Trì hoãn là một thói quen xấu, ảnh hưởng không tốt đến công việc và cuộc sống. Không những có thể làm giảm năng suất làm việc của bản thân mà còn ảnh hưởng đến tiến độ của công việc của mọi người xung quanh. Vậy, chính xác khái niệm về trì hoãn là gì, nguyên nhân xuất phát từ đâu, và cách khắc phục như thế nào? Cùng Muaban.net tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
I. Trì hoãn là gì?
Trì hoãn là thuật ngữ dùng để chỉ hành vi của con người chưa muốn bắt tay ngay vào thực hiện công việc, cố tình lảng tránh những việc lẽ ra cần phải tập trung giải quyết trước.
Người trì hoãn có xu hướng làm mọi việc chậm lại hoặc có tâm lý chờ một thời gian sau đó mới thực hiện công việc của mình. Họ không thực hiện công việc có mức độ ưu tiên cao trước mà thay vào đó thực hiện các công việc kém quan trọng hoặc những công việc lặt vặt.
>>> Xem thêm: Cách chữa bệnh lười hiệu quả bạn không nên bỏ qua
II. Các loại trì hoãn
Rory Vaden – một nhà diễn giả người Mỹ cho rằng, hiện nay có 3 loại trì hoãn phổ biến, bao gồm:
- Trì hoãn cổ điển: Làm trì trệ những việc biết mình phải làm một cách có cố ý.
- Lảng tránh có tính sáng tạo: Là hành động vô thức. Thực hiện những công việc lặt vặt, không có mục đích rõ ràng. Từ đây, lấp đầy hết một ngày làm việc khiến bản thân trở nên bận rộn, không còn thời gian để thực hiện các công việc chính và quan trọng khác.
- Ưu tiên loãng: Biết rõ mục tiêu của mình nhưng vẫn để tâm trí tập trung sang những việc kém quan trọng hơn. Những người bị pha loãng ưu tiên lại biến sự việc khẩn cấp thành quan trọng. Thay vì làm những thứ ta biết là cần phải làm, họ bị mắc vào những thứ khác gây chú ý hơn.
III. Biểu hiện của thói quen trì hoãn
Nhìn chung, những dấu hiệu có thể nhận biết người có thói quen trì hoãn khá đơn giản, có thể kể đến thông qua 1 số biểu hiện sau:
- Thường xuyên chần chừ trong công việc, mặc dù những công việc sắp đến deadline nhưng vẫn liên tục trì hoãn thời gian thực hiện lại. Một ví dụ cụ thể là lướt web cả đêm trong khi vẫn còn bài tập phải nộp trong ngày mai.
- Lưu lại danh sách công việc cần làm trong suốt một thời gian dài, ngay cả khi biết nó rất quan trọng. Và chờ đến khi thực sự bắt tay vào làm thì mọi thứ cũng đã rối tung lên, vượt quá tầm kiểm soát hay quá hạn.
- Trì hoãn còn thể hiện ngay trong những công việc gia đình, cho dù là những việc nhà đơn giản như việc dự định dọn dẹp cho nhà cửa gọn gàng nhưng rồi vẫn chưa thực hiện được. Chẳng hạn như: Lên kế hoạch là cuối tuần sẽ dọn nhà, nhưng viện cớ với lý do bận bịu hay cho bản thân thư giãn cuối tuần, nên căn phòng vẫn nguyên trạng từ tuần này sang tuần khác. Hoặc những việc dường như nhỏ nhặt đi đổ rác, rửa xe, thăm nhà bạn bè, thăm nhà bà con, họ hàng) nhưng lại không làm ngay, đợi rồi cuối cùng là không làm.
- Dành phần lớn thời gian chỉ để làm những việc kém quan trọng nhất trong danh sách những việc phải làm. Thông thường nếu không thích làm một công việc nào đó thì một số người sẽ bỏ lại chúng sau nhiều mục tiêu khác. Đến khi hoàn thành công việc gần cuối cùng thì cảm thấy mình đã làm được một số việc hữu ích nhưng thực tế đó không phải là những việc thực sự cần xử lý và công việc trọng tâm vẫn chưa được triển khai thực hiện.
- Có thói quen hẹn, chờ ví dụ như: Chờ chú, để lát làm, để mai tính hoặc thôi kệ đi. Đồng thời, đưa ra nhiều giải thích, biện minh cho sự chậm trễ của mình với những lý do không chính đáng.
IV. Các nguyên nhân gây ra sự trì hoãn
1. Thói quen
Phần lớn, trì hoãn hình thành từ thói quen lười biếng, không tạo động lực cho bản thân thực hiện công việc của cá nhân mình ngay lập tức, kéo theo một tập thể trì trệ công việc.
Một số người thấy công việc chán, hoặc khó, ngại không muốn bắt tay vào.
Một số người không thích làm việc do chưa cảm thấy hứng thú. Hoặc khi tâm trạng bạn không thoải mái, cảm xúc không tốt nên không thực hiện mà đợi đến lúc tinh thần thoải mái rồi mới bắt tay làm.
Hoặc khi có cảm giác bị ép buộc phải làm thì sự hưng phấn sẽ giảm sút đi và không có nhiều động lực để thôi thúc họ háo hức bắt đầu công việc.
2. Lo ngại
Đôi khi, sự trì hoãn xuất phát từ nỗi sợ hãi và lo âu. Trì hoãn được xem là một cơ chế để đối phó với sự lo lắng, khi bắt đầu thực hiện một công việc hoặc một nhiệm vụ được giao, một số người lo ngại khó khăn, thất bại hay nghi ngờ năng lực của bản thân không đủ. Họ quyết định chạy trốn trong một khoảng thời gian để trì hoãn công việc.
3. Năng lực xử lý
Trì hoãn cũng có thể bắt nguồn từ việc đánh giá không đúng về số lượng công việc, độ khó và thời gian hoàn thành. Khi thời gian hoàn thành quá dư dả, hay công việc có thể xử lý một cách đơn giản, con người dễ dàng chủ quan với nhiệm vụ được giao. Lâu dần để hình thành thói quen trì hoãn.
Ngược lại, số khác thiếu kỹ năng tổ chức, sắp xếp, phân bố công việc, khả năng điều tiết, điều phối các hoạt động. Nhiều công việc bị chậm tiến độ với một lý do công việc đó phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian.
Mọi công việc đều đòi hỏi một khoảng thời gian nhất định ví dụ như: xây một căn nhà, viết một quyển sách, làm báo cáo hay việc vặt trong văn phòng đều như nhau. Ngoại trừ một số ít các trường hợp ngoài ý muốn dẫn đến không kiểm soát nổi, đa phần người ta đều có thể tính toán trước thời gian mình cần để hoàn thành một công việc. Nhưng do thiếu khả năng sắp xếp, kiểm soát công việc nên rơi vào trì hoãn, chậm tiến độ.
>>> Xem thêm: Trách nhiệm là gì? Biểu hiện và cách để trở thành người có trách nhiệm
4. Quan điểm công việc
Khi bạn không yêu thích công việc hoặc thấy công việc đó không mang đến cảm giác thú vị, công việc lặp đi lặp lại, dễ khiến bạn có xu hướng hoãn công việc nhàm chán đó.
Khi bạn được giao một nhiệm vụ quá khó để hình dung, bạn không biết bắt đầu từ đâu. Việc thiếu những mục tiêu rõ ràng trong công việc và không đề ra những tiêu chuẩn rõ ràng về nhiệm vụ được giao. Lúc bắt tay vào công việc nhưng lại chẳng hề có ý tưởng chính xác về kết quả đặt ra của nhiệm vụ được giao hay bạn không hiểu rõ những yêu cầu trong khi tiến hành công việc. Khiến bạn dễ dàng rơi vào cạm bẫy “trì hoãn” đang sẵn sàng giăng ra.
Tham khảo các tin đăng tìm việc làm tại Muaban.net:
5. Yếu tố khác
Sự trì hoãn từ phía người khác, nhất là người thân, bạn bè, đám đông, những người xung quanh có thể khiến một số người có xu hướng gây ra sự trì hoãn cho chính mình. Họ có thể xuất hiện suy nghĩ, mọi người đều vậy thì mình gấp làm gì.
Môi trường xã hội bên ngoài cũng ảnh hưởng đến sự trì hoãn của một cá nhân. Họ có thể bị thu hút bởi các cuộc chơi hay những công việc thú vị hơn mà tạm gác lại công việc quan trọng phải làm.
Ở nhiều công ty, hội họp là nguyên nhân xao lãng công việc. Không gian mở dễ gây mất tập trung, yếu tố tác động chính là tiếng ồn, điển hình như tiếng gõ bàn phím lách cách, giấy tờ sột soạt, tiếng trò chuyện râm ran trong phòng và thông báo qua điện thoại là nguyên nhân gây ra sự gián đoạn trong công việc, khó tập trung làm việc.
>>> Xem thêm: Kỹ năng làm việc độc lập cho người muốn thành công
V. Tác hại của thói quen trì hoãn là gì?
Trì hoãn được biết là một thói quen xấu, cần được khắc phục và tốt nhất là loại bỏ. Cùng đó, những thói quen không tốt sẽ mang đến những tác hại sau:
1. Gây lãng phí thời gian
Hãy tưởng tượng, nếu bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn, thì có thể làm thêm bao nhiêu thời gian thực hiện các công công việc bổ ích nữa.
Ngược lại, nếu luôn ở trong tình trạng trì hoãn chờ đến khi “nước đến chân mới nhảy” thì bạn không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn bỏ lỡ vô số việc quan trọng cần thực hiện.
Trì hoãn khiến bạn thực hiện công việc một cách gấp rút, vì vậy, đôi khi không may mắn xảy ra một số sai sót. Điều này, khiến bạn cần thêm một khoảng thời gian để cải thiện vấn đề này. Như vậy, thói quen trì hoãn gây lãng phí thời gian trong rất nhiều trường hợp.
2. Đánh mất nhiều cơ hội
Một trong những tác hại của tiếp theo của thói quen trì hoãn công việc gây ra là đánh mất những cơ hội quý báu. Theo đó, trong khoảng thời gian người khác đã hoàn thành công việc và nâng cao kỹ năng, tích lũy kinh nghiệm thì bạn mới khởi động. Và tất nhiên, khi cơ hội đến trước họ nắm bắt và đích thì bạn mới đi được một phần nhỏ của hành trình.
3. Làm mất niềm tin và sự tôn trọng từ người khác
Sự sai lệch về thời gian do trì hoãn công việc cũng sẽ khiến bạn mất đi sự tôn trọng của người khác. Nói cách khác sẽ không ai có thể cảm thông cho một người không tôn trọng cũng như chẳng thể tự thiết lập kỷ luật với chính bản thân mình.
Trong cuộc sống, để có được niềm tin từ người khác là điều vô cùng khó. Do vậy, hãy trân trọng và đừng bao giờ để mọi người lo lắng, e ngại mỗi khi giao cho bạn bất kỳ công việc gì. Tự tạo động lực và nâng cao trách nhiệm với công việc được giao để khắc phục thói quen xấu này cũng như tạo niềm tin từ mọi người xung quanh.
>>> Xem thêm: Phong cách lãnh đạo dân chủ là gì? Khi nào nên lựa chọn phong cách này?
VI. 6 bước đập tan sự trì hoãn
Để xóa bỏ thói quen trì hoãn ra khỏi cuộc sống, Muaban.net gợi ý cho bạn các bước thực hiện sau:
1. Bước 1: Nhận thức bản thân đang trì hoãn
Trong bất kỳ vấn đề gì, chúng ta cũng cần xác định được nguyên nhân xuất phát từ đâu mới có thể xử lý triệt để được chúng. Đặt ra câu hỏi cho bản thân để xác định được chúng ta đang trì hoãn vì lí do gì?
- Bạn đang không biết bắt đầu từ đâu?
- Bạn cảm thấy công việc hiện tại nhàm chán?
- Bạn sợ thất bại?
- Hay bạn bị tác động bởi yếu tố ngoại cảnh?,…
Mỗi nguyên nhân sẽ có cách tiếp vấn và giải quyết khác nhau, vì vậy, bạn cần nhận thức được bản thân đang trì hoãn vì nguyên nhân gì mới loại bỏ hoàn toàn được chúng.
2. Bước 2: Tổ chức, sắp xếp lại công việc
Bước tiếp theo, xây dựng kế hoạch chi tiết những gì mình cần làm, thời hạn xong là khi nào, tạo timeline cụ thể để bản thân xác định được rõ ràng các bước của công việc trong từng giai đoạn? Nên chia nhỏ các đầu việc như nghiên cứu, tạo outline, thực hiện chi tiết từng mục,… và tập trung riêng cho các tác vụ đó.
Mỗi bước hoàn thành, là mỗi nấc thang tạo động lực cho bạn cố gắng chinh phục nấc thang cuối cùng. Việc chia nhỏ ra thành các bước cũng giúp bản thân bị nhàm chán, nếu bước này tốn quá nhiều thời gian và công sức nhưng chưa xử lý được hoàn tất, có thể di chuyển qua bước khác và quay lại sau. Điều này, khiến bạn không bị trì trệ công việc mà vẫn có hứng thú thực hiện. Cung với đó nên tự mình tránh xa những thứ khiến bản thân bị phân tâm như những thú vui dễ hấp dẫn, cám dỗ.
3. Bước 3: Đặt mục tiêu
Đặt mục tiêu ngắn hạn, khả thu với từng giai đoạn để không bị mơ hồ về tương lai hay mơ mộng về cái đích quá xa. Chẳng hạn như, tự đề ra cho bản thân mục tiêu phải hoàn thành trên 50% công việc trong một buổi sáng, hoặc chỉ có thể làm nhiệm vụ được giao trong 24 giờ.
4. Bước 4: Ngăn chặn yếu tố gây xao nhãng
Bàn làm việc bừa bộn, không gian ồn ào, điện thoại reo liên tục, thông báo từ các nền tảng mạng xã hội,… là những tác nhân khiến bạn trở nên xao nhãng, mất tập trung khi làm việc. Để làm việc hiệu quả hơn và không bị trì trệ, hãy sắp xếp không gian làm việc thật gọn gàng, ngăn nắp, tắt hết chuông điện thoại, đến những nơi yên tĩnh và riêng tư nếu cần,…
>>> Xem thêm: Đạo đức nghề nghiệp là gì? Tầm quan trọng và ví dụ thực tế về đạo đức nghề nghiệp
5. Bước 5: Khích lệ bản thân
Khi bản thân đã cố gắng làm việc đúng tiến độ và hoàn thành đúng thời hạn, đừng tiếc lời khen hay món quà cho bản thân mình như một thời gian để nghỉ ngơi, hay nghe một bản nhạc, xem một bộ phim yêu thích,…
Bất kỳ mục tiêu bạn đạt được là lớn hay nhỏ, hãy để bản thân thư giãn một chút. Sau khi kết thúc công việc này, thoải mái bắt đầu công việc tiếp theo, mọi thứ sẽ tốt đẹp và bạn sẽ có động lực để cố gắng hơn nữa.
6. Bước 6: Đừng sợ thất bại
Lo sợ thất bại là điều ít ai tránh khỏi trong cuộc sống, tuy nhiên, cần kiểm soát để không bị cảm giác này lấn át, gạt bỏ tiêu cực, luôn nghĩ đến những thứ tích cực hơn và cố gắng hết mình. Việc học hỏi, đứng lên sau những vấp ngã cũng là một thành công. Thậm chí, nó giúp bạn nhận ra bản thân hợp với cái gì. Không có gì mình quyết tâm mà không mang lại lợi ích nào cả. Vì vậy, bạn đừng dung túng cho thói quen trì hoãn, hãy gạt nó đi và hành động ngay thôi!
VI. Một số thói quen để tránh được sự trì hoãn
Sau đây là một số thói quen sau khi rèn luyện có thể giúp bạn tránh xa được sự trì hoãn. Theo dõi ngay:
1. Thói quen quản lý thời gian
Thiết lập thói quen quản lý thời gian giúp bản thân phân bổ được quỹ thời gian hợp lý, phân chia công việc vào các thời điểm cụ thể trong ngày và đề ra thời hạn hoàn thành cho chúng. Việc phân bổ công việc trong ngày hình thành thói quen làm việc đúng giờ, đúng giấc, đúng tiến độ và không ngưng trệ, tồn đọng công việc.
2. Thói quen tuân thủ kế hoạch
Việc đảm bảo công việc diễn ra theo tuần tự theo kế hoạch đã lập ra từ trước giúp bản thân hạn chế được thói quen trì hoãn. Tất nhiên, bạn cũng nên có sự linh hoạt khi cần thiết. Bạn có thể cố gắng hoàn thành công việc trong ngày để buổi tối thư giãn hay sắp xếp những việc cần nhiều thời gian để hoàn thành vào thời điểm cụ thể,… Tất cả những điều đó phụ thuộc vào bản thân của bạn.
3. Ghi chú
Nếu bạn liệt kê ra một danh sách những việc cần làm, vậy thì bạn cũng nên gạch bỏ chúng nếu đã hoàn thành. Thường xuyên tham khảo, kiểm tra ghi chú để trở nên có trách nhiệm với chính mình hơn.
Đồng thời, hoạt động này cũng đảm bảo bạn đang đi đúng hướng, tránh lãng phí thời gian. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, bạn hoàn toàn có thể ghi chú vào điện thoại và mở ra xem, chỉnh sửa bất cứ lúc nào.
4. Sử dụng quãng nghỉ ngắn
Bạn hãy chú ý đến những khoảng thời gian rảnh rỗi từ 10 – 15 phút trong suốt cả ngày. Nếu tận dụng được thời gian đó, bạn có thể tiết kiệm đến hàng giờ đồng hồ, thậm chí là nhiều hơn mỗi ngày. Muốn tránh sự trì hoãn, bạn hãy tận dụng tối đa thời gian của mình, dù là ngắn hay dài. Chẳng hạn trong lúc rảnh, bạn có thể giặt đồ, dọn nhà, trả lời tin nhắn,…
>>> Xem thêm: Schedule là gì? Vai trò to lớn của Schedule đối với nhà quản trị
5. Giới hạn thời gian cho mỗi công việc
Đặt giới hạn thời gian cần hoàn thành cho công việc sẽ giúp bạn luôn quản lý được quỹ thời gian của mình. Bạn không nên hy sinh quá nhiều thời gian cho những công việc khác nằm ngoài kế hoạch nếu nó không thực sự cần thiết.
6. Nghỉ trưa
Nhiều nghiên cứu cho rằng, việc dành khoảng 30 phút nghỉ trưa mỗi ngày sẽ giúp cho cơ thể của bạn thấy thoải mái và làm việc hiệu quả hơn rất nhiều vào buổi chiều. Vậy nên, hãy tập thói quen nghỉ trưa bạn để tinh thần làm việc trở nên phấn chấn hơn, để không trì hoãn bất kỳ công việc nào nhé!
VII. Tổng kết
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn một số thông tin về trì hoãn là gì? Tác hại của thói quen trì hoãn công việc tưởng chừng như rất nhỏ nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến chúng ta. Do vậy, ngay từ hôm nay, hãy tập loại bỏ suy nghĩ “để mai làm”, từ đó có thể đạt được những mục tiêu lớn hơn. Đừng quên theo dõi Muaban.net để cập nhật các tin tức mới nhất về việc làm bạn nhé.
