Khi có nhân viên nghỉ việc, lời cảm ơn thời gian họ đã đóng góp cho công ty là điều ý nghĩa mà người quản lý nào cũng nên làm. Vậy viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc như thế nào cho tinh tế, khéo léo? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn 4 mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc hay nhất cũng như những lưu ý khi viết loại thư này.
1. Nội dung thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc
1.1. Phần mở đầu
Phần mở đầu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc cần có các thành phần sau:
- Mở đầu bức thư bằng một lời chào, có thể là “Thân gửi”, “Kính gửi” hoặc thân thiết hơn là “Xin chào”
- Thông tin nhân viên nhận thư, bao gồm họ tên, chức danh/vị trí tại công ty
- Thông tin người viết thư. Có thể trình bày dạng “Xin thay mặt công ty AAA ” hoặc “Tôi tên là BBB – chức danh ABC”
- Lý do viết thư
1.2. Phần thân
Đây là phần quan trọng thể hiện tấm lòng trân trọng cũng như sự tiếc nuối của người viết thư. Ở phần này bạn viết tự do, thể hiện được lòng biết ơn những sự cống hiến của nhân viên sắp nghỉ.
1.3. Phần kết
Phần kết của thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc cần có các thành phần sau:
- Quà tặng, quyết định khen thưởng (nếu có)
- Thể hiện thành ý muốn duy trì mối quan hệ, giữ liên lạc về sau
- Gửi lời chúc đến nhân viên
- Ngày, tháng, năm viết thư + Ký tên
Lưu ý: Nếu viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc qua Email, bạn cần viết tiêu đề Email thể hiện được nội dung bức thư, ví dụ “Tri Ân Anh/Chị ABC đã đồng hành cùng công ty XYZ” hoặc “Cảm ơn Anh/Chị ABC vì thời gian đồng hành cùng công ty XYZ”. Điều này giúp người nhận Email biết được nội dung thư, không bị nhầm lẫn đó là bức thư không quan trọng.
>>>Tham khảo thêm: Leader là gì? Bí quyết trở thành 1 leader giỏi
2. Cách viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc chuẩn
2.1. Chú ý mối quan hệ
Khi viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc, bạn cần chú ý mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư. Bạn cần lưu ý rằng bạn có quan hệ công việc đối với nhân viên đó không? Bạn viết thư cho nhân viên đó trên cương vị gì?
Đối với những nhân viên từ chức hay nghỉ hưu, cần cân nhắc kỹ những tác động tích cực mà họ đã đóng góp cho công ty. Nếu người nhận bức thư là thành viên nhóm, phòng ban của bạn quản lý, bạn cũng có thể chèn thêm các câu chuyện của cá nhân họ hoặc của đội nhóm để tạo sự thân mật.
2.2. Dựa vào văn hóa công ty
Tùy vào văn hóa công ty mà quyết định phong cách viết, độ dài, hình thức thư, bằng khen hay quà tặng kèm theo. Dù là văn hóa công ty thiên về tình cảm hay vật chất thì một lá thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc là điều nên có, đặc biệt là đối với những nhân viên có cống hiến lớn, lâu dài trong quá trình làm việc của họ.
2.3. Công nhận sự cống hiến
Dù là nhân viên làm việc tại công ty trong thời gian ngắn hay dài thì những cống hiến của họ cũng cần được trân trọng. Đừng quên đề cập những thành tích của họ, điều này giúp nhân viên nghỉ việc ấm lòng vì được sự ghi nhận từ công ty.
2.4. Cần sự chân thành
Khi viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc, bạn cần thể hiện sự chân thành của mình trong bức thư. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng chứ không phải là “văn mẫu” hay “bức thư công nghiệp”. Trong thư, hãy nói đến lý do bạn muốn cảm ơn họ cũng như gửi lời chúc họ suôn sẻ, thuận lợi trên hành trình mới. Nếu là nhân viên về hưu, hãy cảm ơn lòng trung thành của họ đối với công ty.
>>>Tham khảo thêm: Quản lý nhân sự là gì? 6 Cách Để Trở Thành Quản Lý Nhân Sự Giỏi
2.5. Thái độ lạc quan
Thái độ luôn là yếu tố quan trọng, kể cả trong văn nói hay văn viết. Trong thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc, bạn cần giữ cho mình thái độ lạc quan, đầy hy vọng đối với hành trình tiếp theo của nhân viên. Hãy thể hiện rằng bạn rất ủng hộ quyết định của họ, động viên họ tiếp tục con đường họ đã chọn nhé!
Tham khảo việc làm với đa dạng các ngành nghề, mức lương hấp dẫn tại tin đăng của Muaban.net:
![VINMART [ TÂN BÌNH ] CẦN Tuyển Nam/ Nữ Từ 19T-55T ĐI LÀM NGAY](https://cloud.muaban.net/images/thumb-glist/2024/09/20/545/66eb3030d4bb4283b6b3c4ba935e4a9e.jpg "Tổng Hợp 4 Mẫu Thư Cảm Ơn Nhân Viên Nghỉ Việc Chuẩn Hiện Nay")
3. Tổng hợp 4 mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc
Dưới đây là 4 mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc chuẩn nhất, giúp bạn hình dung được một bức thư được viết như thế nào. Tuy nhiên, bạn đừng sao chép hoàn toàn mà hãy tự biến tấu lại cho phù hợp với văn hóa công ty, độ thân mật giữa bạn với nhân viên nghỉ việc nhé!
3.1. Cảm ơn nhân viên thuộc cấp quản lý
Đối với nhân viên thuộc cấp quản lý, bạn có thể dùng mẫu thư sau:
Thân gửi/Kính gửi anh/chị …,
Nhân viên xuất sắc là tài sản quý giá của công ty. Vì vậy mà khi anh/chị quyết định rời khỏi đây, công ty chúng tôi không tránh khỏi cảm giác tiếc nuối. Nhưng chúng tôi biết không có bữa tiệc nào là không tàn. Chúng tôi luôn ủng hộ những quyết định của anh/chị và cầu chúc cho anh/chị luôn thành công trên con đường sắp tới.
Chúng tôi vô cùng trân trọng khoảng thời gian anh/chị đã cống hiến hết mình cho công ty. Cảm ơn những ý kiến đóng góp của anh/chị giúp cải thiện quá trình làm việc của nhân viên trở nên hiệu quả hơn. Cảm ơn anh/chị đã truyền động lực cho cả phòng Marketing. Thật khó để tìm được ai đó có thể thay thế anh/chị!
Hãy nhớ rằng, công ty luôn vui mừng chào đón anh/chị quay lại thăm chúng tôi. Một lần nữa, chúc anh/chị đạt được sự nghiệp như ý trên con đường mới.
Trân trọng.
>>>Tham khảo thêm: Môi Trường Làm Việc Là Gì? Như Thế Nào Là Môi Trường Làm Việc Lý Tưởng
3.2. Cảm ơn nhân viên cộng tác trong thời gian ngắn
Đối với nhân viên cộng tác trong thời gian ngắn với công ty thì một lá thư cảm ơn vẫn là điều nên làm. Bạn có thể tham khảo các mẫu thư sau:
… thân mến,
Vậy là đã trôi qua 1 năm từ ngày bạn mới bước vào công ty […] . Đối với cuộc sống dài đằng đẵng thì 1 năm quả là ngắn ngủi, nhưng đối với hành trình sự nghiệp của một người thì 1 năm không phải là một khoảng thời gian ngắn. Cảm ơn bạn đã dành 1 năm sự nghiệp cho công ty chúng tôi!
Chúng tôi luôn ghi nhận những đóng góp của bạn trong 1 năm vừa qua. Bạn quả là một người tài mà mọi công ty đều muốn tìm kiếm. Chúng tôi tin rằng dù bạn đi đâu thì cũng luôn là người thành công rực rỡ. Chúc bạn luôn tỏa sáng, thuận lợi trên con đường sắp tới!
Trân trọng.
3.3. Cảm ơn nhân viên đồng hành trong thời gian dài
Đối với nhân viên có thời gian dài cống hiến cho công ty, bạn cần cảm ơn sự trung thành của họ trong suốt thời gian đó. Bên cạnh đó, đừng quên gửi lời chúc cho sự nghiệp sắp tới của họ được thuận buồm xuôi gió. Mẫu thư sau thích hợp để bạn cảm ơn nhân viên đồng hành lâu dài cùng công ty:
Thân gửi/Kính gửi …
Lời đầu tiên, tôi xin thay mặt công ty […] gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn. Cảm ơn vì bạn đã lặng lẽ cống hiến cho sự phát triển của công ty trong suốt một khoảng thời gian dài. Cảm ơn bạn đã tin tưởng công ty cũng như sự trung thành, yêu nghề của bạn. Công ty vô cùng trân trọng những nỗ lực của bạn trong quá trình làm việc tại đây.
Có thể do nền tảng, định hướng phát triển của công ty hiện nay chưa thể đáp ứng định hướng phát triển của bạn, khiến bạn phải rời vị trí này. Nhưng chúng tôi tin rằng bạn đã cứng cáp, nhiều kinh nghiệm hơn trong khoảng thời gian làm việc tại công ty. Điều này giúp bạn tự tin, mạnh dạn hơn để tìm được một công việc mới.
Lời cuối cùng, tôi xin chúc bạn dù làm ở bất cứ vị trí nào thì cũng đạt được một sự nghiệp lẫy lừng, như ý. Chúc bạn thành công trong công việc lẫn trong cuộc sống.
Trân trọng.
3.4. Cảm ơn nhân viên về nghỉ hưu
Nhân viên về hưu – đây là những người dành gần như cả đời làm việc tại công ty bạn. Vậy nên, ngoài việc gửi lời cảm ơn, một sự khen thưởng hay một món quà nào đó kèm theo là điều cần thiết!
Kính gửi anh/chị…,
Lời đầu tiên, tôi xin thay mặt công ty […] gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến anh/chị vì sự trung thành trong một khoảng thời gian dài bằng cả một đời người. Cảm ơn anh/chị đã luôn yêu quý, tin tưởng và âm thầm cống hiến cho sự nghiệp lừng lẫy của công ty. Chúng tôi thật sự vô cùng cảm kích vì sự đóng góp không ngừng nghỉ của anh/chị trong suốt một khoảng thời gian dài vừa qua.
Từ nay anh/chị đã chính thức nghỉ hưu, chúng tôi không biết nói gì hơn ngoài việc gửi đến anh/chị bằng khen và phần quà thay lời muốn nói. Những điều này thực sự không đáng là bao đối với những đóng góp của anh/chị, nhưng mong rằng anh chị cảm nhận được tấm lòng chân thành từ công ty.
Lời cuối cùng, chúng tôi xin chúc anh/chị luôn dồi dào sức khỏe, hạnh phúc bên người thân, gia đình. Chúng tôi luôn chào đón anh/chị ghé thăm công ty. Hãy nhớ rằng công ty luôn là gia đình thứ 2 của anh chị.
Trân trọng.
Trên đây Muaban.net đã đúc kết những lưu ý khi viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc cũng như một số mẫu thư mà bạn có thể tham khảo. Mong rằng qua bài viết này bạn sẽ viết được một bức thư thể hiện rõ tấm lòng của bạn. Đọc thêm nhiều thông tin về việc làm, đơn từ, biên bản trong công việc tại Cẩm nang Mua Bán nhé!
>>>Xem thêm: Tuyển dụng là gì? Sự cần thiết của tuyển dụng trong xã hội
