KPI là một thuật ngữ quen thuộc trong kinh doanh, được nhiều công ty dùng làm căn cứ để tính lương cho nhân viên. Nhưng khái niệm KPI vẫn khá mơ hồ với nhiều người mới đi làm. Vậy KPI là gì? Cách tính lương trả theo KPI như thế nào? Hãy để Muaban.net giải đáp thắc mắc cho bạn, bởi đây là điều bất kì người đi làm nào cũng cần biết.
1. KPI là gì?
KPI là viết tắt của từ gì? KPI là viết tắt của Key Performance Indicator trong tiếng Anh có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Thuật ngữ KPI được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kinh doanh. Các chỉ số KPI là gì? Đó là bộ các số liệu mục tiêu để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân hoặc bộ phận, phòng ban.
Các phòng ban khác nhau sẽ có bộ chỉ số KPI khác nhau, ở dạng số liệu cụ thể hoặc định tính.
Ví dụ:
- KPI phòng kinh doanh thường là: Số lượng hàng hóa bán được, doanh thu, số khách hàng,…
- KPI phòng Marketing là các chỉ số: lượt truy cập website, lead thu về, tỉ lệ chuyển đổi,…
Chạy KPI là gì? Đây là cách gọi vui của người đi làm, đặc biệt là bộ phận kinh doanh để nói về các công việc cần hoàn thành để đảm bảo đúng tiến độ đề ra. Vào đợt cao điểm kinh doanh, KPI còn được gọi là “cây… bi ai” để ví von sự căng thẳng, áp lực của cá nhân phòng ban.
>>>Tham khảo thêm: OKR là gì? 10+ nguyên tắc OKR quan trọng bạn nên biết!
Xem thêm ngay tin đăng việc làm lương cao, chế độ tốt tại đây
2. Vì sao doanh nghiệp cần phải có KPI?
KPI là tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá sự tăng trưởng của công ty. Các chỉ số KPI được đưa ra nhằm khuyến khích cá nhân và phòng ban tích cực làm việc nhằm đạt được các mục tiêu ngắn hạn của công ty. Bên cạnh đó, KPI còn là bộ chỉ số quan trọng quyết định lương, thưởng trong tháng của cá nhân, phòng ban như phòng kinh doanh, Marketing,…
- Với nhà quản lý
Các nhà quản lý sẽ dựa vào chỉ số KPI của mỗi nhân viên để đánh giá kế hoạch đang được triển khai tốt hay không? Mức độ hoàn thành công việc ở thời điểm hiện tại đạt tiến độ hay bị chậm,…? Từ đó có những thay đổi phù hợp và kịp thời. KPI còn có vai trò định hướng nhân viên hành xử theo lối văn hóa của doanh nghiệp.
- Với nhân viên
KPI sẽ giúp nhân viên xác định thứ tự ưu tiên và nguồn lực cần tập trung sao cho hiệu quả. KPI còn giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần của tập thể, được đóng góp vào mục tiêu chung của công ty, phòng ban. Sau khi chạy KPI một thời gian, bạn sẽ biết cách điều chỉnh KPI theo tình hình thực tế để đạt đúng mục tiêu đề ra.
Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu khái niệm KPI là gì rồi phải không?
3. Phân loại KPI
Tùy vào mục tiêu và cách hoạt động của công ty mà phân loại KPI với các chỉ số khác nhau. Có 5 loại KPI chính:
3.1. KPI kinh doanh
KPI kinh doanh là những mục tiêu cần đạt được cho hoạt động kinh doanh. Bởi ai cũng hiểu tăng trưởng kinh doanh là hoạt động mang tính quyết định tới sự phát triển của công ty. Do đó, xây dựng được bộ chỉ số KPI kinh doanh phù hợp là thước đo cho sự tăng trưởng của công ty.
KPI kinh doanh đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh, từ đó giúp nhà quản lý đánh giá tình hình và kịp thời điều chỉnh. Như vậy, trưởng phòng Kinh doanh là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp.
Các chỉ số KPI kinh doanh:
- Doanh số bán hàng trong kỳ
- Lợi nhuận kinh doanh
- Kinh doanh theo khu vực
3.2. KPI tài chính
KPI tài chính là bộ chỉ số quan trọng, được giám sát chặt chẽ bởi bộ phận tài chính và ban lãnh đạo công ty. Căn cứ vào chỉ số KPI tài chính, ta có thể biết được tình trạng hoạt động của công ty về phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu – Đánh giá mức độ thành công của chiến lược kinh doanh – Xác định những cơ hội, thách thức đối với doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh.
Các chỉ số KPI tài chính là gì?
- Chỉ số thanh toán
- Chỉ số tiền mặt
- Chỉ số vòng quay các khoản phải thu
- Chỉ số vòng quay hàng tồn kho
3.3. KPI tiếp thị
Chỉ số KPI tiếp thị là gì? Đây là các bộ chỉ số mục tiêu giúp đội ngũ tiếp thị theo dõi mức độ hiệu quả của các kênh tiếp thị. Việc tìm kiếm các khách hàng mới, xây dựng mạng lưới đại lý nhà phân phối, các khu vực trong điểm kinh doanh có hiệu quả hay không?
3.4. KPI bán hàng
KPI bán hàng là các chỉ số giúp đánh giá hiệu quả bán hàng trong tháng, việc chạy KPI có đảm bảo mục tiêu doanh số tháng hay không?
Các chỉ số KPI bán hàng:
- Doanh số bán hàng
- Số sản phẩm/dịch vụ đã bán
- Giá trị đơn hàng trung bình
- Số khách hàng đem lại
>>>Tham khảo thêm: Nhân viên kinh doanh là gì? Kiến Thức và Kỹ Năng Cần Có
3.5. KPI quản lý dự án
Cạnh tranh ngày càng gay gắt, các công ty liên tục phải nghiên cứu triển khai các dự án. KPI quản lý dự án được sử dụng để theo dõi phần trăm đạt được và tiến độ của các mục tiêu đề ra trước đó. Các dự án thành công hoặc thất bại cũng được đánh giá để kịp thời điều chỉnh.
Ngoài ra, KPI còn được phân loại thành KPI chiến lược và KPI chiến thuật:
3.6. KPI chiến lược
KPI chiến lược là các chỉ số mục tiêu mang tính chiến lược, tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty. Các yếu tố đó thường là tiền, lợi nhuận, doanh thu, thị phần, thương hiệu,…
Ví dụ: Doanh số mục tiêu năm nay cần đạt là 12 tỷ để giữ vững thị phần.
3.7. KPI chiến thuật
KPI chiến thuật là các chỉ số mục tiêu với các hoạt động cụ thể nhằm giúp công ty đến gần hơn đạt mục tiêu chiến lược.
Ví dụ: theo mục tiêu 12 tỷ/năm, doanh số trung bình cần đạt mỗi tháng là 1 tỷ với 1000 khách hàng. Để đạt được 1000 khách hàng, bộ phận Kinh doanh mang về bao nhiêu khách, phòng Marketing mang về bao nhiêu,…
>>>Tham khảo thêm: Dashboard là gì? Lợi ích mang lại của một doanh nghiệp khi sử dụng KPI Dashboard sẽ như thế nào?
4. Cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả cho doanh nghiệp
Sau khi hiểu rõ KPI là gì, bạn cần tìm hiểu cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả cho doanh nghiệp cũng như các các nhân. Xây dựng chỉ số KPI không đơn giản chút nào. Một bộ KPI đủ thách thức sẽ giúp cá nhân, phòng ban phát triển và ngược lại, một bộ KPI quá thấp hoặc không khả thi sẽ phản ánh không đúng tình hình doanh nghiệp, gây lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng tới định hướng mục tiêu chung.
Để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả cần tuân thủ quy trình các bước dưới đây:
4.1. Tiêu chí lựa chọn bộ chỉ số KPI tốt
Bộ KPI cần đảm bảo tiêu chí SMART bao gồm:
- Specific: Cụ thể
- Measurable: Đo lường được
- Achievable: Có thể đạt được
- Realistic: Thực tế
- Time: Có mốc thời gian cụ thể
>>>Tham khảo thêm: Smart Goals là gì? Giải thích ý nghĩa cụm từ trong Smart Goals
4.2. Lựa chọn KPI phù hợp
Mỗi cá nhân, phòng ban sẽ có bộ chỉ số KPI khác nhau. Bạn cần dựa vào các yếu tố sau để lựa chọn KPI phù hợp nhất:
- KPI tập trung đúng trọng tâm của mục tiêu. Các KPI này thường là các công việc chính mà cá nhân/phòng ban thực hiện. Nhưng thay vì chọn hết, bạn nên chắt lọc các KPI có tính đóng góp cao cho mục tiêu chung. Bộ KPI cần chất lượng hơn là số lượng. Nhiều trường hợp đặt KPI quá nhiều nhưng không đem lại giá trị hay phù hợp mục tiêu chung.
- KPI ảnh hưởng tới với mục tiêu phòng ban và công ty. Nghĩa là nếu các nhân/phòng ban đó hoàn thành KPI này, mục tiêu chiến lược công ty đã đề ra trước đó có thể đạt được.
4.3. Các bước xây dựng KPI hiệu quả
Bước 1: Xác định chủ thể chính thực hiện KPI
Bộ KPI xây dựng cho cá nhân hay phòng ban. Chủ thể xây dựng KPI phải là những người có chuyên môn tốt, nắm giữ vai trò quan trọng của dự án. Thường họ là các nhà quản lý, trưởng bộ phận phòng ban, những người hiểu rõ KPI là gì.
Bước 2: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ phòng ban và từng cá nhân.
Trước tiên, cần xác định rõ mục tiêu lớn cần hoàn thành ở cấp công ty với các KPI liên quan tới các phòng ban. Sau đó, căn cứ vào trách nhiệm, chức năng cụ thể của từng phòng ban để xây dựng KPI gắn liền với đặc trưng của từng bộ phận.
Khi đã có bộ KPI chung của phòng ban, các KPI cho từng cá nhân sẽ được xây dựng, bóc tách từ KPI chung và căn cứ theo chuyên môn từng người. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ KPI là gì cũng như hiểu rõ những nhiệm vụ cụ thể và thời gian hoàn thành để thúc đẩy các nhân sự làm việc tích cực, hiệu quả.
Bước 3: Xác định KPI trọng tâm
Từ bộ KPI là gì cho phòng ban và cá nhân, cần chắt lọc và xác định các chỉ số quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới mục tiêu chung.
Bước 4: Xác định khung điểm cho từng chỉ số KPI
Mỗi KPI trọng tâm lại có độ quan trọng và mức điểm đánh giá khác nhau. Bạn cần xác định và đặt khung điểm cho từng KPI. Bởi đây là một trong những tiêu chí đánh giá nhân viên giúp đánh giá năng lực hiệu quả nhất!
Ví dụ: Bộ KPI trọng tâm của nhân viên A bao gồm 3 nhiệm vụ: nhiệm vụ I (chiếm 50% tỉ trọng), nhiệm vụ II (chiếm 30%) và nhiệm vụ III (20%).
Bước 5: Đo lường – Điều chỉnh
Hiểu rõ KPI là gì, cá nhân sẽ dễ dàng thực hiện KPI. Sau một thời gian, nhà quản lý sẽ tổng hợp kết quả mức độ hoàn thành của từng cá nhân, phòng ban và tiến hành đánh giá toàn diện. Nếu cảm thấy KPI không hợp lý hoặc quá cao so với khả năng thực hiện thì bạn phải điều chỉnh lại sao cho hợp lý hoặc thúc đẩy cá nhân cố gắng hơn để hoàn thành đúng KPI đã đề ra.
5. Xử lý một số tình huống với KPI
Thực tế nhiều trường hợp việc không hiểu KPI là gì, chạy KPI không đạt tiến độ như kế hoạch đề ra. Nguyên nhân có thể đến từ lí do khách quan lẫn chủ quan:
- KPI đặt quá cao, không thực tế
- KPI chưa đạt tiêu chuẩn SMART
- Từ phía nhà quản lý: sự giám sát quá gò bó, hoặc không đủ khả năng quản lý
- Từ phía nhân viên: thiếu chuyên môn, thiếu sự nỗ lực để đảm bảo KPI
- Từ khách quan: biến động thị trường, đối thủ cạnh tranh,…
Có hai tình huống phổ biến thường xảy ra với KPI dưới đây:
5.1. Đạt KPI chiến thuật nhưng không đạt KPI chiến lược
Từ khái niệm KPI là gì, ta thấy KPI chiến lược lại giữ vai trò quan trọng hơn KPI chiến thuật bởi nó mang tính ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chung của công ty.
Nếu chỉ đạt KPI chiến thuật nhưng không đạt KPI chiến lược thì coi như chưa thực thi tốt kế hoạch ấy. Cần xem xét lại KPI là gì với bộ chỉ số ra sao? Có đúng hướng, hỗ trợ và đóng góp cho KPI chiến lược hay không? Hoặc KPI chiến thuật thiếu thách thức, dễ dàng đạt được cũng có thể làm cho KPI chiến lược khó hoàn thành.
>>>Tham khảo thêm: Chiến lược xúc tiến là gì? Các công cụ hỗ trợ cho chiến lược cực hiệu quả
5.2. KPI chiến thuật không đạt
Nếu KPI chiến thuật không đạt, cần xem lại chỉ số KPI đã đề ra và xem lại năng lực chuyên môn của nhân viên:
- KPI chiến thuật quá khó, không khả thi, không đảm bảo tiêu chí SMART,…
- Năng lực chuyên môn của nhân viên không đủ để chạy KPI hoặc chưa hiểu rõ KPI là gì?
- Người quản lý chưa theo sát hoặc không đủ khả năng quản lý.
6. Lương trả theo KPI được tính như thế nào?
Ngoài việc giải đáp thắc mắc KPI là gì, Mua Bán sẽ cùng bạn đi tìm câu trả lời cho câu hỏi: “Lương trả theo KPI được tính như nào”? Bởi lương và thưởng là hai yếu tố gắn liền với công sức mà bạn đã bỏ ra.
6.1. Tính lương hiệu quả theo hệ số KPI
Hệ thống lương được xây dựng gồm ba yếu tố:
- Position – Vị trí công việc: căn cứ xác định khung lương cơ bản, có đối chiếu với thị trường.
- Person – Năng lực cá nhân: căn cứ xếp bậc lương.
- Performance – Kết quả công việc: căn cứ tính lương thực tế.
Có hai cách trả lương theo hệ số KPI:
Trả lương 2P: Trả lương theo vị trí công việc và kết quả công việc. Hiểu đơn giản đây là việc trả lương cố định theo vị trí chức danh với kết quả đạt được trong tháng, căn cứ vào khung điểm trong bộ KPI.
Trả lương 3P: dựa trên vị trí công việc, năng lực cá nhân và kết quả công việc. Cách tính lương trả theo KPI này được khá nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ áp dụng vì ngoài lương cứng, nhân viên còn được hưởng thêm lương hiệu quả, năng suất công việc. Cách trả lương này cũng kích thích tinh thần phấn đấu của nhân viên.
>>>Tham khảo thêm: Quỹ lương là gì? Quy định và cách lập kế hoạch quỹ lương
6.2. Tính thưởng theo KPI
Cách này được áp dụng với những doanh nghiệp không muốn thay đổi quá nhiều quy chế lương hiện tại nhưng vẫn muốn áp dụng KPI để người lao động có động lực phấn đấu.
7. Thắc mắc về lương KPI
Bên cạnh thắc mắc về KPI là gì? Nhiều người đi làm cũng thắc mắc về lương KPI:
7.1. Không đạt KPI, doanh nghiệp có được trừ lương nhân viên không?
Nhiều doanh nghiệp quy định thưởng phạt KPI với đối với nhân viên của mình. Tùy theo mức độ không hoàn thành nhiệm vụ mà người lao động sẽ bị trừ một số tiền nhất định. Tuy nhiên theo Bộ luật Lao động 2019, chỉ có duy nhất một trường hợp được trừ lương người lao động:
Điều 102. Khấu trừ tiền lương: Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.
Thực tế hiện nay nhiều công ty trả lương bao gồm lương cứng và thưởng. Bạn cần trao đổi kĩ trong buổi phỏng vấn. Nếu không đạt KPI, doanh nghiệp trừ lương cứng của người lao động là trái luật. Tùy vào số lượng người lao động bị vi phạm mà doanh nghiệp có thể bị phạt từ 05 – 50 triệu đồng.
7.2. Lương KPI có liệt kê vào mục đóng bảo hiểm xã hội không?
Khoản 26 Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.
Như vậy, tiền lương đóng BHXH là khoản tiền cụ thể, ổn định được chi trả trong mỗi tháng.
Trong khi đó, Lương KPI là gì? Nó không phải là khoản tiền trả cố định và thường xuyên nên sẽ không liệt kê vào mục đóng BHXH của người lao động. Bởi chỉ khi hoàn thành chỉ tiêu mới được trả lương KPI, nên mỗi nhân viên sẽ có mức hoàn thành khác nhau.
>>>Có thể bạn quan tâm: Bảo hiểm xã hội tự nguyện: Đối tượng, mức đóng, cách tính và thủ tục
7.3. Lương KPI có tính vào nộp thuế thu nhập cá nhân không?
Theo khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, sửa đổi năm 2012, tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp được xác định là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động.
Vậy lương KPI là gì? Nó được xác định là thu nhập có tính chất tiền lương tiền công, đồng thời không thuộc các khoản được miễn thuế. Vì vậy, lương KPI sẽ được cộng vào tổng thu nhập chịu thuế để tính thuế TNCN.
>>>Tham khảo thêm: Thuế thu nhập cá nhân và một số trường hợp được miễn trừ
Qua bài viết trên, Muaban.net đã giúp bạn giải đáp thắc mắc KPI là gì, phân loại KPI và cách tính lương trả theo KPI. Đây là vấn đề quan trọng cần biết, dù bạn đang đi làm công ăn lương, hay bạn là chủ doanh nghiệp đang nỗ lực trả lương xứng đáng nhất cho nhân viên. Điều này giúp bạn có được sự ghi nhận xứng đáng, đồng thời tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, khích lệ sự phấn đấu cho mọi người.
