Sắp xếp công việc hiệu quả là điều làm nên sự khác biệt của mọi người. Mọi thứ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn nếu bạn biết cách quản lý và sắp xếp công việc một cách khoa học. Hãy cùng Mua Bán tìm hiểu kỹ hơn về các phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả, siêu đơn giản.
Kỹ năng sắp xếp công việc là gì? ̣̣̣
Phương Pháp Sắp Xếp Công Việc Hiệu Quả, Siêu Đơn Giản Trong công ty luôn có những người cùng đến và cùng về trong một khoảng gian nhưng người thì lại hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ còn có người lại bị cấp trên phê bình nhiều lần vì những việc chưa giải quyết được làm chậm tiến độ công việc. Điều đó thể hiện sự quan trọng của kỹ năng sắp xếp công việc. Đối với nhân viên, đây là kỹ năng quan trọng thể hiện trách nhiệm và năng lực của mỗi nhân viên.
Cách sắp xếp công việc hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc
Để sắp xếp công việc hiệu quả và năng suất, bạn cần tạo cho mình một quy trình rõ ràng để làm việc theo những thói quen nhất định. Sau đây là một số bước giúp bạn quản lý công việc hiệu quả nhất:
Lên danh sách các việc cần làm
Dù có tự tin bản thân có trí nhớ tốt đến đâu, bạn vẫn cần lập danh sách việc cần làm để hoàn thành công việc hàng ngày một cách hiệu quả. Điều này cho phép bạn kiểm soát công việc của mình theo thời gian, giúp quản lý và tùy chỉnh dễ dàng hơn.
Chọn một khung thời gian cho bản liệt kê công việc
Đầu tiên, hãy chuẩn bị sẵn giấy bút để liệt kê những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành và những nhiệm vụ liên quan. Điều này đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ một nhiệm vụ nhỏ hoặc không liên quan.
Viết ra mọi việc cần làm
Khi đã tạo danh sách việc cần làm, bước tiếp theo bạn nên làm để sắp xếp công việc tốt hơn là viết ra những việc bạn làm ở cơ quan trên lịch hoặc ghi chú dán. Bạn cũng có thể tải phần mềm nhắc nhở về máy tính để không bao giờ bỏ lỡ nhiệm vụ nào. Sau khi hoàn thành hạng mục hoặc công việc nào đó, bạn cần ghi nhận xét để phân biệt với công việc dở dang.
Phân mức độ quan trọng của từng việc
Phân loại công việc là một quá trình rất quan trọng vì những công việc cần hoàn thành gấp phải được ưu tiên.
Sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống
Các nhiệm vụ yêu cầu tinh thần đồng đội hoặc cộng tác với người quản lý của bạn cần được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống. Sau đó lập kế hoạch công việc của bạn cho phù hợp.
Để danh sách việc làm trong tầm mắt
Trong quá trình làm việc, sổ ghi chép và bút là những công cụ cần thiết để quản lý công việc hiệu quả. Bạn nên tập thói quen để danh sách việc làm trong tầm mắt của bạn bằng các ghi chú dán và giữ chúng ở nơi bạn có thể nhìn thấy.
Xếp công việc theo các dự án
Khi bạn đã đặt mục tiêu công việc theo danh mục tháng – tuần – ngày, bạn sẽ phải giải quyết một vấn đề khác: Dự án nào là quan trọng nhất? Dự án nào cần được bắt đầu trước? Bởi vì có thể một ngày nào đó, nhiều vấn đề khác sẽ cản trở kế hoạch của bạn và một số công việc sẽ ập đến bất ngờ.
Tài liệu, ứng dụng hoặc giấy có thể được sử dụng để theo dõi mọi thứ bạn làm bây giờ và mọi thứ bạn dự định làm trong tương lai. Khi bạn có danh sách việc cần làm, hãy chia nó thành các mục tiêu hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.
Như nhà tư vấn Brian Tracy hướng dẫn cách xếp công việc theo dự án một cách hợp lí nhất như sau: Danh sách xếp công việc của bạn nên đến từ các dự án chính và sau đó xếp xuống theo thứ tự ưu tiên. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo các nhiệm vụ hàng ngày của mình phù hợp với các mục tiêu tổng thể.
Xếp các việc ưu tiên của từng nhiệm vụ
Trong trường hợp này, hãy phân chia công việc bằng ma trận Eisenhower. Ma trận này do cựu Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower nghiên cứu và đưa ra. Nói một cách đơn giản, ma trận được chia thành bốn ô vuông nhỏ và mỗi ô vuông đại diện cho một mức độ công việc từ không quan trọng đến khẩn cấp. Phương pháp này giúp bạn quyết định được các việc ưu tiên của từng nhiệm vụ.
Xếp lại độ khó của từng việc
Khẩn cấp và Quan trọng (P1): Ưu tiên hoàn thành càng sớm càng tốt.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp (P2): Lập kế hoạch để hoàn thành chúng.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng (P3): Sắp xếp công việc cho người khác và từ chối một cách lịch sự hoặc kết thúc sớm nhất có thể.
Không Quan Trọng, không Khẩn Cấp (P4): Bạn nên hạn chế. Ví dụ: Lướt Shopee, check Facebook, chơi game,…
Thực hiện theo bảng danh sách
Phân cấp công việc theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng nhất cần giải quyết cho đến các việc có thể để sau. Tuy nhiên, không phải ai cũng lập danh sách một cách nhất quán. Nhiều người đầu tư vào những nhiệm vụ “có vẻ” cấp bách trong ngày mà hoàn toàn quên rằng nó không đưa họ đến gần hơn với những nhiệm vụ lớn hơn. Vì vậy, trước khi học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày, bạn nên tập hợp tất cả lại với nhau trước và hãy hực hiện theo danh sách.
>>> Tham khảo thêm: Cách tập trung làm việc hiệu quả và phương pháp rèn luyện
Mỗi lần làm 1 việc phải hoàn tất rồi đến việc tiếp theo
Danh sách việc cần làm bạn nên chỉ định ngày đến hạn cho từng mục. Điều này cho phép bạn mỗi lần làm 1 việc phải hoàn tất rồi đến việc tiếp theo. Đặt thời hạn cũng rất quan trọng, ngay cả khi công việc không yêu cầu. Nếu không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn các nhiệm vụ quan trọng chỉ vì chúng không khẩn cấp.
Xác định việc nên giao cho người khác
Nhìn vào danh sách việc cần làm dài có thể khiến bạn choáng ngợp với khối lượng công việc phải làm, dẫn đến sự trì hoãn và giảm năng suất. Nếu bạn có quá nhiều danh sách việc cần làm thì nên ưu tiên những công việc bạn bắt buộc thực hiện và giao lại những việc có thể nhờ người khác hoàn thành. Bạn phải xác định việc nào có thể giao cho người khác để giúp bạn thở dễ dàng hơn và giảm tải lượng công việc.
>>> Tham khảo thêm: 11 cách quản lý công việc dễ dàng, hiệu quả
Bắt đầu với công việc ít hấp dẫn hoặc có độ khó nhất
Khi bạn đã liệt kê các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình, bước tiếp theo bạn phải quyết định cách bắt đầu một ngày làm việc. Bởi vì cách bạn bắt đầu ngày mới sẽ quyết định tâm trạng của cả ngày.
Nếu những việc bạn làm vào đầu ngày khó khăn nhưng quan trọng, thì chúng thường thúc đẩy và truyền cảm hứng cho bạn năng lượng để tiếp tục. Đây là lý do tại sao nhiều chuyên gia về hiệu suất khuyên bạn nên bắt đầu ngày mới với nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT).
Hoặc bạn có thể bắt đầu với công việc ít hấp dẫn, có độ dễ cao để tiếp tục có tâm trạng làm tiếp các việc tiếp theo với độ khó nâng dần lên và bạn sẽ không bị ngộp khi thực hiện các công việc.
Gạch bỏ ngay việc đã hoàn tất
Hãy gạch bỏ ngay việc đã hoàn tất. Vâng, hãy đánh dấu vào từng mục đã hoàn thành trong danh sách của bạn và gạch bỏ nó ra khỏi suy nghĩ. Nó giúp bạn nhẹ nhõm tiến tới mục tiêu tiếp theo.
Bạn đang tìm kiếm việc làm kinh doanh, hãy tham khảo ngay:
- Hôm nay
- Quận Tân Phú, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 10, TP.HCM
- Hôm nay
- Huyện Bình Chánh, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 3, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Phú, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 7, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 11, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- Huyện Bình Chánh, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Hiệu quả của sắp xếp công việc hợp lý mang lại
Các công thức đặc biệt, tư duy tốt có thể giúp bạn tổ chức và sắp xếp hợp lý các quy trình làm việc để hiệu quả công việc tốt hơn. Ngay sau khi học cách sắp xếp công việc hiệu quả, bạn sẽ có những lợi ích sau:
Tránh chán nản, bối rối trước khối lượng công việc
Ngập đầu với bao nhiêu công việc mà bạn không biết bắt đầu từ đâu. Đây là điều mà nhiều bạn trẻ trải qua khi bước vào lực lượng lao động và tình trạng này vô hình tạo nên áp lực công việc, dẫn đến chán nản,…
Có thời gian dự trữ để giải phát các vấn đề phát sinh
Nếu sắp xếp công việc tốt thì bạn sẽ biết chính xác công việc yêu cầu gì và phải làm việc với những bộ phận nào. Từ đó, bạn có thể xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể để hạn chế những vấn đề phát sinh hoặc giải quyết nhanh chóng để không bị chậm tiến độ.
Nâng cao khả năng tập trung
Sắp xếp công việc sẽ giúp bạn hiểu rõ cần phải làm bao nhiêu công việc. Từ đó, bạn có thể tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ một mà không bị phân tâm.
>>> Tham khảo thêm: Phần mềm hệ thống là gì? Phần mềm hệ thống có những vai trò gì?
Năng suất làm việc tăng cao
Nếu bạn có kỹ năng sắp xếp công việc, bạn sẽ biết cách sử dụng tầm quan trọng và mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ để tăng năng suất làm việc, giúp mọi việc được hoàn thành nhanh chóng. Từ đó, bạn có thể đi đúng hướng và tránh hoàn thành các nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu cuối cùng của mình. Các nhiệm vụ chính được thực hiện một cách có trật tự và không bao giờ bỏ sót.
Có thời gian rảnh dành cho các hoạt động khác
Với ngày làm việc 8 tiếng, sẽ thiếu thời gian nếu nhân viên không biết cách quản lý một cách rõ ràng. Điều này dẫn đến việc nhân viên phải mang công việc về nhà, đó là điều không ai mong muốn. Trau dồi kỹ năng sắp xếp công việc giúp bản thân có nhiều thời gian nghỉ ngơi hơn.
Được đánh giá cao trong công việc
Từ quan điểm quản lý, một nhân viên giỏi là người có thể làm tốt công việc của mình trong giờ làm việc. Không có công ty nào khuyến khích nhân viên của mình làm thêm giờ. Nếu bạn hoàn thành tốt công việc của mình đúng hạn thì sếp của bạn sẽ đánh giá cao điều đó.
Các app và phần mềm quản lý thời gian sắp xếp công việc hiệu quả
Các công ty thường luôn có app sắp xếp công việc hay phần mềm riêng để quản lý công việc. Tuy nhiên, không phải tất cả các công ty hoặc tất cả các phần mềm đều có những cách dễ dàng để giúp quản lý công việc của bạn. Dưới đây là các app và phần mềm quản lý thời gian sắp xếp công việc khoa học không thể bỏ qua.
Ứng dụng sắp xếp lịch làm việc Trello
Trello là phần mềm chạy có thể chạy trên máy tính và điện thoại thông minh của bạn. Bạn có thể tạo nhiều bảng để đồng thời lập kế hoạch và quản lý tiến độ công việc của mình. Ứng dụng Trello có các tính năng thông báo, lên lịch, gắn thẻ và chia sẻ để nhanh chóng nắm bắt thông tin và chia sẻ thông tin đó với đồng nghiệp của bạn.
>>> Tham khảo thêm: Trello là gì? – Hướng dẫn sử dụng công cụ quản lý công việc Trello miễn phí
App sắp xếp lịch trình Google Keep
App sắp xếp lịch trình Google Keep là phần mềm làm việc theo nhóm từ hệ sinh thái Google. Nó là một ứng dụng hỗ trợ tạo ghi nhớ và danh sách đơn giản với thao tác đơn giản. Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng Google Keep đồng bộ hóa trên thiết bị di động và máy tính. Nó có khả năng tạo bản ghi nhớ giọng nói và đặt lời nhắc tại các địa điểm cụ thể.
Ứng dụng quản lý công việc Any.do
Any.do là một phần mềm lên lịch tác vụ miễn phí được nhiều người khen ngợi vì các tính năng tuyệt vời và hiệu quả cao. Với phần mềm này, người dùng chỉ cần thêm danh sách các công việc cần thực hiện và hệ thống sẽ tự động sắp xếp chúng một cách hợp lý và khoa học. Ngoài ra, bạn có thể tạo các thư mục của riêng mình để dễ dàng phân biệt giữa chúng.
Chức năng chính:
- Giao diện đẹp, thao tác dễ dàng.
- Đồng bộ hóa thông tin trên các thiết bị.
- Chuông thông báo tùy chọn.
Phần mềm xếp lịch làm việc cá nhân Tick Tick
Tick Tick là phần mềm xếp lịch làm việc cá nhân có giao diện và tính năng tương tự như phần mềm Todolist. Sự khác biệt ở Tick Tick là bộ đếm Pomodoro được tích hợp vào hệ thống. Phần mềm này có cả phiên bản miễn phí với chức năng hạn chế và phiên bản cao cấp với các tính năng hỗ trợ tốt hơn.
Chức năng chính:
- Đồng bộ hóa tác vụ trên mọi thiết bị
- Danh sách việc cần làm và nhiệm vụ có thể được chia sẻ ở bất cứ đâu có kết nối internet.
- Nâng cao hiệu quả công việc với chức năng hẹn giờ Pomodoro.
Phần mềm lên lịch làm việc Google Calendar
Calendar là một ứng dụng được phát triển bởi Google có mang đến những tính năng rất hay. Công cụ này kết nối trực tiếp với Gmail và Drive. Đây là ứng dụng quản lý tác vụ theo lịch tốt nhất hiện có trên thị trường. Với bảng tính và tính năng lập kế hoạch tiện dụng và giao diện thân thiện với người dùng, đây chắc chắn là ứng dụng bạn không thể bỏ lỡ.
Hi vọng qua bài viết này, muaban.net đã giúp bạn biết cách sắp xếp công việc hiệu quả. Việc sắp xếp công việc giúp bạn có được cuộc sống cân bằng, nhẹ nhàng và đem lại lợi ích lớn về mọi mặc. Chúc bạn tìm được phương án sắp xếp công việc phù hợp và áp dụng chúng một cách tốt nhất.
>>> Xem thêm: TOP 15 app quản lý thời gian hiệu quả dành cho bạn
