Quy trình nhập kho là gì? Bao gồm các bước nào? Không chỉ doanh nghiệp sản xuất mà các công ty thương mại đều có công đoạn nhập kho. Đó có thể là hàng hóa nhập về để bán lại, cũng có thể là nguyên liệu, vật tư cho quá trình sản xuất. Công đoạn này khá quan trọng và ảnh hưởng đến cả quá trình kinh doanh của công ty.
Quy trình nhập kho là gì?
Quy trình nhập kho được hiểu một cách đơn giản là hoạt động đưa hàng hóa, nguyên liệu vào trong kho để chờ bán hoặc sản xuất. Quy trình này diễn ra ngay sau khi hàng hóa, nguyên liệu được mua, nhập về.
Quy trình nhập kho khá quan trọng vì sẽ giúp người quản lý theo dõi và kiểm soát được số hàng hoá mình đang sở hữu. Đồng thời còn giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả hơn.
Vai trò của quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong một doanh nghiệp. Nếu không thực hiện tốt hoặc không theo trình tự thì quá trình quản lý, kiểm soát hàng hóa sẽ rất khó khăn. Ngược lại, tuân thủ đúng Quy trình nhập kho sẽ đem lại nhiều lợi ích cho chính công ty.
Vai trò đầu tiên cần phải kể đến là giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống lưu trữ hàng hóa khoa học. Các công ty, đặc biệt là công ty sản xuất hoặc thương mại quy mô lớn, số lượng hàng hóa nhập về thường xuyên và rất nhiều. Nếu thực hiện đúng quy trình xuất nhập kho sẽ giảm được các rủi ro thất thoát hàng hóa. Từ đó tránh gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp của mình.
Thứ hai, Quy trình nhập kho góp phần làm cho các hoạt động liên quan diễn ra suôn sẻ hơn. Vì doanh nghiệp sẽ luôn nắm được chính xác các thông tin. Như số lượng hàng hóa đang sở hữu là bao nhiêu, số lượng nhập vào, xuất đi từng đợt là bao nhiêu….
Thứ ba, từ việc thống kế số lượng tồn kho chính xác, cụ thể. Các nhà quản lý sẽ dễ dàng đưa ra chiến lược chính xác và nhanh chóng hơn.
Cuối cùng, Quy trình nhập kho tạo ra một sự chuyên nghiệp trong cách làm việc. Từ đó tạo được lòng tin và sự tín nhiệm của các lãnh đạo.
>>>Tham khảo thêm: Kế Toán Kho là gì? Tìm Hiểu Chi Tiết Công Việc Kế Toán Kho
Quy trình nhập kho theo chuẩn ISO
Quy trình nhập kho theo tiêu chuẩn ISO là chuẩn mực mà hầu hết các doanh nghiệp tuân theo. Gồm có 3 bước cơ bản sau:
Bước 1: Gửi thông báo về kế hoạch nhập kho cho lãnh đạo và xin phê duyệt
Để đáp ứng hoạt động sản xuất, kinh doanh được diễn ra đúng tiến độ. Người quản lý nhập kho cần thường xuyên cập nhật để có kế hoạch nhập hàng kịp thời. Để bổ sung số lượng hàng đang trong tình trạng gần hoặc đã hết. Việc này cần được lãnh đạo phê duyệt để thực hiện.
Bước 2: Kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho
Trước khi tiến hàng nhập kho, bạn cần kiểm tra hàng hóa thực tế so với kế hoạch đã được duyệt trên. Bao gồm đủ số lượng, đúng chủng loại, tình trạng và thậm chí là chất lượng. Báo cáo ngay với cấp trên nếu hàng hóa không đúng với kế hoạch.
Bước 3: Lập biên bản nhập kho và hoàn tất thủ tục
Quá trình nhập kho nếu đã hoàn thành cần có biên bản xác nhận có chữ ký của hai bên. Biên bản sau khi lập được chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra, hạch toán và lưu trữ.
>>>Tham khảo thêm: Thủ kho là gì? Tìm hiểu nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng của thủ kho
Quy trình nhập kho có 3 dạng
Quy trình nhập kho nói chung sẽ được chia thành 3 dạng tùy theo tính chất hàng hóa. Đó là nguyên vật liệu, thành phẩm và vật tư. Có thể phân biệt 3 dạng này như sau:
Nguyên vật liệu là hàng hóa đầu vào cho quá trình sản xuất. Từ đó tạo nên thành phẩm hoặc bán thành phẩm để gia công, buôn bán.
Vật tư chính là các công cụ, thiết bị máy móc hay vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất để tạo thành phẩm. Khác với nguyên vật liệu, vật tư không phải trực tiếp tạo ra thành phẩm. Mà nguyên vật liệu và vật tư kết hợp với nhau để tạo ra thành phẩm trước khi tới tay người tiêu dùng.
Thành phẩm chính là hàng hóa sau khi kết thúc quá trình sản xuất, gia công và sẵn sàng để bán, sử dụng.
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
Các bước trong quy trình nhập kho nguyên vật liệu
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Vì một khi dây chuyền sản xuất đã chạy thì cần đáp ứng đủ, đúng nguyên vật liệu. Do đó, Quy trình nhập kho nguyên vật liệu này bao gồm 4 bước.
Bước 1: Gửi kế hoạch nguyên vật liệu cần nhập
Bước 2: Kiểm tra nguyên vật liệu và đối chiếu
Bước 3: Tiến hành kiểm tra và lập phiếu nhập kho
Bước 4: Hoàn tất thủ tục và Quy trình nhập kho
Chúng ta sẽ đi qua nội dung từng bước cụ thể ở các mục sau.
Lập kế hoạch nguyên vật liệu cần nhập
Khi có kế hoạch nhập nguyên vật liệu để quá trình sản xuất diễn ra đúng tiến độ. Bộ phận liên quan phải lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu cụ thể. Đơn đặt hàng sau khi được duyệt cần gửi cho bộ phận kho để sắp xếp nhân sự, không gian chuẩn bị nhập kho.
>> Có thể bạn quan tâm: Cho thuê kho xưởng tại quận 9 giá rẻ.
Kiểm tra nguyên vật liệu và đối chiếu
Trước khi hàng về, bộ phận kho cần nắm được đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc phiếu đề nghị nhập kho. Đó là cơ sở để kiểm đếm và đối chiếu với hàng thực tế. Bên cạnh khớp số lượng, mã hàng, chủng loại, màu sắc… Bộ phận kiểm kê cũng cần kiểm tra cả chất lượng và báo cáo với cấp trên nếu có bất kỳ sai sót nào. Để kịp thời đưa ra biện pháp xử lý tránh ảnh hưởng đến tiến độ cả đơn hàng.
Kế toán thực hiện kiểm tra và lập phiếu nhập kho
Bộ phận kiểm kê và kế toán cần phối hợp chặt chẽ để Quy trình nhập kho được hoàn thiện. Hoàn tất các thủ tục kiểm kê hàng hóa thì bộ phận kho sẽ chuyển giấy tờ cho kế toán. Đó là đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu yêu cầu nhập kho để kế toán kiểm tra lại lần cuối. Nếu mọi thứ đúng với kế hoạch thì kế toán lập tức in phiếu nhập kho và chuyển sang bước cuối cùng.
Hoàn thành quy trình nhập kho
Đây là bước cuối cùng của Quy trình nhập kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu sau khi nhận sẽ được sắp xếp cẩn thận vào các vị trí phù hợp. Sau đó có thể tiến hành đánh số thứ tự, dán tem,… để dễ phân biệt. Sau đó, thủ kho tiếp tục nhập liệu các thông tin lên phần mềm quản lý kho của mình. Có thể chia sẻ cho các bộ phận kế hoạch, sản xuất… được biết tùy thuộc vào quy định từng công ty.
Tham khảo các tin đăng tìm việc làm tại Muaban.net:
Quy trình nhập kho vật tư và quy trình nhập kho thành phẩm
Nhìn chung, Quy trình nhập kho vật tư và thành phẩm khá giống nhau, gồm 6 bước sau:
Bước 1: Vật tư sau khi mua về, hay hàng hóa sản xuất xong cần tập kết một chỗ. Người phụ trách sau đó sẽ gửi yêu cầu nhập kho bộ phận kho. Tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty sẽ có giấy tờ đi kèm khác nhau.
Bước 2: Kế toán kho sau khi nhận được yêu cầu trên sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Thông thường phiếu nhập kho sẽ được in thành nhiều bản. Một bản lưu tại kho, một bản giao cho nhân viên mua hàng/sản xuất và một bản gửi cho kế toán công ty (nếu cần).
Bước 3: Sau khi xong phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng/sản xuất sẽ bàn giao số thành phẩm, vật tư cho kho. Có thể số lượng lớn chưa thể kiểm tra luôn được nên hai bên sẽ lập biên bản bàn giao trước.
Bước 4: Tiến hành kiểm tra và đối chiếu thành phẩm, vật tư. Trong trường hợp thừa, thiếu hàng hay số lượng thành phẩm không đúng. Bộ phận kiểm kê phải lập báo cáo để gửi lên cấp trên để xử lý.
Bước 5: Sau bước kiểm tra vật tư và thành phẩm ở trên. Hai bên sẽ tiến hành ký, xác nhận phiếu nhập kho. Sau đó gửi phiếu nhập kho cùng các giấy tờ liên quan cho kế toán kiểm tra lại và hạch toán.
Bước 6: Là bước cuối cùng trong Quy trình nhập kho vật tư và thành phẩm. Kế toán dựa vào phiếu nhập kho để ghi sổ, hạch toán. Đồng thời thủ kho sẽ nhập liệu các thông tin này lên hệ thống quản lý và theo dõi. Vật tư, thành phẩm sau khi kiểm tra được cho vào kho tại vị trí đã được sắp xếp sẵn và gắn thẻ kho.
Nhìn chung, Quy trình nhập kho đóng vai trò hết sức quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mô hình từng công ty mà sẽ có các bước nhập kho khác nhau. Bạn cần có kiến thức và tuân thủ trình tự để đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo thuận tiện trong việc xây dựng kế hoạch và kinh doanh.
Nếu các bạn cần tìm hiểu thêm các thông tin chi tiết thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua địa chỉ Muaban.net để được hỗ trợ nhé.
Ngoài ra bạn có thể kham khảo thêm những tin đăng về tìm việc làm quản lý kho, logistics hoặc các việc làm khác tại Mua Bán. Chúc bạn tìm được những công việc phù hợp với nhu cầu của mình.
>>>Xem thêm bài viết:
- POD và POL là gì trong xuất nhập khẩu? Định nghĩa thuật ngữ và tầm quan trọng của thuật ngữ
- Nhân viên điều phối đơn hàng là gì? 6 kỹ năng quan trọng bạn cần có!
