Project scope là gì? Thuật ngữ Project scope không còn là cụm từ mới lạ với với các doanh nghiệp. Tuy nhiên để hiểu đúng và hiểu sâu về thuật ngữ này thì không phải ai cũng nắm vững được.
Vậy project scope là gì? Lợi ích của project scope ra sao? Hãy cùng Muaban.net tìm hiểu ngay sau bài viết dưới đây.
Project scope là gì?
Thuật ngữ project scope là gì? Đây là cụm từ vẫn thường được hiểu là “phạm vi dự án”, cụm từ được ghép bởi từ “project” nghĩa là dự án và “scope” nghĩa là phạm vi. Thuật ngữ phạm vi dự án được xem như một trong các bước rất quan trọng nhất để doanh nghiệp có thể hướng đến hiệu quả khi thực hiện dự án. Đặc biệt, khi thực hiện các dự án lớn, những công, nhân viên thuộc bộ phận quản lý đều cần xác định phạm vi dự án.
Ví dụ: Trong một dự án nghiên cứu thị trường của một công ty tư vấn sẽ được thực hiện theo một bản hợp đồng đã ký kết với khách hàng, bao gồm các hoạt động nghiên cứu tiến hành nhằm cho ra kết quả nghiên cứu đáp ứng những yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định trước trong bản hợp đồng thỏa thuận nêu trên. Do đó, phạm vi dự án có ý nghĩa quan trọng, có ảnh hưởng tới sự thành công của các dự án.
Việc hiểu và xác định được Project scope là gì? Giúp các doanh nghiệp xây dựng nhiệm vụ, mục tiêu, thời gian cũng như các chi phí của dự án. Hoạt động này giúp các cá nhân, tổ chức xác định được phạm vi, ranh giới dự án đang quản lý.
Sau khi đã xác định được các yếu tố nêu trên, người quản lý hoặc nhà quản trị sẽ cập nhật, ghi lại trong file có sẵn. Sau đó, tài liệu này sẽ được áp dụng trong toàn bộ quá trình quản lý của dự án, đây được xem là tài liệu chuẩn để giúp các nhân viên cấp dưới nhìn vào, từ đó xác định đúng các công việc cần làm.
>>> Xem thêm: RSM là gì? 5 yêu cầu không thể bỏ qua khi muốn trở thành một RSM chuyên nghiệp
Lợi ích bất ngờ của phạm vi dự án – Project scope
Lợi ích của project scope là gì? Như đã đề cập, xác định phạm vi dự án là một hoạt động quan trọng của các tổ chức doanh nghiệp, bởi nó đưa lại những lợi ích to lớn như:
- Lập chiến lược rõ ràng, cài đặt các mục tiêu chính xác, cụ thể cho một dự án
- Được các đối tác liên quan và các nhà lãnh đạo cấp cao đề cao, tín nhiệm
- Giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về các dự án đang thực thi, hạn chế sự mơ hồ
- Nhìn nhận tiêu chí để xác định vị trí dự án, dễ dàng nhận xét và đánh giá kết quả đã đưa ra.
Lợi ích bất ngờ của phạm vi dự án – Project scope là gì?
Cách xác định phạm vi dự án chính xác nhất
Nắm được Project Scope là gì? Giúp bạn tiến đến một dự án hiệu quả. Vậy cách để xác định phạm vi của dự án chính xác nhất ra sao? Cần phải xác định phạm vi chính xác của dự án mới có thể đánh giá, nhận xét được các vấn đề liên quan tới dự án đó.
Các bước để xác định phạm vi của dự án chính xác sẽ bao gồm:
- Bộ phận quản lý sẽ xác định sản phẩm, dịch vụ cuối cùng. Bên cạnh đó, cần xác định sản phẩm, dịch vụ cả bên trong lẫn bên ngoài, những món hàng mà doanh nghiệp đang thực hiện hoặc chuẩn bị quảng bá hay bán ra.
- Xác định chức năng cùng với các dữ liệu liên quan. Đây là các dữ liệu cụ thể như tài liệu, thỏa thuận hợp đồng, các quy trình quản lý,…
- Dự đoán biến đổi trong phạm vi dự án, điều này giúp nhà quản trị dự án lường trước được những sự thay đổi trong phạm vi dự án, từ đó, đưa ra những sự chuẩn bị và giải pháp phù hợp hợp.
- Xác định thời gian và địa điểm của dự án.
Scope là gì? Cách xác định phạm vi dự án chính xác nhất
Để xác định phạm vi của dự án, bạn nên lưu ý tới các yếu tố ràng buộc sau:
- Thời gian: Đặt ra mốc thời hạn để hoàn thành các mục tiêu trong dự án. Với các dự án nhỏ hoặc vừa, thời hạn có thể là một vài tuần, còn đối với các dự án lớn hơn có thể mất tới vài tháng hoặc vài năm.
- Nhân sự: Doanh nghiệp của bạn có bao nhiêu người sẵn sàng thực thi dự án?
- Ngân sách: Bạn cần thiết lập ngân sách để tối ưu hoá chi phí cho dự án.
- Tính khả thi: Đội ngũ quản trị của doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố để cân nhắc cho tính thực thi của dự án. Đây là công việc quan trọng, cần sự phối hợp giữa nhiều phòng ban để cho ra những thông tin chính xác nhất.
Đây là những yếu tố có tác động lớn tới phạm vi dự án, cho nên để tối ưu hóa phạm vi dự án, bạn cần nghiêm túc xem xét, đánh giá các yếu tố nêu trên.
Tìm kiếm công việc phù hợp với bạn ở tin đăng dưới đây
Quy trình quản lý phạm vi dự án hiệu quả
Dưới đây là để xuất quy trình quản lý dự án, hy vọng quy trình này sẽ mang đến cho bạn những hiệu quả nhất định.
Bước 1: Xác định nhu cầu dự án
Ngay từ đầu, công ty cần xác định các yêu cầu của dự án. Khi bạn đã có câu trả lời đầy đủ và chính xác cho nhu cầu của mình, bạn có thể đặt ra các mục tiêu cụ thể. Trong bước này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ cũng như cách thực hiện nhiệm vụ đặt ra để đạt được mục tiêu và đáp ứng các yêu cầu của dự án.
Bước 2: Thiết lập nền tảng dự án
Để đặt nền tảng cho việc xác định phạm vi dự án của mình, bạn cần tạo ra một hệ thống các mục tiêu phụ và liên kết các mục tiêu chính để đạt được mục tiêu cuối cùng dự án cuối cùng.
Do đó, bạn cần trả lời được các câu hỏi như:
- Mục tiêu đặt ra trong Project scope là gì? có đo lường được không?
- Mục tiêu nào dễ đạt được với các nguồn lực sẵn có? Mục tiêu nào không khả thi?
- Những mục tiêu nào vẫn khả thi trong trường hợp khó khăn? Khó khăn trong việc đạt được mục tiêu ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng chung của dự án?
- Vấn đề ngân sách ảnh hưởng tới kết quả chung của bạn như thế nào?
Bước 3: Mô tả phạm vi của dự án
Là một người thiết lập phạm vi dự án, bạn cần phải nắm vững những thông tin liên quan đến dự án của doanh nghiệp. Như vậy, bạn mới có thể mô tả một cách chi tiết, chính xác về dự án của mình lên cấp trên hoặc với khách hàng, đối tác. Do đó, bạn cũng cần hiểu rõ về tính năng cũng như chức năng của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Bước 4: Xem xét theo quan điểm của người dùng cuối
Điều quan trọng cần nhớ là mọi sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra để cung cấp trải nghiệm cho khách hàng. Do đó, hãy tạo ra sản phẩm của bạn từ quan điểm của người dùng cuối, không phải từ quan điểm của nhà đầu tư. Vì vậy, giá cả, giá trị và chất lượng của sản phẩm và dịch vụ cần được hài hòa với nhau. Đồng thời, các công ty cung cấp cho khách hàng của mình những chính sách và ưu đãi tốt nhất. Điều này giúp công ty tạo nên phạm vi dự án cung cấp cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất.
>>> Xem thêm: 4 vai trò của quản lý chất lượng doanh nghiệp nào cũng cần khi
Bước 5: Lên kịch bản về các rủi ro
Việc áp dụng phương án trên thực tế luôn cho thấy sự khác biệt nhất định so với phương án trên giấy. Những trở ngại và rủi ro có thể khiến các doanh nghiệp khó đạt được mục tiêu đã lên kế hoạch ban đầu. Do đó, việc tạo ra các kịch bản cho những rủi ro tiềm ẩn giúp doanh nghiệp đối phó kịp thời để đưa dự án trở lại phạm vi của dự án ban đầu.
Một số rủi ro bạn có thể dự đoán có thể là: Chất lượng công nghệ, nguồn nhân lực, ngân sách, v.v.
Kết luận
Tóm lại, phạm vi dự án chính là một phần của kế hoạch của dự án, bao gồm các hoạt động như xác định và liệt kê danh sách chi tiết các mục tiêu dự án, khả năng cung cấp, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và chi phí. Phạm vi dự án là thuật ngữ để chỉ những gì cần phải đạt được và các công việc cần thiết để có thể thực hiện dự án.
Trên đây là những thông tin giúp bạn hiểu về project scope là gì. Hy vọng bài viết này đã cung cấp những góc nhìn hữu ích giúp doanh nghiệp có thể xác định được phạm vi dự án nhằm để xây dựng được đường đi đúng đắn, chi tiết nhất.
>>> Xem thêm:
- Kỹ năng quan sát là gì? Ý nghĩa của nó trong giao tiếp?
