Quỹ lương là gì? Quy định và cách lập kế hoạch quỹ lương

Quỹ lương là gì? Quỹ lương bao gồm những nội dung nào? Quy định về lập kế hoạch quỹ lương ra sao? Trong bài viết dưới đây Mua Bán sẽ giải thích chi tiết về chủ đề này, hãy cùng theo dõi nhé!

1. Quỹ lương là gì?

Quỹ lương là gì? Quỹ lương được hiểu là một khoản được xây dựng theo quy định của pháp luật. Đây chính là khoản tiền của một tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị dùng để chi trả lương, tiền công cho các nhân viên của mình.

Và tổng quỹ lương chính là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp phải chi trả công cho tất cả các lao động thuộc quyền quản lý và sử dụng của doanh nghiệp.

>>>Có thể bạn quan tâm: Lương gộp là gì? Những điều bạn cần biết về lương gộp

2. Quỹ tiền lương thực hiện là gì?

Sau khi đã tìm hiểu quỹ lương là gì, ta cùng tìm hiểu về quỹ lương thực hiện. Quỹ tiền lương thực hiện được hiểu là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng của năm quyết toán theo quy định. Quỹ tiền lương thực hiện không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương năm trước đã chi trong năm quyết toán thuế.

3. Nội dung của quỹ lương

Quỹ lương là gì, bao gồm những khoản nào? Quỹ lương của một doanh nghiệp sẽ bao gồm các khoản thông thường sau:

• Tiền lương tính theo thời gian, tính theo sản phẩm hoặc lương khoán
• Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra các sản phẩm hỏng theo mức độ quy định
• Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất bởi các nguyên nhân khách quan như: đi công tác, đi học hoặc nghỉ phép,…
• Tiền ăn trưa, xăng xe,…
• Các loại phụ cấp: tăng ca, làm thêm giờ ban đêm, cuối tuần, ngày nghỉ,…
• Các khoản tiền mang tính chất thường xuyên: thưởng chuyên cần, thưởng tháng, thưởng quý,…
• Các khoản tiền mang tính chất không cố định: thưởng KPI, hoa hồng dự án

Trong đó quỹ lương có 3 loại tiền chính dưới đây:

3.1 Tiền lương thỏa thuận trong hợp đồng

Người lao động và người sử dụng lao động đã thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, và cam kết được nêu rõ trong hợp đồng lao động.

3.2 Tiền lương làm thêm giờ

Quy định hiện nay về mặt bằng chung của tiền lương làm thêm giờ như sau:

• Đối với ngày thường, tiền lương làm thêm giờ ít nhất bằng 150% lương trong hợp đồng lao động;
• Đối với ngày nghỉ hằng tuần, tiền lương làm thêm giờ ít nhất bằng 200% lương trong hợp đồng lao động;
• Vào ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương,… tiền lương làm thêm giờ ít nhất bằng 300% lương trong hợp đồng lao động.

3.3 Tiền lương làm việc ban đêm

• Người lao động làm việc vào ban đêm được trả tiền lương làm thêm giờ ít nhất bằng 30% mức lương được tính theo đơn giá thời gian hoặc tiền lương thực của ngày làm việc bình thường;
• Người lao động làm việc vào ban đêm ngoài mức lương được trả theo quy định về làm thêm thì còn được trả thêm 20% mức lương được tính theo đơn giá tiền lương ban ngày của ngày nghỉ, cuối tuần hoặc lễ, Tết.

>>>Có thể bạn quan tâm: Lương 3P là gì? Cách tính lương 3P chuẩn xác nhất

4. Quy định của pháp luật về quỹ lương

Quỹ lương liên quan trực tiếp đến quy định tính thuế của doanh nghiệp. Pháp luật đã quy định về việc chi tiền lương, tiền công, thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp được quy định sau:

• Chi một số khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa được chi. Tuy nhiên trừ một số trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng với mục đích bổ sung vào quỹ tiền lương trong năm liền kề tiếp theo.
• Mức dự phòng hàng năm được doanh nghiệp quy định, tuy nhiên không được vượt quá 17% tiền lương thực hiện. Song song đó, việc trích lập quỹ dự phòng cũng phải đảm bảo để doanh nghiệp không bị lỗ, nếu lỗ sẽ phải trích quỹ dưới 17%. Với trường hợp những doanh nghiệp đã trích lập quỹ dự phòng nhưng sau 6 tháng chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết thì phải thực hiện tính giảm chi phí cho năm liền kề.

5. Nhân tố ảnh hưởng đến quỹ tiền lương

5.1 Số lượng lao động

Con người luôn là một nhân tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn được vận hành một cách tốt nhất. Vì số lượng lao động luôn tỷ lệ thuận với quỹ lương của doanh nghiệp nên việc tăng hay giảm số lượng lao động cũng sẽ ảnh hưởng đến cơ chế phân phối tiền lương của doanh nghiệp.

Số lượng lao động có thể thay đổi và bị ảnh hưởng bởi các nhân tố sau:

• Khối lượng công việc/sản xuất thay đổi dẫn đến số lượng lao động thay đổi;
• Kết cấu nghề nghiệp thay đổi dẫn đến cơ cấu công nhân thay đổi;
• Thực tế cho thấy, việc sử dụng lao động lành nghề có thể mang lại năng suất gấp 3 – 4 lần những lao động chưa có kinh nghiệm nên có thể dẫn đến số lượng nhân công thay đổi;
• Thời gian làm việc của mỗi dự án/công việc cũng ảnh hưởng đến số lượng lao động.

5.2 Tiền lương bình quân

Một yếu tố nữa ảnh hưởng đến quỹ lương của doanh nghiệp chính là tiền lương bình quân trả cho lao động. Ví dụ, một doanh nghiệp có mức lương bình quân là 8 triệu/tháng/lao động sẽ có quỹ lương ít hơn doanh nghiệp có mức lương bình quân là 16 triệu/tháng/lao động.

Bên cạnh đó tiền lương bình quân cũng chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố khác như tăng lương theo quy định, tăng lương theo kinh nghiệm, phụ cấp,…

6. Chức năng của tiền lương

6.1 Thước đo giá trị lao động

Với chức năng là thước đo giá trị, tiền lương mà doanh nghiệp trả cho lao động tương ứng với giá trị của sức lao động mà họ đã bỏ ra trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Ta có thể xác định được hao phí lao động của toàn thể nhân viên thông qua tổng quỹ lương.

6.2 Tái sản xuất lao động

Song song với quá trình tái sản xuất của cải vật chất, sức lao động cũng cần được tái tạo. Và quá trình tái tạo sức lao động được thể hiện ở việc trả tiền lương cho người lao động. Vì vậy bản chất của việc tái sản xuất lao động nhằm mục đích đảm bảo cho người lao động có một mức tiền lương nhất định để lo cho cuộc sống, từ đó nâng cao trình độ để đảm bảo chất lượng công việc.

6.3 Chức năng kích thích lao động

Đối với quá trình lao động, lợi ích kinh tế chính là động lực để người lao động cố gắng. Nếu được ghi nhận và trả công xứng đáng, người lao động sẽ nỗ lực hơn trong công việc. Ngược lại, nếu mức lương nhận được không tương xứng với công sức đã bỏ ra, người lao động sẽ bộc phát những biểu hiện và hành động tiêu cực không có lợi cho doanh nghiệp.

Vì vậy có thể kết luận việc trả lương sẽ khuyến khích và thúc đẩy khả năng làm việc của lao động để góp phần nâng cao năng suất, chất lượng, đẩy mạnh tiến độ công việc.

6.4 Chức năng tích lũy

Việc doanh nghiệp thực hiện trả lương cho người lao động không chỉ giúp họ có thể đảm bảo được cuộc sống mà còn có chức năng tích lũy cho cuộc sống lâu dài.

7. Các bước xây dựng quỹ lương

7.1 Tìm hiểu mức lương thị trường

Mức lương cho từng chức danh công việc và ngành nghề không phải lúc nào cũng là con số cố định mà thay đổi liên tục dựa trên xu hướng và nhu cầu của thị trường kinh doanh theo khu vực và địa điểm.

Khảo sát lương trên thị trường không chỉ là yếu tố xây dựng quỹ lương mà còn là yếu tố duy trì và cân đối hoạt động của doanh nghiệp. Mức lương là yếu tố cơ bản mà hầu hết mọi người quan tâm khi đi xin việc và đây cũng là yếu tố giữ chân nhân viên của công ty.

7.2 Lên kế hoạch

Để tiến hành lập quỹ lương cho năm nay, bộ phận kế toán cần phải lập kế hoạch quỹ lương từ năm trước để được cấp trên xác nhận. Việc lập các khoản dự phòng phải nhờ đến sự hỗ trợ của bộ phận nghiên cứu thị trường, bộ phận kế toán mới có thể tạo ra thang lương đạt được mục tiêu của công ty về số lượng nhân viên, tiền thưởng.

Nhân viên kế toán có thể lập kế hoạch xây dựng quỹ lương tối thiểu, nhưng công ty phải chi vào năm sau. Bộ phận tài chính dựa vào quỹ lương dự kiến ​​này để cơ cấu chi tiêu của công ty cho năm tiếp theo, đảm bảo tổng các khoản đã chi không vượt quá ngân sách của công ty.

7.3 Hoàn thiện quỹ lương

Bước này tạo quỹ lương dựa trên số lượng nhân viên thực tế của công ty hiện tại và bảng lương chính xác nhất tại thời điểm đó. Đây sẽ là quỹ biên chế chính thức sau khi hoàn thành việc điều chỉnh quỹ biên chế theo kế hoạch. Sau đó, công việc tiếp theo của kế toán là đối chiếu quỹ biên chế chính thức và quỹ biên chế dự kiến ​​để rút ra những nhận xét, kinh nghiệm để lập kế hoạch quỹ biên chế cho năm sau.

Vì vậy quỹ tiền lương gắn liền với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, nó không chỉ quyết định số tiền công ty phải trả cho nhân viên mà còn tạo ra các mức lương, thưởng hấp dẫn để công ty hoạt động bền vững.

8. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp

8.1 Hình thức trả lương theo thời gian

• Trả lương theo thời gian giản đơn:

Là phương thức nhận lương theo bậc lương và số giờ làm việc thực tế, không phụ thuộc vào kết quả công việc và thái độ làm việc. Ở định dạng tỷ lệ hàng giờ đơn giản, nó được chia thành tỷ lệ hàng tháng, hàng ngày và hàng giờ.

• Trả lương theo thời gian có thưởng:

Thời gian thưởng về cơ bản là sự kết hợp giữa thòi gian đơn giản và tiền thưởng khi nhân viên vượt chỉ tiêu về số lượng và chất lượng do công ty đề ra. Phương thức thanh toán này thường được sử dụng để trả lương cho những người lao động phổ thông (sửa chữa, cho thuê thiết bị, v.v.) và những người lao động chủ chốt làm việc ở những nơi có mức độ tự động hóa hoặc cơ giới hóa nhất định.

Chất lượng công việc tuyệt đối phải được đảm bảo. Hình thức này có nhiều ưu điểm hơn so với hình thức trả lương theo thời gian vì lý do đơn giản là nó phản ánh kỹ năng của người lao động và khuyến khích sự cam kết với công việc của họ.

8.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm

• Trả lương theo sản phẩm trực tiếp:

Là hình thức trả lương cho người lao động theo số lượng, chất lượng, đơn giá sản phẩm hoàn thành đúng quy cách. 

• Trả lương theo sản phẩm trực tiếp:

Thường được áp dụng để trả lương cho nhân viên làm việc ở các vị trí sản xuất trong các bộ phận sản xuất: bảo dưỡng công nhân, máy móc thiết bị vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm, bảo hiểm công nhân, v.v…

• Trả lương theo sản phẩm tập thể:

Là cách tính lương căn cứ vào sản phẩm lao động tính chung cho cả tập thể và chia cho từng thành viên trong tập thể.

• Trả lương theo sản phẩm lũy tiến:

Với phương pháp này căn cứ để tính lương cho người lao động là số lượng sản phẩm trực tiếp và sản phẩm không theo tiêu chuẩn. Ngoài ra, nhân viên còn được hưởng các chương trình thưởng. Phí bảo hiểm có thể được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và được trích vào quỹ phí bảo hiểm của công ty.

9. Chiến lược xây dựng quỹ lương theo doanh thu

Trong phương pháp trả lương theo thu nhập, quỹ trả lương hàng tháng tỷ lệ thuận với sự thay đổi của số tiền thu nhập có được từ hoạt động kinh doanh. Vậy làm thế nào để bạn điều chỉnh quỹ lương để giúp công ty của bạn đạt được mục tiêu bán hàng? Có ba cách để tăng quỹ lương của bạn dựa trên các mục tiêu doanh thu đã đặt ra của công ty bạn:

9.1 Tăng số lượng nhân viên

Lựa chọn đầu tiên mà một công ty có thể xem xét để tăng tổng quỹ lương và qua đó tăng thu nhập kiếm được trong giai đoạn đó là tăng số lượng nhân viên. Đặt mục tiêu bán hàng và quyết định thuê bao nhiêu người. 

Phân bổ mức tăng doanh số bán hàng cho nhân viên mới trong khoảng thời gian cho đến khi đạt được mục tiêu, với điều kiện là nhân viên hiện tại vẫn làm việc hiệu quả. Với tùy chọn này, doanh số bán hàng tăng T% tương ứng với số lượng nhân viên mới.

9.2 Nâng cao chất lượng đào tạo

Nếu công ty không muốn thuê nhân viên mới, một lựa chọn khác là tăng năng suất của nhân viên hiện tại bằng cách cải thiện chất lượng đào tạo.

Trong trường hợp này, số lượng nhân viên giữ nguyên và việc tăng T% để đạt được tỷ lệ doanh thu mục tiêu không chỉ phụ thuộc vào chất lượng của đội ngũ nhân viên hiện tại mà còn phụ thuộc vào năng suất lao động. Điều này cũng có nghĩa là các công ty cần thực hiện các chương trình đào tạo đặc biệt để nâng cao kỹ năng và năng lực của nhân viên. Hiệu quả của việc đào tạo đề xuất phải tương ứng với mức tăng doanh số T% để đạt được mục tiêu kế hoạch.

9.3 Kết hợp 2 yếu tố trên

Phương án này là sự kết hợp của cả hai phương án và có nghĩa là cả số lượng và chất lượng nhân viên sẽ tăng lên. Các công ty thuê công nhân mới và cải thiện kỹ năng của họ thông qua đào tạo. Do đó, mức tăng doanh số T% được gán cho hai yếu tố tương ứng hợp lý với hiệu quả hoạt động của công ty.

Qua bài viết trên Mua Bán đã giải đáp chi tiết thắc mắc quỹ lương là gì? Mong rằng những chia sẻ này hữu ích với bạn. Bên cạnh đó nếu bạn có nhu cầu tìm việc làm hãy truy cập trang web Muaban.net để tìm hiểu những việc làm uy tín và chất lượng nhé. 

Xem thêm những cơ hội việc làm hot nhất tại đây:

>>>Xem thêm:

• Quy chế là gì? 10 điều phải biết về quy chế để dễ xin việc
• Công việc của thủ quỹ là gì? Thủ quỹ khác gì so với kế toán?
• Cách tính lương tăng ca đúng luật cho người lao động mới nhất 2024