Chiêu mộ nhân tài về công ty của mình, điểm chạm đầu tiên với ứng viên chính là các HR (nhà tuyển dụng). Để tuyển chọn được những ứng viên tốt nhất trở thành nhân sự của công ty nhà tuyển dụng cần làm gì? Quy trình phỏng vấn & chi tiết các bước phỏng vấn mà nhà tuyển dụng phải biết sẽ được Muaban.net chia sẻ chi tiết qua bài viết này!
Quy trình phỏng vấn là gì?
Mục đích cuối cùng trong tuyển dụng chính là lựa chọn được ứng viên xuất sắc nhất, phù hợp nhất với vị trí mà nhà tuyển dụng cần tìm. Quy trình phỏng vấn chính là tất cả các bước trong hoạt động phỏng vấn giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Bao gồm tiếp xúc, tương tác với nội dung xoay quanh ứng viên, vị trí tuyển dụng và nhà tuyển dụng. Quy trình này được thực hiện qua bước sàng lọc ứng viên trước khi có kế hoạch phỏng vấn.
>> Bạn có thể quan tâm: Các bước sàng lọc hồ sơ ứng viên tìm việc hiệu quả nhất
Quy trình phỏng vấn tuyển dụng
Để buổi phỏng vấn giữa nhà tuyển dụng và ứng viên diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu tuyển dụng phụ thuộc khá nhiều vào quá phỏng vấn tuyển dụng. Quy trình cụ thể đó như thế nào cùng xem nội dung dưới đây.
Lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn
Bước đầu tiên trong quy trình phỏng vấn là lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn. Đây là các bước chuẩn bị trước khi nhà tuyển dụng và ứng viên gặp gỡ, trao đổi trực tiếp. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ do bộ phận nhân sự, tuyển dụng đảm nhiệm. Lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn cần đảm bảo:
Khung giờ phỏng vấn là khoảng thời gian nhà tuyển dụng và ứng viên trao đổi tính từ khi gặp gỡ đến khi kết thúc buổi phỏng vấn. Khung giờ phỏng vấn sẽ được thống nhất bởi nhà tuyển dụng và ứng viên trước đó qua thông tin giao tiếp qua email, điện thoại liên hệ. Với mỗi cấp độ, vị trí công việc khác nhau khung thời gian khác nhau. Bạn có thể tham khảo:
- Vị trí nhân viên: Từ 15 – 60 phút.
- Vị trí quản lý: Từ 30 – 90 phút.
Các công việc trong kế hoạch cần thực hiện:
- Liên hệ hẹn với ứng viên đến phỏng vấn.
- Lựa chọn người tham gia phỏng vấn.
- Câu hỏi phỏng vấn.
- Không gian (phòng) phỏng vấn.
- Các phương án dự phòng trong buổi phỏng vấn.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách quản lý công việc hiệu quả và những kỹ năng cần có
Chuẩn bị cho phỏng vấn
Là nhân viên tuyển dụng phụ trách buổi phỏng vấn ứng viên cho công ty bạn phải có trong tay một checklist các công việc chuẩn bị cho buổi phỏng vấn bao gồm:
- Gửi thư mời phỏng vấn tới ứng viên tham gia: Thông báo qua email hoặc điện thoại liên hệ tới ứng viên để chốt lịch phỏng vấn trực tiếp.
- Thông báo lịch tới hội đồng phỏng vấn (người phỏng vấn chính): Để ứng viên có cái nhìn tốt về đơn vị tuyển dụng hãy đảm bảo người phỏng vấn phải có mặt đúng lịch trình. Điều này bạn cần có thông báo trước để người phỏng vấn chính sắp xếp công việc.
- Chuẩn bị không gian phỏng vấn: Phòng phỏng vấn phải được chuẩn bị trước và có thông báo đến các bộ phận khác tránh gián đoạn quá trình phỏng vấn do nhầm lẫn.
- Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm phỏng vấn online bất bại không thể bỏ lỡ
Quyết định những ai tham gia phỏng vấn và người chịu trách nhiệm tổng thể
Nên có bao nhiêu người phỏng vấn ứng viên? Theo nguyên tắc trong phỏng vấn, người phỏng vấn không nên vượt quá 5 người. Điều này khá “áp đảo” và không phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa. Hợp lý nhất số lượng người phỏng vấn nên từ 2 đến 3 người. Nếu là 1 người ở những vị trí công việc đặc biệt, cần đánh giá khách quan, đa chiều sẽ khó khăn cho nhà tuyển dụng khi đưa ra quyết định đánh giá.
Ai sẽ là người phỏng vấn ứng viên? Thông thường phỏng vấn ứng viên người phỏng vấn chính và bao gồm 1 nhân sự đi kèm. Người phỏng vấn chính cần đáp ứng một trong những tiêu chí này:
- Là người quản lý trực tiếp của vị trí công việc này?
- Là người thường xuyên làm việc với họ (hơn 50% thời gian)?
- Là người có kiến thức và kinh nghiệm về công việc này?
Người chịu trách nhiệm tổng thể cho buổi phỏng vấn chính là người phụ trách phỏng vấn của bộ phận nhân sự. Tại sao vậy? Người trực tiếp phụ trách buổi phỏng vấn là nhân sự sẽ đảm bảo các yếu tố về: con người, nội dung trao đổi, kết quả của buổi phỏng vấn. Bạn là người điều phối, dẫn dắt nhà tuyển dụng, ứng viên và nội dung cuộc phỏng vấn đi đúng mục tiêu đề ra. Người chịu trách nhiệm tổng thể chính là bạn. Bạn cần đảm bảo mục tiêu chích của vị trí tuyển dụng, yêu cầu của “sếp” là sứ mệnh và trách nhiệm của bạn.
Quyết định kiểu phỏng vấn, cấu trúc buổi phỏng vấn
Tùy vào vị trí công việc và mục đích tuyển dụng mà nhà tuyển dụng có thể lựa chọn một trong các kiểu phỏng vấn dưới đây:
Phỏng vấn cá nhân (1-1): đối với các vị trí công việc chuyên môn cao, vị trí tuyển dụng số lượng ít; Phỏng vấn nhóm (phỏng vấn nhiều ứng viên cùng lúc): đối với tuyển dụng vị trí với số lượng lớn.
Hoặc bạn có thể dựa vào cách thức phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp hay phỏng vấn online qua các phương tiện liên lạc khác (qua điện thoại), video-conference-interview, skype-interview…).
Cấu trúc buổi phỏng vấn cơ bản vẫn phải được đảm bảo dù là kiểu phỏng vấn nào được lựa chọn:
- Chào/giới thiệu.
- Đặt câu hỏi tìm hiểu ứng viên.
- Đặt câu hỏi chuyên môn.
- Thông tin phản hồi và câu hỏi của ứng viên với công ty.
- Kết thúc buổi phỏng vấn và lịch hẹn kết quả.
Tham khảo thêm tin đăng liên quan đến việc làm dưới đây:
Thực hiện phỏng vấn (Liệt kê các bước phỏng vấn)
Sau khi hoàn tất tất cả các khâu chuẩn bị cho buổi phỏng vấn thì giờ là lúc đôi bên trực tiếp gặp gỡ và trao đổi về vị trí công việc. Quy trình phỏng vấn thực hiện phỏng vấn với các bước phỏng vấn sau:
- Bước 1: Mở đầu bằng một câu chuyện để tìm kiếm điểm chung giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.
- Bước 2: Tìm hiểu về ứng viên thông qua CV ứng tuyển để đánh giá sơ bộ kỹ năng phù hợp với vị trí tuyển dụng.
- Bước 3: Đưa ra những câu hỏi chuyên môn, vấn đề quan trọng, câu hỏi tình huống để đánh giá thực tế.
- Bước 4: Kết thúc các câu hỏi của ứng viên và hẹn lịch thông báo kết quả phỏng vấn.
>>> Xem thêm: Quy trình phục vụ nhà hàng chi tiết, chuẩn nhất 2024
Đánh giá sau khi phỏng vấn
Nằm trong quy trình phỏng vấn là bước đánh giá của nhà tuyển dụng đối với ứng viên. Dựa vào quá trình phỏng vấn và CV ứng tuyển lúc này nhà tuyển dụng đã có đủ cơ sở để đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên hay không. Đánh giá sau khi phỏng vấn được nhân sự dựa trên các yếu tố sau:
- Thái độ: Yếu tố quyết định quan trọng của nhà tuyển dụng chính là thái độ của ứng viên. Qua cách hành xử, giao tiếp trong buổi phỏng vấn sẽ là điểm đưa vào đánh giá sau phỏng vấn.
- Tâm lý: Áp dụng mô hình Big 5 (sự hướng ngoại, sự dễ chịu, sự cởi mở, sự tận tâm và sự nhạy cảm) đã giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên hiệu quả. Đây là mô hình đánh giá tính cách ứng viên và xác định ứng viên đó có thực sự phù hợp với vị trí công việc không
- Kiến thức đào tạo: Trình độ học viên và kiến thức chuyên môn là một trong những đánh giá quan trọng khi đánh giá ứng viên sau phỏng vấn.
- Kỹ năng – kinh nghiệm: Đánh giá về kỹ năng, kinh nghiệm thực chiến với công việc liên quan trước đó. Yếu tố chiếm tới 50% giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên với vị trí tuyển dụng.
>> Xem thêm: 5 biểu hiện cho thấy một ứng viên phù hợp với công việc chăm sóc khách hàng
Gửi thư mời nhận việc (job offer) hoặc thư thông báo, cảm ơn
Hoàn tất quy trình phỏng vấn bằng thư mời nhận việc với ứng viên đã thành công vượt qua buổi phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Phụ trách nhân sự lúc này sẽ gửi thông báo trúng tuyển tới ứng viên. Những lưu ý khi gửi thư nhận việc tới ứng viên bạn cần biết:
- Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan: Vị trí công việc, thời gian làm việc, địa điểm làm việc, mức lương, chế độ lương thưởng, hợp đồng thử việc…
- Văn phong gần gũi, chuyên nghiệp: Cách viết thực tế, gần gũi mang được “màu sắc” công ty bạn thì rất tốt. Bên cạnh đó cần đảm bảo chuyên nghiệp trong câu chữ soạn thảo (Cỡ chữ, giãn dòng) chuẩn chỉ, bố cục ngắn gọn chuyên nghiệp.
Mẹo trong tuyển dụng dành cho nhà tuyển dụng để cuộc phỏng vấn thành công
Mẹo hay dành cho nhà tuyển dụng để có buổi phỏng vấn thành công chính là khâu chuẩn bị cho buổi phỏng vấn. Quy trình phỏng vấn thành công sẽ được quyết định bởi:
- Một kế hoạch được lên hoàn hảo;
- Một tâm lý tốt xuyên suốt buổi phỏng vấn;
- Xác định đúng và trúng vào mục tiêu tuyển dụng (chân dung ứng viên phù hợp);
- Đào sâu khai thác ứng viên qua các câu hỏi tình huống hay;
Mẹo hay nhất: Tạo cho ứng viên một tâm lý thoải mái, tự tin thể hiện bản thân họ. Hãy dừng ngay việc “hỏi cung” ứng viên gò bó, bạn hãy đặt mình vào vị trí của chính ứng viên để cảm nhận. Khi ứng viên có tâm lý tốt thì họ mới tự tin trả lời phỏng vấn hiệu quả. Đó cũng chính là cách bạn trân trọng và tạo ấn tượng tốt với ứng viên với doanh nghiệp tuyển dụng.
>>> Tham khảo thêm: Tuyển nhân viên chất lượng, nhanh chóng với gợi ý sau
Lưu ý khi thực hiện quy trình phỏng vấn
Trong quá trình phỏng vấn bạn cần chú ý tập trung vào mục tiêu vị trí công việc cần tuyển dụng để khai thác tốt ứng viên. Nên tránh hỏi lan man lạc chủ đề, lặp lại nghĩa câu hỏi dưới nhiều hình thức khác nhau. Bạn cũng nên chú ý tránh sử dụng các câu hỏi phỏng vấn truyền thống như: Điểm mạnh của bạn là gì? Bạn là người như thế nào? Tại sao bạn lại ứng tuyển vào công ty chúng tôi?…. Hãy sáng tạo trong cách đặt câu hỏi nhưng trọng tâm, ngắn gọn.
Bên cạnh đó hãy luôn nhớ giải tỏa tâm lý căng thẳng của ứng viên, tạo tâm lý thoải mái trong suốt buổi phỏng vấn. Đừng quên ghi chép những thông tin quan trọng từ ứng viên để có đánh giá chính xác nhất sau buổi phỏng vấn.
>>> Xem thêm: Tuyển kế toán tại Hà Nội thật dễ dàng chỉ với 3 bí kíp đơn giản
Một số câu hỏi phỏng vấn hay và bài phỏng vấn mẫu dành cho nhà tuyển dụng
Hãy học cách tạo ấn tượng với ứng viên bằng những câu hỏi phỏng vấn thú vị. Dưới đây là những mẫu câu hỏi nằm trong quy trình phỏng vấn cho nhà tuyển dụng.
“Bạn biết gì về công ty của chúng tôi?” Câu hỏi này cho bạn biết ứng viên đó chuẩn bị như thế nào? Mức độ hứng thú của họ với công ty của bạn ra sao?
“Tại sao bạn lại quan tâm đến lĩnh vực/công việc này? Làm thế nào bạn duy trì mức độ quan tâm đó? ” Câu hỏi này cho biết mức độ đam mê của ứng viên với công việc và ngành nghề mà anh ta theo đuổi.
“Trong quá khứ/công việc trước đây, bạn đã bao giờ trải qua tình huống…? Bạn đã xử lý tính huống đó như thế nào? Kết quả ra sao? Bạn học được điều gì từ đó?” Câu hỏi này, giúp bạn khám phá quan điểm và tư duy xử lý tình huống của ứng viên. Lưu ý: Quan sát ngôn ngữ cơ thể để xác định ứng viên có đang kể sự thật (trong quá khứ họ đã trải qua) hay chỉ đang tưởng tượng (mình sẽ xử lý như vậy trong tương lai).
“Nếu được nhận vào công ty, bạn tưởng tượng công việc này sẽ như thế nào mỗi ngày? Các đồng nghiệp và sếp sẽ ra sao?” Câu hỏi này giúp bạn khám phá kỳ vọng của ứng viên với môi trường làm việc để xem công ty của bạn đáp ứng được bao nhiêu % nhu cầu của họ.
“Tôi đã kể cho bạn về công việc và công ty, hãy cho tôi biết tại sao bạn nghĩ đây là một công việc phù hợp với bạn.” – Câu hỏi này bởi vì nó cho bạn biết liệu ứng viên có lắng nghe bạn hay không? Và thẩm định lại một lần nữa định hướng và đam mê nghề nghiệp, cũng như sự phù hợp với môi trường làm việc của công ty.
Trên đây là tất cả những chia sẽ của Muaban.net về “Quy trình phỏng vấn & chi tiết các bước phỏng vấn bạn nên biết”, hy vọng đã giúp bạn có sự chuẩn bị tốt cho đợt tuyển dụng tới của công ty mình.
Bạn có thể truy cập vào website Muaban.net để đăng tin tuyển vì nó thực sự hiệu quả. Theo dõi Cẩm nang Mua Bán để tìm hiểu nhiều thông tin hữu ích về tuyển dụng và việc làm. Chúc bạn tìm kiếm được những ứng viên xuất sắc cho doanh nghiệp của mình!
Thương Phạm.
