Một trong những công việc được nhiều người quan tâm nhất hiện nay chính là việc làm trợ lý. Nếu quan tâm đến vị trí này thì bạn đã biết Admin Assistant là gì hay chưa? Và để giúp bạn sớm tìm được công việc phù hợp với mong muốn của mình, Mua bán sẽ mang đến một số tin tức hữu ích ngay sau đây
Admin Assistant là gì?
Từ lời giới thiệu của Mua bán, chắc hẳn bạn cũng đã đoán được Admin Assistant là một vị trí liên quan đến “Trợ lý”. Vậy cụ thể Admin Assistant là gì? Admin Assistant có tên gọi đầy đủ là Administrative Assistant. Dịch ra Tiếng Việt, Admin Assistant có nghĩa là trợ lý quản trị viên/ trợ lý hành chính. Tại Việt Nam và nhiều quốc gia khác trên thế giới, vị trí Admin Assistant sẽ thường hỗ trợ công việc cho ban quản trị như giám đốc, trưởng phòng hoặc quản lý và nhân viên của các phòng ban.
Như vậy tuỳ vào yêu cầu và sự sắp xếp của công ty, Admin Assistant sẽ được giao nhiệm vụ cụ thể. Nhưng bạn vẫn có thể hiểu khái quát nhiệm vụ của Admin Assistant là gì trước khi tham gia ứng tuyển hay nghiên cứu về vị trí này. Nhiệm vụ chính của Admin Assistant là giữ vững hoạt động ổn định của bộ máy công ty. Nhờ có Admin Assistant mà các bộ phận, phòng ban sẽ liên kết chặt chẽ với nhau và đảm bảo doanh nghiệp vận hành theo đúng yêu cầu.
>>> Tham khảo thêm: L&D là gì? Vai trò của L&D? Lộ trình thăng tiến ngành L&D
Mô tả công việc cụ thể của một Admin Assistant
Qua những thông tin trên, chắc hẳn bạn đã nắm được khái quát Admin Assistant là gì. Vậy ngay tiếp sau đây sẽ là một số mô tả chi tiết hơn về công việc của một Admin Assistant. Đầu tiên, Mua bán đã tổng hợp các nhiệm vụ chính mà Admin Assistant cần thực hiện:
- Là một trợ lý hành chính, Admin Assistant cần chuẩn bị các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu trong phạm vi công việc theo đúng giao phó của lãnh đạo
- Admin Assistant cũng cần phối hợp với phòng hành chính để lập kế hoạch quản lý, sắp xếp và điều hành công tác của từng nhân viên trong công ty
- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của trưởng phòng hành chính
- Admin Assistant cũng là người kết nối ban lãnh đạo, các quản lý với nhân viên trong công ty
- Trong những trường hợp được cho phép, Admin Assistant cũng có quyền truyền đạt thông báo, phân công nhiệm vụ hay những yêu cầu mà quản lý hành chính đưa ra cho nhân viên
- Gửi văn bản hành chính, hồ sơ, giấy tờ, … cho các nhân viên công ty
- Lắng nghe và tiếp nhận ý kiến của nhân viên và truyền đạt lại với quản lý hành chính
- Kết hợp với phòng nhân sự và các phòng ban khác để giải quyết những vấn đề hành chính hoặc vấn đề có liên quan.
Hỗ trợ giám đốc
Nếu liệt kê các công việc của một Admin Assistant là gì thì sẽ rất nhiều và khó có thể đầy đủ. Do đó, bạn có thể tìm hiểu về công việc Admin Assistant dựa vào nhiệm vụ hỗ trợ cho từng đối tượng cụ thể.
Với nhiệm vụ hỗ trợ cho giám đốc, Admin Assistant cần thực hiện mọi phân công và sắp xếp mà giám đốc đưa ra. Trong đó bao gồm:
- Nhiệm vụ liên quan đến văn thư, hồ sơ, giấy tờ
- Nhiệm vụ truyền đạt thông tin, yêu cầu của giám đốc đến các cấp dưới trong công ty
- Hỗ trợ giám đốc trong các cuộc gặp mặt đối tác, khách hàng
- Lắng nghe và tiếp thu ý kiến của nhân viên gửi tới giám đốc
Hỗ trợ trưởng phòng hành chính
Cũng giống như vị trí trợ lý giám đốc, Admin Assistant được phân công hỗ trợ trưởng phòng hành chính sẽ cần thực hiện mọi sự sắp xếp và yêu cầu liên quan đến công việc do Trưởng phòng hành chính giao phó. Vậy công việc cụ thể của Admin Assistant là gì? Ta có thể kể đến một số nhiệm vụ hỗ trợ trưởng phòng hành chính như là:
- Sắp xếp lịch trình công việc, gặp gỡ đối tác, khách hàng, lãnh đạo công ty hoặc nhân viên cho trưởng phòng hành chính
- Hỗ trợ các công việc của phòng hành chính theo phân công của trưởng phòng: lập kế hoạch quản lý, sắp xếp và điều hành nhân sự nội bộ, …
- Quản lý văn thư, hồ sơ, dữ liệu về bộ phận hành chính của công ty
Kết nối quản lý và nhân viên
Nếu được hỏi một trong những nhiệm vụ quan trọng của Admin Assistant là gì thì đó chính là nhiệm vụ kết nối lãnh đạo với nhân viên trong công ty. Công việc kết nối này bao gồm cả các thông báo, phân công chính thức bằng văn bản hành chính cũng như những lời truyền đạt, ý kiến từ phía quản lý dành cho nhân viên và ngược lại.
>>> Tham khảo thêm: Chức danh nghề nghiệp là gì? Tiêu chuẩn và tầm quan trọng
Hỗ trợ nhân viên
Ngoài các nhiệm vụ hỗ trợ cấp lãnh đạo của công ty, trong cương vị là người hỗ trợ nhân viên thì nhiệm vụ của Admin Assistant là gì? Ta có thể kể đến một số công việc cụ thể sau:
- Giải đáp các vấn đề, thắc mắc của nhân viên liên quan đến bộ phận hành chính hoặc các phòng ban khác
- Giải quyết một số vấn đề hành chính nội bộ công ty
- Hỗ trợ nhân viên tìm kiếm hoặc cung cấp văn bản, tài liệu hành chính khi cần
- Kết hợp với phòng nhân sự để hỗ trợ nhân viên trong các tình huống: tư vấn chế độ, thủ tục hành chính, cung cấp điều kiện làm việc thuận lợi nhất cho nhân viên, …
>>> Tham khảo thêm: Tìm hiểu xem nhóm tính ISFJ nên làm nghề gì?
Những kỹ năng chuyên môn cần có của một Admin Assistant
Để đáp ứng được yêu cầu công việc Admin Assistant, bản thân ứng viên cần trang bị cho mình cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Như vậy bạn mới có thể đảm bảo hoàn thành tốt công việc và đạt được những thành tựu trong sự nghiệp của mình. Trong đó, kỹ năng chuyên môn là một phần vô cùng quan trọng trong đó.
Nếu bạn đang thắc mắc kỹ năng chuyên môn của Admin Assistant là gì? thì hãy tham khảo gợi ý của Mua bán:
- Kỹ năng lãnh đạo: Điều này có thể gây ra sự bất ngờ cho nhiều người vì Admin Assistant vốn là một người trợ lý. Nhưng nhờ có kỹ năng lãnh đạo mà Admin Assistant sẽ dễ dàng thực hiện các kế hoạch quản lý, sắp xếp và hệ thống công việc có trật tự, logic hơn.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Giữ vai trò trung gian, Admin Assistant là cầu nối nhiều bộ phận và nhiều nhân viên trong công ty. Do đó, có rất nhiều vấn đề phát sinh đòi hỏi Admin Assistant phải phát huy xử lý tình huống nhanh nhẹn và chính xác
- Kỹ năng lập kế hoạch: Admin Assistant có khối lượng công việc tương đối lớn và nhiều công việc phát sinh bất ngờ. Do đó, việc sắp xếp kế hoạch làm việc khoa học và nhanh chóng sẽ giúp ích rất lớn với bạn
- Kỹ năng giao tiếp: Admin Assistant hay còn gọi là trợ lý hành chính sẽ cần xuất hiện cùng lãnh đạo trong rất nhiều sự kiện và cuộc họp quan trọng. Vì vậy, khả năng giao tiếp và trình độ ngoại ngữ tốt là điều rất cần thiết.
- Có lòng nhiệt huyết và tinh thần trách nhiệm cao: Với bất cứ công việc nào thì lòng yêu nghề cũng là một điều vô cùng quan trọng. Nhất là vị trí trợ lý như Admin Assistant, sự đam mê với nghề và tinh thần trách nhiệm càng có giá trị. Chỉ khi có được những kỹ năng này, bạn mới có thể đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ và đúng giao phó của công ty
Mức lương của Admin Assistant có cao không?
Khi đã tìm hiểu “Admin Assistant là gì?” thì tất nhiên bạn không thể bỏ qua mức thu nhập của vị trí công việc này. Theo tìm hiểu của Mua bán, hiện nay vị trí Admin Assistant cho các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam sẽ trong khoảng từ 7 – 10 triệu đồng/ tháng.
Ngoài ra, những vị trí Admin Assistant của các công ty lớn hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì mức lương sẽ cao hơn và một Admin Assistant có thể có thu nhập lên đến hơn 1000$/tháng.
Chưa hết, vị trí công việc này cũng được hưởng các chế độ đãi ngộ hấp dẫn từ công ty. Vì thế, đây là công việc được đánh giá có mức thu nhập tốt và rất ổn định.
>>> Tham khảo thêm: Presale Là Gì? Cơ Hội Nghề Nghiệp Trong Ngành Presale
Cơ hội việc làm dành cho Admin Assistant
Như những gì bạn đã xem ở trên, hiện nay hầu hết các công ty hay doanh nghiệp đều có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho vị trí Admin Assistant. Vì vậy, bạn không cần lo lắng về cơ hội cho Admin Assistant là gì mà có thể mạnh dạn tìm hiểu về các tin tức tuyển dụng tại nhiều nguồn thông tin khác nhau.
Hiện nay, bạn có thể tìm các tin tuyển dụng vị trí Admin Assistant qua internet. Các website tuyển dụng hoặc các trang mạng xã hội đều có rất nhiều tin tức tuyển dụng Admin Assistant. Hơn nữa sự phát triển kinh tế, văn hoá xã hội của Việt Nam đang rất nhanh chóng, các công ty và doanh nghiệp phát triển mạnh nên cơ hội việc làm cho Admin Assistant cũng ngày càng nhiều hơn.
Chưa kể đặc thù công việc Admin Assistant là có tính đa dạng và linh hoạt nên không yêu cầu một kỹ năng chuyên môn nào quá cao. Thay vào đó, bạn chỉ cần chuẩn bị một tinh thần ham học hỏi, tư duy nhạy bén và ghi nhớ thêm một số điều Mua bán chia sẻ bên dưới đây là có thể tự tin ứng tuyển vào vị trí Admin Assistant rồi đấy.
Những điều cần ghi nhớ của công việc Admin Assistant
Để giúp bạn hiểu rõ về vị trí Admin Assistant là gì cũng như có thêm thuận lợi khi làm công việc này, Mua bán có một số lưu ý cần ghi nhớ dành sau:
- Không ngừng trau dồi thêm các kỹ năng mềm: Nếu được hỏi bí quyết để làm tốt vị trí Admin Assistant là gì thì chắc chắn yếu tố kỹ năng mềm chiếm vai trò rất quan trọng. Các kỹ năng mềm giúp Admin Assistant xử lý công việc linh hoạt mà vẫn hợp lý mà đúng chức trách. Hơn nữa với một vị trí cần tiếp xúc với nhiều người, gặp nhiều tình huống không thể dự đoán trước thì kỹ năng mềm như giao tiếp, quản lý thời gian, nhiều sáng tạo, … sẽ rất hữu ích
- Hãy giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, đặc biệt là phòng nhân sự: Vì công việc của trợ lý hành chính sẽ liên quan rất nhiều đến phòng nhân sự và cần kết nối nội bộ công ty. Do đó, Admin Assistant nên tạo được thiện cảm và có mối quan hệ tốt với mọi người xung quanh
- Tránh bàn tán hay lan truyền thông tin về công ty khi chưa được sự cho phép: Admin Assistant thường nắm bắt được rất nhiều tin tức trong công ty, hơn nữa vị trí này tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo như giám đốc, trưởng phòng, quản lý,… Vì vậy, Admin Assistant thường là người nắm được nhiều thông tin quan trọng đầu tiên trong công ty. Do đó, nếu không được sự cho phép của cấp trên thì bạn tuyệt đối không được tiết lộ tin tức để tránh gây tổn hại cho công ty và chính bản thân mình.
Ngoài vị trí Admin Assistant, bạn có thể tham khảo thêm các công việc khác tại đây:
- Hôm nay
- Quận Hoàng Mai, Hà Nội
- Hôm nay
- Huyện Khoái Châu, Hưng Yên
- Hôm nay
- Quận 8, TP.HCM
- Hôm nay
- Thành phố Thuận An, Bình Dương
- Hôm nay
- Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Hôm nay
- Quận Hà Đông, Hà Nội
- Hôm nay
- Quận Tây Hồ, Hà Nội
- Hôm nay
- Quận Tây Hồ, Hà Nội
- 10/05/2024
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- 01/05/2024
- Quận Tây Hồ, Hà Nội
- 01/05/2024
- TP. Thủ Đức - Quận 2, TP.HCM
- 29/04/2024
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- 29/04/2024
- Quận 12, TP.HCM
- 26/04/2024
- Quận Tân Phú, TP.HCM
- 23/04/2024
- Quận 8, TP.HCM
- 23/04/2024
- Quận Bình Thạnh, TP.HCM
- 21/04/2024
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- 20/04/2024
- Quận 1, TP.HCM
- 20/04/2024
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- 20/04/2024
- Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Vậy là Mua bán đã chia sẻ xong những tin tức liên quan đến câu hỏi “Admin Assistant là gì?”. Qua đây chúng tôi hy vọng bạn đọc sẽ có thêm thông tin về một vị trí công việc tốt và có nhiều tiềm năng phát triển như Admin Assistant. Đừng quên tiếp tục xem thêm các tin tức hay tại Muaban.net mỗi ngày nhé!
>>> Xem thêm: Ngành công nghiệp trọng điểm là gì? Khái niệm, đặc điểm và vai trò
