Cách viết báo cáo bằng tiếng Nhật đơn giản, chuyên nghiệp

Hiện nay báo cáo là một phần không thể thiếu trong công việc tại các doanh nghiệp Nhật. Báo cáo ngày, báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo khi có sự cố dù là sự cố nhỏ nhất, báo cáo điều tra v.v.. Trong bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn cách viết báo cáo bằng tiếng Nhật cùng một số lưu ý quan trọng giúp bạn vượt qua các bài báo cáo bằng ngôn ngữ này một cách dễ dàng.

I. Khi nào viết báo cáo bằng tiếng Nhật?

Báo cáo bằng tiếng Nhật sẽ được viết ra với mục đích báo cáo với cấp trên về nội dung công việc hằng ngày, tình hình kinh doanh hay tiến độ dự án. Ngoài ra, một số trường hợp không định kỳ như kết thúc kỳ thực tập hay công tác cũng cần viết báo cáo. 

II. Cách viết bài báo cáo bằng tiếng Nhật đơn giản nhất

Mỗi nhân viên tại công ty Nhật sẽ có nghĩa vụ cần báo cáo lên cấp trên của mình. Bạn sẽ cần nắm rõ các lưu ý sau để thực hiện một bản báo cáo hoàn chỉnh.

1. Sử dụng công cụ dịch ngôn ngữ

Đừng chối bỏ Google dịch, thực ra Google là một kho tàng chứa đựng một lượng dữ liệu lớn nhất thế giới. Chỉ một yêu cầu của bạn Google có thể cho bạn hàng ngàn gợi ý. Và tương tự với một câu văn báo cáo bạn đang suy nghĩ nên viết như thế nào thì chỉ cần bỏ thử lên Google dịch cũng sẽ có ngay 1 vài gợi ý. Bạn hoàn toàn có thể sáng tạo, biến tấu bằng kiến thức đồng nghĩa và kiểm tra, sắp xếp lại cấu trúc câu tiếng Nhật sao cho thật hợp lý và đúng ngữ pháp. 

Trường hợp gặp một câu nào đó không thể xác định đúng hay sai thì hãy tìm kiếm nguyên cụm đó trên Google search. Trong tích tắc nhiều kết quả tương tự sẽ hiện ra. Từ đó bạn sẽ biết liệu câu đó người Nhật có thường xuyên sử dụng cụm từ đó hay không.

2. Lên bố cục bài báo cáo

Việc tìm ra các luận điểm trong một báo cáo là rất quan trọng. Trước khi bắt tay vào viết báo cáo, bạn cần phải biết bài của mình liên quan đến vấn đề gì, gồm bao nhiêu luận điểm và đó là những luận điểm nào.

Sau đó cần sắp xếp những luận điểm trên thành một bố cục hoàn chỉnh. Dù bài báo cáo ngắn hay dài cũng nên lập sẵn một dàn ý xuyên suốt theo các luận điểm. Để khi bắt tay vào viết, bạn chỉ cần tập trung bám vào phân tích các luận điểm đã được nêu ra thôi.

Xem thêm: Cách viết báo cáo tổng kết cuối năm 2023 chi tiết – Tham khảo 4 mẫu có sẵn

3. Áp dụng các kỹ năng khi viết báo cáo

Thông thường bài báo cáo sẽ nêu ra quan điểm, ý kiến của bản thân từ việc thu thập các thông tin liên quan. Vì vậy, bạn phải cần lưu ý nắm được 2 kỹ năng quan trọng.

• Khả năng phân tích: Hình dung, làm rõ các vấn đề, khái niệm bằng cách đưa ra ý kiến, quyết định hợp lý dựa trên thông tin sẵn có.
• Tính Logic: Dựa trên nội dung phân tích, suy luận, giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Thực tế, 2 kỹ năng trên không chỉ quan trọng với riêng việc viết báo cáo mà với tất cả các việc khác cần xử lý trong cuộc sống đều rất quan trọng. 

4. Tham khảo và trích dẫn tài liệu

Thường sẽ không có một quan điểm, ý kiến hay câu trả lời nào mang tính tuyệt đối. Vì vậy bạn cần tham khảo các bài luận, báo cáo, tài liệu liên quan để đưa ra ý kiến khách quan nhất. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, thì giờ đây bạn cũng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanh nhất qua Internet bằng những cụm từ khóa liên quan với các trích dẫn đa nguồn.

5. Sử dụng từ vựng phù hợp trong văn viết tiếng Nhật

Một trong những cách viết báo cáo bằng tiếng Nhật thu hút, ấn tượng đó là nhờ vào cách trau dồi vốn từ trong văn viết. Nếu có thể, bạn nên dành thời gian tham khảo thêm những quyển sách nói về cách viết báo cáo bằng tiếng Nhật đơn giản. Nó không chỉ giúp bạn gia tăng vốn từ thường dùng trong báo cáo mà còn nâng cao khả năng đọc hiểu của bạn.

Xem thêm: Báo cáo tài chính và 5 kinh nghiệm để tìm việc làm liên quan

III. Các loại báo cáo bằng tiếng Nhật thông dụng

Tùy theo từng loại báo cáo mà sẽ có yêu cầu và nội dung khác nhau. Dưới đây là những loại báo cáo bằng tiếng Nhật thông dụng nhất.

1. Báo cáo công việc – ぎょうむほうこくしょ

Là loại báo cáo phổ biến được phân loại thành báo cáo hằng ngày và báo cáo tháng. Đặc biệt, đối với báo cáo công việc hàng tháng sẽ là cơ sở để xây dựng chiến lược dài hạn.

Báo cáo công việc cần có các thông tin về kết quả đạt được, số liệu thống kê, dự báo ngắn và dài hạn, đồng thời đề xuất ý kiến và đối sách liên quan.

Bạn có thể tham khảo cách trình bày báo cáo công việc theo mẫu dưới đây:

Chú thích:

1: Ngày tháng năm viết báo cáo

2: Họ tên người viết báo cáo và nơi làm việc

3: Tiêu đề báo cáo

4: Nội dung báo cáo (đưa ra thông tin thống kê, kết luận,…)

5: Kế hoạch cần làm sắp tới

6: Ý kiến cá nhân

7: Tài liệu kèm theo về doanh thu hàng tháng

Xem thêm: Cách viết báo cáo môn học đúng chuẩn, dễ đạt điểm cao [12 mẫu]

2. Báo cáo công tác – しゅっちょうほうこくしょ

Là loại báo cáo với mục đích tóm tắt những nội dung ghi nhận được trong chuyến công tác được cấp trên chỉ thị. Yêu cầu đối với báo cáo này là dựa trên kết quả và dữ liệu thu thập được bạn cần phải trình bày một cách chân thật, khách quan nhất về nội dung và kết quả mà bạn đã đạt được trong chuyến công tác đó.

Là loại báo cáo với mục đích tóm tắt những nội dung ghi nhận được trong chuyến công tác được cấp trên chỉ thị. Yêu cầu quan trọng đối với báo cáo này là tính trung thực và khách quan dựa trên kết quả và dữ liệu thu thập được trong quá trình công tác.

3. Báo cáo cuộc họp – かいぎほうこくしょ

Báo cáo cuộc họp sẽ chú trọng vào nội dung thống nhất sau cuộc họp, đây là mấu chốt quan trọng và dựa trên báo cáo này mà những người không tham gia cũng có thể nắm bắt được nội dung cuộc họp một cách đầy đủ nhất.

Thông thường, nội dung cuộc họp trong doanh nghiệp Nhật sẽ khá dài và lan man, nên khi viết báo cáo, hãy cố gắng tổng hợp một cách ngắn gọn nhất, thể hiện được đầy đủ nội dung “Ai”, “Làm gì”, “Đến khi nào”, tránh bỏ sai sót hay nhầm lẫn.

Xem thêm: Viết báo cáo thành tích cá nhân chuẩn bài bản với gợi ý sau

4. Báo cáo thực tập – けんしゅうほうこくしょ

Trong quá trình thực tập tại công ty Nhật, sẽ có những lúc bạn tham gia các buổi tập huấn để nâng cao kiến thức và kỹ năng. Thông qua đó, cấp trên cũng muốn biết bạn đã học hỏi được những gì, đó chính là lúc bạn cần viết báo cáo này.

Vì vậy, hãy cố gắng viết báo cáo một cách rõ ràng, đào sâu một cách cụ thể, có thể đề xuất những ý kiến riêng giúp ích cho công việc tại công ty hiện tại.

Xem thêm: Tổng hợp Mẫu Báo Cáo Thực Tập được đánh giá cao

5. Báo cáo sự cố – じこほうこくしょ

Dạng báo cáo được viết với mục đích liệt kê một cách chi tiết, chuẩn xác những hậu quả của tai nạn, sự cố đã diễn ra, cụ thể:

• Thời gian và địa điểm mà tai nạn hoặc sự cố xảy ra
• Xác định thời gian và địa điểm sự cố tai nạn xảy ra
• Những người chịu thiệt hại và ảnh hưởng,
• Tình hình hiện trường.
• Trường hợp có người bị thương cần thông báo cụ thể dựa trên kết quả chẩn đoán của bác sĩ.
• Giải thích ngắn gọn nguyên nhân của sự cố.
• Đưa ra những đề xuất biện pháp nhằm không để sự cố tái phát trên quan điểm khách quan.

Mời bạn tham khảo một số tin đăng tuyển dụng việc làm dưới đây tại Muaban.net:

IV. Một số lưu ý quan trọng khi viết báo cáo bằng tiếng Nhật

Để có một bản báo cáo chuyên nghiệp, bạn không chỉ cần đầu tư chất xám, cùng sự kiên nhẫn, tỉ mỉ mà còn phải nắm rõ những lưu ý vô cùng quan trọng sau đây:

1. Xác định đúng loại báo cáo, mục đích và đối tượng người đọc

Cách viết báo cáo bằng tiếng Nhật – Thông thường một bài báo báo sẽ gồm các hạng mục sau:

• Ngày tháng năm
• Tiêu đề
• Người báo cáo
• Người nhận
• Nội dung báo cáo
• Nội dung tham khảo
• Tài liệu đính kèm

Tuỳ vào mỗi công ty sẽ có những quy chuẩn riêng, vì vậy bạn cần trình bày báo cáo theo quy chuẩn riêng tại doanh nghiệp của mình. Nếu gặp khó khăn, bạn có thể tham khảo những bản báo cáo của những nhân viên đã làm từ trước. 

2. Trình bày thông tin một cách trung thực

Trình bày thông tin một cách trung thực là yếu tố quan trọng khi bạn bắt tay vào viết báo cáo, bởi nó liên quan trực tiếp đến những quyết định quan trọng sau đó. Vì vậy, các số liệu và dữ liệu thống kê cần đảm bảo tính khách quan, trung thực và đưa ra chiến lược.

Xem thêm: Cách viết biên bản cuộc họp hoàn chỉnh và chuẩn xác nhất

3. Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp

Bài báo cáo trước khi gửi lên cấp trên cần kiểm tra lại những lỗi sai chính tả, xem có thiếu sót số liệu hay nội dung nào không. Tốt nhất nên kiểm tra từ 2 lần trở lên trước khi trình lên sếp.

4. Sắp xếp bố cục nội dung một cách rõ ràng, dễ nhìn

Thông thường, cấp trên sẽ không chỉ xem qua bản báo cáo của riêng bạn mà còn có nhiều báo cáo tương tự khác nữa. Vì vậy, bạn cần cố gắng trình bày báo cáo sao khoa học, để cấp trên dễ dàng nắm bắt nội dung một cách đơn giản và nhanh chóng.

5. Sử dụng văn phong dễ hiểu

Điều quan trọng của một bài báo cáo đó là phải thể hiện rõ ràng nội dung muốn truyền đạt, do vậy nên sử dụng những câu đơn nghĩa, tránh dài dòng, rườm rà không cần thiết. Cần xác định người đọc báo cáo của mình là ai và mục đích cần hướng đến để tránh nhầm lẫn giữa các loại báo cáo và đưa ra được trọng tâm chính, không bị lạc đề hay lan man.

Xem thêm: Báo cáo thử việc thế nào để được đánh giá cao?

6. Hoàn thành báo cáo càng sớm càng tốt

Dù báo cáo của bạn có dài và hoa mỹ đến đâu thì nộp trễ hạn nó cũng trở thành vô nghĩa. Một số trường hợp bạn vừa mới đi công tác về thì ngay lập tức công ty sẽ cần làm ngay báo cáo công tác và yêu cầu nộp lên cấp trên trong ngày.

Do vậy, hãy cố gắng hoàn thành sớm báo cáo để đảm bảo tính “nóng hổi” của thông tin cùng dữ liệu bạn đã thu thập được.

Lời kết

Trên đây là tổng hợp nội dung về cách viết báo cáo bằng tiếng Nhật, hy vọng bạn sẽ nắm được những điểm mấu chốt trên thì việc báo cáo với sếp sẽ không còn quá khó khăn, nâng cao hiệu suất công việc và nhận được đánh giá cao từ cấp trên. Bạn có thể tham khảo thêm những mẫu báo cáo khác ở mọi lĩnh vực trên trang Muaban.net nhé.

Xem thêm:

• Bật mí cách viết báo cáo môn học đúng chuẩn, dễ đạt điểm cao cho sinh viên
• Hướng dẫn cách viết báo cáo thu hoạch chuẩn 2024
• Cách viết lời mở đầu báo cáo thực tập ấn tượng [9 mẫu]