Bạn thức dậy mỗi ngày với quá nhiều công việc cần phải giải quyết, xử lý. Thỉnh thoảng không có thời gian làm gì cả. Và thắc mắc tại sao người khác có thể hoàn thành mọi thứ khi cũng có 24 tiếng như nhau. Vậy, làm cách nào để quản lý công việc hiệu quả? Hãy cùng Mua Bán tìm hiểu nhé!
Tổng hợp các cách quản lý công việc hiệu quả
Dưới đây, Mua Bán sẽ tổng hợp một số cách quản lý công việc hiệu quả hay được sử dụng nhất!
Lập danh sách các công việc cần làm
Mỗi người sẽ có những công việc và nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, lập ra danh sách sẽ giúp bạn biết mình cần làm gì và đặt thứ tự ưu tiên cho nó.
Đặt giới hạn thời gian cho những công việc của mình
Chúng ta thường trì trệ khi biết mình có nhiều thời gian nên thường làm việc nhiều hơn thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Vì vậy, việc đặt giới hạn như vậy sẽ giúp bạn kỷ luật hơn và có nhiều thời gian cho công việc khác.
Luôn có khoảng thời gian dự phòng
Bạn không thể đảm bảo không có sự cố xảy ra nên khoảng thời gian dự phòng cho mỗi công việc là cần thiết. Hoặc khi có việc đột xuất phải đi thì bạn cũng không cần lo lắng vì công việc cũng được hoàn thành hoặc gần hoàn thành.
Sắp xếp công việc đúng thời điểm
Biết được thứ tự ưu tiên của công việc mình cần làm và thời gian phù hợp để hoàn thành nó. Điều đó sẽ giúp bạn hoàn thành tốt hơn công việc mình đang làm.
Đừng cố gắng quá sức
Sức khỏe là quan trọng nhất. Phải có sức khỏe, tinh thần tốt mới làm việc tốt được. Vì vậy hãy làm việc và đảm bảo sức khỏe, đừng làm quá khuya, quá muộn thì dù có hoàn thành công việc thì hiệu suất cũng không cao.
Tìm kiếm công việc phù hợp với bạn ở ngay tin đăng dưới đây:
Thường xuyên dọn dẹp không gian làm việc
- Việc đầu tiên đó là bạn cần phải dọn dẹp, sắp xếp một cách sạch sẽ, ngăn nắp trên chính bàn làm việc của mình. Ngay khi kết thúc buổi làm việc, những giấy tờ, tài liệu hãy bỏ chúng vào các khay chứa tài liệu, bìa hồ sơ và dán nhãn cẩn thận để tránh thất lạc.
- Mỗi ngày sau khi hết giờ làm việc, bạn có thể dành ra từ 5-15 phút để dọn dẹp, lau chùi bàn ghế làm việc bằng khăn và nước sạch. Nếu mặt bàn của bạn bị dính những vết bẩn như cafe, mực,… khó có thể lau chùi được thì bạn nên sử dụng cồn pha loãng, nước lau kính,… để tẩy chúng đi một cách dễ dàng hơn.
- Bàn phím và màn hình là công cụ làm việc mà bạn tiếp xúc hàng giờ hàng ngày. Vì vậy bạn nên tạo cho mình thói quen lau chùi thường xuyên. Vệ sinh chúng bằng cách sử dụng bình xịt chống bụi trên hầu hết các bề mặt để đảm bảo chỗ làm việc không có bụi trong vòng 1 tuần và vừa giúp bạn giữ gìn thiết bị vừa loại bỏ khỏi vi khuẩn có hại.
- Việc dọn dẹp không gian làm việc sẽ không hoàn thành nếu không đổ rác thường xuyên. Hãy đổ rác vào mỗi ngày khi bạn kết thúc ngày làm việc của mình, đừng để rác chất đống trong túi quá nhiều.
Kỷ luật với bản thân
- Lên kế hoạch cho bản thân: Xây dựng thói quen lập kế hoạch sẽ giúp bạn luôn ý thức được mục tiêu mình muốn đạt được khi làm bất cứ việc gì. Bạn hãy viết ra những danh sách công việc, đánh giá mức độ phức tạp và sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Kế hoạch của bạn càng chi tiết, con đường đi của bạn càng rõ ràng hơn.
- Thực hiện kế hoạch đã lập ra: Một khi kế hoạch đã lập ra bạn cần cố gắng tập trung hoàn thành đúng tiến độ, tránh tối đa tình trạng uể oải, xao nhãng sẽ không mang lại hiệu quả cao. Bắt đầu thực hiện những kế hoạch nhỏ trước rồi đến những kế hoạch dài hạn hơn. Thời gian thực hiện các cột mốc trong bảng kế hoạch không nên quá ngắn hoặc quá dài. Mỗi giai đoạn kéo dài khoảng 2 tuần được xem là có hiệu quả nhất.
- Rời xa những cám dỗ: Nếu muốn tập trung vào công việc, hãy chắc chắn rằng bạn đã tắt chuông điện thoại, tắt hết tất cả các trang web giải trí, chọn một chỗ ngồi yên tĩnh.
- Hình thành một thói quen làm việc liên tục: Để có thể rèn luyện tính kỷ luật bạn cần phải hành động liên tục và không ngắt quãng. Nếu có bất cứ khó khăn, lí do gì bạn cũng phải tìm cách để khắc phục chứ không phải là tìm lý do để dỗ lỗi.
- Quản lý tốt thời gian của bản thân: sắp xếp công việc một cách trình tự, luôn thực hiện đúng thời gian đã đề ra.
Sử dụng sổ tay quản lý công việc hiệu quả
Cách quản lý công việc hiệu quả tiếp theo đó là bạn nên chuẩn bị một cuốn sổ tay luôn đi kèm theo bên mình, để ghi chép tất cả những công việc cần phải làm cũng như những deadline tương ứng một cách chính xác. Khi phát sinh những lưu ý quan trọng hay có bất kỳ sự thay đổi kế hoạch nào thì bạn chỉ cần note vào thật đầy đủ trong thông tin là xong.
Sử dụng các phần mềm quản lý công việc hiệu quả (Ứng dụng lập kế hoạch, ứng dụng nhắc nhở,…)
- Phần mềm lên kế hoạch và quản lý công việc hằng ngày như là fTodolist. Giúp bạn bạn dễ dàng lê kế hoạch, sắp xếp và chỉnh sửa các nhiệm vụ hàng ngày cũng như quản lý và thống kê kết quả.
- Phần mềm tiếp theo đó là Evernote là phần mềm lập kế hoạch cá nhân phù hợp với hầu hết tất cả mọi người. Giúp ghi lại ý tưởng khi có cảm hứng và tập hợp các ghi chú, việc cần làm và lịch trình của bạn lại với nhau.
- Microsoft To Do là phần mềm quản lý lập kế hoạch và quản lý công việc cá nhân giúp theo dõi và tập trung vào những kế hoạch cần thực hiện.
- Ngoài ra còn một số phần mềm nhắc nhở công việc hữu ích khác như là: PNotes, Sticky Notes, Google Keep, Any.DO,Base Wework, Trello, Todoist,…
Không làm nhiều việc cùng một lúc
- Làm nhiều việc cùng một lúc điều này sẽ không mang lại cách quản lý công việc hiệu quả. Hiệu quả công việc sẽ bị giảm đi, khiến bạn sẽ bị phân tâm, xao lãng đang làm việc này lại nghĩ đến việc kia. Không có đủ thời gian để làm tốt nhất từng việc một.
- Bộ não hoạt động chậm đi khi bạn liên tục phải lo lắng mọi thứ cần hoàn thành thì rất dễ khiến não bộ của bạn đóng băng và khiến bạn mất động lực làm việc.
- Bạn sẽ mắc sai lầm nhiều hơn khi cố gắng làm xong tất cả một cách nhanh chóng. Lơ là đi những chi tiết kế hoạch quan trọng. Gia tăng sự căng thẳng, làm bạn stress trầm trọng hơn.
- Khiến thời gian tập trung của bạn bị giảm đi vì phải nhảy từ việc này sang việc kia. Nó làm cho bạn chậm chạp, gián đoạn trí nhớ khi phải cùng giải quyết nhiều vấn đề.
Những kỹ năng cần có khi quản lý công việc
Dưới đây là một số kỹ năng cần có để quản lý công việc hiệu quả:
Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả là kỹ năng sử dụng, tổ chức, sắp xếp công việc sao cho hợp lý nhất. Đây là kỹ năng mà bất cứ ai cũng cần phải học hỏi và trau dồi để hoàn thành tốt các công việc của mình.
Lợi ích của kỹ năng quản lý công việc
Vậy nếu có được kỹ năng quản lý công việc sẽ đem lại lợi ích gì cho bạn?
Để nói về kỹ năng quản lý công việc nó đem lại những lợi ích rất cụ thể bạn có thể thấy. Có được kỹ năng sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt, có thêm nhiều thời gian. Công suất, năng suất làm việc rõ ràng là hiệu quả hơn. Ngoài ra có kỹ năng còn giúp bạn không bỏ sót công việc và hoàn thành với tâm lý thoải mái nhất.
Những kỹ năng quản lý công việc
Để có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả thì bạn cần trau dồi đầy đủ các kỹ năng sau:
Kỹ năng xác định mục tiêu
Đây là bước đầu tiên khi thực hiện một công việc nào đó, việc đặt ra mục tiêu rất quan trọng và vô cùng cần thiết. Mục tiêu sẽ định hướng cách làm cho chúng ta và khiến chúng ta có thêm động lực hoàn thành tốt công việc của mình.
Nếu như làm việc không có mục tiêu thì sẽ không có định hướng rõ ràng, tốn nhiều thời gian và không có động lực hoàn thành nó. Vì vậy, trước khi làm gì hãy đưa ra mục tiêu, đạt được mục tiêu và hơn thế.
Kỹ năng phân loại công việc
Đây là kỹ năng giúp bạn sắp xếp xem việc nào cần làm trước, việc làm cần làm sau và việc nào làm cùng với việc nào thì hợp lý. Hay cũng có thể gọi là phân loại sắp xếp theo thứ tự ưu tiên của công việc. Bạn cần biết việc nào quan trọng hơn, việc nào khẩn cấp hơn để ưu tiên làm trước. Vì có thể cùng khoảng thời gian có nhiều lượng công việc. Việc bạn cần là ưu tiên việc làm và hoàn thành từng thứ một.
Kỹ năng lên kế hoạch
Việc lên kế hoạch cho công việc của mình sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn, nhanh hơn. Đa số các công việc chúng ta làm hàng ngày ít có mối liên hệ với nhau, vì vậy việc sắp xếp và lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn hiểu rõ về công việc của mình hơn. Việc lên kế hoạch nên được thực hiện hàng ngày và thường xuyên. Nó sẽ tạo cho bạn thói quen giúp bạn có nếp sống tốt hơn.
Kỹ năng quản lý thời gian cho công việc
Bạn từng tự hỏi tại sao ai cũng có 24 giờ mà người ta lại có thể làm được nhiều công việc như vậy chưa? Tại sao họ vẫn có thể đi ngủ sớm mà hoàn thành được lượng công việc như mình hoặc hơn thế? Trong khi mình phải thức khuya dậy sớm. Lý do rất đơn giản đó là vì họ biết cách quản lý thời gian hiệu quả.
Mỗi công việc họ làm đều cho một giới hạn thời gian. Trong cái giới hạn đó họ sẽ phát huy 100% công suất để hoàn thành. Như vậy, công việc được hoàn thành hiệu quả mà quỹ thời gian cũng trở nên nhiều hơn.
>>> Xem thêm: Chọn lọc 15 sách kỹ năng giao tiếp ứng xử hay nhất không thể bỏ lỡ
Kỹ năng nhắc nhở thường xuyên
Thỉnh thoảng nếu phải thực hiện nhiều công việc cùng lúc có thể bạn sẽ bỏ lỡ một số công việc quan trọng gì đó. Hoặc bạn đã lên kế hoạch cụ thể những công việc của mình rồi nhưng lại có những công việc, sự kiện đột xuất. Để nhắc bản thân tránh quên, bạn nên nhờ người khác nhắc nhở mình hoặc cài đặt các phần mềm, ứng dụng nhắc nhở trên điện thoại.
Kỹ năng sống khoa học
Để có thể làm việc hiệu quả bạn cần có chế độ làm việc cũng như nghỉ ngơi một cách hợp lý. Chỉ có cơ thể khỏe mạnh thì đầu óc, tay chân mới minh mẫn làm việc một cách hiệu quả được. Vì vậy cuối mỗi ngày, hãy dành thời gian cho bản thân được thư giãn, nghỉ ngơi. Hãy kết hợp sống và làm việc một cách khoa học, hiệu quả nhất.
Đánh giá kết quả làm việc hàng ngày
Đây cũng là một kỹ năng quan trọng. Điều đó giúp bạn nhận thức được bản thân đang ở mức độ nào, cần làm gì để hoàn thiện hơn. Bạn sẽ có thể điều chỉnh được bản thân, chế độ làm việc sao cho cân đối và tốt hơn mỗi ngày.
Phương pháp quản lý công việc hiệu quả
Bên dưới đây là những chia sẻ về các phương pháp quản lý công việc hiệu quả bạn nên biết:
Quản lý công việc hiệu quả học theo người Nhật
Người Nhật đã quá nổi tiếng là chăm chỉ, cần cù. Bên cạnh đó, họ còn có những kỹ năng khiến chúng ta phải học tập theo rất nhiều. Một trong số đó là kỹ năng quản lý công việc.
Để có thể làm việc một cách hiệu quả nhất, họ áp dụng những nguyên tắc sau:
- Xây dựng phương pháp làm việc hiệu quả: Chọn cho mình một phương pháp và tuân theo nó.
- Luôn sẵn sàng học hỏi từ người khác.
- Tôn trọng mọi người.
- Vực dậy tinh thần bằng những khẩu hiệu.
- Luôn đúng giờ.
- Biết nói lời cảm ơn.
Quản lý công việc hiệu quả theo phương pháp của Kanban
Kanban là phương pháp quản lý công việc rất được người Nhật ưa chuộng.
Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản, công việc được đặt trên 3 cột:
- To do (kế hoạch): Đầu tiên là lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái To do. Như thế sẽ giúp bạn có được trình tự và thực hiện công việc một cách bài bản hơn.
- Doing (đang thực hiện): Khi quyết định làm việc gì, ta chuyển công việc sang cột Doing và ghi thời gian lên tương ứng từng công việc. Điều này để tránh các công việc chồng chéo lên nhau gây mất tập trung
- Done (đã hoàn thành): Khi làm xong việc gì thì chuyển sang cột Done, lưu ngày hoàn thành trên từng công việc để phục vụ cho báo cáo và đánh giá về sau. Việc này sẽ giúp bạn thấy được tiến độ của bản thân tạo động lực cố gắng hơn.
Quản lý công việc hiệu quả bằng Excel
Excel là một công cụ quản lý công việc cực hiệu quả nếu như bạn hiểu rõ về cách dùng nó. Bạn sẽ ghi lại quá trình thực hiện công việc dưới dạng số liệu và bảng tính. Việc quản lý công việc trên Excel có những lợi ích sau:
- Giám sát được tiến độ công việc.
- Phân công công việc hợp lý.
- Đánh giá được tiến độ công việc hiệu quả.
Nếu biết tận dụng những Template có sẵn, Excel sẽ là công cụ tuyệt vời cho bạn để quản lý công việc hiệu quả.
Trên đây là toàn bộ thông tin về kỹ năng quản lý công việc mà Cẩm Nang Mua Bán chia sẻ cho bạn. Hy vọng bạn sớm tìm cho mình được cách quản lý công việc hiệu quả, hãy áp dụng ngay và luôn nhé. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.
>> Tham khảo:
- Deadline là gì & tầm quan trọng của Deadline
- Kỹ năng quản lý thời gian: Biến thời gian thành vàng bạc trong tầm tay
- Top 12 công việc online cho sinh viên có thu nhập hấp dẫn
Yến Trần.
