Trong quá trình tìm kiếm việc làm và nhận được email mời phỏng vấn, chắc chắn bạn phải gửi mail để xác nhận phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Điều này đòi hỏi bạn phải có kỹ năng viết email một cách chuyên nghiệp và lịch sự để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Trong bài viết này, Mua Bán sẽ chia sẻ đến bạn 12 cách trả lời email mời phỏng vấn thu hút nhà tuyển dụng.
I. Cách viết các phần trong email xác nhận phỏng vấn
Nếu bạn nhận được lời mời phỏng vấn trực tiếp từ nhà tuyển dụng, bạn cần phải gửi email xác nhận một cách nghiêm túc và kịp thời. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trả lời email khi được mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp.
Bạn không nên chỉ ghi một vài câu đơn giản để bày tỏ sự đồng ý của mình, mà cần phải chú ý đến cả tiêu đề và nội dung của email để tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ đầu. Để viết một email xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn nên tuân theo cấu trúc sau đây. Cụ thể:
1. Tiêu đề email
Để email của bạn chuyên nghiệp và đúng chuẩn, bạn cần phải có một tiêu đề email rõ ràng. Tiêu đề email là phần đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy khi nhận email xác nhận phỏng vấn của bạn, nên bạn cần chọn một tiêu đề ngắn gọn và phản ánh nội dung của email.
Một cách hiệu quả khi viết tiêu đề email xác nhận phỏng vấn là đề cập đến tên vị trí công việc và tên đầy đủ của bạn. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng phân biệt email của bạn với các ứng viên khác và sẽ có ích nếu email của bạn được gửi đến người phỏng vấn hoặc sếp tương lai của bạn. Bạn có thể tham khảo cấu trúc như sau: [HỌ VÀ TÊN] – [VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG] – [THƯ XÁC NHẬN/TỪ CHỐI THAM GIA PHỎNG VẤN].
Ví dụ:
- TRẦN THỊ HỒNG – NHÂN VIÊN MARKETING – THƯ XÁC NHẬN THAM GIA PHỎNG VẤN
- LÊ VĂN NAM – NHÂN VIÊN KINH DOANH – THƯ TỪ CHỐI THAM GIA PHỎNG VẤN
2. Lời chào đầu email
Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn nên bắt đầu email xác nhận phỏng vấn bằng một lời chào lịch sự và ngắn gọn. Bạn có thể tham khảo cú pháp sau để viết lời chào trong email:
- Dear Mr./Mrs. hoặc Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp],
- Kính gửi Phòng [Tên phòng] Công ty [Tên công ty],
Ví dụ:
- Kính gửi Chị Nguyễn Anh Chi – Trưởng phòng Nhân Sự – Công ty Cổ phần Hưng Thịnh,
- Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty TNHH Ánh Sao,
3. Lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã mời phỏng vấn
Khi gửi email xác nhận sẽ tham dự buổi phỏng vấn cho nhà tuyển dụng, bạn không nên quên lời cảm ơn. Điều này sẽ thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của bạn đối với vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển. Bạn cũng nên chia sẻ niềm vui và mong đợi của mình khi được mời đến phỏng vấn.
Ví dụ:
- “Tôi tên là Nguyễn Thị An. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về lời mời phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Kinh doanh mà Quý Công ty đã dành cho tôi và tôi rất vui khi được trao cơ hội này.”
- “Tôi tên là Nguyễn Thị An. Tôi muốn gửi lời cảm ơn đến quý công ty cho lời mời đến tham dự cuộc phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Kinh doanh.”
- “Tôi tên là Nguyễn Thị An. Tôi rất vui và trân trọng cơ hội được tham dự buổi phỏng vấn mà Quý Công ty đã dành cho tôi.”
Tham khảo thêm: Thư cảm ơn sau phỏng vấn giúp gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
4. Xác nhận tham gia phỏng vấn
Trong email xác nhận phỏng vấn gửi cho nhà tuyển dụng, bạn cần bày tỏ sự quan tâm và sẵn sàng tham gia buổi phỏng vấn. Bạn nên nói rõ bạn sẽ có mặt tại địa điểm và thời gian mà công ty đã định trước. Nếu có bất kỳ trở ngại nào khiến bạn không thể đến đúng thời gian, bạn nên giải thích nguyên nhân và xin lỗi nhà tuyển dụng. Bạn cũng nên đưa ra một hoặc hai lựa chọn thời gian khác mà bạn có thể tham gia buổi phỏng vấn và hỏi ý kiến của nhà tuyển dụng.
Nếu công ty không chỉ định rõ thời gian phỏng vấn trong thư mời, bạn có thể gợi ý một số thời điểm phù hợp với lịch của bạn và nhờ nhà tuyển dụng xác nhận lại. Bạn cũng nên nhấn mạnh rằng bạn rất mong được gặp mặt nhà tuyển dụng để trình bày về bản thân, kinh nghiệm và kỹ năng của mình.
Ví dụ:
- “Tôi cam kết rằng tôi sẽ có mặt tại cuộc phỏng vấn do Quý Công ty tổ chức vào [giờ] [ngày] ở [địa điểm].”
- “Tôi rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn từ Quý Công ty, tuy nhiên do có việc cá nhân đột xuất nên tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn theo thời gian Quý Công ty chỉ định. Tôi thực sự xin lỗi vì sự bất tiện này và mong Quý Công ty tạo điều kiện và hỗ trợ dời lịch phỏng vấn vào [giờ] [ngày] tại [địa điểm] để tôi có cơ hội thể hiện kỹ năng và kinh nghiệm của mình.”
5. Hỏi thêm thông tin để chuẩn bị
Khi nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, bạn nên kiểm tra xem có đầy đủ các thông tin cần thiết cho buổi phỏng vấn hay không, như:
- Vị trí ứng tuyển
- Ngày giờ và địa chỉ phỏng vấn
- Hình thức phỏng vấn
- Thông tin người phỏng vấn (họ tên, chức vụ)
- Các thông tin bổ sung khác như: trang web/fanpage của công ty để bạn có thể tìm hiểu thêm, số điện thoại liên lạc của người hỗ trợ ứng viên,…
Nếu thư mời của nhà tuyển dụng thiếu bất kỳ thông tin nào, bạn nên liên hệ và yêu cầu họ cung cấp trong email phản hồi. Ngoài ra, bạn cũng có thể hỏi thêm về những yêu cầu khác như hồ sơ, quần áo phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay những tài liệu cần mang theo khi phỏng vấn.
Việc làm này sẽ cho nhà tuyển dụng thấy bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và sẵn sàng trình bày về năng lực, kinh nghiệm và độ phù hợp của bạn với công việc.
6. Lời kết email
Bạn hãy kết thúc email xác nhận phỏng vấn bằng lời bày tỏ sự cảm kích và mong muốn được gặp gỡ trong thời gian sớm nhất. Lời kết ở cuối email sẽ tạo ra một ấn tượng tốt cũng như phản ánh sự hứng thú, phấn khởi của bạn với buổi phỏng vấn sắp tới.
Ví dụ:
“Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn và hẹn gặp lại Anh/Chị.
Trân trọng!”
7. Chữ ký
Sau khi viết xong nội dung email, bạn nên đặt chữ ký ở cuối. Chữ ký của bạn trong email xác nhận tham dự phỏng vấn cần có các thông tin sau: tên đầy đủ, số điện thoại và email liên hệ của bạn, để nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn khi cần.
Ví dụ:
Nguyễn Mai Hương
Số điện thoại: 039 3479 180
Email: maihuong01@gmail.com
II. Một số mẫu trả lời email phỏng vấn chuyên nghiệp
Sau khi nắm được cách sắp xếp các phần trong email, bạn có thể thử áp dụng ngay với 12 mẫu trả lời email phỏng vấn chuyên nghiệp dưới đây:
1. Mẫu email trả lời phỏng vấn bằng tiếng Việt
- Mẫu 1 – Email xác nhận tham gia phỏng vấn
Tiêu đề email: [HỌ VÀ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN] – [THƯ XÁC NHẬN THAM GIA PHỎNG VẤN]
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp],
Tôi tên là [Họ và tên]. Tôi rất vui khi nhận được email mời phỏng vấn từ [người nhận]/Quý Công ty và xin gửi lời cảm ơn sâu sắc về cơ hội này. Tôi xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc [giờ] [ngày] tại [địa điểm].
Tôi rất mong được gặp [người nhận]/Quý Công ty và thảo luận về sự phù hợp của mình với vị trí ứng tuyển. Nếu [người nhận]/Quý Công ty cần thêm bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Xin kính chúc một ngày tốt lành!
Trân trọng,
[Tên của bạn].
Tham khảo thêm: Cách trả lời email nhận việc chuyên nghiệp, khéo léo
- Mẫu 2 – Email xác nhận tham gia phỏng vấn
Tiêu đề email: [HỌ VÀ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN] – [THƯ XÁC NHẬN THAM GIA PHỎNG VẤN]
Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty [Tên công ty],
Tôi tên là [Họ và tên]. Tôi rất vui khi nhận được email mời phỏng vấn từ Quý Công ty. Tôi cam kết rằng tôi sẽ có mặt tại cuộc phỏng vấn do Quý Công ty tổ chức vào [giờ][ngày] ở [địa điểm].
Tôi rất mong được trao đổi với Quý Công ty về nhu cầu và kỹ năng của vị trí ứng tuyển. Nếu cần thêm tài liệu hay yêu cầu nào khác, xin Quý Công ty vui lòng cho tôi biết để có sự chuẩn bị tốt nhất.
Xin chân thành cảm ơn!
Trân trọng,
[Tên của bạn].
- Mẫu 3 – Email xác nhận tham gia phỏng vấn
Tiêu đề: [HỌ VÀ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN] – [THƯ XÁC NHẬN THAM GIA PHỎNG VẤN]
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp],
Tên tôi là [Họ và tên]. Tôi rất vui và cảm ơn vì Anh/Chị đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí [Vị trí ứng tuyển]
Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào [giờ] [ngày] tại văn phòng công ty.
Tôi tin rằng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực [Lĩnh vực ứng tuyển] sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Hy vọng rằng tôi sẽ có cơ hội thể hiện những kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân trong buổi pỏng vấn sắp tới.
Nếu Anh/Chị cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin Anh/Chị vui lòng phản hồi để tôi có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.
Trân trọng,
[Tên của bạn].
- Mẫu 4 – Email từ chối tham gia phỏng vấn
Tiêu đề: [HỌ VÀ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN] – [THƯ TỪ CHỐI THAM GIA PHỎNG VẤN]
Dear Mr./Mrs. [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp],
Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại Quý Công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào [giờ] [ngày] tại văn phòng công ty vì [lý do từ chối].
Rất hy vọng được hợp tác với Quý công ty vào một dịp gần nhất!
Trân trọng,
[Tên của bạn].
- Mẫu 5 – Email từ chối tham gia phỏng vấn
Tiêu đề: [HỌ VÀ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN] – [THƯ TỪ CHỐI THAM GIA PHỎNG VẤN]
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp],
Lời đầu tiên, xin cảm ơn Anh/Chị đã dành cho tôi lời mời tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Vị trí ứng tuyển]. Tuy nhiên, do thời gian phản hồi của Anh/Chị khá lâu, trong quá trình đó tôi đã tìm được công việc phù hợp. Do vậy tôi xin từ chối tham gia buổi phỏng vấn.
Trong tương lai nếu có cơ hội, hy vọng sẽ được cộng tác cùng Quý công ty.
Xin chân thành cảm ơn!
Trân trọng,
[Tên của bạn].
- Mẫu 6 – Email từ chối tham gia phỏng vấn
Tiêu đề email: [HỌ VÀ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN] – [THƯ TỪ CHỐI THAM GIA PHỎNG VẤN]
Kính gửi Công ty [Tên công ty],
Tôi rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn từ Quý Công ty, tuy nhiên do có việc cá nhân đột xuất nên tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn theo thời gian Quý Công ty chỉ định.
Tôi thực sự xin lỗi vì sự bất tiện này và mong Quý Công ty tạo điều kiện và hỗ trợ dời lịch phỏng vấn vào [giờ] [ngày] tại [địa điểm] để tôi có cơ hội thể hiện kỹ năng và kinh nghiệm của mình.
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận được phản hồi sớm nhất từ Quý Công ty.
Trân trọng,
[Tên của bạn].
2. Mẫu email trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh
- Mẫu 1 – Email xác nhận tham gia phỏng vấn
Subject: [YOURNAME] – [JOB TITLE] – [INTERVIEW CONFIRMATION]
Dear Mr./Ms. [Recruiter or Hiring Manager],
Thank you for the opportunity to be further considered for the [Job Title] position at [Company]. I look forward to meeting with you again.
I am available on [first preference for day, date, and time] or, [second preference for day, date, and time]. Please let me know which date works best for you.
Please let me know if I can provide any additional information prior to our meeting.
Kindest Regards,
[Your Name].
- Mẫu 2 – Email xác nhận tham gia phỏng vấn
Subject: [YOURNAME] – [JOB TITLE] – [INTERVIEW CONFIRMATION]
Dear Mr./Ms. [Recruiter or Hiring Manager],
It’s great to hear from you and thank you very much for the interview invitation for the [Job Title] position. I am really excited and look forward to meeting you at [address of company]. As the dates you suggested, I am available in [date in detail].
I also have some questions about the interview as below:
- How long does the interview last?
- I want to make a short presentation about my research? Can I use your technology to show?
- Who will interview me and if it will be a group interview?
Thank you for scheduling and sending the interview invitation! I am looking forward to hearing from you.
Best regards,
[Your name].
- Mẫu 3 – Email xác nhận tham gia phỏng vấn
Subject: [YOURNAME] – [JOB TITLE] – [INTERVIEW CONFIRMATION]
Dear Mr./Ms. [Recruiter or Hiring Manager],
- It was a pleasure to interview for the [Job Title] position at [Company] and I thank you for the opportunity.
Thank you for taking me into account for the role and I am eager to see you soon. Based on your convenience, I would like to arrange the interview on [Day of the Week], [Date] at [Time, AM/PM, Timezone] in the [Company Office] at [Address]. Please confirm if the time and interview location are suitable for you.
I am looking forward to discovering more about the possibilities at [Company]. Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
[Your name].
- Mẫu 4 – Email từ chối tham gia phỏng vấn
Subject: [YOURNAME] – [JOB TITLE] – [INTERVIEW REJECTION]
Dear Mr./Ms. [Recruiter or Hiring Manager],
I appreciate the chance to interview for the [Job Title] role at [Company]. I appreciate your interest in my qualifications and your consideration of me as a potential candidate.
However, I regret to inform you that I have accepted another offer and I am no longer available for the interview. I sincerely regret any trouble this may bring to you and your colleagues.
I am very grateful for the opportunity to be considered for the [Job Title] position at [Company]. And I wish you all the best in your hiring process and future endeavors.
Sincerely,
[Your name].
- Mẫu 5 – Email từ chối tham gia phỏng vấn
Subject: Subject: [YOURNAME] – [JOB TITLE] – [INTERVIEW REJECTION]
Dear Mr./Ms. [Recruiter or Hiring Manager],
I appreciate the chance to interview for the [Job Title] role at [Company]. I am honored to be considered for this role and I appreciate your interest in my skills and experience.
However, I regret to inform you that I am unable to attend the interview on the date and time you proposed. I have a prior commitment that I cannot reschedule at this time. I understand that this may affect your hiring timeline and I apologize for any inconvenience this may cause you and your team.
Working as a [Job Title] at [Company] is still a dream of mine, as I believe I can contribute to the company’s growth and success. And I would love to reschedule the interview for a later date, if possible. Please let me know if you have any availability next week and I will do my best to accommodate your schedule.
Thank you for your understanding and flexibility. I anticipate hearing from you before long.
Sincerely,
[Your name].
Tham khảo thêm: Thư từ chối phỏng vấn – Hướng dẫn cách viết khéo léo và lịch sự bạn nên biết
- Mẫu 6 – Email từ chối tham gia phỏng vấn
Subject: Subject: [YOURNAME] – [JOB TITLE] – [INTERVIEW REJECTION]
Dear Mr./Ms. [Recruiter or Hiring Manager],
I appreciate the opportunity to interview for the [Job Title] role at [Company]. I appreciate your interest in my qualifications and your consideration of me as a potential candidate.
However, after careful review of the job description and the company website, I have decided to decline the interview offer. I realized that the position and the company are not a good fit for my career goals and preferences at this time. I hope you understand and respect my decision.
I am very grateful for the opportunity to be considered for the [Job Title] position at [Company]. And I wish you all the best in your hiring process and future endeavors.
Sincerely,
[Your name].
III. Một số lưu ý khi viết email trả lời phỏng vấn
Cách viết email trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hay tiếng Việt bạn cũng nên lưu ý một số điểm sau:
- Không để thông tin cá nhân trong email
Bạn nên tránh để các thông tin nhạy cảm như địa chỉ, tài khoản ngân hàng, mật khẩu, hoặc bất kỳ thông tin nào không liên quan đến phỏng vấn. Điều này có thể gây ra rủi ro về bảo mật và ảnh hưởng đến sự tin tưởng của nhà tuyển dụng.
- Tránh viết dài dòng, lan man
Ứng viên nên viết email ngắn gọn, rõ ràng và trực tiếp. Hãy nêu ra mục đích của email, cảm ơn nhà tuyển dụng đã mời phỏng vấn, xác nhận thời gian và địa điểm, bày tỏ sự quan tâm đến vị trí công việc. Bạn cũng có thể nói thêm về kinh nghiệm, kỹ năng, hoặc thành tích liên quan đến công việc, nhưng không nên lặp lại những gì đã có trong hồ sơ xin việc. Hãy chia email thành các đoạn văn ngắn để dễ đọc hơn.
- Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp
Bạn nên đọc kỹ email trước khi gửi và sử dụng các công cụ kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc dấu câu. Bạn cũng nên chú ý đến cách trình bày, định dạng và sắp xếp email. Một email trả lời phỏng vấn chỉn chu, chính xác và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Qua đó cho thấy sự nghiêm túc và tôn trọng của bạn.
Trên đây là những cách trả lời email mời phỏng vấn giúp bạn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Việc tham khảo những mẫu email trên sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn khi trả lời email mời phỏng vấn. Hy vọng sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình tìm kiếm việc làm. Ngoài ra, bạn cũng có thể vào Muaban.net ngay hôm nay để tìm thêm các cơ hội việc làm thú vị và phù hợp với sự nỗ lực, kỹ năng của bạn.
Xem thêm:
- Bật bí cách trả lời phỏng vấn khi chưa có kinh nghiệm chinh phục nhà tuyển dụng
- Hướng dẫn cách mail hỏi kết quả phỏng vấn chuyên nghiệp nhất
- 28 câu hỏi phỏng vấn giáo viên tiếng anh có câu trả lời 2024
- Thu nhập việc làm dịch thuật online tại nhà bao nhiêu? Top 8 website tìm việc uy tín nhất
