Assistant là gì? Chúng ta thường nghe tuyển dụng vị trí Assistant. Vậy vị trí này là làm gì? Assistant trong các ngành khác nhau có khác nhau không? Một Assistant thành công trong ngành Khách sạn – Nhà hàng cần có những kỹ năng như thế nào? Cùng Cẩm nang Mua bán tìm hiểu những thông tin xung quanh vị trí Assistant trong bài viết dưới đây!
Assistant là gì?
Assistant là gì? Đây là một thuật ngữ đề cập đến vị trí trợ lý. Người trực tiếp hỗ trợ một hoặc nhiều cấp độ Quản lý trong toàn bộ công việc. Có nhiều vị trí Assistant khác nhau như Trợ lý Tổng Giám đốc, Trợ lý Bán hàng, Trợ lý Trưởng phòng, Trợ lý Hội đồng quản trị… Các chuyên gia nhân sự tin rằng Assistant là một “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo. Assistant giúp công việc trong công ty diễn ra suôn sẻ, cũng như là cầu nối giữa nhân viên và Sếp.
Phân biệt sự khác nhau giữa trợ lý và thư ký là gì?
Nhiều người lầm tưởng rằng Thư ký và Trợ lý là như nhau. Nhưng trên thực tế, bản chất công việc của hai vị trí này rất khác nhau. Nghề thư ký liên quan đến các vấn đề văn thư và hành chính như soạn thảo hợp đồng, sắp xếp tài liệu, lên lịch hẹn, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, hội nghị,…
Trong khi trợ lý sẽ chịu trách nhiệm về công việc có tính chuyên môn như quan hệ đối nội và đối ngoại, đàm phán, thỏa thuận hợp đồng với đối tác. Làm việc với khách hàng và giám sát hoạt động của các bộ phận khác để báo cáo cấp trên. Trong một số trường hợp, Trợ lý có thể đồng thời giữ vị trí Thư ký. Vì vậy họ phải uyên bác, biết cách sắp xếp thời gian và có thể làm việc tốt dưới áp lực.
Tham khảo thêm: Top 12 ngành nghề có thu nhập cao trong tương lai
Các vị trí Assistant trong ngành Khách sạn – Nhà hàng
- Trợ lý tổng giám đốc
- Trợ lý Hội đồng quản trị
- Thư ký CEO
- Trợ lý Trưởng phòng (Ban, Phòng…)
- Trợ lý Giám đốc Nhà hàng
- Trợ lý đầu bếp…
Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng khách sạn và nhà hàng, các đơn vị sẽ cần tuyển dụng các vị trí Trợ lý khác nhau. Với các tập đoàn khách sạn lớn, nhiều vị trí quản lý cấp cao sẽ cần nhiều trợ lý để hỗ trợ xử lý công việc hiệu quả.
Xem thêm tin đăng việc làm lao động phổ thông lương cao, uy tín tại đây
Kỹ năng, vai trò và nhiệm vụ của một Assistant trong ngành dịch vụ – ngành nhà hàng, khách sạn
Kỹ năng cần có của một Assistant là gì?
Kỹ năng lãnh đạo
Là người đại diện cho Ban quản lý khi họ không có mặt, Trợ lý cần đảm bảo rằng các hoạt động trong công ty vẫn diễn ra như bình thường. Để làm điều này, bạn cần phải có kỹ năng lãnh đạo, đảm nhận các nhiệm vụ và phân công nhân viên làm theo kế hoạch. Ngoài ra, Trợ lý phải sẵn sàng đối mặt với các vấn đề và tự tin giải quyết chúng. Và chịu trách nhiệm hoàn toàn cho công việc trong trường hợp không có người lãnh đạo.
Khả năng tổ chức
Khi nhận nhiệm vụ và kế hoạch từ cấp trên, Trợ lý phải biết cách triển khai đến các phòng ban theo yêu cầu. Những điều này sẽ dễ dàng được thực hiện nếu người đó có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt. Assistant dựa trên các nguyên tắc như: những việc quan trọng cần được ưu tiên hàng đầu, phân công đúng người vào đúng công việc, tuân thủ nghiêm ngặt các mốc thời gian, danh sách kiểm tra. Với bảng sắp xếp công việc, nhân sự hợp lý sẽ giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ, ít rủi ro hơn.
Kỹ năng ra quyết định
Một Trợ lý chuyên nghiệp sẽ nắm chắc phong cách làm việc của Người quản lý, đoán cách giải quyết vấn đề của cấp trên để có giải pháp phù hợp. Để làm tốt công việc Trợ lý, bạn phải là một người quyết đoán và có khả năng phán đoán tốt. Qua đó, Assistant sẽ phát huy kỹ năng phân tích, đánh giá tình hình nhanh chóng, xem xét những bất cập và đưa ra quyết định chính xác nhất khi không có cấp trên.
Khả năng đa nhiệm
Như đã đề cập ở phần đầu, Assistant được yêu cầu cao về chuyên môn. Đặc biệt là kiến thức về các lĩnh vực liên quan đến kinh doanh nhà hàng và khách sạn. Công việc của Assistant bao gồm: hiểu biết về hoạt động của các nhà hàng và khách sạn; Hiểu biết thấu đáo về sản phẩm, dịch vụ và hoạt động từ cơ bản đến nâng cao và nắm bắt xu hướng và thị hiếu của khách hàng. Chỉ khi đó, Trợ lý mới có thể tư vấn cho cấp trên về kế hoạch, dự án phát triển trong thời gian tới nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những thiếu sót của doanh nghiệp.
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Theo một cuộc khảo sát, hơn 90% trợ lý sẽ bị các nhân viên khác thăm dò và chỉ trích. Vì vậy bạn phải biết cách cư xử trong môi trường làm việc hợp lý nhất. Công việc hàng ngày của Trợ lý thường phải trao đổi với nhiều người ở các cấp độ và vị trí khác nhau. Do đó, bạn cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp khéo léo để mọi thứ diễn ra suôn sẻ, nhận được sự hỗ trợ và hợp tác từ các đồng nghiệp khác.
Tham khảo thêm: Kỹ năng quan sát là gì? Ý nghĩa của nó trong giao tiếp?
Vai trò của một Assistant là gì?
Dưới đây là một số vai trò đa dạng mà một trợ lý có thể đảm nhận:
- Trợ lý hành chính
- Trợ lý điều hành
- Trợ lý văn phòng
- Trợ lý nhiếp ảnh
- Trợ lý pháp lý
- Nhân viên lễ tân
- Trợ lý hiện trường
Nhiệm vụ của một Assistant là gì?
Dưới đây là một số nhiệm vụ của một trợ lý
- Duy trì cài đặt văn phòng thông qua quản lý và lưu trữ dữ liệu.
- Sàng lọc các cuộc gọi điện thoại, trả lời các câu hỏi và người gọi trực tiếp đến các chi nhánh của họ.
- Sàng lọc email, fax và thư vật lý.
- Gặp gỡ và chào hỏi khách hàng.
- Ghi chú và biên bản cuộc họp.
- Sản xuất tài liệu và chuẩn bị thuyết trình.
- Giao tiếp với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên khác.
Công việc chính của một Assistant trong các Khách sạn – Nhà hàng
Mặc dù hỗ trợ công việc cho nhiều vị trí quản lý cấp cao khác nhau. Nói chung, Trợ lý thực hiện các nhiệm vụ chính sau:
- Trở thành điểm liên lạc cho tất cả những ai muốn làm việc với cấp trên của họ.
- Xử lý các cuộc gọi điện thoại, lọc ra các cuộc gọi quan trọng để báo cáo lại.
- Chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp, dự thảo văn kiện.
- Quản lý và trả lời email công việc.
- Sắp xếp lịch trình, lịch làm việc và thường xuyên nhắc nhở cấp trên về lịch làm việc.
- Hỗ trợ cấp trên lập và thực hiện kế hoạch công tác.
- Tổng hợp, chuẩn bị báo cáo trình cấp trên quản lý.
- Đồng hành cùng sếp trong các chuyến công tác để xử lý công việc.
- Xem xét, đánh giá tình hình và đưa ra đề xuất tham khảo của cấp trên trước khi đưa ra quyết định.
- Trực tiếp xử lý một số công việc được cấp trên ủy quyền.
- Hoàn thành các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.
Tham khảo thêm: Top 5 việc làm lương cao mà không cần bằng cấp
Nhu cầu tuyển dụng Assistant trong ngành Khách sạn – nhà hàng hiện nay
Ở trên bạn đã biết trợ lý là gì. Vậy, nhu cầu tuyển dụng cho vị trí này trong ngành dịch vụ nhà hàng và khách sạn hiện nay như thế nào?
Theo ghi nhận của trang tuyển dụng khách sạn, nhà hàng lớn nhất Hoteljob.vn, nhu cầu tuyển dụng các vị trí Trợ lý trong các khách sạn – nhà hàng tại Việt Nam hiện nay là khá lớn. Đặc biệt là các vị trí: Trợ lý CEO, Trợ lý Quản lý nhà hàng, Trợ lý Trưởng phòng Mặt trận, Trợ lý Trưởng phòng…
Để được tuyển dụng vào vị trí Trợ lý, các ứng viên, ngoài việc am hiểu kiến thức chuyên môn, chuyên môn và tính chuyên nghiệp, còn cần có kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc hiệu quả và Thông thạo các ngoại ngữ bắt buộc (tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn…).
Một số khách sạn – nhà hàng hiện đang “tuyển dụng” Trợ lý bằng cách chọn một nhân viên có năng lực đang làm việc tại đơn vị để đảm nhận vị trí công việc này. Bởi mức độ hiểu biết về môi trường làm việc sẽ giúp nhân viên đó dễ dàng bắt kịp và thích nghi với công việc.
Mức lương của một Assistant ngành Khách sạn – Nhà hàng
Với một công việc như vậy, mức lương cho Assistant trong ngành Khách sạn – Nhà hàng cũng khá hấp dẫn. Vị trí Trợ lý Tổng Giám đốc nhận mức lương 20 – 30 triệu đồng/tháng, Trợ lý Giám đốc lương 15 – 18 triệu đồng/tháng, Trợ lý Trưởng phòng lương 8 – 12 triệu đồng/tháng… Như vậy, rõ ràng lương Assistant sẽ có một hệ thống phân cấp tùy thuộc vào vị trí của cấp trên cũng như quy mô kinh doanh dịch vụ và năng lực của ứng viên…
Các phương pháp hay nhất giúp hoàn thành tốt công việc Assistant là gì?
Danh sách việc cần làm
Vào đầu ngày, bạn cần lập danh sách các việc cần làm trong ngày. Là một trợ lý, bạn sẽ có một danh sách dài các mục tiêu. Theo dõi công việc bằng danh sách giúp bạn làm việc chính xác và hiệu quả hơn.
Thiết lập hộp thư đến của Email thật sạch sẽ
Thay vì chỉ đọc email, hãy xóa hoặc lưu trữ chúng khi bạn hoàn tất. Ngoài ra, tạo thư mục cho các email bạn cần giữ. Điều này giúp bạn dễ dàng truy xuất và tham khảo sau này khi bạn cần tìm một email cụ thể.
Thiết lập lịch làm việc
Thiết lập một lịch trình làm việc giúp bạn có tổ chức. Bất cứ khi nào bạn thiết lập các cuộc hẹn hoặc cuộc họp, hãy lên lịch cho chúng trong lịch của bạn để tham khảo. Vào đầu mỗi ngày, một cái nhìn nhanh vào lịch của bạn cho bạn biết mọi thứ bạn cần làm trong tuần hoặc tháng.
Ưu tiên các nhiệm vụ
Do số lượng lớn các nhiệm vụ bạn có thể phải làm vào một ngày nhất định, hãy ưu tiên chúng, hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách nhất trước. Điều này đảm bảo hoàn thành các mục tiêu quan trọng nhất mà không cần phải thực hiện theo trình tự các việc phải làm.
Sử dụng ứng dụng nhắc nhở
Trên điện thoại, máy tính hoặc thiết bị khác của bạn, có nhiều tùy chọn ứng dụng nơi bạn có thể đặt lời nhắc. Nếu có bất kỳ nhiệm vụ nhỏ nào bạn cần hoàn thành không đủ quan trọng cho danh sách việc cần làm của bạn, hãy đặt lời nhắc cho chúng. Lời nhắc có thể được đặt cho ngày và giờ cụ thể.
Đặt lịch hẹn gần nhau
Nếu sếp của bạn có nhiều cuộc hẹn trong một ngày, hãy lên lịch cho họ thường xuyên nhất có thể. Điều này sẽ ưu tiên ngày của cấp trên hiệu quả hơn.
Gửi thông báo khi Off
Trong trường hợp bạn không có sẵn trong giờ làm việc bình thường, hãy sử dụng tính năng ngoài văn phòng trong email của bạn. Tính năng này sẽ gửi một tin nhắn tự động, được cá nhân hóa cho người gửi giải thích rằng bạn đang ra khỏi văn phòng. Trong thư của bạn, nêu rõ ngày bạn bận rộn với công việc và bạn có kế hoạch trả lời tin nhắn của họ càng sớm càng tốt.
Chúng ta đã biết về công việc Assistant là gì cũng như những kỹ năng mà một Assistant cần có. Đây là một công việc có triển vọng phát triển nghề nghiệp nhưng cũng đòi hỏi chuyên môn và trách nhiệm cao. Hy vọng qua bài viết này bạn có thể biết được ngành nghề này có phù hợp với bản thân hay không.
Đừng quên theo dõi Muaban.net để biết thêm nhiều thông tin thú vị về tuyển dụng nhé!
Xem thêm:
