Bạn đang cần tạo một danh sách lựa chọn trong Google Sheet? Bạn đang loay hoay chưa biết cách tạo lựa chọn trong Google Sheet như thế nào cho đúng? Vậy thì bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn thật chi tiết, giúp bạn ứng dụng được ngay vào công việc. Đừng bỏ qua nhé!
1. Cách tạo lựa chọn (drop-list) khi có sẵn dữ liệu
Khi bạn có sẵn một danh sách dữ liệu dài cần tạo danh sách lựa chọn trong Google Sheets thì đừng bỏ qua những 6 bước chi tiết dưới đây:
Bước 1: Quét khối vùng cần tạo danh sách lựa chọn.
Bước 2: Chọn Data => Data validation
Bước 3: Khi hộp thoại như bên dưới xuất hiện, chọn +Add rule
Bước 4: Trong hộp thoại tùy chỉnh, bạn chọn Dropdown (from a range) như hình bên dưới:
Bước 5: Chọn biểu tượng ô vuông như hình bên dưới. Sau khi hộp thoại “Select a data range” xuất hiện, bạn quét khối vùng dữ liệu dùng để tạo danh sách rồi bấm OK. Giả sử trong ví dụ của Mua Bán là danh sách các tỉnh thành.
Lưu ý: Nếu danh sách lựa chọn nằm ở một Sheet khác thì bạn cũng có thể bấm sang Sheet khác để quét khối vùng danh sách lựa chọn.
Bước 6: Cuối cùng, hộp thoại ban đầu sẽ tự điền danh sách lựa chọn như hình bên dưới, bấm Done để hoàn thành.
2. Cách tạo danh sách lựa chọn (drop-list) bằng cách nhập thủ công
Với những danh sách lựa chọn không quá dài, từ 1 – 5 lựa chọn, bạn nên dùng cách điền thủ công dưới đây sẽ nhanh hơn.
Bước 1: Bạn quét khối vùng cần tạo danh sách lựa chọn trên Google Sheet. Sau đó chọn Data => Data Validation
Bước 2: Khi hộp thoại như hình bên dưới xuất hiện, chọn + Add rule
Bước 3: Bạn điền các lựa chọn tùy ý vào các ô như hình bên dưới. Sau đó bấm Done để hoàn thành
Lưu ý quan trọng: Loạt danh sách lựa chọn không được có lựa chọn nào trùng nhau. Ví dụ trong danh sách đã có lựa chọn “TP.HCM” rồi, nếu bạn tạo thêm một lựa chọn “TP.HCM” thì Google Sheet sẽ không chấp nhận. Vậy nên khi bạn lưu danh sách lựa chọn bị lỗi, hãy kiểm tra danh sách lựa chọn có bị trùng không nhé.
Có thể bạn quan tâm: [VIDEO] 3 cách giãn dòng trong Excel chi tiết nhất
Ngoài ra, bạn có nhu cầu tìm việc làm thì có thể truy cập vào website Muaban.net để ứng tuyển hàng nghìn đầu việc khác nhau, hoặc truy cập tại đây:
3. Cách tạo danh sách lựa chọn (drop-list) có màu
Sau khi tạo được danh sách lựa chọn như 2 cách Mua Bán đã hướng dẫn phía trên. Để từng lựa chọn được tô những màu khác nhau, bạn làm theo 2 bước đơn giản sau:
Bước 1: Quét khối vùng cần tô màu dữ liệu. Sau đó nháy chuột phải, chọn View more cell actions => Conditional formatting
Bước 2: Chọn Text contains và điền nội dung cần tô màu ở ô bên dưới (như hình). Chọn màu sắc tùy thích tại biểu tượng thùng sơn. Sau đó bấm Done để hoàn thành.
4. Cách xoá danh sách lựa chọn (drop-list)
Bạn tạo danh sách lựa chọn nhầm và cần xóa để làm lại? Rất đơn giản chỉ với 3 bước sau đây:
Bước 1: Quét khối vùng dữ liệu cần xóa danh sách lựa chọn.
Bước 2: Chọn Data => Data validation
Bước 3: Chọn vùng dữ liệu cần xóa danh sách lựa chọn (như ví dụ của Mua Bán là vùng B2:B7). Sau đó bấm vảo biểu tượng Thùng rác để xóa.
5. Những ưu điểm khi tạo danh sách lựa chọn trong Google Sheet
- Giúp tiết kiệm thời gian và giảm các lỗi nhập liệu: Khi sử dụng Drop-list, người dùng chỉ cần thực hiện thao tác chọn, cực kỳ tiết kiệm thời gian và giảm thiểu những sai sót trong quá trình nhập liệu.
- Dễ dàng quản lý, cập nhật dữ liệu: Khi bạn cần thay đổi hoặc cập nhật danh sách lựa chọn, bạn chỉ cần sửa danh sách ban đầu là tất cả danh sách lựa chọn sẽ được thay đổi nhanh chóng.
- Tính trực quan: Drop-list giúp trình bày dữ liệu một cách rất trực quan, giúp người dùng dễ dàng sử dụng hơn, giúp Sheet làm việc trông ngay ngắn và thẩm mỹ.
Trên đây là những cách tạo lựa chọn trong Google Sheet và tô màu lựa chọn cực dễ dàng. Mong rằng sau bài viết bạn sẽ tạo được một trang tính đẹp mắt, chuyên nghiệp của riêng mình. Xem thêm nhiều hướng dận thao tác trên Google Sheet, Excel, Word,… tại trang Blog của Muaban.net nhé! Bên cạnh những mẹo vặt tin học văn phòng, Muaban.net cũng cung cấp những tin mua bán nhà đất, việc làm mới nhất cho bạn tham khảo!
Xem thêm:
- 3 cách tạo bảng trong Excel dễ làm và cực hiệu quả
- Cách cố định cột trong Excel cực đơn giản và chi tiết
