Mẹo lọc hồ sơ ứng viên nhanh và hiệu quả nhất cho nhà tuyển dụng

Lọc hồ sơ ứng viên là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp tìm được nhân sự phù hợp với tiêu chí tuyển dụng. Bài viết dưới đây của Muaban.net tổng hợp các mẹo lọc hồ sơ ứng viên nhanh và hiệu quả dựa trên quy trình tuyển dụng. Áp dụng đúng chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tuyển chọn, nâng cao chất lượng ứng viên và xây dựng đội ngũ nhân sự ổn định, gắn bó lâu dài.

I. Lý do cần sàng lọc hồ sơ ứng viên

Mỗi tin đăng tuyển dụng đều có rất nhiều ứng viên gửi hồ sơ đến ứng tuyển. Tuy nhiên, không phải tất cả CV gửi về đều đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, cần thông qua bước sàng lọc hồ sơ ứng viên để xem xét xem ứng viên có thật sự phù hợp hay không. Thông thường, bộ phận HR sẽ xem hồ sơ ứng viên và kiểm tra dựa vào các tiêu chí như: trình độ học vấn, kinh nghiệm, thành tích, kỹ năng mềm, cùng một số thông tin khác.

Thêm vào đó, việc sàng lọc hồ sơ còn giúp doanh nghiệp tuyển chọn được những ứng viên tiềm năng nhất. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần đưa ra những tiêu chí rõ ràng về chuyên môn, kinh nghiệm và văn hóa doanh nghiệp. Việc đưa ra yêu cầu cụ thể sẽ dễ dàng lọc được hồ sơ nổi bật, có thể tiếp tục xem xét ở vòng phỏng vấn trực tiếp. Đồng thời, loại bớt những hồ sơ không tiềm năng.

Việc lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho quá trình tuyển dụng nhân sự. Chỉ cần lọc kỹ lưỡng và tập trung vào những hồ sơ chất lượng, doanh nghiệp có thể rút ngắn được thời gian tuyển dụng và nhanh chóng tìm được nhân sự phù hợp.

II. 5 bước sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả

Có rất nhiều nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên thông qua cái nhìn chủ quan. Thực chất CV đã phản ánh đến 40% về sự phù hợp của ứng viên. Tuy nhiên, việc đánh giá vẫn có thể không hoàn toàn đúng. Để tuyển chọn được hồ sơ chất lượng thì nhà tuyển dụng nên áp dụng quy trình 5 bước sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả ngay bên dưới:

1. Đưa ra tiêu chí sàng lọc cụ thể

Để sàng lọc hồ sơ nhanh chóng thì bắt buộc phải đưa ra được những tiêu chí cũng như yêu cầu cụ thể trước khi bắt đầu tuyển dụng. Việc có tiêu chí rõ ràng sẽ giúp quá trình xét duyệt hồ sơ trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Chỉ cần bám sát những tiêu chí này để đánh giá sự phù hợp của ứng viên với doanh nghiệp.

Tùy theo từng vị trí, ngành nghề mà các tiêu chí cần đưa ra cũng sẽ khác nhau. Nhà tuyển dụng có thể xem xét dựa trên đặc thù doanh nghiệp và tham khảo thêm yêu cầu của cùng vị trí tại các doanh nghiệp khác trên thị trường.

2. Loại hồ sơ không đáp ứng tiêu chí cơ bản

Ở bước này, nhà tuyển dụng có thể đánh giá như vòng loại. Để tránh lãng phí thời gian, công sức thì nhà tuyển dụng cần đánh giá và loại các hồ sơ không đáp ứng được các tiêu chí cơ bản.

Một CV kém chuyên nghiệp, phần nào chứng tỏ đó là ứng viên cẩu thả, không thật sự chú tâm vào công việc. Khi hồ sơ có các dấu hiệu như: Không ghi rõ tiêu đề ứng tuyển, CV có bố cục lộn xộn, mắc nhiều lỗi chính tả, cách hành văn và viết thư xin việc thiếu chuyên nghiệp thì nên loại ngay để tránh mất thời gian phỏng vấn.

Bên cạnh đó, tùy theo từng ngành nghề, vị trí mà tiêu chí bắt buộc phải đáp ứng sẽ khác nhau. Ví dụ các tiêu chí bắt buộc như:

• Chứng chỉ hành nghề (Đối với một số ngành nghề đặc thù)
• Đảm bảo các yêu cầu pháp lý về việc làm tại Việt Nam
• Trình độ học vấn (Đại học, Cao đẳng)
• 2,3 năm kinh nghiệm làm việc

Nếu ở bước này, hồ sơ ứng viên vượt qua được các tiêu chí cơ bản và các tiêu chí bắt buộc sẽ tiếp tục xem xét ở vòng kế tiếp.

3. Lọc hồ sơ dựa trên các tiêu chí ưu tiên

Sau bước loại bỏ những hồ sơ kém chất lượng, nhà tuyển dụng cũng cần chú ý đến các tiêu chí ưu tiên khác. Những ứng viên đáp ứng được tiêu chí ưu tiên thường sẽ có lợi thế vì họ được đánh giá sẽ nhanh chóng thích nghi và hoàn thành công việc tốt hơn so với các ứng viên chỉ đáp ứng được tiêu chí cơ bản.

Một số tiêu chí ưu tiên cần đánh giá:

• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp làm việc nhóm.
• Kinh nghiệm liên quan đến quản lý.
• Kỹ năng mềm như lập kế hoạch, sáng tạo, giải quyết vấn đề,…
• Các văn bằng chuyên ngành, chứng chỉ ngoại ngữ và tin học.

4. Lọc lại các ứng viên chất lượng nhất

Sau khi lọc CV dựa trên tiêu chí cơ bản và ưu tiên, nhà tuyển dụng nên xem xét kỹ lưỡng lại CV đã chọn và tiến hành phân tích. Cần phân tích kinh nghiệm làm việc của ứng viên dựa trên chức vụ, vai trò tại công ty cũ và có thường nhảy việc không. Đối với ứng viên 1 năm nhảy việc 2,3 lần thì xem xét loại. Bởi họ thường là những người không trung thành sẽ không gắn bó lâu dài và nhanh chán việc.

Với những ứng viên có kinh nghiệm, kỹ năng đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp thì có thể xem xét thêm về mặt mục tiêu nghề nghiệp ngắn, dài hạn của họ. Đồng thời, điểm mạnh/yếu của ứng viên cũng là điều mà nhà tuyển dụng nên quan tâm. Đây sẽ yếu tố hữu ích để đánh giá về sự phù hợp của ứng viên với văn hóa doanh nghiệp.

5. Đề nghị ứng viên cung cấp thêm thông tin

Để đánh giá khách quan về kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên thì nhà tuyển dụng có thể gọi điện cho ứng viên. Cuộc phỏng vấn ngắn này sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về ứng viên, và xác thực lại một số thông tin trong CV.

Ngoài trao đổi qua điện thoại, bạn cũng có thể gửi email cho ứng viên để hỏi thêm các thông tin về công việc đã làm, yêu cầu làm bài test hoặc gửi porfolio chi tiết để có thể chọn được ứng viên phù hợp nhất cho vòng phỏng vấn.

III. Mẹo lọc hồ sơ ứng viên nhanh trước khi phỏng vấn

1. Gọi điện cho ứng viên trước khi hẹn phỏng vấn

Gọi điện cho ứng viên trước phỏng vấn là mẹo lọc hồ sơ được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Việc gọi điện qua điện thoại được coi như phỏng vấn vòng 1 trước khi phỏng vấn trực tiếp. Mục đích của cuộc gọi này là để xác nhận lại với ứng viên các thông tin như vị trí, mức lương, kinh nghiệm thực tế.

Bộ phận tuyển dụng có thể dựa trên câu trả lời của ứng viên để đánh giá về mức độ trung thực của CV. Đồng thời, dựa trên thái độ và cách trả lời cũng có thể xem xét được kỹ năng giao tiếp cũng như phản xạ của ứng viên.

2. Cho ứng viên làm bài kiểm tra

Thông thường, nhà tuyển dụng thường sẽ cho ứng viên làm bài test để đánh giá năng lực chính xác. Có thể cho ứng viên làm một bài test ngắn với thời gian khoảng từ 10 – 15 phút để kiểm tra chuyên môn.

Bài test chấm tay sẽ rất mất thời gian, có thể ảnh hưởng đến kết quả và thời gian tuyển chọn nhân sự. Do đó, bạn nên ưu tiên cho ứng viên làm test online hoặc các website test có chấm điểm tự động để tiết kiệm thời gian.

3. Sử dụng phần mềm hỗ trợ ATS hoặc CRM

Hiện nay, ATS và CRM là 2 phần mềm phổ biến nhất để giúp doanh nghiệp lọc hồ sơ ứng viên tiềm năng nhanh chóng.

• Phần mềm ATS (Applicant Tracking System): hỗ trợ quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng từ nộp đơn đến xét duyệt hồ sơ. ATS giúp tự động hóa hệ thống lọc CV theo từ khóa, kinh nghiệm và kỹ năng. Từ đó, nhà tuyển dụng sẽ tiết kiệm thời gian, không cần xét lọc CV thủ công.
• CRM (Customer Relationship Management): được xây dựng để theo dõi lịch sử ứng tuyển, thu hút ứng viên và phản hồi các thắc mắc của ứng viên.

Có thể thấy, ATS giúp tối ưu quy trình tuyển dụng, còn CRM giúp quản lý và theo dõi liên hệ với ứng viên. Nếu kết hợp cả hai, nhà tuyển dụng vừa có thể lọc hồ sơ và vừa duy trì liên hệ trao đổi phỏng vấn hiệu quả.

4. Kiểm tra cách đặt tên email và hồ sơ

Nhà tuyển dụng cần chú ý đến cách đặt tên email mà ứng viên sử dụng khi gửi hồ sơ. Nhà tuyển dụng nên ưu tiên những email xin việc có tên chuyên nghiệp, đơn giản và dùng tên thật. Ví dụ: tranvannam511@gmail.com, lecamtu310@gmail.com.

Bên cạnh email, nhà tuyển dụng cũng nên để ý cách ứng viên đặt tên cho các file đính kèm. Tên file CV cũng phải đặt tên rõ ràng, đầy đủ họ tên và vị trí. Ví dụ như NguyenVanA_CV_Marketing.pdf. Loại bỏ những hồ sơ xin việc có file CV không chỉn chu như: cv_final_new.docx, cv_congviec1.pdf.

5. Gửi xác nhận thông tin trước khi phỏng vấn

Sau khi xem xét được ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng nên gửi email xác nhận thông tin phỏng vấn cho ứng viên. Khi gửi email cần đảm bảo viết đầy đủ thông tin về thời gian, vị trí, yêu cầu của ngày phỏng vấn.

Việc gửi email và theo dõi phản hồi của ứng viên cũng sẽ nhận biết được ứng viên có thật sự quan tâm đến công ty và vị trí ứng tuyển hay không. Nếu ứng viên thật sự quan tâm và mong muốn được ứng tuyển sẽ phản hồi nhanh chóng, lịch sự. Ngược lại, ứng viên thái độ kém có thể sẽ im lặng hoặc phản hồi chậm.

IV. Tìm kiếm ứng viên chất lượng nhất tại Muaban.net

Trước hàng trăm CV gửi về ứng tuyển mỗi ngày, nhà tuyển dụng cần có mẹo lọc hồ sơ hiệu quả để tối ưu hóa thời gian và chất lượng. Giải pháp tốt nhất chính là tận dụng sự hỗ trợ từ Muaban.net. Đây là website chuyên đăng tin tìm việc làm uy tín với đa dạng vị trí từ việc làm phổ thông đến yêu cầu chuyên môn cao để nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên chất lượng, phù hợp nhất với doanh nghiệp.

• Top 10 cách tuyển dụng nhân viên thời vụ Tết hiệu quả nhanh
• Mẹo thu hút ứng viên chất lượng cao, đúng người đúng việc
• Mẫu tin tuyển dụng hiệu quả, ấn tượng, thu hút CV chất lượng