Đối với các bạn đang làm kinh doanh thì cụm từ workflow đã quá quen thuộc. Vậy workflow là gì? Đối với các doanh nghiệp thì tầm quan trọng của workflow là gì? Hãy cùng Muaban.net tìm hiểu thông qua bài viết ngày hôm nay nhé!
Workflow là gì?
Workflow là gì? Đây là một câu hỏi khá phổ biến đối với mọi người ngoài lĩnh vực kinh doanh. Vậy “work” có nghĩa là công việc, và “flow” có nghĩa là dòng chảy. Hai từ này đi liền với nhau và có thể hiểu là quy trình làm việc, bao gồm các chi tiết của các công việc trong một trình tự hệ thống đã được chuẩn hóa. Dựa vào đây, mọi người có thể theo dõi và nắm vững rõ ràng vai trò của mình.
Sử dụng quy trình này có thể giúp doanh nghiệp hoàn thành tất cả mọi công việc một cách nhanh chóng theo đúng trình tự và quy tắc đã được giao trước đó. Nhờ đó, hiệu quả hoạt động được tăng lên, giảm thiểu sai sót một cách tối đa, tiết kiệm phần lớn thời gian và nâng cao chất lượng tổng thể.
Ví dụ về workflow:
- Nếu cài đặt sẵn workflow trong quy trình bán hàng: hệ thống tự động gửi email kèm theo hóa đơn mua hàng cho khách hàng, đối tác, đại lý,… không những tiết kiệm được nhiều thời gian cho doanh nghiệp mà còn có độ chính xác cao, hạn chế tối đa việc đặt nhầm hàng.
- Bộ phận tiếp thị qua điện thoại được thiết lập quy trình làm việc: dành cho những vấn đề khó mà đại lý không giải quyết được. Hệ thống sẽ tự động gửi email bàn giao công việc nhanh chóng đến các bộ phận liên quan, như: marketing, kế toán, kỹ thuật …
Tại sao doanh nghiệp lại cần đến một workflow
Việc hiểu rõ về workflow là gì và áp dụng vào công việc kinh doanh sẽ mang lại rất nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Workflow không chỉ giúp tối giản hóa quy trình mà còn mang lại hiệu quả cao nhất trong công việc.
Thiết lập quy trình một cách trực quan
Lợi ích đầu tiên mà workflow mang lại là nó cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ quy trình làm việc trực quan và logic nhất. Tất cả các nhiệm vụ sẽ được sắp xếp và hiển thị rõ ràng. Việc áp dụng phương pháp này là để tránh những sai lầm lớn nhất trong trường hợp công việc quá tải.
Ngoài ra, việc áp dụng workflow để truyền tải hình ảnh trực quan của sơ đồ một cách hợp lý cũng giúp kích thích trí nhớ của người dùng, để các tác vụ được ghi lại nhanh chóng, và ứng dụng hoạt động dễ dàng hơn. Mọi giai đoạn hay quy trình đều được đảm bảo thực hiện theo trình tự được thiết lập sẵn và không gây ra bất kì sai sót nào.
Loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa
Đối với các doanh nghiệp lớn, “khối lượng” công việc lớn, các liên kết hoạt động sẽ chuyên sâu và phức tạp hơn. Một khi người lãnh đạo nắm bắt kỹ quy trình làm việc và áp dụng sơ đồ quy trình xử lý công việc vào công ty, mọi thứ trở nên đơn giản và việc kiểm soát hoạt động dễ dàng hơn. Kinh doanh dựa trên biểu đồ workflow sẽ được thực hiện dễ dàng.
Dễ dàng phát hiện ra những lỗ hổng hoặc nhiệm vụ thừa trong công việc, nhờ đó bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch khắc phục. Ngoài ra, người quản lý có thể theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động từ đầu đến cuối, thay đổi và loại bỏ các hoạt động không cần thiết
Tăng cường trách nhiệm
Doanh nghiệp cần nắm bắt rõ khái niệm “workflow là gì?” để có thể vận hành công việc theo mô hình này một cách tốt nhất. Không chỉ thế, mô hình này còn giúp tinh thần tự giác của nhân viên được nâng cao, họ sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành những nhiệm vụ hay yêu cầu được giao. Mỗi cá nhân sẽ ý thức được vai trò của mỗi người và từ đó thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đã lên.
Workflow giúp đưa công việc vào một trật tự
Khi đã hiểu rõ workflow là gì thì người dùng sẽ dễ dàng nhận biết công việc, nhiệm vụ của mình và tiến hành chúng theo đúng trình tự. Cụ thể như sau:
- Làm thế nào để bắt đầu một công việc?
- Các bước thực hiện những công việc đó ra sao?
- Những mục tiêu, công việc hàng đầu
- Hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình làm việc
Giảm chi phí vận hành
Nhờ có workflow mà doanh nghiệp có thể biết được những phương án nào là tốt nhất và hợp lí nhất để có thể đưa công việc kinh doanh lên một tầm cao mới. Từ đó, có thể đơn giản hóa các trật tự của công việc và đây nhanh tốc độ xử lý công việc. Đặc biệt hơn, điều này sẽ là đòn bẩy giúp lợi nhuận đi lên và chi phí được tối ưu.
Lý thuyết cải tiến quy trình công việc hiệu quả
Hiện tại, dựa trên phương pháp thống kê của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran – người truyền bá chất lượng, có 5 lý thuyết giúp quy trình công việc được cải tiến một cách hiệu quả. Hiệu quả kinh doanh sẽ được nâng cao đáng kể khi vận dụng 5 lý thuyết dưới đây.
- Six Sigma: Có hai cách phổ biến của Six Sigma là DMADV và DMAIC. Lý thuyết này có nhiệm vụ loại bỏ những tất cả những lỗi sai, hư hỏng trong toàn bộ mọi sản phẩm trong quy trình cuối cùng. Six Sigma đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng quan sát và phân tích cao.
- Quản lý chất lượng: Đây là lý thuyết có vai trò quan trọng trong việc cải tiến và nâng cao chất lượng của toàn bộ sản phẩm. Không chỉ thế, lý thuyết này còn giúp kiểm soát môi trường làm việc một cách nghiêm ngặt đồng thời cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên.
- Tái cấu trúc khâu kinh doanh: các nhà kinh doanh sẽ được cung cấp các thuật toán ở mọi cấp độ khác nhau để có thể dễ dàng phân tích.
- Hệ thống gọn nhẹ (Lean Systems): Lý thuyết có chức năng giảm thiểu toàn bộ những chi phí dư thừa và tạo ra một quy trình đơn giản, gọn nhẹ để có thể hoạt động một cách dễ dàng, có thể đối phó với những biến động của thị trường và tăng cường sự cạnh tranh.
- Lý thuyết ràng buộc (TOC): Các mối liên kết yếu và bị ràng buộc sẽ bị phát hiện và từ đó đào thải khỏi quy trình.
>>>Tham khảo thêm: Nhân viên điều phối là làm gì? Các tiêu chí cần có để trở thành một nhân viên điều phối xuất sắc!
Làm thế nào để xác định workflow?
Mỗi công ty là khác nhau, sẽ rất khó để phân tích chi tiết từng bước, nhưng trên thực tế, bạn sẽ trả lời tất cả các câu hỏi dưới đây để xác định workflow:
- Doanh nghiệp của bạn làm gì?
Những quy trình cốt lõi nào thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp của bạn? Tạo doanh thu bắt đầu và kết thúc như thế nào? Đối với một số công ty, quy trình bán hàng là ưu tiên hàng đầu, đối với những công ty khác, sản xuất hoặc mua hàng là bước đầu tiên.
- Điều đó được thực hiện như thế nào?
Để thực hiện công việc cần thực hiện các bước như thế nào? Ghi lại từng nhiệm vụ tạo ra kết quả cuối cùng trong từng lĩnh vực bạn đã xác định trong bước một.
- Tại sao chúng ta lại làm việc này?
Kiểm tra từng bước nhỏ. Nếu không có phản hồi, có thể bạn đang làm điều gì đó hoàn toàn lãng phí thời gian và tài nguyên.
- Công việc cho từng bộ phận?
Quy trình làm việc luôn di chuyển từ người này sang người khác và từ bộ phận này sang bộ phận khác. Ví dụ: trong một đợt bán hàng, đại diện bán hàng của bạn nhận được đơn đặt hàng từ một khách hàng. Bây giờ nhân viên kho của bạn cần vẽ và đóng gói đơn hàng. Người quản lý tài khoản sẽ theo dõi các khoản thanh toán, …
- Mỗi người làm gì?
Để hoàn thành một nhiệm vụ, những bước nào được yêu cầu đối với mỗi nhân viên là một phần của quy trình làm việc? Tại sao họ làm điều đó và lợi ích là gì?
| Xem thêm một số tin đăng tuyển dụng việc làm kinh doanh ngay tại website Muaban.net |
Các bước để xây dựng một Workflow cơ bản
Xác định nguồn dữ liệu
Để tạo một sơ đồ quy trình làm việc, bạn cần hiểu rõ về cách thức hoạt động của quy trình làm việc này? Mô hình có thể được phác thảo trên giấy hoặc qua email hoặc kỹ thuật số. Đồng thời, Quy trình làm việc phải thể hiện chính xác những nhiệm vụ mà mỗi cá nhân tương ứng với và ai là người phê duyệt chúng?
Tất cả dữ liệu sẽ tạo thành một thứ tự công việc và đặt giới hạn người tham gia. Quan trọng hơn, trước khi tạo Quy trình làm việc, bạn cần nói chuyện với những người sẽ đóng góp vào quy trình, biết những khó khăn mà họ gặp phải trong việc đưa phương pháp hiện tại hoạt động.
Liệt kê các nhiệm vụ cần làm
Sau khi tìm hiểu “workflow là gì?” và hoàn thành bước xác định nguồn dữ liệu, sau đó bạn bắt đầu lập danh sách các công việc cần thực hiện nối tiếp nhau. Nếu workflow quá cầu kỳ và phức tạp, nó sẽ có dạng sơ đồ tổ chức kèm theo dòng công việc song song. Do đó, người dùng nên xác định rõ mục tiêu và cấu trúc dữ liệu của mình để thiết kế một quy trình tương ứng.
Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước
Bước tiếp theo, khi bạn đã liệt kê từng nhiệm vụ, bạn cần xác định xem những người nào phù hợp để chọn tham gia vào quy trình workflow đã thiết lập. Một số tác vụ sẽ tự động chuyển sang thao tác tiếp theo mà không cần sự cho phép và một số tác vụ cần được phê duyệt để tiếp tục hoạt động.
Lưu ý ở bước này phải phân bổ rõ ràng trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân để có thể nắm bắt thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng.
Thiết kế sơ đồ quy trình làm việc
Sau đó, bạn cần lên ý tưởng thiết kế cách vẽ workflow để phù hợp với quy trình làm việc. Sơ đồ này sẽ giúp người dùng hình dung các công việc để thực hiện dễ dàng hơn. Đồng thời, bạn cũng có thể theo dõi thời gian thực một cách chi tiết để hoàn thành đúng hạn.
Bạn cũng có thể chọn một công cụ hỗ trợ tạo quy trình làm việc trong trường hợp không quen vẽ mô hình này bằng tay. Phần mềm sẽ có các tính năng tiện lợi, cho phép người dùng thiết kế các sơ đồ tùy ý bất kể mức độ phức tạp của quy trình.
Kiểm tra quy trình công việc đã tạo
Hướng dẫn nhóm, tổ chức áp dụng quy trình làm việc mới
Bắt đầu một buổi đào tạo về workflow và hướng dẫn người dùng áp dụng mô hình này vào quy trình làm việc mới sẽ giúp họ tự tin hơn khi sử dụng nó. Ngoài ra, bước này cũng yêu cầu bạn chia sẻ cách tạo một quy trình làm việc hoàn chỉnh để học viên có thể nắm bắt và hình dung rõ ràng. Từ đó, mỗi cá nhân sẽ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
>>> Tham khảo thêm: Kỹ năng làm việc độc lập cho người muốn thành công
Triển khai quy trình công việc mới
Cuối cùng, bạn phải khởi chạy lại kiểm tra quy trình làm việc đã tạo để đảm bảo rằng không có lỗi hoạt động nào. Tốt nhất là chọn một nhóm nhỏ để áp dụng mô hình trong một khoảng thời gian. Sau đó, bạn sẽ nhận được kết quả đánh giá chính xác để tiếp tục duy trì quy trình làm việc hoặc rút lui để có một thiết lập hoàn hảo hơn.
Các phần mềm xây dựng workflow phổ biến
Sau khi giải đáp các thông tin về workflow là gì và các bước cơ bản để tạo Quy trình làm việc, nhiều bạn đọc vẫn đặt ra câu hỏi “Có phần mềm nào tốt giúp tạo ra một workflow hiệu quả?”. Dưới đây là danh sách các nhà cung cấp tốt nhất của sản phẩm này. Mời các bạn cùng đón đọc!
Phần mềm FastWork WorkFlow
Một trong những phần mềm xây dựng workflow chất lượng đầu tiên đáng được nhắc đến là FastWork. Ứng dụng cung cấp các chức năng cần thiết để thiết lập quy trình làm việc tương ứng với từng vị trí, phòng ban, bộ phận, v.v. Mọi công việc được tự động bàn giao cho nhân viên.
Lợi ích của FastWork đem lại:
- Giúp người dùng tạo quy trình làm việc có trật tự theo bộ phận, vị trí, v.v.
- Tiết kiệm tối đa thời gian xử lý
- Phát hiện nhanh các lỗi quy trình
- Tất cả các quy trình đều được tự động hóa và liên kết bằng các tính năng thông minh
- Giúp giám sát chặt chẽ và theo sát tiến độ công việc theo thời gian đã phân bổ
- Hỗ trợ người quản lý đo lường hiệu suất và cải tiến các quy trình mới, toàn diện hơn.
Phần mềm Base Workflow
Base Workflow tiếp tục là một phần mềm quản lý quy trình làm việc hiệu quả. Ứng dụng giúp người dùng hiểu được mô hình quy trình làm việc và nắm được cách tạo sơ đồ nhiệm vụ phù hợp với từng bộ phận và cá nhân. Trên cơ sở này áp dụng vào hệ thống tự động hóa mọi công việc thực tế
Lợi ích của Base Workflow đem lại:
- Tự động hóa quy trình làm việc và phân chia nhiệm vụ rõ ràng giúp việc làm quản lý và theo dõi của lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn.
- Dễ dàng chuyển đổi sơ đồ phác thảo trên giấy thành phần mềm theo lớp dữ liệu.
- Cung cấp các trường cần thiết để người dùng định cấu hình quy trình làm việc và tự động chuyển.
- Chuẩn hóa các yếu tố phù hợp với quy trình kinh doanh, các trường dữ liệu đầu vào đa dạng và linh hoạt.
- Chức năng liên kết dữ liệu giữa tất cả các phòng ban, nội bộ, cho phép công việc được chuyển giao nhanh chóng.
- Tích hợp các nền tảng và ứng dụng công nghệ bên ngoài.
- Tối ưu hóa các quy trình và dễ dàng trao đổi thông tin bằng cách tự động kích hoạt thông báo, nhận xét và gửi tệp tài liệu, v.v.
- Dễ dàng đo lường và đánh giá hiệu suất, vì vậy bạn có thể tìm ra những cách phù hợp để cải thiện quy trình của mình
Ứng dụng Workflow trên iPhone/iPad
Bạn có biết rằng Workflow có thể được sử dụng trực tiếp trên iPhone hoặc iPad không? Nhà sản xuất Apple đã mua lại ứng dụng này và cung cấp cho người dùng một phiên bản miễn phí được cài đặt sẵn trên thiết bị. Mỗi công việc được lên lịch mọi lúc, mọi nơi nhờ các chức năng tự động hóa của phần mềm.
Lợi ích của Workflow trên iPhone/iPad:
- Nhanh chóng và dễ dàng để sử dụng
- Tự động hóa tất cả các chức năng
- Thực hiện các tác vụ đơn giản trực tiếp trên thiết bị
Phần mềm Microsoft project
Microsoft project là ứng dụng giúp người dùng lập kế hoạch công việc một cách chuyên nghiệp. Đặc biệt, bạn có thể tạo sơ đồ tư duy, Quy trình làm việc trình bày hợp lý nhất thông qua các tính năng hữu ích. Phần mềm cài đặt dễ dàng trên máy tính và thiết bị di động.
Lợi ích của Microsoft project đem lại:
- Tạo sơ đồ tư duy, quy trình làm việc dễ dàng và nhanh chóng
- Tuân theo một quy trình làm việc chính xác và rõ ràng ….
Phần mềm Microsoft Excel
Microsoft Excel là một phần mềm mà ai cũng biết. Bạn có thể dễ dàng vẽ Quy trình làm việc thông qua tính năng thiết kế dạng bảng do ứng dụng cung cấp. Tất cả các quy trình sẽ được sắp xếp một cách có trật tự và giúp người dùng theo dõi và kiểm soát công việc dễ dàng hơn.
Lợi ích của Microsoft Excel đem lại:
- Giao diện dễ sử dụng
- Được cài đặt sẵn trên mọi thiết bị
- Giám sát công việc một cách nghiêm ngặt
- Theo dõi mọi nhiệm vụ cần được thực hiện.
Trên đây là tất cả những thông tin để trả lời cho câu hỏi “Workflow là gì?“. Mong rằng qua bài viết này các bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của workflow đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sau khi đọc bài viết này thì bạn cũng sẽ biết cách để tạo lập một workfow một cách hiệu quả nhất. Hãy theo dõi Mua Bán thường xuyên để không bỏ lỡ những bài viết vô cùng hấp dẫn bạn nhé!
Ngoài ra bạn có thể kham khảo thêm những tin đăng về tìm việc làm, mua bán nhà đất, thuê phòng trọ,…. tại muaban.net. Chúc bạn tìm được những tin đăng phù hợp với nhu cầu của mình.
>>> Xem thêm:
- Cách quản lý công việc đem lại hiệu quả cao nhất và những kỹ năng cần ghi nhớ
- Kỹ năng lập kế hoạch và những lợi ích của việc lập kế hoạch
- 11 Khó Khăn Khi Làm Việc Nhóm Và Cách Giải Quyết
Nguyễn Vy
