Microsoft SharePoint là hệ thống quản lý tài liệu được ưa chuộng nhất hiện nay, không chỉ trong nước mà trên cả phạm vi thế giới. Đây là công cụ vô cùng hữu ích đối với dân văn phòng, IT. Vậy SharePoint là gì? Lợi ích SharePoint mang lại có hiệu quả hơn những phần mềm thông thường khác? Tất cả sẽ được giải đáp bởi Muaban.net trong bài viết bên dưới.
SharePoint là gì?
Định nghĩa SharePoint là gì?
SharePoint được phát hành lần đầu bởi ông lớn lĩnh vực phần mềm Microsoft vào năm 2011, mục đích của việc tạo ra hệ thống này là để phát triển ứng dụng web, quản lý tài liệu và hỗ trợ giao tiếp giữa các doanh nghiệp.
Nhờ có SharePoint, người sử dụng có thể tạo ra một mạng internet nội bộ với hoạt động và chức năng giống như các trang web khác. Các phòng ban trong doanh nghiệp có thể tạo các trang con trên web để đăng tải tài liệu. Thông qua mạng lưới này, người dùng có quyền truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu cho các phòng ban khác.
Hiện tại, SharePoint đã được tích hợp vào Microsoft Office, thuận tiện hơn cho người dùng không cần chuyển qua lại giữa nhiều ứng dụng. Đặc biệt, SharePoint cũng hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp phát triển ứng dụng của mình trên nền tảng Internet, Intranet và cả Extranet.
>>> Xem thêm: Tổng hợp 40+ phần mềm chỉnh sửa video tiện lợi, đơn giản, miễn phí tốt nhất năm 2022
Các chức năng của SharePoint được sử dụng phổ biến nhất
Như đã biết, SharePoint có thể sử dụng như một không gian an toàn để lưu trữ, chia sẻ và truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào thuộc doanh nghiệp. Vậy cụ thể thì SharePoint sở hữu những tính năng vượt trội gì? Theo Mua Bán tổng hợp thì đó là:
- Chia sẻ dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp: nhân viên có thể chia sẻ thông tin sản phẩm ví dụ như công dụng, giá cả cho các khách hàng, đối tác bên ngoài doanh nghiệp.
- Quản lý nội dung dễ dàng, dễ trích xuất: các doanh nghiệp có thể sắp xếp, quản lý nội dung trên SharePoint bằng libraries, lists, record, metadata,…
- Không gian làm việc đội nhóm: cung cấp các trang web nhóm (Team site) để các thành viên trong đội nhóm có thể chia sẻ dữ liệu, tin tức, tệp tin và thảo luận công việc.
- Giao tiếp giữa các doanh nghiệp: cung cấp các trang web giao tiếp (Communication site) để thuận tiện chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với các dynamic sub-sites.
- Tự động hóa quy trình kinh doanh: thiết lập cảnh báo hạn cuối công việc và quy trình làm việc.
- Chức năng tìm kiếm: hiển thị các nội dung liên quan và đối tượng đảm nhận công việc.
Tham khảo thêm tin đăng việc làm lương cao tại Muaban.net
SharePoint có thể tùy chỉnh được không?
SharePoint được Microsoft thiết kế theo xu hướng trở thành nền tảng linh hoạt để người dùng có thể chỉnh sửa biến nền tảng phù hợp với diện mạo, yêu cầu doanh nghiệp hay tổ chức. Người dùng có thể thực hiện tùy biến cao cấp hơn khi lưu trữ phiên bản SharePoint trên on-premises với các thành phần mới tích hợp.
Ngoài ra, nhờ có công cụ Microsoft Flow, người dùng SharePoint có thể thực hiện rất nhiều công việc theo tiến trình dự án nhờ khả năng liên kết của Flow với SharePoint. Vì thế người dùng không cần phải biết quá nhiều về code để thực hiện tùy chỉnh hay viết lệnh thao tác trên phần mềm.
>>> Xem thêm: Quyết đoán là gì – Phẩm chất quan trọng của nhà lãnh đạo
Lợi ích của việc sử dụng SharePoint
Với đối tượng sử dụng là người dùng phổ thông
Các tính năng cơ bản được tích hợp sẵn trên nền tảng SharePoint đã đủ để đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng phổ thông. Cụ thể người dùng loại này thường sử dụng SharePoint để tìm kiếm thông tin, lập kế hoạch công việc, tạo bảng biểu phân công,…
Với đối tượng sử dụng là lập trình viên
SharePoint là nền tảng có tính tùy biến cao, do đó lập trình viên có thể điều chỉnh hoặc mở rộng các tính năng có sẵn trên phần mềm. Thậm chí lập trình viên còn có thể phát triển thêm các tính năng mới để đáp ứng tốt nhu cầu của cả khách hàng, đối tác và doanh nghiệp .
Với đối tượng sử dụng là chuyên viên quản trị công nghệ thông tin
Chuyên viên quản trị công nghệ thông tin có thể sử dụng SharePoint như một nền tảng website thống nhất để tạo lập và duy trì các ứng dụng web, tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay tổ chức. Điển hình là các website làm việc nhóm, website thực hiện chức năng quảng bá thông tin, Intranet nội bộ hoặc giải quyết các bài toán nghiệp vụ như quản lý nhân sự, quản lý dữ liệu, quản lý sản xuất,…
>>> Xem thêm: Sàn thương mại điện tử là gì? Tổng hợp thông tin có thể bạn chưa biết
Các vai trò của SharePoint
| Vai trò | Mô tả chức năng trên SharePoint |
| Product owner | chịu trách nhiệm cho hoạt động trên SharePoint và phân công vai trò cho người sử dụng. |
| Business owner | lên kế hoạch triển khai SharePoint trong tổ chức. |
| Farm server administrator | quản lý phần cứng trên nền tảng. |
| Farm system administrator | quản lý hệ điều hành chạy SharePoint. |
| Contributors | cộng tác viên hoạt động trên SharePoint. |
| SharePoint trainers | đối tượng mới cần được đào tạo sử dụng nền tảng. |
| SharePoint power user | người dùng chính của SharePoint. |
| SharePoint Developer | tùy biến SharePoint dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp, tăng hiệu quả sản xuất. |
| SharePoint Business Analyst | phân tích đánh giá quy trình làm việc của doanh nghiệp trên SharePoint và đề xuất các cải tiến phần mềm. |
| SharePoint QA Analyst | đóng góp, giải đáp thắc mắc về SharePoint. |
| User administrator | quản lý người dùng và đội nhóm trên SharePoint. Quản lý các yêu cầu dịch vụ và giám sát dịch vụ. |
SharePoint Apps là gì?
SharePoint Apps là phiên bản được ra mắt trên điện thoại thông minh gồm 2 phiên bản là Standalone app & Mobile app. Nhân viên có thể sử dụng SharePoint Apps để tìm kiếm nội dung như trang liên lạc, bài đăng thông tin.
- Standalone app: ứng dụng độc lập giúp giải quyết yêu cầu công việc. Để sử dụng nhân viên có thể tải xuống từ cửa hàng SharePoint nằm trong danh mục nội bộ của doanh nghiệp và cài đặt trên các site SharePoint.
- Mobile app: đây là ứng dụng đi kèm với Microsoft SharePoint dành cho thiết bị di động để truy cập các trang web, tệp được cấp phép và tham gia cộng tác với những người có liên quan, thực hiện các nhiệm vụ kể cả khi đang di chuyển.
>>>Xem thêm: SBU là gì? Cách sử dụng đơn vị chiến lược kinh doanh hiệu quả
So sánh điểm khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server
SharePoint Server là phiên bản on-premises của Sharepoint, còn SharePoint online yêu cầu đăng ký tài khoản Microsoft 365 để có thể sử dụng và cung cấp dịch vụ cho nhiều loại đối tượng khác nhau. Mặc dù hai loại SharePoint này đều có chung một cơ sở mã nguồn nhưng mặt lập trình và chứng năng rất khác nhau.
Về mặt triển khai vận hành, SharePoint Server là nền tảng được doanh nghiệp sử dụng lưu trữ và tự bản thân vận hành và tự chịu trách nhiệm với mọi hoạt động bên trong gồm kiến trúc máy chủ, lưu trữ tệp và thư mục hoạt động. Với SharePoint online, người dùng chỉ cần truy cập và sử dụng như một dịch vụ bình thường do đã được Microsoft chăm sóc sẵn.
Về mặt cập nhật, ở SharePoint Server tất cả đều được quản lý và cài đặt tự thân doanh nghiệp. Nghĩa là họ sẽ phải tải xuống và cài đặt thủ công, trong khi SharePoint online thì sẽ được quản lý và tự động cập nhật bởi chính Microsoft.
Về tính khả dụng và sao lưu, doanh nghiệp sẽ tự tạo các bản sao lưu và hoàn toàn tự quản lý tính khả dụng của doanh nghiệp khi sử dụng SharePoint Server. Riêng SharePoint online, người dùng sẽ phải từ bỏ một số quyền tự chủ vì dữ liệu được lưu lại trên trung tâm Microsoft thay vì của người dùng.
Với bài viết “SharePoint là gì? Bật mí công cụ hữu ích dân IT nên biết”, Mua Bán hy vọng bạn đã nắm được các khái niệm về SharePoint và những tính năng tuyệt vời mà ứng dụng mang lại. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu mua bán online thì đừng ngần ngại truy cập Muaban.net ngay hôm nay.
>>>Tham khảo thêm:
- Bullet Journal là gì? Hướng dẫn cách dùng Bullet Journal
- 5S là gì? Áp dụng quy trình 5S vào thực tế như thế nào để thành công!
- Thạch anh trắng là gì? Công dụng bất ngờ của thạch anh trắng
