Nhân viên điều phối đơn hàng là gì? 6 kỹ năng quan trọng bạn cần có!

Nhân viên điều phối đơn hàng là người đứng ra điều phối công việc cho mỗi doanh nghiệp. Hãy cùng Muaban.net tìm hiểu thực chất điều phối viên là gì? Những mô tả công việc của điều phối viên hàng ngày là gì? Những kỹ năng cần có của một nhân viên điều phối.

Nhân viên điều phối đơn hàng là gì?

Nhân viên điều phối đơn hàng là người có trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và hướng dẫn những hoạt động giúp đảm bảo rằng mọi người thực hiện các hoạt động ở mức tốt nhất. Trong tiếng Anh, nhân viên điều phối được gọi là Order Dispatcher (cho những ai muốn biết nhân viên điều phối đơn hàng tiếng Anh là gì).

Người điều phối đơn hàng sẽ là người chịu trách nhiệm cho đơn hàng kể từ khi nhận hàng hóa từ chủ hàng, cho tới khi hàng được vận chuyển đến tay người mua. Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng việc làm nhân viên điều phối của các doanh nghiệp là khá lớn, đặc biệt là những doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa, tạo cơ hội cho những ai muốn thử sức với công việc này.

Mô tả công việc của điều phối viên

Nhập thông tin đơn hàng lên hệ thống

Sau khi nhân viên nhận hàng tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng, nhân viên điều phối sẽ là người nhập các thông tin cả đơn hàng lên hệ thống. Các thông tin bao gồm: tên người nhận hàng, địa chỉ, số điện thoại, khối lượng hàng hóa, cước phí giao hàng, số tiền thu hộ (nếu có).

Ngoài ra, nhân viên điều phối phải nhập thêm mã vận đơn để khách hàng có thể truy cập và theo dõi tiến độ giao hàng. Sau đó, nhân viên điều phối sẽ sắp xếp người giao hàng đến địa chỉ đã đăng ký của chủ hàng để lấy hàng hóa.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm tìm việc làm tại TP HCM nhanh chóng và dễ dàng

Điều phối hàng hóa đến các điểm bưu cục địa phương người nhận

Hàng hóa sau khi tập kết tại bưu cục gửi đã được phân loại và sắp xếp chuyển về các điểm bưu cục địa phương. Lúc này, nhân viên điều phối của các bưu cục địa phương sẽ là người chịu trách nhiệm phân phối các đơn hàng này. Các thông tin về tình trạng vận chuyển đơn hàng sẽ được cập nhật định kỳ trên hệ thống.

Điều phối, tiến hành sắp xếp tuyến đường và đơn hàng cho người giao hàng

Khi hàng hóa đã được phân phối tới bưu cục địa phương, nhân viên điều phối sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp, phân chia các đơn hàng tới cho các shipper hoạt động trong khu vực, đồng thời đảm bảo tuyến đường tối ưu nhất cho shipper. Bên cạnh đó, nhân viên điều phối cũng tiến hành sắp xếp đơn hàng bằng hệ thống ứng dụng kết nối giữa shipper và công ty giao nhận, nhằm mục đích theo dõi quá trình giao hàng của shipper và quản lý đơn hàng một cách dễ dàng nhất.

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm tìm việc làm Hà Nội lương cao

Theo dõi quá trình giao hàng tới khi hoàn thành, tổng hợp tiền hàng thu hộ

Nhân viên điều phối phải lập báo cáo theo dõi các đơn hàng tồn trong ngày dựa vào các thông tin như: tỉ lệ giao hàng thành công, lý do hàng chưa được giao… Nếu đơn hàng giao thất bại sau 3 lần phát, nhân viên điều phối sẽ cho đơn đó hoàn về bưu cục địa phương người gửi hàng. Sau đó, nhân viên điều phối có trách nhiệm tổng hợp các loại tiền: tiền đơn hàng, tiền thu hộ, cước phí vận chuyển lên hệ thống.

Những kỹ năng cần có của nhân viên điều phối hàng hóa

Kỹ năng điều phối

Đây là một trong những kỹ năng đặc biệt quan trọng với công việc này. Nhân viên điều phối cần nắm rõ thế mạnh và đặc điểm của từng thành viên trong nhóm nhằm phối hợp và thúc đẩy tiến độ công việc một cách tối ưu. Bên cạnh đó, điều phối viên cần phải hiểu rõ được từng nhiệm vụ để có thể phân chia công việc một cách hợp lý, không gây gián đoạn công việc, hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất.

Kỹ năng hướng dẫn

Nhân viên điều phối cần trau dồi kỹ năng này để có thể truyền đạt hiệu quả mục đích của mình tới người khác, đặc biệt là nhân viên giao hàng. Nhân viên điều phối thường xuyên là người trực tiếp phải phân chia công việc cho người khác và hướng dẫn họ cách để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Điều đó cho thấy kỹ năng này rất quan trọng đối với một nhân viên điều phối.

>>> Xem thêm: Kỹ năng cứng và kỹ năng mềm cái nào quan trọng hơn?

Kỹ năng giao tiếp

Điều phối viên thường xuyên phải làm việc với các đối tác và các shipper để có thể hiểu được mong muốn của mỗi bên và thống nhất các kế hoạch. Bên cạnh đó, nhân viên điều phối luôn phải kết hợp với các phòng ban để có thể cùng nhau hỗ trợ hoàn thành công việc.

Hằng ngày, nhân viên điều phối sẽ trực tiếp giao tiếp và phân chia nhiệm vụ cho các shipper nên việc ỏi kỹ năng này sẽ giúp nhân viên điều phối truyền đạt thông tin tốt hơn, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.

Kỹ năng làm việc nhóm

Đây được xem là một trong những kỹ năng bắt buộc của một nhân viên điều phối. Nhân viên điều phối là một ví trí làm việc luôn phải kết hợp với người khác, có thể là shipper, cũng có thể là một phòng ban khác. Việc có kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp nhân viên điều phối hợp tác tốt hơn với người khác. Công việc sẽ được hoàn thiện một cách hoàn hảo nếu có sự phối hợp làm việc nhóm giữa các thành viên trong doanh nghiệp.

Quản lý thời gian

Với một nhân viên điều phối, kỹ năng quản lý thời gian là hết sức quan trọng. Nhân viên điều phối cần sắp xếp thời gian thật khoa học để đơn hàng tới tay khách hàng trong thời gian nhanh nhất.

Bên cạnh đó, nhân viên điều phối còn quản lý lịch làm việc của nhiều nhân viên giao hàng, nên việc nhân viên điều phối có kỹ năng này không những giúp tối ưu hóa thời gian cho bản thân mà còn tối ưu hóa thời gian cho tất cả các thành viên trong nhóm.

Với những kỹ năng trên, bạn sẽ phù hợp với những công việc liên quan đến quản lý. Tham khảo thêm tại Muaban.net:

Cập nhật truyền thông và công nghệ

Nếu như bạn có kế hoạch trở thành một nhân viên điều phối, bạn sẽ phải theo kịp các kỹ năng truyền thông xã hội và công nghệ mới nhất hiện nay, bao gồm việc sử dụng thành thạo các trang web như Twitter, Facebook, Snapchat, Instagram,…

>>>Có thể bạn quan tâm: Social Media là gì? Những kiến thức mới nhất về Social Media

Bên cạnh đó, nhân viên điều phối luôn phải làm việc trên hệ thống công nghệ thông tin để tiếp nhận thông tin đơn hàng. Vì vậy, nếu không thường xuyên cập nhật thông tin về công nghệ thì nhân viên điều phối sẽ không thể hoàn thành nhiệm vụ được giao.

 

Review làm nhân viên điều phối đơn hàng tại các đơn vị giao hàng

Hiện nay, tại thị trường Việt Nam có những đơn vị giao hàng lớn được mọi người tin tưởng lựa chọn đó chính là Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, J&T,… Mỗi đơn vị giao hàng sẽ có những chính sách đãi ngộ khác nhau dành cho từng vị trí khác nhau.

Tuy nhiên, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có những ưu và nhược điểm trong công tác quản lý nhân sự, việc bạn cần làm khi ứng tuyển đó là đọc kỹ mô tả công việc trước khi ứng tuyển để xác định được doanh nghiệp phù hợp để có thể gắn bó lâu dài.

Các hình thức tuyển dụng và mức lương nhân viên điều phối đơn hàng

Nhân viên điều phối đơn hàng có nhiệm vụ lên kế hoạch và bố trí công việc vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ nhanh gọn và trơn tru nhất. Đây là một công việc làm khá dễ ứng tuyển, các bạn sinh viên năm cuối hoặc mới ra trường đều có thể dễ dàng tìm cho mình một doanh nghiệp để thử sức.

>>>Có thể bạn quan tâm: Sinh viên mới ra trường nên tìm việc như thế nào ?

Có 2 hình thức tuyển dụng chính cho vị trí này:

• Tuyển dụng trực tuyến: Doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng nhân viên điều phối đơn hàng trên website chính thức của công ty hoặc các trang web tuyển dụng.
• Tuyển dụng trực tiếp tại trụ sở: Doanh nghiệp dán thông báo tuyển nhân viên bên ngoài trụ sở.

Với vị trí nhân viên điều phối đơn hàng, mức lương trung bình dao động khoảng 5 triệu VND.

Trên đây là những thông tin cần nắm rõ khi bạn muốn tìm hiểu về vị trí nhân viên điều phối đơn hàng, những kỹ năng nhân viên điều phối cần có và mức lương cơ bản của vị trí này hiện nay. Ngoài những thông tin về nhân viên điều phối, muaban.net còn cung cấp thông tin về nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau để giúp bạn đọc có thể lựa chọn một việc làm phù hợp. Chúc bạn thành công!

>> Tìm hiểu thêm:

• Cộng tác viên nhập liệu tại nhà thu nhập ra sao mà ai cũng làm?
• Cách tìm việc làm nhanh uy tín hiệu quả bạn nên biết
• Cách viết CV song ngữ cực chuẩn phù hợp với mọi ngành nghề
• Bật mí kinh nghiệm xin việc trái ngành cực chuẩn khi phỏng vấn
• Giấy chứng nhận sức khoẻ làm việc – Tất tần tật thông tin nhất định bạn phải biết

Tác giả: Hồng Phúc.