Trả lời thư mời phỏng vấn là một kỹ năng quan trọng giúp nhà tuyển dụng đánh giá cao biểu hiện của bạn. Vì vậy, bài viết sau đây của Mua Bán sẽ hướng dẫn bạn cách trả lời thư mời phỏng vấn chuẩn chỉnh nhất cùng với những mẫu email giúp bạn áp dụng hiệu quả nhất.
I. Cấu trúc chuẩn của mẫu email xác nhận phỏng vấn
Để biết cách trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cần nắm vững cấu trúc chuẩn khi viết thư điện tử phản hồi. Sau đây là những phần cần có trong cấu trúc của một email xác nhận phỏng vấn:
1. Tiêu đề email
Tiêu đề email là phần quan trọng đầu tiên vì nó giúp nhà tuyển dụng biết được mục đích của email bạn viết. Nếu không viết tiêu đề, nhiều người sẽ chọn cách bỏ qua email của bạn giữa hàng trăm email khác nhau.
Do đó, cách trả lời thư mời phỏng vấn phù hợp nhất là bạn nên có một tiêu đề email ngắn gọn, ghi mục đích email, vị trí công việc và họ tên của bạn. Nhà tuyển dụng có thể phân loại hoặc chuyển email của bạn đến người phỏng vấn hoặc quản lý sau này của bạn.
Ví dụ:
- Xác nhận tham dự phỏng vấn – Nhân viên Marketing – Hoàng Nguyễn Phương Trinh
- Email xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí Nhân viên SEO Content – Hà Thị Kim Oanh
2. Bắt đầu email bằng lời chào
Bắt đầu bằng một câu chào lịch sự và ngắn gọn là cách trả lời thư mời phỏng vấn được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Bạn có thể tham khảo mẫu câu sau để gửi đến nhà tuyển dụng:
- Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng/Tên người nhận email],
- Dear anh/chị [Tên nhà tuyển dụng/Tên người nhận email],
- Dear Ms./Mr.[Tên nhà tuyển dụng/Tên người nhận email],
3. Lời cảm ơn
Bạn nên có một lời cảm ơn ngay bên dưới lời chào để thể hiện rằng bạn thực sự quan tâm đến công việc đang ứng tuyển và trân trọng cơ hội này. Lời cảm ơn nên ngắn gọn, thể hiện sự hào hứng và thái độ tốt đối với công việc. Cách trả lời thư mời phỏng vấn luôn được các nhà tuyển dụng nhấn mạnh trong nhiều buổi hướng dẫn ứng tuyển công việc.
Ví dụ:
- Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc vì quý công ty đã xem xét hồ sơ và tạo cơ hội cho tôi tham dự buổi phỏng vấn sắp tới.
- Trước tiên, tôi muốn gửi lời cảm ơn đến công ty vì đã gửi cho tôi lời mời phỏng vấn vào ngày 10/11/2023 vừa qua.
- Tôi rất vui mừng và hào hứng khi nhận được email mời phỏng vấn từ phía công ty cho vị trí Nhân viên Marketing.
Tham khảo thêm: Bảng mô tả công việc nhân viên bán hàng mới nhất
4. Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn
Trong một cấu trúc về cách trả lời thư mời phỏng vấn, phần xác nhận tham gia là quan trọng nhất. Nội dung ở phần này cũng cần ngắn gọn về việc mình sẽ tham gia và nhắc lại một lần nữa về ngày giờ và địa điểm phỏng vấn.
Nếu bạn không thể tham gia theo lịch hẹn của nhà tuyển dụng, cách trả lời thư mời phỏng vấn hợp lý là bạn cần nêu rõ lý do và đề xuất khung thời gian phù hợp nhất. Trường hợp nhà tuyển dụng không đưa ra thời gian và địa điểm phỏng vấn cụ thể, bạn nên đề xuất một vài khung thời gian và địa điểm thích hợp và thống nhất với nhà tuyển dụng.
Cách trả lời thư mời phỏng vấn cho thấy bạn chủ động trong công việc và trân trọng cơ hội phỏng vấn này. Một thái độ tích cực sẽ giúp bạn ghi điểm cao trong mắt nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
- Tôi xác nhận tham gia buổi phỏng vấn vào lúc 10h00 ngày 14/11/2023 tại công ty HYOSUNG theo như quý công ty đề xuất.
- Tôi rất trân trọng cơ hội cho buổi phỏng vấn lần này. Tuy nhiên, vì lý do sức khỏe nên tôi không thể tham gia vào thời gian mà quý công ty đề xuất. Tôi rất mong quý công ty có thể tạo điều kiện cho tôi dời lịch phỏng vấn sang ngày 17/11/2023 tại công ty HYOSUNG để tôi có thể trình bày về kinh nghiệm và kỹ năng làm việc của mình.
- Tôi đã nhận được thư mời phỏng vấn và cảm thấy vô cùng hào hứng với cơ hội này. Về thời gian và địa điểm, tôi hy vọng quý công ty có thể sắp xếp cho tôi được phỏng vấn lúc 10h00 ngày 15/11/2023 hoặc 14h00 ngày 15/11/2023 tại công ty HYOSUNG. Tôi mong sớm nhận được phản hồi xác nhận của quý công ty để thống nhất thời gian phỏng vấn thuận tiện nhất cho đôi bên.
5. Sẵn sàng chia sẻ thông tin và chuẩn bị
Thông thường, các công ty lớn sẽ nhắc nhở bạn về một số thông tin quan trọng về buổi phỏng vấn như sau:
- Thời gian và địa điểm phỏng vấn;
- Thông tin người phỏng vấn trực tiếp;
- Trang phục phù hợp, tài liệu cần chuẩn bị;
- Hình thức phỏng vấn (online/offline, phỏng vấn bằng tiếng Việt/tiếng Anh,…);
- Các thông tin khác về doanh nghiệp, thông tin về người hỗ trợ ứng viên,…
Nếu thư mời phỏng vấn của bạn không có các thông tin trên, bạn nên chủ động trao đổi. Cách trả lời thư mời phỏng vấn này cho thấy bạn xem trọng vị trí đang ứng tuyển. Bên cạnh đó, việc này sẽ giúp bạn chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm tốt hơn cho buổi phỏng vấn.
6. Kết thúc email
Bạn nên kết thúc email một cách ngắn gọn, bày tỏ lời cảm ơn và mong sớm gặp lại trong buổi phỏng vấn. Cách trả lời thư mời phỏng vấn này sẽ giúp nhà tuyển dụng thấy được sự sẵn sàng của bạn cho buổi phỏng vấn sắp tới.
Ví dụ:
Tôi xin chân thành cảm ơn vì quý công ty đã đánh giá cao hồ sơ của tôi và mong sớm gặp lại anh/chị vào ngày phỏng vấn sắp tới.
Trân trọng.
7. Chữ ký email
Bạn cần kết thúc email bằng chữ ký bao gồm họ tên, số điện thoại và email của bạn để nhà tuyển dụng có thể liên hệ nhanh chóng khi cần thiết. Cách trả lời thư mời phỏng vấn này sẽ giúp bạn trông chỉn chu và chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
Hoàng Nguyễn Phương Trinh
Số điện thoại: 039 2309456
Email: phuongtrinh9456@gmail.com
Tham khảo thêm: Hạch toán kế toán là gì? Vai trò, nhiệm vụ và phân loại hạch toán
Ngoài ra, tại Muaban.net luôn cập nhật hàng ngàn đầu việc ở nhiều lĩnh vực, nếu có nhu cầu tìm kiếm việc làm, bạn có thể truy cập trực tiếp tại đây:
II. Những lưu ý khi trả lời email xác nhận phỏng vấn
Với các cấu trúc trên, bạn đã có thể biết cách trả lời thư mời phỏng vấn phù hợp nhất. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý các vấn đề sau đây để tránh sai lầm khi gửi email:
1. Gửi email trả lời phỏng vấn càng nhanh càng tốt
Cách trả lời thư mời phỏng vấn là ngay sau khi nhận được email mời phỏng vấn hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn. Nếu bạn chưa thể trả lời ngay được, bạn nên trả lời phỏng vấn càng sớm càng tốt trước khi buổi phỏng vấn diễn ra. Điều này sẽ giúp bạn có thời gian chuẩn bị tốt hơn và tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng.
2. Chọn “Trả lời tất cả” (Reply all)
Người gửi email mời phỏng vấn bạn sẽ luôn gửi cho những người khác có liên quan đến buổi phỏng vấn. Vì vậy, cách trả lời thư mời phỏng vấn thông thường nhất là phản hồi tất cả những người có liên quan.
Một số email sẽ quy định rõ về những ai bạn nên phản hồi hoặc không nên phản hồi trong cách trả lời thư mời phỏng vấn. Do đó, bạn nên tuân thủ đúng quy định này để cho thấy bạn đã đọc kỹ email và có làm theo hướng dẫn.
3. Tiêu đề email rõ ràng
Nhà tuyển dụng sẽ phải xử lý rất nhiều thông tin khác nhau trong một ngày. Trong khi đó, tiêu đề email sẽ là thứ họ nhìn thấy đầu tiên trong hòm thư. Nếu tiêu đề email không rõ ràng, email của bạn có thể bị phớt lờ hoặc bị đánh giá kém.
Vì vậy, cách trả lời thư mời phỏng vấn tốt nhất là cần đảm bảo tiêu đề ngắn gọn, ghi rõ mục đích viết email và họ tên của mình.
Tham khảo thêm: Nhân viên trực page là gì? Họ sẽ chịu trách nhiệm những công việc nào?
4. Viết nội dung thư trả lời phỏng vấn một cách ấn tượng
Cách trả lời thư mời phỏng vấn ấn tượng cần đảm bảo đủ các tiêu chuẩn của một cấu trúc email phản hồi phỏng vấn. Bên cạnh đó, bạn cần trình bày rõ ràng, ngắn gọn, văn phong chuẩn mực và đúng chính tả.
Tham khảo thêm: Marketer Là Gì? Bí Quyết Để Trở Thành Một Marketer Chuyên Nghiệp?
III. Gợi ý 10 mẫu email xác nhận phỏng vấn
Bạn có thể tham khảo 10 cách trả lời thư mời phỏng vấn sau đây bao gồm email tiếng Anh và tiếng Việt để tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng:
1. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 1
Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN
Dear …/Kính gửi: Công ty …
Tên tôi là Nguyễn Thị A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí ….
Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào … giờ… ngày… tại văn phòng công ty.
Tôi tin rằng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực … sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.
Nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin Quý công ty vui lòng phản hồi để tôi có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.
Trân trọng,
Nguyễn Thị A
Email: nguyenthia@gmail.com
SĐT: 09xxxxxxxx
2. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 2
TO: [người đã gửi cho bạn lời mời hoặc người nhận được chỉ định trong thư mời của nhà tuyển dụng]
CC: [những người khác có liên quan]
Chủ đề: RE: [chủ đề từ thư mời phỏng vấn] HOẶC Chủ đề: Xác nhận cuộc phỏng vấn vào [ngày và giờ] + [tên họ của bạn]
Kính chào Anh/chị + [tên và chức vụ của người nhận thư]
Cảm ơn anh/chị đã mời tôi đến phỏng vấn cho vị trí [chức danh công việc]. Tôi rất hào hứng để tìm hiểu thêm về cơ hội này và mong được sớm gặp anh/chị.
Tôi xác nhận thời gian phỏng vấn mà anh/chị đã đề nghị. Tôi nghĩ rằng sẽ nói chuyện với anh/chị và có thể một hoặc hai người khác. Nếu như vậy, xin vui lòng chia sẻ tên và chức danh công việc của những người khác sẽ phỏng vấn tôi.
[Nếu nhà tuyển dụng không đưa ra thời gian phỏng vấn cụ thể, bạn có thể đề xuất thời gian thuận tiện nhất]
Thời gian tốt nhất để tôi tham dự cuộc phỏng vấn này là: [ngày và thời gian] tại [địa chỉ văn phòng công ty]. Xin vui lòng cho tôi biết thời gian và địa điểm phỏng vấn thuận lợi nhất cho bạn.
Tôi rất hào hứng khi tìm hiểu thêm về các cơ hội việc làm tại [Công ty]. Cảm ơn bạn một lần nữa cho lời mời này.
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Số điện thoại liên lạc]
Tham khảo thêm: Admin Officer là gì và những điều cần biết về công việc này
3. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 3
Kính chào anh/chị,
Tôi rất vui vì được nói chuyện với anh, chị qua điện thoại sáng hôm nay. Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì lời lời phỏng vấn cho vị trí … tại công ty… Tôi rất mong chờ cuộc trò chuyện của chúng ta, dự kiến vào… giờ, ngày… tháng… năm…
Tôi tin rằng kinh nghiệm làm việc của tôi trong lĩnh vực… giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.
Nếu tôi cần cung cấp cho anh/chị bất kỳ thông tin nào khác trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Một lần nữa, xin cảm ơn anh/chị vì đã dành thời gian đọc CV và gửi lời mời phỏng vấn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
4. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 4
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi rất vui mừng khi nhận được email mời phỏng vấn từ [người nhận]/Quý Công ty và xin gửi lời cảm ơn sâu sắc về cơ hội này. Tôi xin xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Tôi rất háo hức được gặp [người nhận]/Quý Công ty và thảo luận về sự phù hợp của mình với vị trí ứng tuyển. Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Xin kính chúc một ngày tốt lành!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
5. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 5
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi vui mừng nhận được email mời phỏng vấn từ [người nhận]/Quý Công ty và xin xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Tôi rất mong được gặp [người nhận]/Quý Công ty và cung cấp thêm thông tin về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Nếu có bất kỳ tài liệu hoặc yêu cầu nào khác trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
6. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 6
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn đến [người nhận]/Quý Công ty vì đã mời tôi tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm]. Tôi xin xác nhận sự tham gia của mình.
Tôi rất mong được gặp bạn và trao đổi về khả năng và kinh nghiệm của mình. Nếu cần bất kỳ tài liệu hoặc thông tin bổ sung nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Cảm ơn và mong sớm gặp lại!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
7. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 7
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Xin gửi lời cảm ơn đến [người nhận]/Quý Công ty vì đã gửi lời mời phỏng vấn đến tôi. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Tôi rất háo hức được trao đổi với [người nhận]/Quý Công ty về nhu cầu và yêu cầu của vị trí ứng tuyển. Xin vui lòng cho tôi biết nếu Quý Công ty cần bất kỳ tài liệu hoặc chuẩn bị nào trước buổi phỏng vấn.
Xin chân thành cảm ơn và hy vọng gặp bạn trong buổi phỏng vấn!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
8. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 8
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn đến [người nhận]/Quý Công ty vì đã mời tôi tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm]. Tôi xin xác nhận sự tham gia của mình.
Tôi rất mong được gặp bạn và trao đổi về khả năng và kinh nghiệm của mình. Nếu cần bất kỳ tài liệu hoặc thông tin bổ sung nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Cảm ơn và mong sớm gặp lại!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
9. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 9
Dear Ms./Mr,
It’s great to hear from you and thank you very much for the interview invitation for the position… I am really excited and look forward to meeting you at [address of company]. As the dates you suggested, I am available in… [date in detail].
I also have some questions about the interview as below:
– How long does the interview last?
– I want to make a short presentation about my research? Can I use your technology to show?
– Who will interview me and if it will be a group interview?
Thank you for scheduling and sending the interview invitation! I am looking forward to hearing from you.
Best regards,
[Your name]
10. Mẫu email xác nhận phỏng vấn 10
Subject: Interview Confirmation [Position] + [your name]
Dear Mr/Ms. [Name of interviewer],
Thank you very much for inviting me to interview for [position]. I am very excited about the opportunity to learn more about the position and I look forward to meeting you to discuss my background in further detail.
I confirm the date as you suggested, [time in detail] at your company [address in detail]. If you need any further information, please reply to let me know.
One more time, I thank you for your invitation.
Best Regards,
[Your name]
Tham khảo thêm: Thư cảm ơn sau phỏng vấn – Làm thế nào để tạo ấn tượng?
Với những gợi ý về cách trả lời thư mời phỏng vấn trong bài viết trên, Mua Bán mong rằng bạn có thể tự tin hơn khi gửi email cho nhà tuyển dụng. Nếu bạn quan tâm đến những tin tức về việc làm, bạn đừng ngần ngại theo dõi Muaban.net mỗi ngày để được cập nhật những thông tin mới nhất về việc làm, mua bán nhà đất, mẹo vặt cuộc sống nhé!
Xem thêm:
- CV là gì? Hướng dẫn cách viết CV xin việc chuyên nghiệp
- Cách trả lời phỏng vấn gây ấn tượng và một số lưu ý khi kết thúc phỏng vấn
- Hướng dẫn cách viết CV cho người chưa có kinh nghiệm ghi điểm nhà tuyển dụng
