Mẫu kế hoạch công việc được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, doanh nghiệp. Thế nhưng bạn đã thực sự hiểu mẫu kế hoạch là gì và làm sao để viết một kế hoạch hoàn chỉnh? Cùng Mua Bán tìm hiểu nội dung bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về mẫu kế hoạch công việc nhé!
Tìm hiểu kế hoạch công việc là gì?
Kế hoạch công việc được biết tới là một bảng biểu được người dùng lập ra nhằm mục đích đưa ra những việc cần làm trong năm, trong tháng, trong tuần và trong ngày. Từ bảng kế hoạch công việc này người lập kế hoạch có thể dựa theo các checklist để hoàn thành đúng, hiệu quả công việc đã đặt ra.
Kế hoạch công việc hay bảng kế hoạch là điều quan trọng và không thể thiếu với những người đảm nhận vị trí, chức danh cao trong công ty như quản lý, giám đốc, lãnh đạo. Tuy nhiên, ai cũng có thể lập cho riêng mình bảng kế hoạch tùy theo mục đích và nhu cầu cá nhân.
Trong công việc nếu bạn bỏ qua giai đoạn xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch thì các công việc của bạn sẽ trở nên mông lung, chưa rõ ràng. Chính bản thân bạn cũng không biết bạn cần làm gì để hoàn thành công việc.
>>> Xem thêm:Mẫu giấy đề nghị thanh toán phù hợp cho mọi công ty
Viết bảng kế hoạch công việc cần có những nội dung gì?
Kế hoạch kinh doanh mẫu là gì? Bảng kế hoạch công việc cần có những nội dung như thế nào? Dưới đây là các nội dung quan trọng cần thiết để hoàn thành bảng kế hoạch công việc.
- Xác định mục tiêu công việc là điều quan trọng nhất.
- Timeline hay còn được biết là thời gian để bắt đầu và thời gian kết thúc các công việc trong bảng kế hoạch.
- Nội dung cụ thể, chi tiết của các đầu mục công việc trong bảng.
- Xác định thời gian hoàn thành công việc, thời gian này được xác định là thời gian dự kiến.
- Các đề xuất hoặc đề án dự phòng các trường hợp công việc không như dự kiến, cần thay đổi.
- Mục các đề nghị hoặc các hỗ trợ khi cần thiết.
- Đề mục bộ phận liên quan, phòng ban liên quan, người liên quan trong bảng kế hoạch.
Tổng hợp các mẫu kế hoạch công việc bằng Excel, Word chuẩn nhất
Dưới đây là tổng hợp các mẫu kế hoạch công việc bằng Excel và mẫu kế hoạch công việc bằng Word chuẩn nhất bạn có thể sử dụng cho mẫu kế hoạch công việc.
Mẫu kế hoạch công việc cá nhân hằng ngày
Với mẫu kế hoạch công việc cá nhân hằng ngày thì mẫu kế hoạch này cần có đầy đủ thời gian làm việc trong ngày, các công việc phù hợp với khung thời gian trong ngày.
Bạn có thể lập mẫu kế hoạch công việc cá nhân hằng ngày bằng phần mềm Excel, Word đều phù hợp. Các thông tin cần thiết cần có trong bản mẫu kế hoạch như là:
- Tên, địa chỉ trụ sở công ty bạn làm việc.
- Thời gian lập bản mẫu kế hoạch.
- Các công việc cần có trong ngày.
- Thời gian công việc tương ứng, thời gian hoàn thành công việc.
Mẫu kế hoạch làm việc trong tuần
Tương tự như bản mẫu kế hoạch làm việc trong ngày thì mẫu kế hoạch làm việc trong tuần cũng cần có khoảng thời gian cụ thể trong tuần.
Thời gian cụ thể của các công việc được xác định theo các ngày làm việc trong tuần, bạn phân bổ công việc theo thời gian, kết quả mình mong muốn đạt được.
Mẫu kế hoạch làm việc theo tháng
Với mẫu kế hoạch làm việc theo tháng thì bạn cần lên kế hoạch chi tiết hơn vì nó bao gồm tất cả các công việc bạn sẽ thực hiện trong tháng đó.
Bạn cần nêu rõ và chi tiết các công việc cần giải quyết, tình trạng công việc cũng như thời gian dự kiến hoàn thành công việc đó. Để tránh tình trạng thời gian, công việc chồng chéo nhau bạn cần viết ra checklist cụ thể và chi tiết của các hạng mục công việc.
Bên cạnh đó, việc lập mẫu kế hoạch làm việc theo tháng cũng giúp bạn đặt ra mục tiêu cố gắng và hoàn thành mục tiêu đó một cách xuất sắc hơn.
>>> Xem thêm: Biên bản sự việc là gì? Mẫu biên bản sự việc chuẩn nhất 2022
Cách lập bảng kế hoạch công việc cá nhân quản lý thời gian
Dưới đây là cách lập bảng kế hoạch công việc cá nhân quản lý thời gian hiệu quả nhất.
Đầu tiên, bạn cần thiết lập được mục tiêu công việc rõ ràng, cụ thể. Mục tiêu bạn đặt ra cần rõ ràng, dễ hiểu; mục tiêu có thể đo lường được; khả thi theo công việc; có thời gian rõ ràng.
Thứ hai, sau khi xác định được mục tiêu bạn cần có một danh sách các công việc cần làm dạng to do list để dễ dàng kiểm soát, theo dõi. Lưu ý bạn cần xác định khoảng thời gian cho công việc đặt ra và không nên “tham lam” lựa chọn quá nhiều hạng mục công việc trong khoảng thời gian cụ thể.
Tiếp theo, bạn cần lựa chọn các hạng mục ưu tiên trong công việc trước tiên và dành cho chúng nhiều thời gian hơn để hoàn thành. Bên cạnh đó, bạn có thể xem xét và lược bỏ những hạng mục không quá quan trọng nếu bạn đánh giá hạng mục đó chưa thực sự cần thiết.
Thứ tư, hãy phân chia thời gian cho các hạng mục công việc đã đặt ra.
Thứ năm, cập nhật các thông tin lên bảng mẫu kế hoạch công việc cá nhân quản lý thời gian. Hãy lựa chọn bảng kế hoạch không quá cầu kỳ để dễ nhìn, dễ hiểu.
Cuối cùng, sau khi các công việc trong bảng kế hoạch được hoàn thành bạn nên dành thời gian đánh giá, xem xét các hạng mục công việc và hiệu quả để rút ra kinh nghiệm tốt cho việc lập kế hoạch tiếp sau.
Một vài lưu ý khi lập bảng kế hoạch công việc
Dưới đây là một vài lưu ý giúp bạn có bản mẫu kế hoạch công việc, mẫu kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
- Các kế hoạch công việc đặt ra cần rõ ràng và có tính khả thi trong công việc.
- Cập nhật thông tin thời gian theo kết quả của công việc chi tiết theo các khung giờ cụ thể.
- Đừng lựa chọn các mẫu kế hoạch quá cầu kỳ, dễ gây nhầm lẫn.
- Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng kiểm soát.
- Các hạng mục công việc trong mẫu kế hoạch cần có tên người thực hiện, người liên quan, người giám sát.
- Nên tạo mục “ghi chú” để dễ dàng ghi chép lại các thông tin cần thiết trong quá trình thực hiện công việc theo hạng mục trong bảng kế hoạch công việc đề ra.
>>> Xem thêm: Hình ảnh hồ sơ như thế nào là đúng quy chuẩn, chuyên nghiệp
Tuân thủ bảng kế hoạch và hoàn thành công việc hiệu quả nhất
Để bạn có thể tuân thủ bảng kế hoạch công việc, bảng kế hoạch kinh doanh đã đặt ra và hoàn thành các công việc đó một cách hiệu quả nhất thì bạn cần:
- Ghi chép cụ thể những nội dung công việc.
- Sắp xếp, lựa chọn những hạng mục quan trọng nhất, hạng mục cần làm ngay lập tức trước hết.
- Tính toán, cân nhắc khoảng thời gian để công việc được hoàn thành.
- Lập thời gian dự phòng tránh trường hợp các công việc vượt quá thời gian đã đặt ra.
- Tuân thủ thời gian, tránh lãng phí thời gian khi thực hiện công việc.
Một số việc làm kinh doanh bạn có thể tham khảo:
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Phú, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 10, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 7, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 7, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 1, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 1, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 6, TP.HCM
Muốn lập mẫu kế hoạch công việc hiệu quả cần kỹ năng gì?
Để lập được mẫu kế hoạch công việc hiệu quả bạn cũng cần có một số kỹ năng có thể kể đến như:
- Kỹ năng quản lý thời gian: bạn cần có khả năng quản lý thời gian, xác định thời gian hoàn thành công việc.
- Kỹ năng làm việc nhóm: các công việc trong bảng mẫu kế hoạch cần có sự tham gia, đóng góp từ nhiều người, liên phòng ban nên bạn cần có cả kỹ năng công việc kèm theo.
- Có tính kỷ luật trong công việc
- Kỹ năng đặt mục tiêu, các mục tiêu công việc cần được đặt ra một cách rõ ràng, không mơ hồ, chung chung, mục tiêu cũng cần đo đếm được.
- Kỹ năng phòng rủi ro, kinh nghiệm là khi viết mẫu kế hoạch bạn cần phòng được trước các rủi ro có thể xảy ra và đưa chúng vào bảng mẫu kế hoạch.
- Kỹ năng tạo lịch trình
- Kỹ năng đặt câu hỏi. Các câu hỏi bạn đặt ra hiệu quả với kế hoạch bạn đưa ra có thể như “tôi cần làm gì để hoàn thành công việc này” hay “Với mục tiêu này tôi cần khoảng thời gian bao lâu?”
Tóm lại, với nội dung bài viết trên về mẫu kế hoạch công việc hằng ngày phổ biến nhất. Mong rằng chia sẻ trên có thể giúp bạn hoàn thành được bảng kế hoạch cá nhân cho công việc cũng như bảng kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả, phù hợp nhất. Đừng quên truy cập website Muaban.net để cập nhật các thông tin về thị trường, việc làm, văn hóa,… nhanh chóng nhất nhé!
>>> Xem thêm:
- Business model canvas là gì? Khái niệm và cách triển khai
- Workflow là gì? 7 bước để xây dựng một workflow cơ bản
- Agenda là gì? Bí quyết thực hiện một Agenda hiệu quả
