Pivot table là gì? Cách sử dụng pivot table đơn giản
Pivot table là một công cụ hữu ích có trong excel giúp bạn làm báo cáo, thống kê dữ liệu dễ dàng. Tuy nhiên, hiện nay, có rất nhiều người còn chưa biết đến công cụ này. Vậy thì ngay bây giờ, bạn hãy cùng Mua Bán tìm hiểu về pivot tablecơ bản qua bài viết dưới đây nhé!
Pivot Table là gì?
Đây là một công cụ trong excel có khả năng đem đến nhiều lợi ích cho người dùng trong việc lập báo cáo hay thống kê. Thông qua việc phân tích, lọc và sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng, tối ưu.
Dù bạn có sở hữu một bảng dữ liệu lớn, cồng kềnh đi chăng nữa thì pivot table vẫn giúp bạn tổng hợp và thu gọn chúng chỉ trong thời gian ngắn.
Hiện nay, không chỉ excel mà pivot table cũng có trong google sheet.
Lợi ích của việc sử dụng pivot table
Dưới đây sẽ là câu trả lời cho câu hỏi: “pivot table dùng để làm gì?”. Lệnh này cung cấp cho người sử dụng các lợi ích vượt trội như:
Thống kê dữ liệu nhanh, tiết kiệm thời gian.
Dễ sử dụng, dễ thao tác, thân thiện với người dùng.
Giúp kiểm soát chi tiết toàn bộ dữ liệu.
Cách sử dụng Pivot Table trong Excel
Cách dùng Pivot table trong excel chi tiết, bạn có thể tham khảo:
Lệnh Pivot table chỉ có tác dụng thống kê dữ liệu ban đầu tại thời điểm mà bạn sử dụng lệnh. Còn nếu sau đó bạn thực hiện bổ sung hay cập nhật thì pivot table sẽ không thể cập nhật thêm.
Nhiều bạn thắc mắc không biết pivot table cách dùng ra sao? Có 5 bước để thực hiện lệnh pivot table cho việc thống kê dữ liệu. Cụ thể như sau:
Bước 1: Tại bảng dữ liệu cần thống kê của bạn (Đã có sẵn trước đó), bạn nhấn vào lệnh Insert trong thanh Ribbon. Sau đó, chọn pivot table ở phía dưới.
Nhấn insert, sau đó nhấn pivot table trên thanh công cụ
Bước 2: Hộp thoại pivot table hiện ra. Hộp thoại này có 2 phần quan trọng chúng ta cần chú ý đến:
Chọn vùng dữ liệu muốn đưa vào pivot table và chọn vị trí hiển thị pivot tablePhần 1: Choose the data that you want to analyze. Có hai mục:
Select a table or range: Lựa chọn bảng hoặc phạm vi. Ở dòng dưới của mục này, có dòng Table/Range. Chúng ta cần nhấp chọn cùng dữ liệu muốn đưa vào ở dòng này.
Use an external data source: Nghĩa là sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài. Cách này thường ít được sử dụng.
Phần 2 là choose where you want the PivotTable report to be placed. Trong phần này, chúng ta cần hiểu 3 thông số sau:
New worksheet: Nếu nhấn vào đây, pivot table sẽ được chèn vào trang tính mới.
Existing Worksheet: Pivot table sẽ xuất ra dữ liệu ở trang tính hiện tại.
Location: Chính là vị trí mà bạn muốn tạo pivot table.
Tiếp theo, bạn cần nhấn nút ok để chấp nhận.
Bước 3: Bạn tiến hành đổi giao diện sang chế độ cơ bản bằng cách đặt chuột vào vùng dữ liệu của pivottable, sau đó nhấp chuột phải, chọn pivot table options.
Chọn pivot table options để thay đổi thông số
Bước 4: Hộp thoại pivot table options xuất hiện. Bạn hãy nhấp vào thẻ Display. Sau đó, đánh dấu tích vào ô đầu dòng “Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid)” rồi tiếp tục nhấn OK.
Nhấp chọn tích ô classic pivot table layout
Bước 5: Bạn cần kéo các trường thích hợp vào các vùng tương ứng.
Kéo các trường ngày, họ tên, mặt hàng,… vào khu vực tương ứng ở dưới
Ví dụ: Sử dụng Pivot table để tổng hợp dữ liệu của từng nhân viên theo từng loại mặt hàng, lọc theo tháng 1. Đây là dạng bài lọc pivot table có điều kiện.
Bảng dữ liệu được cho ở dưới đây:
Bảng số liệu ban đầu mà bạn có
Để giải ví dụ, đầu tiên bước 1: Ta cần chọn thẻ Insert, sau đó chọn Pivot table để thiết lập lệnh.
Tiếp theo, bước 2, ở vị trí ô Table Range, chúng ta cần chọn vùng dữ liệu (Bảng đã được cho trước). Sau đó, bạn chọn 1 ô bất kỳ nằm trên trang tính rồi nhấp chuột vào nút OK.
Bước 3: Thực hiện tương như như các bức 3 và 4 đã diễn giải ở phần trên: Nhấp chuột phải vào vùng Pivot table sau đó chọn PivotTable Options. Lúc này hộp thoại pivot table options xuất hiện.
Việc bạn cần làm tiếp theo là nhấn thẻ display. Tiếp nữa cần nhấn chọn classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid). Cuối cùng là click vào OK.
Bước 4: Sau khi kéo tiêu đề đề bài vào đúng ô theo số thứ tự. Bạn cần sử dụng filter. Sau đó hãy kéo các dữ liệu cần báo cáo vào ô bạn muốn.
Bước 5: Bảng pivot table sẽ xuất hiện, hiển thị đúng như những gì bạn thiết lập trước đó.
Cách sử dụng bộ lọc báo cáo
Bộ lọc filter báo cáo sẽ giúp bạn lọc đồng thời quan sát được dữ liệu của từng giá trị và những giá trị có liên quan tới giá trị bạn đưa vào bộ lọc báo cáo.
Lấy lại ví dụ phía trên: Sử dụng Pivot table để tổng hợp dữ liệu của từng nhân viên theo từng loại mặt hàng cho tháng 1. Lúc này chúng ta cần phải nhóm tất cả các ngày thuộc nhóm 1 lại thành 1 nhóm bằng chức năng có tên là Group.
Đầu tiên, bước 1, bạn cần kéo ngày tháng vào hàng rows. Khi đó, định dạng pivot table sẽ đổi thành như sau:
Bảng pivot table đã thay đổi định dạng
Ở bước 2, bạn cần click chuột phải, rồi sau đó chọn dòng chữ Group để tiến hành mở hộp thoại này.
Tiếp theo, bước 3 bạn cần chỉnh sửa các thông số có trong hộp thoại group sao cho phù hợp với định dạng mà đề bài yêu cầu (Là năm, tháng, ngày, giờ hay giây,…). Cụ thể:
Chọn theo định dạng thời gian mà đề bài yêu cầu. Ở đây là định dạng tháng
Seconds: Định dạng theo giây.
Minutes: Định dạng theo phút.
Hours: Định dạng thông tin theo giờ.
Days: Định dạng ngày.
Months: Định dạng tháng.
Quarters: Định dạng theo quý (1 quý bằng 3 tháng, 1 năm có 4 quý).
Years: Định dạng theo thời gian tính bằng năm.
Ở ô starting at và ending at, bạn có thể chọn con số nếu muốn giới hạn khoảng thời gian.
Xét theo ví dụ trên, vì đề bài yêu cầu tổng hợp dữ liệu theo tháng 1, vì thế chúng ta sẽ chọn định dạng là months (Tháng). Sau đó, nhấn nút OK để lưu thiết lập.
Trong bước 4, bạn cần quay lại bảng dữ liệu và đổi định dạng đầy đủ ngày – tháng – năm trong cột thành từng tháng (Đổi thủ công bằng cách sửa, gõ lại chữ trong mỗi ô).
Tiếp theo bước 5, chúng ta sẽ cần kéo thẻ tháng vừa mới đổi lên filter.
Định dạng ngày được đổi thành tháng. Bạn cần kéo trường tháng xuống ô filters
Sau đó, bước 6, bạn cần chọn tháng cần lọc theo yêu cầu của đề bài (Ở ví dụ này là tháng 1).
Chọn tháng 1 để tiến hành lọc filters
Vậy là chúng ta đã áp dụng cách lọc filter cho bản cáo cáo.
Xem thêm một số tin đăng tuyển dụng việc làm văn phòng ngay tại website Muaban.net
Việc xóa hoàn toàn dữ liệu nằm trong vùng Pivottable được hướng dẫn sau đây sẽ không ảnh hưởng tới bảng dữ liệu ban đầu bạn cung cấp mà nó sẽ khiến bảng pivottable đang sử dụng bị xóa một cách “sạch sẽ”. Do đó, bạn cần cẩn trọng và xem xét kỹ trước khi thực hiện cách này.
Trước hết, ở bước 1, bạn hãy nhấn giữ chuột trái ở các ô nằm xung quanh bảng pivot table rồi kéo bôi đen cả một vùng gồm những ô bên ngoài đó và cả bảng pivot table.
Khu vực cần bôi đen bao gồm cả pivot table và ô trống bên cạnh
Trong bước này, Mua Bán muốn lưu ý với bạn một điều rằng: Bạn cần bôi đen thêm ít nhất là 2 cột (1 cột bên trái, 1 cột bên phải), ít nhất 2 dòng (1 dòng phía trên, 1 dòng phía dưới) của bảng pivot table. Không nên chỉ chọn ô thuộc pivot table vì nếu thực hiện thao tác xóa những ô này thì sẽ bị xóa sót dữ liệu.
Bước 2: Bạn chỉ cần việc nhấn phím delete trên bàn phím hoặc nhấp chuột phải, chọn delete. Vậy là bảng pivot table của bạn đã bị xóa sổ hoàn toàn. Thật đơn giản phải không?
Vừa rồi, Mua Bán đã cùng bạn tìm hiểu về một công cụ vô cùng hữu ích trong excel và biết được pivot table là gì? Cách sử dụng pivot table nâng cao và cơ bản chi tiết, dễ hiểu. Hy vọng, qua bài viết, bạn đã quen thuộc hơn với công cụ này và có thể ứng dụng thành thạo nó trong việc làm thống kê, báo cáo. Hãy nhớ theo dõi website muaban.net để tìm việc làm mới nhất, uy tín nhất tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh nhé!
Mình là Hoàng Ngọc - Content SEO Specialist với hơn 2 năm kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong lĩnh vực phong thủy, xem ngày tốt, học tập. Mình hy vọng với thông tin mà mình cung cấp sẽ mang lại giá trị hữu ích cho bạn.
