Nhân viên thu mua là gì? Đâu là các công việc cụ thể và tầm quan trọng của ngành nghề này? Xin việc nhân viên thu mua hiện nay có khó không và triển vọng của ngành nhân viên mua hàng là gì? Hãy cùng Mua Bán giải đáp mọi thắc mắc qua các thông tin chi tiết được tổng hợp trong nội dung bài viết dưới đây:
Tìm hiểu nhân viên thu mua
Nhân viên thu mua là gì?
Nhân viên thu mua là gì? Đây là một chức danh dùng để chỉ những người làm việc tại bộ phận thu mua (Purchasing/ Procurement) của một doanh nghiệp. Đúng như tên gọi, bộ phận này đảm nhiệm các đầu công việc liên quan đến tìm kiếm nguồn cung cấp, làm việc với nhà cung cấp, thực hiện giao dịch, giám sát, xử lý các loại giấy tờ, báo cáo liên quan,…
Bộ phận thu mua có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp, công ty, thậm chí không hề kém cạnh so với bộ phận bán hàng, phân phối sản phẩm. Bởi vì chính những nhân viên thu mua là người tìm kiếm, khai thác các nguồn cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa có giá thành tốt nhất, đảm bảo về chất lượng, giúp công ty tối ưu hóa chi phí sản xuất và tối đa hóa lợi nhuận. Nói cách khác, có thể coi vị trí nhân viên thu mua là vị trí đứng đầu, cốt lõi nhất trong quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa của công ty.
Học ngành gì để có thể trở thành nhân viên thu mua?
Ngành học chính của nghề nhân viên thu mua là gì? Trong thực tế, ngành thu mua chưa có chương trình đào đạo chuyên sâu và chính thức trong các trường đại học. Đây là một ngành nghề được sản sinh ra từ nhu cầu của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, ngành thu mua đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như kinh nghiệm cọ xát thực tế.
Thông thường, sinh viên của các ngành nghề sau đây sẽ có những tố chất và một số kỹ năng cần thiết để phù hợp với vị trí nhân viên thu mua: Tiếng Anh thương mại, Quản trị kinh doanh, Kế toán,…
Ngoài ra, để có thể thích nghi và hoàn thành tốt các công việc, nhiệm vụ của mình, nhân viên mua hàng cũng cần phải tự trau dồi, rèn luyện rất nhiều kỹ năng như theo dõi chi phí, xây dựng mối quan hệ, chăm sóc khách hàng, đàm phán, lập hồ sơ, báo cáo, phân tích, đánh giá và đưa ra quyết định,…
Xem thêm >>> Định hướng nghề nghiệp – Bước ngoặc quan trọng của sự nghiệp
Công việc cụ thể của nhân viên thu mua là gì?
Lập kế hoạch thu mua
Trước khi bắt tay vào việc tìm kiếm nhà cung cấp, một nhân viên thu mua cần phải soạn thảo một bản kế hoạch thu mua cụ thể dựa trên các thông tin sơ bộ: Mặt hàng cần thu mua là gì, các tiêu chí đánh giá hàng hóa thu mua, số lượng hàng hóa cần thiết cũng như mức kinh phí tối ưu nhất dùng cho việc thu mua này là gì.
Tìm kiếm nhà cung cấp
Sau khi đã có bản kế hoạch thu mua chi tiết và cụ thể, lúc này chuyên viên mua hàng sẽ bắt tay vào việc tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Đối với những mặt hàng mới, nhân viên thu mua sẽ cần phải tham khảo, tìm kiếm thông tin, lựa chọn ra các nhà cung cấp tiềm năng để liên hệ, xin thông tin, bảng giá chi tiết cũng như yêu cầu gặp mặt trao đổi thêm.
Đối với những mặt hàng cũ đã có nhà cung cấp, nhân viên thu mua cũng cần phải xem xét tình hình giá cả trên thị trường, tìm kiếm thêm một số nhà cung cấp tiềm năng để thử liên hệ trao đổi xem có thể nhận được mức giá tốt hơn, nguồn hàng chất lượng hơn nữa hay không.
Thực hiện giao dịch
Sau khi tìm chọn được đơn vị cung cấp hàng hóa phù hợp với các tiêu chí trong bảng kế hoạch thu mua, nhân viên thu mua sẽ tiến hành thương lượng, thỏa thuận và ký kết hợp đồng cung ứng hàng hóa với nhà cung cấp.
Sau khi hợp đồng đã được ký kết, thì trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, nhân viên thu mua sẽ tiếp tục thực hiện nhiệm vụ theo dõi tiến độ, đánh giá chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng,… nhằm đảm bảo các điều khoản ký kết hoàn toàn được thực hiện.
Các công việc khác của nhân viên thu mua là gì?
Những công việc khác cần thực hiện của nhân viên thu mua là gì? Ngoài các đầu công việc chính như trên, nhân viên thu mua cũng cần thực hiện những công việc khác có liên quan đến việc thu mua hàng hóa như:
- Kết nối, tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp
- Kiểm tra các hóa đơn dịch vụ, giấy tờ liên quan ở khâu thu mua và chuyển giao lại cho bên kế toán
- Phối hợp với các bộ phận tài chính, vận chuyển hàng hóa để thực hiện nhiệm vụ
- Nghiên cứu, tìm kiếm những nguồn cung ứng mới, các giải pháp cho nguồn cung ứng hàng hóa nhằm hỗ trợ công ty trong quá trình sản xuất
Xem thêm >>> Cập nhật top 10 ngành nghề hot nhất trong tương lai
Đâu là những kỹ năng “vàng” giúp nhân viên thu mua nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng?
Phân tích và đưa ra quyết định
Như đã đề cập đến, nhân viên thu mua là người giữ vai trò chủ chốt, đứng đầu trong chuỗi quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Việc tìm chọn nhà cung cấp và mua nguồn vật tư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá thành sản phẩm được tạo ra.
Chính vì vậy mà nhân viên thu mua cần có kỹ năng tìm kiếm, phân tích thông tin, nhằm đưa ra được quyết định lựa chọn đúng đắn nhất. Sao cho chất lượng vật tư, nguyên liệu được đảm bảo với mức giá thành phải chăng, tối ưu nhất và xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với bên cung ứng hàng hóa.
Đàm phán và thuyết phục
Nhân viên thu mua là người đại diện cho doanh nghiệp để trực tiếp liên hệ, trao đổi và đàm phán với bên cung ứng hàng hóa. Trong quá trình thương lượng, bạn phải đảm bảo giúp cho công ty có được thật nhiều lợi ích, tuy nhiên cũng cần phải khéo léo, tránh xung đột với bên cung ứng. Do đó, kỹ năng đàm phán và thuyết phục là tiêu chí vô cùng quan trọng khi đánh giá một ứng viên ở vị trí nhân viên thu mua.
Giải quyết vấn đề
Khâu thu mua là khâu đầu tiên và giữ vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tiến trình sản xuất hàng hóa ở mỗi công ty. Trong trường hợp nguồn cung ứng vật tư, nguyên liệu bị gián đoạn thì chắc chắn sẽ gây ra tình trạng gián đoạn, đình trệ sản xuất, khiến cho công ty bị tổn thất.
Chính vì thế mà nhân viên thu mua luôn phải chuẩn bị tinh thần đối mặt và giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, gọn gàng, đảm bảo việc sản xuất hàng hóa của công ty được thực hiện đúng với kế hoạch đề ra.
Tiềm năng phát triển của nghề nhân viên thu mua là gì?
Mức lương
Dựa trên việc thống kê nhiều mẫu tin tuyển dụng nhân viên mua hàng tại mục việc làm trên trang chủ Muaban.net, kết hợp với các thông tin thu thập được từ các ứng viên: Mức lương trung bình của một nhân viên thu mua khi mới vào nghề dao động trong khoảng 7-8 triệu. Sau khi làm việc được 3 năm, mức lương có thể tăng dần đến 10-12 triệu tùy theo năng lực biểu hiện của ứng viên.
Nhu cầu tuyển dụng
Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng nhân viên thu mua tại các doanh nghiệp sản xuất và phân phối hàng hóa là rất cao. Lý do là vì sự cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực thương mại đòi hỏi các công ty cần tập trung vào chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa chi phí sản xuất để nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, và điều đó chỉ có thể thực hiện khi doanh nghiệp tuyển dụng được những nhân viên thu mua có kiến thức tốt, giàu kỹ năng.
Triển vọng trong tương lai của nghề nhân viên thu mua là gì?
Hiện nay, ngành thu mua là ngành có nhiều triển vọng phát triển trong tương lai, gắn liền với ngành công nghiệp sản xuất và ngành kinh tế thương mại. Các doanh nghiệp có thể nâng tầm chất lượng sản phẩm lẫn sức cạnh tranh trên thị trường nếu tuyển dụng được những nhân viên thu mua giàu kinh nghiệm, có nền tảng kiến thức vững chắc và đầy đủ các kỹ năng cần thiết.
Do đó, để có thể phát triển lâu dài và có cơ hội thăng tiến ở ngành này, các ứng viên cũng cần phải thực sự cố gắng rèn luyện, phát triển bản thân.
Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua và gợi ý cách trả lời
Bạn hiểu gì về công việc sắp đảm nhận?
Câu hỏi này được đặt ra nhằm kiểm tra xem liệu ứng viên đã có sự chuẩn bị, tìm hiểu như thế nào về vị trí mà mình tham gia ứng tuyển. Chính vì vậy mà các ứng viên cần chuẩn bị tinh thần và đọc kỹ bảng mô tả công việc trước khi đến tham gia phỏng vấn.
Nhiệm vụ của nhân viên thu mua là gì? Trên cơ bản, nhiệm vụ của nhân viên thu mua sẽ bao gồm các đầu công việc: Lập bảng kế hoạch thu mua; Tiến hành tìm kiếm, liên hệ các nhà cung cấp tiềm năng; Thương lượng, đàm phán và ký kết hợp đồng cung ứng hàng hóa.
Bạn có những tố chất nào để có thể theo nghề?
Ở câu hỏi này, ứng viên cần căn cứ vào các điểm mạnh, điểm yếu thực tế của bản thân, chọn lọc những tố chất phù hợp với vị trí nhân viên thu mua là gì và trình bày với nhà tuyển dụng. Sau đây là những tố chất được đánh giá cao đối với những ai mong muốn ứng tuyển vào vị trí này:
- Khả năng sử dụng ngoại ngữ
- Kỹ năng phân tích và đưa ra các quyết định
- Kỹ năng đàm phán, thương lượng
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
Bạn lựa chọn đơn vị cung cấp dựa trên tiêu chí nào?
Câu hỏi này được đưa ra nhằm kiểm tra kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên. Tùy theo kinh nghiệm thực tế mà bạn có thể đưa ra các thông tin thích hợp nhằm thuyết phục nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, trên cơ bản, trong quá trình tìm chọn đơn vị cung cấp, nhân viên thu mua cần tuân thủ những nguyên tắc chính yếu sau đây:
- Nguồn nguyên vật liệu được chọn cần phải đảm bảo đáp ứng chất lượng yêu cầu trong bảng kế hoạch thu mua.
- Với hai đơn vị cung cấp có chất lượng sản phẩm tương đương thì bên đưa ra mức giá thành tối ưu, hợp lý nhất sẽ được ưu tiên lựa chọn vì mang đến lợi ích cao hơn cho doanh nghiệp.
- Tìm hiểu về uy tín của đơn vị cung cấp trên thị trường, có đảm bảo được chất lượng, số lượng hàng hóa cũng như thời gian giao hàng đúng như cam kết ban đầu hay không.
Phương pháp để duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp?
Câu hỏi này được đặt ra nhằm kiểm tra kỹ năng xử lý tình huống lẫn mức độ chuyên nghiệp của ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể trực tiếp đặt câu hỏi hoặc đưa ra tình huống cần bạn xử lý. Vậy nên bạn cần phải cân nhắc và trả lời câu hỏi một cách khéo léo. Sau đây là những gợi ý giúp bạn giải quyết câu hỏi tình huống này:
- Phương pháp duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cần được thực hiện dựa trên nguyên tắc chân thành, chia sẻ và thấu hiểu giữa các bên, tuy nhiên cần phải đảm bảo được vị thế và quyền lợi cho doanh nghiệp.
- Đối với từng nhà cung cấp cụ thể, cần xem xét chất lượng sản phẩm, quy cách làm việc và thiện chí hợp tác của nhà cung cấp đó có thật sự quan trọng với sự phát triển của công ty, cần thiết duy trì mối quan hệ hợp tác hay không.
Xin việc nhân viên thu mua có khó không? Những lưu ý khi xin việc làm nhân viên thu mua là gì?
Hiện nay, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thương mại diễn ra vô cùng gay gắt. Chính vì thế, nhân viên thu mua là vị trí được các doanh nghiệp ưu tiên chú trọng tìm kiếm và tuyển dụng. Nhu cầu thị trường lớn đồng nghĩa với xin việc nhân viên thu mua không hề khó khăn, tuy nhiên để có thể tồn tại lâu dài và phát triển với nghề, bạn cần phải:
- Lưu ý không ngừng trau dồi và phát triển các kỹ năng của mình
- Tập trung nâng cao trình độ, kỹ năng sử dụng ngoại ngữ
- Chứng minh được thực lực của mình trong quá trình làm việc
Xem thêm >>> Mục tiêu nghề nghiệp: Viết thế nào cho chuẩn để CV thêm chất?
Tìm cơ hội việc làm nhân viên thu mua ở đâu?
Vị trí nhân viên thu mua hiện nay có rất nhiều cơ hội phát triển, do đó bạn dễ dàng tìm thấy những tin đăng tuyển dụng ở các trang mạng xã hội, trang thông tin giới thiệu việc làm và các trang rao vặt.
Muaban.net là nơi đăng tin uy tín, được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn để đăng tin tuyển dụng – tìm việc làm, được cập nhật nhanh chóng, liên tục. Vì thế, đừng bỏ qua cơ hội tìm kiếm cho mình một công việc phù hợp, có nhiều tiềm năng tại trang chủ Mua Bán của chúng tôi.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết giúp bạn có thể tự giải đáp thắc mắc, trả lời cho câu hỏi nhân viên thu mua là gì, công việc, những kỹ năng cần thiết, cơ hội việc làm và phát triển trong tương lai. Đừng quên ghé thăm trang web Muaban.net của chúng tôi thường xuyên hơn để đọc các bài viết hữu ích khác nhé!
Bảo Nghi – Content Writer
