5S là gì? Quy trình 5S bao gồm sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Vậy áp dụng quy trình 5S như thế nào để thành công? Cùng Muaban tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
5S là gì?
5S là viết tắt của 5 chữ cái chữ cái sau trong tiếng Nhật: seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke. Trong tiếng Anh, 5 chữ cái này có tên là: sort, set in order, standardize, sustaint và self-discipline. Trong tiếng Việt, nó có nghĩa là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Để hiểu rõ hơn về quy trình 5s là gì, bạn hãy đọc những giải thích dưới đây:
Nguồn gốc của 5S
5S có nguồn gốc và được áp dụng từ Hệ thống sản xuất (TPS) của công ty Ô Tô Toyota trong nửa đầu thế kỷ 20. Hệ thống này có tên gọi “Lean Manufacturing” (Sản xuất tinh gọn). 5S được tạo ra nhằm tăng giá trị sản phẩm, tăng chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách giảm thiểu sự lãng phí từ quy trình sản xuất. Quy trình sản xuất tinh gọn bao gồm nhiều phương pháp như 5S, kaizen, jidoka, poka-yoke, kanban hay heijunka. Trong đó, 5S được coi là phần thiết yếu của hệ thống sản xuất trong công ty Toyota.
5s là gì? Quy trình 5S là gì?
Quy trình 5S là một hệ thống được vận hành theo 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) để công việc được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Điều quan trọng nhất trong quy trình 5S là nơi làm việc phải được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ, dụng cụ được đặt đúng chỗ. Điều này tạo nên không gian thoải mái, thuận tiện cho công việc và giúp các bước tiếp theo trong 5s được trơn tru.
Mục đích của 5S là gì?
Phương pháp 5S bắt nguồn từ đất nước Nhật Bản, phương pháp này ra đời nhằm mục đích tăng cường hiệu quả trong công việc – với trọng tâm chính đó là cải tiến môi trường làm việc. Có thể đạt được điều này bằng cách tổ chức sắp xếp một cách logic; các công cụ và các vật liệu được đặt tại các vị trí thuận tiện dành cho các đối tượng cần dùng đến và thích hợp với tần suất sử dụng,… Không gian làm việc được làm sạch thường xuyên. Biến việc làm sạch và tổ chức trở thành thói quen của các nhân viên. Khi được sử dụng đúng cách, 5S sẽ giúp cho quy trình của doanh nghiệp trở nên an toàn và hiệu quả hơn.
Lợi ích của 5S
Các lợi ích mà quy trình 5S đem lại cho nhân viên và công ty:
- Quản lý thời gian tối ưu hơn – Bỏ bớt các vật dụng không cần thiết, sắp xếp lại những dụng cụ quan trọng giúp loại bỏ tình trạng đồ đạc bày bừa lộn xộn. Người lao động sẽ dành ít thời gian hơn để tìm kiếm những đồ dùng cần thiết – thay vào đó thì họ có thể tập trung vào làm việc một cách hiệu quả hơn.
- Làm không gian thoáng đãng hơn – Vứt bỏ bớt những vật dụng không cần thiết, bạn sẽ có được một không gian rộng rãi để chứa những vật dụng hữu ích cho công việc hơn. Việc tận dụng tối đa không gian làm việc cùng với nguồn lực sẽ góp phần tối đa cho lợi nhuận doanh nghiệp.
- Giảm tỷ lệ thương tật – Thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp sẽ góp phần giảm bớt những nguy cơ gây tai nạn khi người lao động di chuyển tìm các đồ vật.
- Tối ưu thời gian không sử dụng thiết bị – Khi thiết bị và các công cụ được giữ sạch sẽ và được kiểm tra thường xuyên, sử dụng đúng cách thì quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều, và các hư hỏng lớn có thể được ngăn chặn tuyệt đối.
- Cải thiện được tính nhất quán và chất lượng – Việc tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc có thể giúp giảm thiểu được đáng kể các sai sót và cải thiện năng suất làm việc hơn. Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp đánh giá cao tầm quan trọng của ứng dụng quy trình 5S trong quản lý chất lượng.
- Nâng cao tinh thần của các nhân viên – Khi nguyên tắc 5S được thực hiện hiệu quả, người lao động sẽ cảm thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng. Từ đó họ sẽ cảm thấy tự hào về công việc mình đang làm và quan tâm việc đóng góp cho công ty.
Tìm ngay công việc kinh doanh phù hợp với bạn ở tin đăng dưới đây:
Mối quan hệ giữa quy trình 5S và Kaizen
Kaizen (改善) là khái niệm trong quá trình sản xuất tinh gọn (Lean), còn có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Trong đó, các doanh nghiệp sẽ không ngừng tìm ra những cách thức thay đổi, dù là những thay đổi nhỏ nhằm cải tiến quy trình làm việc theo thời gian. Để có thể làm được điều này, tất cải nhân viên đều phải tham gia thông qua sự nỗ lực gia tăng hiệu quả trong công việc hằng ngày.
Tương tự như Kaizen, mục tiêu của 5S Là cải tiến các quy trình làm việc, nhưng phương thức thực hiện của 5S chính là tăng cường tính tổ chức và tính hiệu quả. Nói cách khác nghĩa là 5S tạo cơ sở nền tảng cho các doanh nghiệp áp dụng quy trình Kaizen. Một khi đã hình thành hệ thống tổ chức công việc, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các cơ hội dễ dàng để cải tiến hơn.
Lý do gì khiến càng nhiều công ty và doanh nghiệp sử dụng 5S
Phương pháp 5S áp dụng được với tất cả mô hình tổ chức triển khai. 5S thích hợp với mọi quy mô, mọi ngành của doanh nghiệp. Dù là ai đi nữa thì cũng thích sự sạch sẽ, thuận tiện và ngăn nắp tại nơi làm việc. Đó chính là nguyên do 5S trở lên phổ biến.
Người Việt có thói quen giữ lại tất cả những đồ cả cần thiết và không cần thiết. Điều này góp phần tạo ra sự bừa bộn trong sinh hoạt và tại nơi làm việc. Do vậy, 5s là một quy trình vô cùng cần thiết để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Một số công ty đang dự kiến xây dựng mạng lưới hệ thống Quản trị chất lượng theo đúng tiêu chuẩn ISO 9000 nên áp dụng 5S là bước bắt buộc. 5S giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách và nâng cấp cải tiến môi trường làm việc để đạt được hiệu suất tối ưu nhất
Xem thêm: PR Là Làm Gì? Hướng đi Nào Tốt Nhất Cho Nhân Viên PR?
Quy trình 5S bao gồm những gì và thực hiện như thế nào?
S1: Sàng lọc – Seiri
Nguyên tắc đơn giản của Seiri là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”. Mọi người cần quan sát kỹ nơi làm việc và phát hiện những thứ không cần thiết cho công việc. Nếu không ai cần dùng thì phải hủy bỏ ngay những thứ không cần thiết đó. Mọi người cần thường xuyên phân loại, sàng lọc vật dụng và xác định mức độ hư hỏng để tiến hành loại bỏ hay sửa chữa. Nhờ vậy, môi trường làm việc đảm bảo tính sạch sẽ, khoa học.
S2: Sắp xếp – Seiton
Mọi người cần dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng để tiến hành sắp xếp chúng. Sau khi xác định được mức độ sử dụng, mọi người cần trao đổi về cách sắp xếp với đồng nghiệp, sắp xếp và lập danh sách và sơ đồ lưu trữ vật dụng. Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng. Những vật ít dùng thì để xa hơn. Nặng để dưới và nhẹ để trên. Mọi người có thể sử dụng băng đánh dấu hay nhãn dán có các màu sắc khác nhau để dễ phân biệt.
S3: Sạch sẽ – Seiso
Hàng ngày, người lao động cần dọn dẹp để đảm bảo tính sạch sẽ cho môi trường làm việc. Bởi môi trường sạch sẽ tạo nên sản phẩm đầu ra chất lượng. Việc vệ sinh thường xuyên còn giúp các đồ vật giảm bớt khả năng hư hỏng, bụi bẩn.
S4: Săn sóc – Seiketsu
Săn sóc giúp duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp tại nơi làm việc. Doanh nghiệp cần đưa ra một lịch dọn dẹp vệ sinh cụ thể và có các tiêu chuẩn đánh giá quy trình săn sóc này.
S5: Sẵn sàng – Shitsuke
Bước cuối cùng là Shitsuke (sẵn sàng). Bước này yêu cầu tính tự giác của nhân viên thay vì có sự nhắc nhở, ra lệnh. Nhân viên trong quy trình 5S cần rèn luyện cho mình tính tự giác, thói quen giữ gìn vệ sinh môi trường làm việc. Khi đó, 5S chính là yếu tố tạo ra sự thoải mái cho chính họ. Việc đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng lòng sẽ tạo ra thành công cho 5S.
Xem thêm: 4 Vai Trò Của Quản Lý Chất Lượng Doanh Nghiệp Nào Cũng Cần
Áp dụng quy trình 5S vào thực tế
Thực thi quy trình 5S trong y tế
Tại Việt Nam, Vikyno là doanh nghiệp đầu tiên áp dụng quy trình 5s vào năm 1993. Hiện nay, nhiều bệnh viện trên cả nước đã áp dụng mô hình này như: Bệnh viện Từ Dũ, Bệnh viện Trưng Vương TP.HCM, Viện huyết học và truyền máu TW,… Nhờ có quy trình 5S, thời gian tìm kiếm tài liệu giảm tới 20% và diện tích lưu trữ tăng 10% so với trước kia.
Triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp
Seiri – Sàng lọc
Nguyên tắc của sàng lọc là : “Không giữ những gì mà doanh nghiệp triển khai không cần đến”
- Bước 1: Quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp. Từ đó có thể phát hiện và xác lập những thứ không cần thiết cho việc làm mình. Tiếp tục thông tin xem có ai cần dùng vật đó hay không, nếu không hãy vứt bỏ ngay những thứ không thiết yếu đó.
- Bước 2: Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó có ích cho việc làm hay không thì hãy ghi lại kèm ngày tháng sẽ bỏ đi. Sau đó hãy để riêng ra một chỗ.
- Bước 3: Sau một khoảng chừng thời hạn, kiểm tra xem ai cần đến nó không. Nếu không hãy hủy bỏ vật đó. Sau đó cần tiếp tục phân loại và sàng lọc những đồ vật theo mức độ liên tục sử dụng. Sàng lọc giúp xác định được mức độ hư hỏng và bụi bẩn để tạo ra môi trường thao tác bảo đảm an toàn và khoa học hơn.
Seiton – Sắp xếp
Sau khi thực hiện bước sàng lọc, hãy sắp xếp giúp cho mọi vật dụng được xếp vào đúng chỗ của nó. Nguyên tắc của việc sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của các đồ vật.
- Bước 1: Hãy đảm đảm bảo tất cả mọi thứ cần được sắp xếp đều là những đồ vật thiết yếu. Bởi vì những đồ vật cần vô hiệu đã được loại bỏ ngay tại bước 1 – sàng lọc. Bạn cần biết được để cái gì, ở đâu cho đẹp mắt, thuận tiện và bảo đảm được tính an toàn.
- Bước 2: Trao đổi về cách sắp xếp các vật dụng với những đồng nghiệp. Từ đó phác thảo sau đó tìm ra cách sắp xếp một cách thuận tiện nhất để có thể quản trị và thao tác. Những đồ dùng càng hay sử dụng thì càng cần để gần người dùng chúng. Những vật ít khi dùng thì để ở nơi xa hơn. Vật nặng để dưới và vật nhẹ để trên.
- Bước 3: Lập ra hạng mục các đồ vật và sơ đồ nơi lưu giữ vật. Cần ghi chú các vị trí đơn cử đến từng ngăn kéo hoặc ngăn tủ để thuận tiện trong việc tìm kiếm.
- Bước 4: Nên có sơ đồ riêng về các bình cứu hỏa và dụng cụ cấp cứu, van an toàn để hoàn toàn có thể dùng ngay nếu như có xảy ra sự cố. Để tránh việc bày bừa, lộn xộn và khó phân biệt thì hãy ghi lại chúng bằng các sắc màu riêng. Ví dụ, sơn những màu tỏa nắng rực rỡ hay điển hình nổi bật vào những đồ vật được dùng khi khẩn cấp như là: bình chữa cháy, bảng chỉ dẫn lối thoát hiểm …
Seiso – Sạch sẽ
Một môi trường sạch sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng. Seiso cần thực hiện hàng ngày hoặc hàng tuần một cách thường xuyên và liên tục. Hãy dành 5 phút mỗi ngày để vệ sinh vật phẩm để chúng không có thời cơ dính bụi bẩn. Tự quét dọn nơi thao tác của mình nếu muốn có một không gian và môi trường sạch sẽ. Đây còn là bước để kiểm tra mà tổ chức triển khai. Việc vệ sinh liên tục còn có thể giúp kiểm tra những vật phẩm hư hỏng, bụi bẩn và tránh hỏng hóc .
Seiketsu – Săn sóc
Săn sóc giúp tạo ra mạng lưới hệ thống nhằm duy trì và giữ gìn sự thật sạch ở nơi thao tác. Bạn cần tạo ra lịch làm vệ sinh đơn cử. Đặt ra những tiêu chuẩn rõ ràng để có thể nhìn nhận hiệu suất cao của việc săn sóc. Thiết kế racác nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho những vị trí lao lý. Thiết lập rõ ràng và thống nhất về số lượng giới hạn, vị trí.
Shitsuke – Sẵn sàng
Đây có lẽ là bước khó khăn và vất vả bởi những nhân viên cấp dưới cần tuân theo một cách khắt khe những lao lý. Chữ S này cần được thực hiện một cách tự giác mà không cần phải nhắc nhở, ra lệnh. Sẵn sàng tự giác để trở thành một thói quen. Quy trình 5S tạo ra bầu không khí lành mạnh và tự do dành cho nhân viên cấp dưới. Việc bảo vệ mọi người đều hiểu và đồng lòng sẽ tạo ra những thành công xuất sắc cho 5S.
Ai? Khi nào? nên ứng dụng quy trình 5S
Quy trình 5S có thể áp dụng được với mọi loại hình tổ chức, đa dạng quy mô và lĩnh vực hoạt động. Vì vậy, tất cả các công ty, tổ chức, cá nhân đều có thể thực hiện 5S. Trong mỗi doanh nghiệp, ta cần khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người, bao gồm: các cấp quản lý, lãnh đạo và toàn thể phòng ban đến nhân viên riêng lẻ.
Đào tạo quy trình 5S
Trong quá trình đạo tạo 5S, những người tham gia cần hiểu rõ lý do và tầm quan trọng của việc thực hiện quy trình 5S, lợi ích mà 5S mang lại. Mỗi doanh nghiệp, phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, khi thực hiện 5S, công ty cần liên tục đánh giá tính hiệu quả để tìm cách cải thiện, tối đa hóa hiệu quả.
Các công cụ vật lý hỗ trợ quản lý 5S là gì?
- Băng đánh dấu sàn: sử dụng với kệ, bàn làm việc, các bề mặt khác
- Nhãn và dấu hiệu: để truyền tải thông tin cần thiết (trong ngăn kéo chứa gì, nơi nào cất vật gì, nguy hiểm cần tránh,…)
Vai trò của nhân viên trong quy trình 5S
Sự tham gia của nhân viên là điều bắt buộc để việc thực hiện 5S được thành công. Doanh nghiệp cần đảm bảo mọi nhân viên đều tham gia vào tất cả giai đoạn của 5S và phải có đội ngũ thanh tra, giám sát thường xuyên. Đào tạo và chỉ dẫn là công tác không thể thiếu để đảm bảo mục tiêu nêu trên. Khi nhân viên được đào tạo bài bản và đã nắm rõ 5S, họ sẽ tin tưởng và thực hiện quá trình liên quan giúp đảm bảo chất lượng công việc.
Áp dụng 5S không phải là câu chuyện dễ dàng
Ứng dụng quy trình 5S là một chu kỳ diễn ra liên tục, không ngừng. Sau bước thành công ban đầu mà 5S đem lại, doanh nghiệp sẽ nhận thấy những vấn đề phát sinh và cần phải tìm cách giải quyết nhanh chóng.
Xem thêm: Đầu Tư Lướt Sóng Là Gì? 2 Loại Hình đầu Tư Lướt Sóng
Các yếu tố tạo nên thành công khi tiến hành 5S
Nhà lãnh đạo – người luôn cam kết và hỗ trợ
Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công cho phương pháp 5S chính là người lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của lãnh đạo khi bắt tay vào thực hiện 5s giúp gặt hái được kết quả tốt đẹp.
Tiến hành đào tạo
Thực hiện 5S không phải là điều dễ dàng. Để mọi người thực hiện và tuân thủ 5S, cấp trên cần có những phương pháp truyền đạt và cung cấp cách tiến hành 5S cho toàn thể nhân viên một cách chỉn chu nhất. Bởi việc nhân viên được đào tạo bài bản 5S là yếu tố tiên quyết tạo nên thành công của phương pháp này.
Toàn thể nhân viên – Sự tự nguyện tham gia
“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Quy trình 5S đòi hỏi sự tham gia của toàn thể nhân viên và cần được thực hiện đều đặn như một thói quen. Qua đó, 5S tạo ra môi trường làm việc tự giác, mang tính chuyên nghiệp và hiệu quả cao.
Lặp lại hệ thống 5S với tiêu chuẩn cao hơn
Thực hiện chu trình 5S cần đảm bảo tính liên tục và cải thiện theo thời gian. Điều này giúp duy trì, cải tiến công tác tổ chức, vận hành doanh nghiệp.
Xem thêm: Cò đất Là Gì? Cách Phân Biệt Cò đất Và Môi Giới Bất động Sản
Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho mục tiêu đầu ra trong sản xuất
Quy trình 5S góp phần làm tăng hiệu quả và cải thiện mục tiêu đầu ra trong sản xuất:
- P – Productivity: Tăng năng suất lao động
- Q – Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm
- C – Cost: Giảm thiểu chi phí sản xuất
- D – Delivery: Giao hàng nhanh chóng
- S – Safety: Đảm bảo sự an toàn cho nhân viên
- M – Morale: Nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc
Trên đây là toàn bộ thông tin về 5s mà Mua Bán muốn gửi đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp thông tin giúp bạn biết được 5s là gì? Quy trình 5s đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp như thế nào? Từ đó, giúp bạn có một cái nhìn cụ thể và tổng quan về mô hình này. Đừng quên truy cập Muaban.net mỗi ngày để cập nhật thông tin việc làm, nhà đất mới nhất nhé!
Có thể bạn quan tâm:
- Bất Động Sản Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Kinh Doanh BĐS
- Mua nhà ngân hàng thanh lý và những điều cần phải biết
