Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Một trong những vị trí liên quan đến ngành Logistics là nhân viên xuất nhập khẩu. Đây là ngành đang có nhu cầu cao và tiềm năng phát triển trong thời gian tới. Tuy nhiên, số lượng ứng viên cho vị trí này còn thiếu hụt do chưa có nhiều cơ sở giáo dục chuyên ngành. Bạn có muốn biết thêm về công việc này, mức thu nhập và cơ hội nghề nghiệp? Hãy theo dõi bài viết sau đây để có cái nhìn tổng quan nhé!
I. Nhân viên xuất nhập khẩu là gì?
Nhân viên xuất nhập khẩu (Export Sale Staff) là người phải đáp ứng các yêu cầu khắt khe của các công ty xuất nhập khẩu hoặc dịch vụ Logistics. Nhiệm vụ chủ yếu của họ là hoàn thành các giấy tờ, thủ tục hải quan để hàng hóa có thể vận chuyển đến và đi từ thị trường quốc tế. Họ cũng phải chịu trách nhiệm về các thông tin liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu.
II. Công việc chính của nhân viên xuất nhập khẩu
Bạn muốn biết công việc cần làm của nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Đây là một câu hỏi mà nhiều ứng viên quan tâm khi muốn làm việc trong lĩnh vực này. Công việc cụ thể của nhân viên xuất nhập khẩu sẽ phụ thuộc vào vị trí và lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp.
Bạn cần tìm hiểu trước về doanh nghiệp mà bạn muốn ứng tuyển để có thể nắm rõ những yêu cầu và trách nhiệm của mình. Tuy nhiên, theo nguyên tắc chung, công việc của nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu bao gồm những nhiệm vụ sau:
- Lên kế hoạch nhập hàng, tìm kiếm nguồn hàng, nhà cung cấp trong và ngoài nước để đề xuất lựa chọn nhà cung cấp cũng như đối tác kinh doanh.
- Thực hiện và hoàn tất thỏa thuận thương mại quốc tế.
- Tham gia giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp và khách hàng.
- Theo dõi tiến độ, quản lý hành trình hàng hóa, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa.
- Xử lý các sự cố liên quan đến hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- hận và đối chiếu chứng từ hàng hóa với số lượng thực tế tại cửa khẩu.
- Liên hệ với đối tác hoặc nhà cung cấp để nhận và xác minh tính hợp lệ của chứng từ.
- Xác định độ chính xác của mã HS của mặt hàng nhập khẩu.
- Tham gia các hoạt động liên quan đến giao hàng, quản lý nợ của khách hàng.
- Quản lý, lưu trữ các chứng từ, chi phí liên quan trong quá trình xuất nhập hàng hóa.
- Thực hiện các yêu cầu khác theo lệnh của cấp trên.
III. Những kỹ năng cần có của nhân viên xuất nhập khẩu
Vậy những kỹ năng cần phải đáp ứng của một nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà những yêu cầu đặt ra sẽ khác nhau, tuy nhiên một nhân viên xuất nhập khẩu cần đáp ứng những kỹ năng cơ bản như:
1. Xây dựng chiến lược
Một trong những kỹ năng cần thiết và then chốt cho nhân viên xuất nhập khẩu là biết cách lập kế hoạch chiến lược. Bạn phải có khả năng tìm ra giải pháp tối ưu để giảm thiểu chi phí sản xuất và vận chuyển mà vẫn đảm bảo số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa. Bên cạnh đó, bạn cũng phải chú ý đến thời gian giao hàng để không làm mất niềm tin của khách hàng.
Không chỉ vậy, nhân viên xuất nhập khẩu còn có trách nhiệm quản lý tài liệu và ghi chép chi tiết tất cả các chuỗi cung ứng. Từ đó có thể kiểm tra và đánh giá hiệu quả của mỗi kế hoạch chiến lược để có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý.
2. Tổ chức và sắp xếp công việc
Một nhân viên xuất nhập khẩu muốn làm tốt công việc của mình thì phải có khả năng quản lý và bố trí công việc một cách hợp lý, hiệu quả nhất. Bởi vì bạn sẽ phải đảm nhiệm tất cả những vấn đề liên quan đến hàng hóa như thời gian xuất/nhập, phương tiện vận chuyển, địa điểm,…
Đây là một trong những kỹ năng rất quan trọng giúp bạn hoàn thành công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
3. Kỹ năng giao tiếp tốt
Nhân viên xuất nhập khẩu phải làm việc trực tiếp và gián tiếp với nhiều đơn vị khác nhau như hải quan, khách hàng, bộ phận vận chuyển,….
Ngoài ra, bạn cũng phải chịu trách nhiệm liên lạc với các bên cung cấp, đơn vị vận chuyển trước khi vận chuyển các lô hàng; đàm phán hợp đồng với nhiều nhà cung cấp, khách hàng; giao dịch và mở rộng mối quan hệ với các đối tác trong nước, nước ngoài,… Do đó, kỹ năng giao tiếp tốt là một yếu tố rất quan trọng đối với công việc xuất nhập khẩu.
4. Kỹ năng văn phòng
Một trong những yêu cầu quan trọng đối với nhân viên xuất nhập khẩu là phải nắm vững các kỹ năng văn phòng. Bạn sẽ phải sử dụng Word, Excel, PowerPoint,… để xử lý các loại hóa đơn, chứng từ, hợp đồng liên quan đến giao dịch xuất nhập khẩu.
Bạn cũng sẽ phải báo cáo tài liệu cho cấp trên, tổng hợp hàng hóa vận chuyển, tính toán chi phí vận chuyển,… Nếu không có kỹ năng văn phòng, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn trong công việc của mình.
5. Kỹ năng liên quan đến vận chuyển, nghiệm thu hàng hoá
Một trong những công việc của bạn khi làm trong ngành Logistics là nhận hàng – khui lô hàng mới, kiểm tra sự khớp nhau giữa hàng hóa và hóa đơn kèm theo, sau đó cập nhật thông tin hàng tồn kho lên hệ thống của doanh nghiệp. Sau khi nhập kho xong, bạn cần phải lựa chọn cách đóng gói thích hợp để tăng hiệu quả và giảm thiểu chi phí.
Ngoài ra, bạn còn có trách nhiệm thiết lập một quy trình vận chuyển an toàn và hợp lý cho hàng hóa, đây là nhiệm vụ rất quan trọng của nhân viên xuất nhập khẩu.
IV. Các vị trí công việc nổi bật trong ngành xuất nhập khẩu
Với thị trường hiện nay, bạn có thể tham khảo qua một số vị trí công việc thường gặp nhất trong ngành xuất nhập khẩu.
1. Nhân viên mua hàng nhập khẩu
Để tìm nguồn nguyên liệu chất lượng cao, giá cả hợp lý và đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp, nhân viên thu mua hàng nhập khẩu phải thực hiện nhiều công việc khác nhau. Cụ thể, những công việc của vị trí này bao gồm:
- Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp trong – ngoài nước, chăm sóc khách hàng và đàm phán để mua được nguyên liệu với chi phí thấp nhất có thể.
- Thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp nước ngoài, tuân thủ các quy định về thanh toán quốc tế.
- Giám sát, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng, quá trình thông quan và giao nhận hàng hóa.
- Xử lý các vấn đề phát sinh, khiếu nại của các bên liên quan.
- Lập báo cáo công việc và báo cáo cho cấp trên.
Mức lương tham khảo của vị trí này từ 6 – 10 triệu đồng/tháng. Bên cạnh lương cứng, họ còn được hưởng hoa hồng cước và các chế độ phúc lợi hấp dẫn khác.
Tham khảo thêm: Nhân viên hải quan là gì? Thông tin liên quan đến nhân viên hải quan
2. Nhân viên thanh toán quốc tế
Một trong những công việc có vai trò then chốt trong quá trình thanh toán quốc tế là nhân viên thanh toán quốc tế. Họ là người tiếp nhận và thực hiện các giao dịch liên quan đến thanh toán quốc tế cho khách hàng cá nhân hoặc tổ chức. Họ cũng phải xử lý các hồ sơ, chứng từ cần thiết và soạn thảo các chính sách, quy trình liên quan đến thanh toán quốc tế.
Để làm tốt công việc này, nhân viên thanh toán quốc tế phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng, kỹ năng cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm cao với công việc. Do đó, mức lương của nhân viên thanh toán quốc tế khá hấp dẫn so với thị trường, trung bình khoảng 13.4 triệu đồng/tháng.
Mức lương phổ biến của vị trí này dao động từ 9.3 đến 10.7 triệu đồng/tháng. Trong đó, mức lương thấp nhất là 9.3 triệu đồng/tháng và cao nhất là 23.3 triệu đồng/tháng.
Tham khảo thêm những tin đăng tuyển dụng việc làm thời vụ lương cao, uy tín
3. Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu
Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu (Import – Export Staff) là một vị trí hấp dẫn trong ngành xuất nhập khẩu, thu hút nhiều ứng viên. Công việc chính của họ là chịu trách nhiệm quản lý các hồ sơ liên quan đến xuất nhập khẩu, đảm bảo nguyên liệu và hàng hóa được xuất/nhập đúng quy định và thủ tục hải quan. Ngoài ra, họ còn phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp, nhà phân phối trong nước và quốc tế để đàm phán về việc xuất/nhập nguyên liệu.
- Tìm kiếm và cập nhật danh sách khách hàng tiềm năng, đàm phán để hợp tác kinh doanh.
- Tăng cường, nâng cao mối quan hệ với khách hàng đang hợp tác.
- Làm việc với các đối tác, đơn vị vận chuyển và nhà phân phối có giá cả hợp lý, chất lượng dịch vụ tốt sau khi ký hợp đồng.
- Theo dõi tiến trình giao nhận hàng hóa, bảo đảm hàng xuất/nhập đúng thời gian. Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề phát sinh về lô hàng.
- Nghiên cứu, phân tích khách hàng tiềm năng để lên kế hoạch phát triển kinh doanh và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
- Lập báo cáo công việc theo yêu cầu của người quản lý.
Về thu nhập, công việc này được coi là có mức lương khá ổn định, khoảng 10 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương có thể thay đổi tùy vào quy mô doanh nghiệp, cấp bậc và kinh nghiệm làm việc của nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu. Cụ thể:
- Người mới tốt nghiệp có ít hoặc không có kinh nghiệm, thu nhập hàng tháng từ 5 – 8 triệu đồng.
- Người có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên, thu nhập trung bình 8 – 14 triệu đồng/tháng.
- Những người đảm nhận vai trò quản lý có thể kiếm được gấp 2 hoặc 3 lần số tiền đó, phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp.
Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu không chỉ có lương cơ bản mà còn được hưởng thêm tỷ lệ phần trăm từ doanh thu của những giao dịch thành công.
4. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Nhiệm vụ của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là kiểm soát quá trình lập các giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc xuất/nhập hàng hóa, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến chúng, bảo đảm đáp ứng tiến độ cho các bên liên quan. Các công việc cụ thể của nhân viên chứng từ bao gồm:
- Làm các hồ sơ hoặc giấy tờ liên quan đến hàng hóa như mẫu kiểm định, C/O,… Nhận thông tin và hỗ trợ khách hàng, đơn vị cung cấp, vận chuyển,… trong việc làm chứng từ khi cần thiết.
- Liên lạc trực tiếp với các nhà cung cấp, đối tác để sắp xếp lịch vận chuyển. Theo dõi, giám sát tiến độ vận chuyển giao – nhận hàng, tiếp nhận và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chứng từ, thông quan,…
Lương của nhân viên chứng từ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm làm việc, quy mô doanh nghiệp và khu vực làm việc. Vì thế, lương nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu ở các doanh nghiệp lớn và ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng,… sẽ cao hơn so với các doanh nghiệp nhỏ, ở các tỉnh lẻ. Mức lương trung bình tham khảo cho vị trí này như sau:
- Mức lương phổ biến: Từ 5 – 8 triệu đồng/tháng.
- Mức lương cao hơn cho người có kinh nghiệm: Từ 7 – 10 triệu đồng/tháng.
- Mức lương cao nhất cho vị trí nhân viên: Từ 10 – 15 triệu đồng/tháng.
- Đối với cấp bậc quản lý, giám đốc sẽ có mức lương cao hơn, dao động từ 22.5 triệu đồng/tháng.
Nhân viên xuất nhập khẩu là một công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng, kiến thức và trách nhiệm. Nếu bạn có niềm đam mê với lĩnh vực này, bạn sẽ có nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp và thu nhập cao. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về nhân viên xuất nhập khẩu là gì và cách trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu chuyên nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm việc làm xuất nhập khẩu đừng bỏ lỡ những thông tin tại Muaban.net nhé!
Xem thêm:
- OPS là gì? Bật mí 6 công việc chính của nhân viên OPS
- POD và POL là gì trong xuất nhập khẩu? Định nghĩa thuật ngữ và tầm quan trọng của thuật ngữ
