Trình bày Excel trên 1 trang giấy giúp bảng tính gọn gàng, dễ đọc và tiết kiệm giấy khi in. Tuy nhiên, nhiều người gặp khó khăn khi file Excel bị lệch trang, cắt mất những nội dung quan trọng. Trong bài viết này, Muaban.net sẽ hướng dẫn chi tiết cách chỉnh excel vào 1 trang giấy đơn giản, nhanh chóng. Bạn hãy tham khảo và áp dụng ngay nhé!
I. Sử dụng Page Layout để căn chỉnh trang in
Đầu tiên, Mua Bán sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng Page Layout để căn chỉnh trang in Excel. Hãy cùng làm theo nhé.
Bước 1: Mở file Excel và truy cập Page Layout.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng mũi tên chéo xuống trong nhóm Page Setup để mở cài đặt trang in.
Bước 3: Chọn thẻ Page, sau đó điều chỉnh các thông số:
- Orientation: Chọn Portrait (dọc) hoặc Landscape (ngang).
- Scaling:
- Chọn Adjust to để thu nhỏ theo tỷ lệ.
- Chọn Fit to để gom tất cả dữ liệu vào 1 trang giấy.
- Paper size: Chọn khổ giấy A4.
- Print quality: Giữ mặc định 600dpi.
- First page number: Chọn Auto để tự động đánh số trang.
Xem thêm: Cách tính đơn giá trong Excel nhanh chóng, chính xác
Bước 4: Căn lề để trang giấy in ra được đẹp hơn.
- Nhấn vào Margins > Thiết lập lề in.
- Để nội dung nằm giữa trang giấy, tích chọn vào cả hai ô Center on page.
Bước 5: Thiết lập vùng in và lặp lại tiêu đề
- Chuyển sang thẻ Sheet để tùy chỉnh:
- Print area: Chọn vùng cần in.
- Print titles:
- Lặp lại tiêu đề dòng: Chọn Rows to repeat at top.
- Lặp lại tiêu đề cột: Chọn Columns to repeat at left.
- Nhấn Print Preview để kiểm tra bản in.
Bước 6: Điều chỉnh vừa với trang in (Fit to)
- Nếu nội dung chưa khớp với trang A4, mở lại hộp thoại Page Setup.
- Vào thẻ Page, trong mục Scaling, chọn Fit to.
- Nhấn Print Preview để xem trước kết quả.
- Nếu chữ hoặc hình ảnh quá nhỏ, tăng giá trị thứ hai của Fit to đến khi vừa đủ nhìn. Ví dụ: Tăng lên 4 để nội dung rõ ràng hơn.
Bước 7: Xem kết quả và tiến hành điều chỉnh lại nếu thấy chưa hài lòng.
Xem thêm: [VIDEO] Cách dùng hàm AND trong Excel kèm ví dụ minh hoạ
II. Thiết lập lại căn chỉnh kích thước của bảng Excel
Khi in file Excel, nhiều người gặp phải tình trạng bảng tính bị lệch trang, mất nội dung quan trọng hoặc chia thành nhiều tờ gây khó đọc. Dưới đây là các bước đơn giản giúp bạn thiết lập kích thước bảng tính một cách chính xác.
- Bước 1: Chọn Page Layout trên thanh công cụ.
- Bước 2: Nhấp vào Page Setup để mở cài đặt trang in.
- Bước 3: Trong hộp thoại Page Setup, tìm mục Scaling.
- Bước 4: Chọn Fit to 1 page(s) wide by 0 tall để bảng tính tự động co dãn theo chiều ngang nhưng không giới hạn chiều dọc.
- Bước 5: Nhấn OK để lưu cài đặt.
Xem thêm: Cách bỏ dấu trong Excel mới nhất cực nhanh và dễ dàng
III. Sử dụng công cụ ngắt trang
Ngắt trang trong Excel giúp sắp xếp bố cục hợp lý, tránh cắt xén nội dung khi in. Sau đây là các bước giúp bạn thiết lập bảng tính rõ ràng, chuyên nghiệp và tiết kiệm giấy.
1. Chèn ngắt trang thủ công
Tính năng Page Break giúp chia nhỏ bảng tính dài thành nhiều phần để dễ quan sát và in ấn rõ ràng hơn.
- Bước 1: Chọn thẻ Page Layout.
- Bước 2: Trong mục Page Setup, chọn Breaks.
- Bước 3: Nhấp vào Insert Page Break, Excel sẽ tự động ngắt trang theo vị trí đã chọn.
2. Xem trước ngắt trang
Sử dụng tính năng Page Break Preview cũng là một cách hay để “gói gọn” nội dung mà bạn muốn in vào 1 tảng giấy. Hãy cùng theo dõi nhé:
- Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn View.
- Bước 2: Nhấp vào Page Break Preview để xem giới hạn trang in.
- Bước 3: Excel sẽ hiển thị đường phân trang giúp bạn điều chỉnh dễ dàng.
- Bước 4: Chọn File > Print để xem trước bố cục in.
- Bước 5: Nội dung in ra sẽ đúng với hình ảnh xem trước.
Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm Rank trong Excel để xếp thứ hạng chi tiết
IV. Một số phương pháp cơ bản khác để chỉnh Excel vào 1 trang giấy
Ngoài những cách trên, bạn có thể sử dụng các phương pháp đơn giản như căn chỉnh vùng in, thay đổi hướng giấy hay ẩn cột thừa sẽ giúp file Excel gọn gàng và dễ đọc hơn.
1. Căn chỉnh nhanh tại khu vực in Excel
- Bước 1: Mở file Excel cần in.
- Bước 2: Bôi đen vùng dữ liệu muốn in.
- Bước 3: Chọn Page Layout trên thanh công cụ.
- Bước 4: Nhấp vào Print Area.
- Bước 5: Chọn Set Print Area để giới hạn vùng in.
Xem thêm: [VIDEO] 3 cách giãn dòng trong Excel chi tiết nhất
2. Chọn in ngang thay vì in dọc
- Bước 1: Mở file Excel cần in.
- Bước 2: Chọn Page Layout trên thanh công cụ.
- Bước 3: Nhấp vào Orientation.
- Bước 4: Chọn Landscape để in theo chiều ngang.
3. Xóa hoặc ẩn những cột thừa trong bảng tính
Cách chỉnh Excel vào 1 trang giấy nhanh nhất là ẩn hoặc xóa các cột thừa để bố cục gọn gàng hơn.
- Bước 1: Mở file Excel cần in.
- Bước 2: Chọn toàn bộ các cột cần ẩn hoặc xóa.
- Bước 3: Bấm chuột phải và chọn Delete (xóa) hoặc Hide (ẩn).
Việc nắm vững cách chỉnh Excel vào 1 trang giấy không chỉ giúp bảng tính gọn gàng, dễ đọc mà còn tiết kiệm giấy khi in. Với các phương pháp trên, bạn có thể căn chỉnh nhanh chóng để đảm bảo nội dung hiển thị đầy đủ mà không bị cắt mất dữ liệu quan trọng. Hãy áp dụng ngay để tối ưu công việc của mình! Đừng quên truy cập Muaban.net để cập nhật thêm nhiều mẹo và thủ thuật hữu ích khác.
Xem thêm:
- Cách dùng hàm LEFT trong Excel siêu đơn giản kèm ví dụ minh họa
- Cách Dùng Hàm VLOOKUP Trong Excel Chi Tiết, Siêu Đơn Giản
- Cách dùng hàm COUNTIF trong Excel chi tiết và đơn giản
