Assistant Manager là quản lý giám đốc cấp cao chỉ đứng sau các nhà lãnh đạo. Đây là một vị trí vô cùng đáng mơ ước đối với tất cả những ai muốn làm việc trong môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể trở thành một Assistant Manager thì không hề đơn giản vì đây là công việc đòi hỏi chuyên môn rất cao cũng như phải có bề dày kinh nghiệm. Sau đây, Muaban.net sẽ giúp bạn tìm hiểu kĩ hơn về công việc đầy hấp dẫn này nhé!
I. Trợ lý giám đốc là gì?
Cùng Mua Bán tìm hiểu những thông tin cơ bản về nghề trợ lý giám đốc ngay dưới đây nhé!
1. Khái niệm
Trợ lý giám đốc (Assistant Manager) có thể được coi là cánh tay đắc lực nhất của giám đốc điều hành, họ là những người có trình độ rất cao về chuyên môn, kĩ năng và kinh nghiệm quản lý. Bất cứ một giám đốc nào cũng cần cho mình một Assistant Manager chuyên nghiệp để hỗ trợ họ một cách hiệu quả nhất.
Assistant Manager có thể được coi là cầu nối giữa các lãnh đạo cấp cao với các nhân viên cấp dưới, là người chuyên trách nhiệm vụ đối nội và đối ngoại trong doanh nghiệp nói riêng cũng như doanh nghiệp với đối tác nói chung.
2. Phân biệt Trợ lý giám đốc và Thư ký giám đốc
| Tiêu chí | Trợ lý giám đốc | Thư ký giám đốc |
| Khái niệm | Là người trực tiếp hỗ trợ giám đốc, lãnh đạo công ty thực hiện những công việc mà họ muốn làm | Hỗ trợ giám đốc những công việc hành chính, sổ sách giấy tờ |
| Chức vụ | Chức vụ cao hơn, chịu trách nhiệm lớn hơn | Có chức vụ thấp hơn |
| Vai trò | Giúp giám đốc xử lý mọi vấn đề liên quan đến đối nội – đối ngoại, đàm phán với đối tác và quản lý nhân viên cấp dưới | Thực hiện các công việc về công tác văn thư, gửi và nhận các loại thư tín, chuẩn bị tài liệu, văn bản liên quan đến công việc |
| Quyền hạn | Có quyền tổ chức, lên lịch, tạo các chương trình, hội nghị, cuộc họp | Chỉ có trách nhiệm sắp xếp các cuộc hẹn cho giám đốc |
II. Vai trò và nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc
Chắc hẳn có rất nhiều bạn tò mò không biết vị trí Assistant Manager sẽ làm những công việc gì, cụ thể nhiệm vụ ra sao, làm những việc đó có khó không,… Nhìn chung, Assistant Manager sẽ phải làm rất nhiều những công việc khác nhau nhưng có thể xếp lại thành ba nhiệm vụ trọng yếu nhất.
1. Hỗ trợ CEO
Assistant Manager sẽ luôn làm nhiệm vụ hỗ trợ CEO trong công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Là người thực hiện giám sát, phụ trách chỉ đạo các quản lý cấp dưới, báo cáo tiến độ thực hiện công việc với cấp trên. Không chỉ có vậy, Assistant Manager sẽ phải thay mặt giám đốc để trực tiếp điều hành, chỉ đạo một cách cụ thể công việc được giao phó cho cấp dưới một cách chính xác và hiệu quả nhất có thể.
Assistant Manager thường hay bị nhầm lẫn với vị trí Thư ký giám đốc, tuy có một số công việc khá tương đồng với vị trí này nhưng bên cạnh việc hỗ trợ giám đốc Assistant Manager còn phải chủ động đề xuất, tham mưu, đưa ra những ý tưởng của mình để đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.
2. Giám sát tiến độ công việc
Tiến độ thực hiện các dự án sẽ được các quản lý cấp dưới báo cáo lại cho Assistant Manager và họ sẽ thực hiện công việc rà soát lại toàn bộ thông tin, tổng hợp và báo cáo lại cho lãnh đạo cấp cao đồng thời thường xuyên giám sát tiến độ, chất lượng dự án. Nếu có bất cứ sai sót gì, Assistant Manager sẽ phải “đứng mũi chịu sào” nên đây là một công việc không hề dễ dàng, đòi hỏi họ phải quản lý một cách chặt chẽ nhất các dự án mà cấp trên giao phó.
3. Triển khai dự án từ cấp trên chỉ đạo
Cấp trên sẽ triển khai dự án và Assistant Manager cần lĩnh hội triển khai sau đó thực hiện nhiệm vụ mà cấp trên giao phó một cách rõ ràng, chi tiết, chính xác và hiệu quả nhất có thể cho những cấp dưới của mình để dự án được thực hiện một cách trơn tru, đem lại giá trị lớn nhất có thể cho doanh nghiệp. Đây cũng là nhiệm vụ đặc trưng của Assistant Manager để không bị nhẫm lẫn với vị trí Thư ký giám đốc.
Nếu dự án gặp phải sự cố gì trong quá trình thực hiện, chắc chắn các lãnh đạo cấp cao sẽ “hỏi tội” Assistant Manager đầu tiên. Vậy nên họ phải hết sức cẩn trọng mỗi khi được cấp trên chỉ đạo triển khai dự án mới, nếu có điều gì thắc mắc cần hỏi hay chưa nắm rõ thông tin về dự án đó, cần hỏi lại cấp trên cho thật rõ rồi mới tiến hành thực hiện thông tin lại cho đội ngũ cấp dưới.
Xem thêm: Cách quản lý công việc hiệu quả và những kỹ năng cần có
III. Tố chất và kỹ năng cần có của Trợ lý giám đốc
Không có gì phải bàn cãi khi Assistant Manager được coi là một công việc đáng mơ ước, đi kèm với nó là sự đòi hỏi rất khắt khe về kĩ năng. Vậy những kĩ năng cần thiết nhất, quan trọng nhất để có thể trở thành một Assistant Manager chuyên nghiệp là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu tiếp dưới đây nhé!
1. Khả năng lãnh đạo
Là vị trí có thể được coi là “dưới một người, trên vạn người”, Assistant Manager chỉ đứng sau giám đốc điều hành, nhưng lại là quản lý cấp cao đứng trên hàng trăm người khác. Vậy nên một Assistant Manager không thể thiếu khả năng lãnh đạo. Họ sẽ là người đứng ra chỉ đạo đội ngũ nhân lực lớn để tiến hành các dự án của doanh nghiệp. Chính vì thế, Assistant Manager phải có khả năng lãnh đạo tốt để dẫn dắt đội ngũ của mình, bắt đầu từ việc xây dựng các đội nhóm, tổ chức, sắp xếp công việc cho các thành viên trong đội để đạt được mục tiêu chung.
Với vai trò lãnh đạo, Assistant Manager còn cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt vì trong quá trình làm việc nhóm chắc chắn sẽ luôn nảy sinh những vấn đề mới đòi hỏi người đứng đầu giải quyết. Đặc biệt, không phải vấn đề phát sinh nào cũng có thể áp dụng lại các công thức cũ giống nhau, Assistant Manager cần linh hoạt, sáng tạo, vận dụng kinh nghiệm của mình nhằm đưa ra các phương án hữu hiệu nhất để xử lý tình huống.
2. Khả năng ra quyết định
Trong quá trình làm việc, sẽ có rất nhiều vấn đề cần tới sự quyết định của Assistant Manager vì nếu không phải những vấn đề quá lớn thì sẽ không nhất thiết để giám đốc trực tiếp xử lý mà việc đó sẽ là của các Assistant Manager.
Kỹ năng ra quyết định đòi hỏi họ phải biết nhìn nhận vấn đề khách quan, đúng đắn, kĩ lưỡng từ đó phân tích những tình huống có thể xảy ra rồi quyết định phương án thích hợp nhất. Sự quyết đoán cũng là một yếu tố cần thiết vì đôi khi sẽ có những công việc cần giải quyết cấp bách yêu cầu người lãnh đạo phải đưa ra chỉ đạo kịp thời, nhanh chóng nhưng vẫn phải đảm bảo độ nhìn xa trông rộng.
3. Có trách nhiệm
Bất cứ một công việc nào cũng cần người làm nó phải làm bằng tinh thần trách nhiệm lớn nhất có thể, khi đã là một Trợ lý giám đốc/Trợ lý điều hành, đức tính này càng cần thiết hơn.
Khi bạn làm mọi việc với tinh thần trách nhiệm cao, sẵn sàng hi sinh thời gian, công sức của mình và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho tất cả mọi việc làm của bản thân thì độ tín nhiệm của bạn trong mắt mọi người sẽ tăng lên theo thời gian. Đồng thời bạn cũng sẽ ghi điểm trong mắt những nhà lãnh đạo cấp cao hơn, từ đó con đường thăng tiến của bạn cũng sẽ rộng mở hơn rất nhiều.
Bên cạnh đó, làm việc với một nhà lãnh đạo đáng tin cậy thì các nhân viên cũng sẽ yên tâm hơn và làm việc có hiệu quả hơn, họ cũng sẽ phấn đấu, cống hiến nhiều hơn trong công việc của mình nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung.
4. Giỏi giao tiếp
Trên thực tế, bất cứ một nhà tuyển dụng nào cũng đặt kỳ vọng rất lớn vào kỹ năng giao tiếp của ứng viên, người ứng tuyển vào vị trí Assistant Manager lại càng phải đạt yêu cầu cao về kỹ năng này. Giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn tạo được thiện cảm với những người xung quanh mà đối với vai trò làm người quản lý, nó sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, thúc đẩy công việc hoàn thành nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tạo ra được những lợi ích tốt đẹp cho tập thể.
Trong môi trường làm việc, người có khả năng giao tiếp tốt có thể nhận được sự ủng hộ rất lớn từ những người xung quanh, đây chính là lợi thế để bạn tiến tới làm những chức vụ cao hơn cũng như đạt được nhiều thành công hơn trong sự nghiệp của mình.
5. Thành thạo ngoại ngữ
Thành thạo ngoại ngữ đóng một vai trò quan trọng đối với vị trí Trợ lý giám đốc. Nó không chỉ giúp bạn giao tiếp một cách hiệu quả với đối tác, khách hàng, và nhân viên đến từ các nước khác nhau, mà còn vô cùng có lợi trong việc hiểu rõ và diễn dịch chính xác các tài liệu, hợp đồng, và báo cáo được viết bằng ngoại ngữ.
Ngoài ra, kỹ năng sử dụng ngoại ngữ tốt còn là một lợi thế lớn giúp Assistant Manager nắm bắt được các xu hướng và cơ hội mới trên thị trường quốc tế. Từ đó đề xuất các chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp. Nhìn chung, thành thạo ngoại ngữ không chỉ giúp bạn mở rộng cơ hội nghề nghiệp mà còn góp phần vào sự thành công của cả công ty.
6. Chủ động trong công việc
Bất kỳ ngành nghề nào cũng vậy, việc chủ động trong công việc luôn giúp bạn tạo nên ấn tượng tốt với mọi người đặc biệt là các nhà lãnh đạo. Đối với vị trí Trợ lý giám đốc thì điều này còn quan trọng hơn nữa. Bởi vì, khi chủ động trong công việc bạn có thể dự đoán và chuẩn bị trước cho các nhiệm vụ và thách thức sắp tới. Điều này không chỉ giúp giảm bớt áp lực công việc cho giám đốc, mà còn có thể cải thiện hiệu suất của toàn bộ tổ chức.
Đặc biệt, khi bạn chủ động trong công việc, tự mình tìm hiểu, đưa ra quyết định và hành động mà không cần chờ đợi sự hướng dẫn chi tiết từ lãnh đạo, sẽ góp phần giảm bớt gánh nặng cho họ và cho phép họ tập trung vào các vấn đề chiến lược khác. Đây là một cơ hội để bạn tạo thiện cảm và được các nhà lãnh đạo trọng dụng hơn trong tương lai.
Xem thêm: 12 Kỹ năng đàm phán hiệu quả có thể bạn chưa biết
IV. Mức lương của Trợ lý giám đốc
Đi đôi với sự vất vả khi là một Assistant Manager thì mức lương dành cho vị trí này tất nhiên là rất hấp dẫn. Trung bình một Assistant Manager mới vào nghề sẽ có mức lương dao động từ khoảng 15 đến 25 triệu đồng. Với những Assistant Manager lành nghề và có bề dày kinh nghiệm, họ có thể được trả mức lương lên tới 45 tới 55 triệu đồng/tháng chưa kể các khoản khác như xét tăng lương định ký, thưởng tháng, thưởng KPI, thưởng hoàn thành dự án,…
| Tham khảo ngay các tin đăng tuyển dụng nhân viên văn phòng có trên website Muaban.net để tìm kiếm các cơ hội việc làm dành riêng cho mình |
V. Các vị trí Trợ lý giám đốc
Cùng Mua Bán tìm hiểu chi tiết hơn những công việc cụ thể trong từng vị trí Trợ lý giám đốc sau đây:
1. HR Assistant Manager
HR Assistant Manager được biết đến là trợ lý nhân sự hay phó giám đốc nhân sự. Vị trí này có nhiệm vụ chuyên trách mảng nhân sự cấp cao trong doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ giám đốc nhân sự quản lý và điều hành công việc.
Đây là một vị trí rất quan trọng trong công ty vì yếu tố cốt lõi trong công việc luôn là con người. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều tuyển dụng vị trí này trong bộ máy làm việc của mình.
Xem thêm: Quản lý nhân viên hành chính nhân sự và 3 yếu tố giúp bạn thành công!
2. Assistant Relationship Manager
Assistant Relationship Manager là trợ lý quản lý mối quan hệ, vị trí này sẽ đảm nhận vai trò cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các đối tác cũng như khách hàng. Đây là một vị trí có xu hướng phát triển mạnh mẽ khi ngày càng được nhiều các công ty săn đón.
3. C&B Assistant Manager
C&B Assistant Manager có thể được hiểu là trợ lý tiền lương và chính sách phúc lợi, họ là những người thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc tài chính trong việc quản lý chính sách tiền lương, các chế độ phúc lợi và đãi ngộ, các chế độ thưởng,… cho toàn bộ nhân sự trong công ty.
4. Brand Assistant Manager
Assistant Brand Manager chỉ những người làm trợ lý giám đốc thương hiệu. Thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc thương hiệu trong việc lên các kế hoạch triển khai, đưa ra các phương án xây dựng thương hiệu hiệu quả.
5. Accounting Assistant Manager
Accounting Assistant Manager hay được biết đến là trợ lý kế toán tài chính có nhiệm vụ xác định, phân tích những rủi ro tiềm ẩn liên quan tới mảng tài chính mà doanh nghiệp có thể gặp phải từ đó đề xuất các hướng giải quyết tối ưu nhất, các phương án hoạt động thích hợp nhất để đảm bảo sự phát triển vững bền cũng như các giá trị lâu dài cho công ty.
Vị trí này cũng là một vị trí được rất nhiều các nhà tuyển dụng săn đón, cơ hội việc làm cũng vô cùng rộng mở cho những ai mong muốn được làm Accounting Assistant Manager trong tương lai.
VI. Làm Trợ lý giám đốc học ngành gì?
Hiện nay tại các trường Cao Đẳng, Đại Học chưa có bất kỳ chương trình đào tạo chính quy nào về nghề Trợ lý giám đốc. Tuy nhiên, bạn có thể theo học các chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực kinh doanh như: quản trị kinh doanh, Marketing, quản lý nhân sự, kinh tế, kế toán, tài chính, ngôn ngữ,… Những ngành học này sẽ giúp bạn có nền tảng kiến thức cơ bản về kinh doanh cũng như một số kỹ năng liên quan hỗ trợ cho nghề Trợ lý giám đốc.
VII. Một số câu hỏi phỏng vấn Trợ lý giám đốc
Để có sự chuẩn bị chu đáo trước khi tham gia ứng tuyển vị trí Trợ lý giám đốc, bạn có thể tham khảo một số câu hỏi phỏng vấn thường gặp về công việc này sau đây nhé!
- Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân của bạn.
- Theo bạn, vai trò của Trợ lý giám đốc là gì?
- Những kỹ năng quan trọng đối với một Trợ lý giám đốc là gì?
- Tại sao bạn nghĩ mình phù hợp với công việc Trợ lý giám đốc?
- Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong 2-3 năm tới là gì?
- Bạn từng có kinh nghiệm làm Trợ lý giám đốc trước đây chưa?
- Bạn đã từng gặp khó khăn gì trong công việc này? Cách bạn giải quyết ra sao?
- Bạn mong đợi điều gì từ vị trí này nếu được làm việc tại công ty chúng tôi?
- Bạn có sẵn sàng làm việc tăng ca không?
- Bạn có phải là người chịu được áp lực công việc không? Bạn có cách nào để đối phó với áp lực?
- Hãy kể về lần bạn điều chỉnh lịch trình do xảy ra tình huống phát sinh?
- Nếu giám đốc đưa cho bạn một thông tin bí mật, bạn sẽ làm gì nếu bị lãnh đạo cấp cao hơn hỏi về điều này?
- Trong tình huống giám đốc của bạn vắng mặt nhưng có người đến công ty gây rối và yêu cầu gặp giám đốc, bạn sẽ xử lý như thế nào?
Trên đây là tất tần tật những thông tin bạn cần biết về Assistant Manager, hi vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn các thông tin hữu ích. Nếu như bạn đọc tới hết bài viết này thì chắc hẳn bạn phải có niềm đam mê rất lớn với vị trí công việc đáng mơ ước này. Vậy thì đừng chần chừ gì nữa, hãy bắt đầu biến ước mơ của bạn thành hiện thực ngay hôm nay. Chúc bạn thành công! Đừng quên truy cập Muaban.net thường xuyên để cập nhật những thông tin bổ ích về việc làm, kỹ năng,… bạn nhé!
Có thể bạn quan tâm:
- Sales Manager là gì? Một Sales Manager giỏi cần có những kỹ năng nào?
- Assistant là gì? Một Assistant thành công trong ngành Nhà Hàng Khách Sạn cần những kỹ năng gì?
