Nhân viên lễ tân là gì? Mô tả công việc lễ tân chi tiết

Nhân viên lễ tân là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng khi họ đến một doanh nghiệp, khách sạn, nhà hàng,… Do đó, nhân viên lễ tân được coi là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên cho khách hàng. Vậy nhân viên lễ tân phải làm những gì? Cùng Mua Bán tìm hiểu mô tả công việc lễ tân chi tiết dưới đây nhé.

I. Nhân viên lễ tân là gì?

Nhân viên lễ tân là người làm việc tại bộ phận lễ tân của các doanh nghiệp, tổ chức, nhà hàng hoặc khách sạn,… Họ là người đầu tiên tiếp xúc và làm việc với khách hàng, đảm bảo việc gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho doanh nghiệp.

Nhu cầu tuyển dụng nhân viên lễ tân hiện nay là rất lớn, đặc biệt là ở các thành phố lớn như Hà Nội và Hồ Chí Minh. Điều này là do sự phát triển của các ngành dịch vụ, du lịch và thương mại. Các khách sạn, nhà hàng, trung tâm thương mại… đều có nhu cầu tuyển nhân viên lễ tân để đón tiếp, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ. 

Ứng tuyển ngay các công việc nhân viên văn phòng, hành chính nhân sự tại Muaban.net:

II. Mô tả công việc lễ tân chi tiết, cụ thể

Công việc của nhân viên lễ tân có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình và quy mô của doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, có một số nhiệm vụ chung mà nhân viên lễ tân thường phải thực hiện bao gồm:

1. Tiếp đón khách hàng

Đây là một trong những công việc quan trọng nhất của nhân viên lễ tân vì bạn là người đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc. Do đó, thái độ và cách phục vụ của bạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng ban đầu của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Công việc bao gồm:

• Chào đón khách hàng với thái độ niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp
• Xác nhận thông tin đã đặt từ trước
• Cung cấp thông tin về các dịch vụ hiện có
• Làm thủ tục check-in cho khách
• Hướng dẫn khách đến phòng, dịch vụ mà họ đã đặt
• Giải đáp thắc mắc và xử lý các yêu cầu của khách

2. Tiếp nhận các cuộc gọi hotline

Công việc này đòi hỏi nhân viên lễ tân phải có kỹ năng giao tiếp, linh hoạt trong xử lý tình huống, đồng thời phải nắm vững các thông tin về sản phẩm, dịch vụ. Khi có cuộc gọi đến, nhân viên lễ tân cần trả lời điện thoại nhanh nhất với giọng nói thân thiện và lịch sự.

Xem thêm: Lễ tân là gì? Tất tần tật những điều cần biết về nghề lễ tân

3. Giải đáp thắc mắc khách hàng, đối tác qua các kênh

Ngoài các cuộc gọi, nhân viên lễ tân còn phải giải đáp thắc mắc của khách hàng, đối tác một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.

Trong trường hợp không thể trả lời thắc mắc của khách hàng, đối tác, bạn cần tìm kiếm thông tin từ các bộ phận liên quan và trả lời lại cho khách hàng, đối tác trong thời gian sớm nhất.

4. Lên lịch và theo dõi các cuộc hẹn

Lên lịch và theo dõi các cuộc hẹn giúp đảm bảo rằng tất cả các cuộc hẹn được sắp xếp hợp lý và diễn ra đúng thời gian, đồng thời giúp khách hàng và đối tác có trải nghiệm tốt nhất. Việc này giúp giảm thiểu sai sót chẳng hạn như đặt lịch trùng lặp hoặc quên thông báo lịch hẹn cho khách hàng. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết bản mô tả công việc đầy đủ và chuyên nghiệp nhất

5. Giữ gìn vệ sinh khu vực lễ tân

Khu vực lễ tân sạch sẽ, gọn gàng thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của khách sạn hoặc cơ sở kinh doanh. Điều này có thể tạo ấn tượng tốt cho khách hàng và khiến họ cảm thấy thoải mái hơn. Nhân viên lễ tân phải giữ gìn vệ sinh, dọn dẹp khu vực lễ tân ít nhất một lần mỗi ngày, hoặc nhiều hơn nếu cần thiết.

6. Gói hàng đến/đi và quản lý thư

Nhiệm vụ gói hàng đến/đi và quản lý thư có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Khi họ nhận được gói hàng, thư từ đúng hạn và an toàn, họ sẽ cảm thấy được quan tâm và chăm sóc chu đáo. Điều này sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.

Các lưu ý khi thực hiện nhiệm vụ gói hàng đến/đi và quản lý thư:

• Bạn cần lưu ý kiểm tra kỹ thông tin trên hàng, thư từ trước khi giao nhận.
• Nên ghi rõ ngày nhận và ngày giao nhận trên sổ nhật ký.
• Đối với các gói hàng có giá trị cao, cần có biện pháp bảo quản an toàn.
• Nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra với đơn hàng, thư từ, cần thông báo cho khách hàng hoặc bộ phận liên quan ngay lập tức.

7. Hỗ trợ các bộ phận khác

Nhờ có sự hỗ trợ của nhân viên lễ tân, các bộ phận khác trong công ty có thể tập trung vào chuyên môn của mình. Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của các bộ phận khác, nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận và chuyển tiếp thông tin đến bộ phận đó để xử lý. Ví dụ, khi khách hàng yêu cầu đặt tour du lịch, nhân viên lễ tân sẽ chuyển thông tin đến bộ phận đặt tour để thực hiện.

8. Lưu giữ hồ sơ khách hàng, thông tin đối tác

Nhân viên lễ tân cần cập nhật thông tin khách hàng khi họ có nhu cầu thay đổi thông tin cá nhân, dịch vụ sử dụng hoặc có yêu cầu đặc biệt. Việc lưu giữ hồ sơ khách hàng, thông tin đối tác cần tuân thủ các quy định của pháp luật, đặc biệt là các quy định về bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân.

Xem thêm: Mục tiêu nghề nghiệp lễ tân: Cách viết chinh phục nhà tuyển dụng

III. Mô tả công việc các vị trí lễ tân phổ biến

Công việc của nhân viên lễ tân có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực mà họ làm việc. Dưới đây là một số vị trí lễ tân phổ biến và mô tả công việc của họ:

1. Nhân viên lễ tân khách sạn

Nhân viên lễ tân khách sạn là người thực hiện thủ tục nhận phòng và trả phòng cho khách hàng. Điều này đòi hỏi sự khéo léo, ngoại hình ưa nhìn, khả năng giao tiếp tốt và kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt.

Công việc cụ thể của nhân viên lễ tân khách sạn bao gồm:

• Chào đón khách hàng một cách niềm nở, chuyên nghiệp và thân thiện.
• Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng trong quá trình lưu trú tại khách sạn.
• Thực hiện các thủ tục nhận phòng (check-in) và trả phòng (check-out) cho khách hàng.
• Giới thiệu và tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ của khách sạn.
• Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Xử lý các tình huống khẩn cấp xảy ra tại khách sạn.
• Hỗ trợ các bộ phận khác trong khách sạn.

Xem thêm: Bản mô tả công việc lễ tân khách sạn đầy đủ và chi tiết

2. Nhân viên lễ tân nhà hàng

Lễ tân nhà hàng cần có thái độ niềm nở, thân thiện và chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt cho khách hàng. Cùng với đó, bạn cũng cần hỏi rõ thông tin về số lượng người, đã đặt bàn chưa, muốn ngồi khu vực nào của nhà hàng,…

Công việc của họ bao gồm các nhiệm vụ chính sau:

• Chào đón khách ngay khi khách bước vào nhà hàng với thái độ niềm nở, thân thiện, lịch sự.
• Sắp xếp chỗ ngồi cho khách và hướng dẫn khách vào bàn.
• Giới thiệu sơ qua về thực đơn của nhà hàng, các món ăn đặc sắc,…
• Tư vấn gọi món cho khách theo yêu cầu.
• Tiếp nhận các cuộc gọi, tin nhắn đặt bàn của khách hàng.
• Sắp xếp chỗ ngồi cho khách dựa trên lịch đặt bàn.
• Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về nhà hàng, thực đơn, giá cả,…
• Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.

Xem thêm: Top 5 tiêu chuẩn phải có khi ứng tuyển việc làm lễ tân khách sạn

3. Nhân viên lễ tân hành chính

Công việc này là sự kết hợp giữa hai nhiệm vụ chính là lễ tân và hành chính chịu trách nhiệm cung cấp, hỗ trợ thông tin trong công ty.

Công việc chính của nhân viên lễ tân hành chính bao gồm:

• Chào hỏi, hướng dẫn khách hàng đến nơi cần đến.
• Giải đáp thắc mắc của khách hàng.
• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng.
• Chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận liên quan.
• Quản lý lịch hẹn, đặt phòng họp.
• Xử lý thư từ, bưu phẩm.
• Lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
• Hỗ trợ các công việc hành chính khác.

4. Nhân viên lễ tân spa – thẩm mỹ viện

Đây là người trực tiếp đón, tiếp nhận và giải đáp thắc mắc của khách hàng. Đồng thời tư vấn, giới thiệu các gói sản phẩm, dịch vụ làm đẹp của spa, thẩm mỹ viện.

Công việc cụ thể của nhân viên lễ tân tại đây bao gồm:

• Chào hỏi khách hàng một cách lịch sự, thân thiện.
• Hỗ trợ khách hàng lấy đồ, gửi đồ.
• Hướng dẫn khách đến khu vực chờ hoặc khu vực dịch vụ.
• Giới thiệu các gói sản phẩm, dịch vụ làm đẹp của spa, thẩm mỹ viện.
• Tư vấn cho khách hàng lựa chọn gói sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách.
• Xác nhận lịch hẹn với khách hàng.
• Giải đáp thắc mắc của khách hàng về các dịch vụ, sản phẩm của spa, thẩm mỹ viện.
• Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ.
• Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi điện thoại, thư từ, email của khách hàng.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Xem thêm: Lễ tân Spa là gì? Quy trình làm việc chuẩn của lễ tân Spa

5. Nhân viên lễ tân phòng khám

Các công việc cụ thể của nhân viên lễ tân phòng khám bao gồm:

• Đón tiếp bệnh nhân, khách hàng đến phòng khám với thái độ niềm nở, thân thiện, thể hiện sự tôn trọng.
• Hướng dẫn bệnh nhân, khách hàng đến phòng khám.
• Giải đáp thắc mắc, hỗ trợ bệnh nhân, khách hàng trong quá trình khám chữa bệnh
• Tiếp nhận thông tin về nhu cầu khám bệnh của bệnh nhân.
• Sắp xếp lịch khám phù hợp với nhu cầu của bệnh nhân.
• Thông báo lịch khám cho bệnh nhân.
• Ghi nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ bệnh án.
• Tiếp nhận và xử lý cuộc gọi điện thoại.
• Cung cấp thông tin về phòng khám cho khách hàng.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán cho bệnh nhân.

Xem thêm: Mô tả công việc bán hàng tại siêu thị | Mức lương mới nhất hiện nay

IV. Một số câu hỏi thường gặp về công việc nhân viên lễ tân

Dưới đây là một số câu hỏi và câu trả lời tham khảo về ngành nghề lễ tân dành cho bạn:

1. Thị trường việc làm ngành lễ tân hiện nay như thế nào?

Thị trường việc làm ngành lễ tân hiện nay tại Việt Nam đang có xu hướng phát triển mạnh mẽ. Theo thống kê của CareerBuilder, nhu cầu tuyển dụng nhân viên lễ tân trong năm 2023 tăng 15% so với năm 2022. Điều này là do ngành du lịch và dịch vụ đang ngày càng phát triển, kéo theo nhu cầu về dịch vụ lưu trú, ăn uống, giải trí tăng cao.

2. Thời gian làm việc, mức lương trung bình và đãi ngộ như thế nào?

Thời gian làm việc của nhân viên lễ tân thường là theo ca, mỗi ca kéo dài 8 tiếng. Thời gian làm việc cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp, tổ chức. Ví dụ, nhân viên lễ tân ở các khách sạn thường làm việc theo ca 24/24, với 3 ca 8 tiếng/ca. Nhân viên lễ tân ở các công ty, tòa nhà văn phòng thường làm việc theo ca 9 – 18h hoặc 10 – 19h.

Mức lương của nhân viên lễ tân hiện nay dao động từ 5 triệu đến 15 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào vị trí, kinh nghiệm và năng lực của ứng viên. Ngoài ra, nhân viên lễ tân còn được hưởng các chế độ đãi ngộ khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tiền thưởng,…

3. Để trở thành nhân viên lễ tân cần có trình độ và kỹ năng gì?

Để trở thành nhân viên lễ tân, bạn cần có trình độ học vấn và kỹ năng phù hợp với vị trí mà bạn muốn ứng tuyển. Một số trình độ và kỹ năng cơ bản mà bạn cần có là:

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp trung cấp trở lên, ưu tiên các ngành du lịch, quản trị nhà hàng khách sạn.
• Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh là ngôn ngữ phổ biến nhất trong ngành khách sạn, vì vậy bạn cần có khả năng giao tiếp tiếng Anh thành thạo. Ngoài ra, bạn cũng có thể học thêm các ngôn ngữ khác như tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn,… để tăng khả năng cạnh tranh.
• Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên lễ tân là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, vì vậy kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng. Bạn cần có khả năng giao tiếp lưu loát, rõ ràng, mạch lạc, và ứng xử khéo léo, lịch sự với khách hàng.

• Kỹ năng tin học: Việc sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng như Word, Excel, PowerPoint,… là cần thiết để hỗ trợ công việc.
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng: Bạn cần có khả năng thấu hiểu nhu cầu của khách hàng và đáp ứng nhu cầu đó một cách tốt nhất với thái độ nhiệt tình, thân thiện, và luôn sẵn sàng giúp đỡ khách hàng.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong quá trình làm việc, nhân viên lễ tân sẽ gặp phải nhiều tình huống, vấn đề phát sinh khác nhau. Bạn cần có khả năng giải quyết chúng một cách nhanh chóng, khéo léo và chuyên nghiệp.

Cùng tham khảo một số việc làm Tết đang được tuyển dụng với mức lương hấp dẫn tại Muaban.net nhé!

4. Học gì để trở thành nhân viên lễ tân?

Nếu bạn muốn trở thành nhân viên lễ tân, bạn có thể chọn các khóa học, chương trình đào tạo liên quan đến ngành nghề lễ tân, như:

• Các khóa học ngắn hạn, trung cấp, cao đẳng, đại học về du lịch, khách sạn, quản trị kinh doanh, tiếp thị, giao tiếp… 
• Các khóa học ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh để nâng cao khả năng giao tiếp với khách hàng, đối tác nước ngoài.
• Các khóa học sử dụng máy tính, phần mềm văn phòng, phần mềm chuyên dụng cho ngành nghề lễ tân, để nâng cao khả năng sử dụng công nghệ trong công việc.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về mô tả công việc lễ tân mà Mua Bán muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về công việc của một lễ tân và ứng tuyển vào vị trí mong muốn của mình. Ngoài ra, đừng quên truy cập website Muaban.net để nhận thêm nhiều thông tin bổ ích về việc làm, phong thủy,…nhé!

Xem thêm: 

• [Mới nhất] Bảng mô tả công việc nhân viên bán hàng mới nhất
• Bản mô tả công việc quản lý nhà hàng đầy đủ và mới nhất