Thứ Bảy, Tháng Năm 21, 2022
spot_img
HomeViệc làmGóc Kỹ NăngCách quản lý công việc hiệu quả và những kỹ năng cần...

Cách quản lý công việc hiệu quả và những kỹ năng cần có

90 / 100

Bạn thức dậy mỗi ngày với quá nhiều công việc cần phải giải quyết, xử lý. Thỉnh thoảng không có thời gian làm gì cả. Và thắc mắc tại sao người khác có thể hoàn thành mọi thứ khi cũng có 24 tiếng như nhau. Vậy, làm cách nào để quản lý công việc hiệu quả? Hãy cùng Muaban.net tìm hiểu nhé! 

Tổng hợp các cách quản lý công việc hiệu quả

Dưới đây, Muaban.net sẽ tổng hợp một số cách quản lý công việc hiệu quả hay được sử dụng nhất!

Lập danh sách các công việc cần làm

Mỗi người sẽ có những công việc và nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, lập ra danh sách sẽ giúp bạn biết mình cần làm gì và đặt thứ tự ưu tiên cho nó. 

Lập danh sách các công việc sẽ làm

Đây là cách bạn sẽ phải đặt ra những công việc mình sẽ làm trước một khoảng thời gian. Ví dụ mỗi cuối tuần bạn sẽ sắp xếp lịch làm việc của tuần sau. Như vậy, bạn sẽ biết mình rảnh thời gian nào để dành cho những mục đích khác.

Đặt giới hạn thời gian cho những công việc của mình

Chúng ta thường trì trệ khi biết mình có nhiều thời gian nên thường làm việc nhiều hơn thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Vì vậy, việc đặt giới hạn như vậy sẽ giúp bạn kỷ luật hơn và có nhiều thời gian cho công việc khác. 

Luôn có khoảng thời gian dự phòng

Bạn không thể đảm bảo không có sự cố xảy ra nên khoảng thời gian dự phòng cho mỗi công việc là cần thiết. Hoặc khi có việc đột xuất phải đi thì bạn cũng không cần lo lắng vì công việc cũng được hoàn thành hoặc gần hoàn thành.

Tổng hợp các cách quản lý công việc hiệu quả
Tổng hợp các cách quản lý công việc hiệu quả

Dọn dẹp bàn làm việc một cách thường xuyên

Khi có một chỗ làm việc sạch đẹp sẽ giúp cho bạn dễ dàng tìm đồ hơn. Bên cạnh đó, còn giúp cho tâm trạng thoải mái, năng suất làm việc sẽ cao hơn.

Sắp xếp công việc đúng thời điểm

Biết được thứ tự ưu tiên của công việc mình cần làm và thời gian phù hợp để hoàn thành nó. Điều đó sẽ giúp bạn hoàn thành tốt hơn công việc mình đang làm.

Đừng ôm đồm công việc quá nhiều

Làm việc gì thì nên chuyên tâm và hoàn thành xong hẵng làm cái khác. Nếu ôm đồm nhiều cái cùng lúc sẽ khiến bạn bị rối trí, hiệu suất làm việc không cao. 

Đừng cố gắng quá sức

Sức khỏe là quan trọng nhất. Phải có sức khỏe, tinh thần tốt mới làm việc tốt được. Vì vậy hãy làm việc và đảm bảo sức khỏe, đừng làm quá khuya, quá muộn thì dù có hoàn thành công việc thì hiệu suất cũng không cao. 

Những kỹ năng cần có khi quản lý công việc

Dưới đây là một số kỹ năng cần có để quản lý công việc hiệu quả:

Những kỹ năng cần có khi quản lý công việc
Những kỹ năng cần có khi quản lý công việc

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng sử dụng, tổ chức, sắp xếp công việc sao cho hiệu quả và hợp lý nhất. Đây là kỹ năng mà bất cứ ai cũng cần phải học hỏi và trau dồi để hoàn thành tốt các công việc của mình.

Lợi ích của kỹ năng quản lý công việc

Vậy nếu có được kỹ năng quản lý công việc sẽ đem lại lợi ích gì cho bạn? 

Để nói về kỹ năng quản lý công việc nó đem lại những lợi ích rất cụ thể bạn có thể thấy. Có được kỹ năng sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt, có thêm nhiều thời gian. Công suất, năng suất làm việc rõ ràng là hiệu quả hơn. Ngoài ra có kỹ năng còn giúp bạn không bỏ sót công việc và hoàn thành với tâm lý thoải mái nhất.

Những kỹ năng quản lý công việc

Để có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả thì bạn cần trau dồi đầy đủ các kỹ năng sau:

Kỹ năng xác định mục tiêu

Đây là bước đầu tiên khi thực hiện một công việc nào đó, việc đặt ra mục tiêu rất quan trọng và vô cùng cần thiết. Mục tiêu sẽ định hướng cách làm cho chúng ta và khiến chúng ta có thêm động lực hoàn thành tốt công việc của mình. 

Nếu như làm việc không có mục tiêu thì sẽ không có định hướng rõ ràng, tốn nhiều thời gian và không có động lực hoàn thành nó. Vì vậy, trước khi làm gì hãy đưa ra mục tiêu, đạt được mục tiêu và hơn thế. 

Kỹ năng xác định mục tiêu
Kỹ năng xác định mục tiêu trong quản lý công việc

Kỹ năng phân loại công việc

Đây là kỹ năng giúp bạn sắp xếp xem việc nào cần làm trước, việc làm cần làm sau và việc nào làm cùng với việc nào thì hợp lý. Hay cũng có thể gọi là phân loại sắp xếp theo thứ tự ưu tiên của công việc. Bạn cần biết việc nào quan trọng hơn, việc nào khẩn cấp hơn để ưu tiên làm trước. Vì có thể cùng khoảng thời gian có nhiều lượng công việc. Việc bạn cần là ưu tiên việc làm và hoàn thành từng thứ một.

Kỹ năng lên kế hoạch

Việc lên kế hoạch cho công việc của mình sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn, nhanh hơn. Đa số các công việc chúng ta làm hàng ngày ít có mối liên hệ với nhau, vì vậy việc sắp xếp và lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn hiểu rõ về công việc của mình hơn. Việc lên kế hoạch nên được thực hiện hàng ngày và thường xuyên. Nó sẽ tạo cho bạn thói quen giúp bạn có nếp sống tốt hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian cho công việc

Bạn từng tự hỏi tại sao ai cũng có 24h mà người ta lại có thể làm được nhiều công việc như vậy chưa? Tại sao họ vẫn có thể đi ngủ sớm mà hoàn thành được lượng công việc như mình hoặc hơn thế? Trong khi mình phải thức khuya dậy sớm. Lý do rất đơn giản đó là vì họ biết cách quản lý thời gian hiệu quả.

Mỗi công việc họ làm đều cho một giới hạn thời gian. Trong cái giới hạn đó họ sẽ phát huy 100% công suất để hoàn thành. Như vậy, công việc được hoàn thành hiệu quả mà quỹ thời gian cũng trở nên nhiều hơn.

>>> Xem thêm: Chọn lọc 15 sách kỹ năng giao tiếp ứng xử hay nhất không thể bỏ lỡ

Kỹ năng quản lý thời gian cho công việc
Kỹ năng quản lý thời gian cho công việc

Kỹ năng nhắc nhở thường xuyên

Thỉnh thoảng nếu phải thực hiện nhiều công việc cùng lúc có thể bạn sẽ bỏ lỡ một số công việc quan trọng gì đó. Hoặc bạn đã lên kế hoạch cụ thể những công việc của mình rồi nhưng lại có những công việc, sự kiện đột xuất. Để nhắc bản thân tránh quên, bạn nên nhờ người khác nhắc nhở mình hoặc cài đặt các phần mềm, ứng dụng nhắc nhở trên điện thoại.

Kỹ năng sống khoa học

Để có thể làm việc hiệu quả bạn cần có chế độ làm việc cũng như nghỉ ngơi một cách hợp lý. Chỉ có cơ thể khỏe mạnh thì đầu óc, tay chân mới minh mẫn làm việc một cách hiệu quả được. Vì vậy cuối mỗi ngày, hãy dành thời gian cho bản thân được thư giãn, nghỉ ngơi. Hãy kết hợp sống và làm việc một cách khoa học, hiệu quả nhất.

Đánh giá kết quả làm việc hàng ngày

Đây cũng là một kỹ năng quan trọng. Điều đó giúp bạn nhận thức được bản thân đang ở mức độ nào, cần làm gì để hoàn thiện hơn. Bạn sẽ có thể điều chỉnh được bản thân, chế độ làm việc sao cho cân đối và tốt hơn mỗi ngày.

Đánh giá kết quả làm việc hàng ngày
Đánh giá kết quả làm việc hàng ngày

Các phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Bên cạnh việc trau dồi thêm kỹ năng thì chúng ta cũng cần một số công cụ quản lý công việc hiệu quả để hỗ trợ. Sau đây, Muaban.net sẽ liệt kê một số phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho bạn.

  • Faceworks.
  • Izwork.
  • Vtranet.
  • Bitrix24.
  • Cloudoffice.
  • Asana.
  • Trello.
  • Myxteam.
  • Wrike.
  • Jira Software.

Phương pháp quản lý công việc hiệu quả

Bên dưới đây là những chia sẻ về các phương pháp quản lý công việc hiệu quả bạn nên biết:

Quản lý công việc hiệu quả học theo người Nhật

Người Nhật đã quá nổi tiếng là chăm chỉ, cần cù. Bên cạnh đó, họ còn có những kỹ năng khiến chúng ta phải học tập theo rất nhiều. Một trong số đó là kỹ năng quản lý công việc.

Để có thể làm việc một cách hiệu quả nhất, họ áp dụng những nguyên tắc sau:

  • Xây dựng phương pháp làm việc hiệu quả: Chọn cho mình một phương pháp và tuân theo nó.
  • Luôn sẵn sàng học hỏi từ người khác.
  • Tôn trọng mọi người.
  • Vực dậy tinh thần bằng những khẩu hiệu.
  • Luôn đúng giờ.
  • Biết nói lời cảm ơn.
Phương pháp quản lý công việc hiệu quả
Phương pháp quản lý công việc hiệu quả

Quản lý công việc hiệu quả theo phương pháp của Kanban

Kanban là phương pháp quản lý công việc rất được người Nhật ưa chuộng. 

Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản, công việc được đặt trên 3 cột: 

  • To do (kế hoạch): Đầu tiên là lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái To do. Như thế sẽ giúp bạn có được trình tự và thực hiện công việc một cách bài bản hơn.
  • Doing (đang thực hiện): Khi quyết định làm việc gì, ta chuyển công việc sang cột Doing và ghi thời gian lên tương ứng từng công việc. Điều này để tránh các công việc chồng chéo lên nhau gây mất tập trung 
  • Done (đã hoàn thành): Khi làm xong việc gì thì chuyển sang cột Done, lưu ngày hoàn thành trên từng công việc để phục vụ cho báo cáo và đánh giá về sau. Việc này sẽ giúp bạn thấy được tiến độ của bản thân tạo động lực cố gắng hơn. 

Quản lý công việc hiệu quả bằng Excel

Excel là một công cụ quản lý công việc cực hiệu quả nếu như bạn hiểu rõ về cách dùng nó. Bạn sẽ ghi lại quá trình thực hiện công việc dưới dạng số liệu và bảng tính. Việc quản lý công việc trên Excel có những lợi ích sau:

  • Giám sát được tiến độ công việc.
  • Phân công công việc hợp lý.
  • Đánh giá được tiến độ công việc hiệu quả.

Nếu biết tận dụng những Template có sẵn, Excel sẽ là công cụ tuyệt vời cho bạn để quản lý công việc hiệu quả.

Lời Kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về kỹ năng quản lý công việc mà Cẩm Nang Mua Bán chia sẻ cho bạn. Hy vọng bạn sớm tìm cho mình được cách quản lý công việc hiệu quả, hãy áp dụng ngay và luôn nhé. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.

>> Tham khảo:

Yến Trần.

BÀI VIẾT MỚI NHẤT
- Advertisment -spot_img

ĐỪNG BỎ LỠ