấn phù hợp với họ.
Kỹ năng đặt câu hỏi đánh vào tâm lý
Để có thể làm được điều này bạn cần phải hiểu rõ được mong muốn của khách hàng, từ đó khéo léo trong cách đưa ra những câu hỏi nhằm dẫn dắt câu chuyện giao tiếp đến sản phẩm của bạn. Sau khi đã có được mối liên kết giữa nhu cầu khách hàng và sản phẩm cung cấp, người bán hàng tinh tế đưa ra gợi ý mua hàng. Áp dụng kỹ năng đặt câu hỏi này, khách hàng sẽ thêm thiện cảm với bạn và dễ dàng đưa ra quyết định.
Kỹ năng đặt câu hỏi định hướng mua hàng
Một người bán hàng xuất sắc sẽ biết cách dẫn dắt thông điệp hoặc câu chuyện lồng ghép với giải pháp từ sản phẩm mình cung cấp, qua đó chiếm được sự đồng cảm của khách hàng. Kỹ năng đặt câu hỏi này giúp bạn dễ bán được hàng hơn mà không gây áp lực cho khách hàng.
Kỹ năng đặt câu hỏi quyết định mua hàng
“Quý khách lựa chọn mẫu này hay mẫu bên kia ạ?” – Đây là kỹ năng đặt câu hỏi khéo léo thúc đẩy tâm lý muốn mua hàng. Khi bạn sử dụng cách này, họ sẽ có tâm lý phân vân, lựa chọn sản phẩm phù hợp, từ đó gia tăng quyết định mua hàng.
Cách rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi
Để đạt hiệu quả trong giao tiếp, ngoài việc biết vận dụng các loại câu hỏi đúng cách, bạn cần phải có phương pháp rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả.
Không ngại hỏi
Cách rèn luyện kỹ năng hiệu quả nhất vẫn là thực hành thường xuyên. Vì vậy, đừng ngại hỏi, đặc biệt là những vấn đề mới, những điều khiến bạn phân vân vì sự chuẩn xác đôi khi rất quan trọng, nếu không, bạn có thể làm sai và phải chịu phạt.
Tuy nhiên cần phân biệt với cách hỏi bất chấp. Kỵ nhất là trong công việc, hãy suy nghĩ trước khi hỏi bởi vì cách bạn hỏi đôi khi “tố cáo” ngược lại về bạn là một người thiếu tập trung, hỏi quá nhiều lần cho cùng một vấn đề.
Đặt bản thân vào vị trí người được hỏi
Muốn nhận được một câu trả lời hay, đúng mục đích bạn nên đặt vị trí vào người được hỏi. “Biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng”. Người được hỏi liệu có đủ chuyên môn để giải đáp hay không? Người đó thường không thích “làm phiền” theo kiểu như thế nào? Âm điệu bạn nên sử dụng khi hỏi/ Văn phong khi bạn gửi câu hỏi cũng cần dựa trên yếu tố này. Cách rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi tốt chính là việc bạn ứng biến, linh hoạt khi đặt câu hỏi với các đối tượng khác nhau.
Không ngắt lời
Đừng quá vì mục đích muốn hỏi để thỏa mãn mình mà ngắn lời người nói khi họ đang trả lời câu hỏi của bạn. Hãy tôn trọng câu trả lời của người nói. Trong trường hợp người trả lời lạc đề không cho bạn câu trả lời đúng trọng tâm hãy lịch sự bằng câu “xin lỗi chắc bạn đã hiểu nhầm câu hỏi”, một cách tế nhị.
Tôn trọng người được hỏi
Đó là nguyên tắc trong giao tiếp. Đừng gây hiểu lầm bằng những câu hỏi không rõ nghĩa. Đồng thời hãy nhớ cảm ơn đối phương vì đã cung cấp thông tin cần thiết cho bạn. Chỉ cần thường xuyên luyện tập, kỹ năng của bạn sẽ được cải thiện theo thời gian. Hãy nhớ rằng, nếu bạn muốn câu trả lời chính xác, điều đó đến từ việc hỏi những câu hỏi hay.
Những quyển sách về kỹ năng đặt câu hỏi
Để nâng cao một kỹ năng, kiến thức về mảng nào đó hãy tìm đến sách. Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp cũng vậy. Bạn cần hiểu đúng, có đủ những ví dụ minh họa đến thực tế khi đó bạn mới thực hành hiệu quả. Những quyển sách về kỹ năng đặt câu hỏi bạn có thể tham khảo:
Sức Mạnh Của Việc Đặt Câu Hỏi Đúng
Cuốn sách cung cấp cho bạn phương pháp đặt câu hỏi đúng và hiệu quả nhất. Dành cho đối tượng doanh nhân, giám đốc, trưởng phòng và đang gặp khó khăn trong việc giao tiếp với nhân viên của mình. Cuốn sách giúp bạn có phương pháp đặt câu hỏi hay nhằm liên kết đội nhóm, kích thích sự sáng tạo, nêu ý kiến, thảo luận. Cuốn sách sẽ thay đổi chính bản thân bạn và đội ngũ của mình.
Cẩm Nang Tư Duy Đặt Câu Hỏi Bản Chất
Quyển cẩm nang giới thiệu nghệ thuật đặt ra những câu hỏi mang tính bản chất. Cẩm nang được sử dụng tốt nhất khi kết hợp với Cẩm nang tư duy Phản biện và Cẩm nang tư duy Nghiên cứu và Học tập.
Sức Mạnh Của Việc Đặt Câu Hỏi Tại Sao
Đặt câu hỏi tại sao là cách tốt để tiếp cận vấn đề, đặc biệt trong kinh doanh. Cuốn sách này nhằm giúp bạn đạt được điểm thực sự vượt trội trong thị trường cạnh tranh.
Trên đây là những thông tin hữu ích được cung cấp bởi Mua bán. Hy vọng rằng với “Cách nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp cực hiệu quả” sẽ giúp bạn làm chủ mọi tình huống trong giao tiếp. Hãy theo dõi trang Mua bán để nhận nhiều thông tin bổ ích nâng cao kỹ năng và có nhiều cơ hội để thành công trong công việc.
>>> Có thể bạn quan tâm:
- Kỹ năng giải quyết vấn đề & cách giải quyết vấn đề hiệu quả
- Kỹ năng là gì và những kỹ năng quan trọng cần có trong cuộc sống
- Bật mí 10 cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp ứng xử hiệu quả trong cuộc sống
Phạm Thương.
