Có bao giờ bạn thắc mắc Mail merge là gì và vì sao nó là một công cụ rất hữu ích trong việc gửi thư điện tử hay không? Cùng tham khảo ngay bài viết bên dưới của Mua Bán để tìm lời giải đáp nhé!
1. Mail merge là gì?
1.1. Khái niệm về Mail merge
Mail Merge là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, hay còn được gọi là “trộn thư”. Mail Merge giúp người dùng tạo nhiều thư cùng một lúc với cùng một nội dung nhưng vẫn có thể khác nhau ở một vài thông tin.
Ngày nay Mail merge được rất nhiều đối tượng yêu thích vì nó rất dễ sử dụng và công dụng rất hiệu quả.
1.2. Ví dụ về Mail merge
Để hiểu rõ hơn Mail merge là gì, Muaban.net có một ví dụ thực tế sau:
Công ty bạn đang lên kế hoạch gửi thư tri ân đầu năm và là bạn được giao nhiệm vụ gửi thư cho tất cả khách hàng thân thiết của công ty. Đối với phương pháp truyền thống, cùng một mẫu thư, bạn sẽ điền lặp đi lặp lại các thông tin cho đến khi hoàn thành.
Nhưng nếu sử dụng Mail merge, mọi việc được tối ưu hóa nhờ thao tác tự động điền thư. Cụ thể, bạn chỉ cần tạo một bức thư duy nhất, việc điền tên từng người nhận và địa chỉ sẽ được thực hiện tự động bởi Mail merge.
>>> Xem thêm: Slide là gì? Cách tạo slide đẹp và các thuật ngữ liên quan
2. Tác dụng của Mail merge trong các doanh nghiệp
Tiết kiệm thời gian: Việc ứng dụng chức năng của Mail merge giúp cho người dùng làm việc một cách nhanh chóng dễ dàng hơn.
Tạo sự đồng bộ: Mail merge được dùng nhiều trong việc tạo nên các thư mời, email xác nhận trong các công ty, doanh nghiệp… Việc gửi hàng loạt giúp doanh nghiệp kiểm soát được bố cục, nội dung thư, hạn chế sai sót không mong muốn.
3. Cấu trúc của Mail merge
3.1. Nguồn dữ liệu
Nguồn dữ liệu được sử dụng trong Mail merge đều tùy biến phù hợp với nội dung khác nhau của từng mail. Những nội dung này sẽ được sắp xếp trong các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt các khung khác nhau từ Mail merge.
Những điều chỉnh tùy biến này có thể là các yếu tố sau:
- Họ và tên người nhận
- Địa chỉ người nhận trong Mail merge
- Tên của các công ty, tổ chức, công ty, doanh nghiệp…
Nguồn dữ liệu được sử dụng thường được trình bày rõ ràng và tuần tự trong một danh sách dữ liệu cụ thể. Danh sách này được tập hợp từ các danh bạ của người gửi thể hiện bên trong phần mềm như Word, Excel…
>>>Có thể bạn quan tâm: Cách viết email gửi CV chắc chắn không bị loại mới nhất 2023
3.2. Nội dung cơ bản
Những nội dung cơ bản trong các thư sử dụng tính năng Mail merge cũng giống như những email bình thường khác như:
- Họ tên, địa chỉ người gửi mail
- Họ tên, địa chỉ người nhận mail
- Nội dung chính và dữ liệu
Những nội dung quan trong thường được định vị bằng vị trí đã có và chỉ thể hiện các nội dung khác trong email khi người dùng lấy nguồn dữ liệu từ file mới.
Khi đã tổng hợp các nội dung cơ bản trong nguồn dữ liệu cần có thì mail merge sẽ giúp bạn tùy chỉnh và tạo ra hàng loạt thư. Các nội dung cơ bản sẽ tùy thuộc vào danh sách chỉnh sửa mà bạn tạo ra.
4. Hướng dẫn cách sử dụng Mail merge để trộn thư
4.1. Sử dụng Mail merge trong Word
Trong Microsoft Word cũng có tính năng Mail merge, nó rất tiện lợi và đơn giản trong thao tác. Sau đây Mua Bán sẽ hướng dẫn sử dụng mail merge trong Word cực đơn giản cho bạn:
Bước 1: Trước tiên bạn cần mở file Word với nội dung thư đã có sẵn.
Bước 2: Lúc này, bạn cần thực hiện các lệnh sau: Mailing → Start mail merge → Step by step mail merge wizard…
Bước 3: Sau khi đã thực hiện xong, bạn chọn “Starting document“, kế tiếp ấn “Use the current document“. Sau đó tiếp tục chọn “Next select recipients“.
Bước 4: Bạn cần ấn “Browse…” để tìm kiếm file dữ liệu người nhận đã thiết lập dưới dạng file Excel. Sau đó click “Open” để mở theo hình.
Bước 5: Lúc này, hộp thoại “Mail merge recipients” sẽ xuất hiện, bạn click chọn “OK“.
Bước 6: Bạn di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần chèn như trên.
Bước 7: Bạn cần hoàn tất đầy đủ các thông tin và các nội dung cần thiết bằng cách ấn vào “Write your letter“.
Bước 8: Bạn chọn “Next: preview your letter“ sau đó tiếp tục ấn “Next: Complete the merge” để kết thúc.
| Tham khảo tin đăng về việc làm tại website Muaban.net dưới đây: |
4.2. Sử dụng Mail merge trong Excel
Tính năng Mail merge thường được ưu tiên sử dụng trong Word nhiều hơn. Tuy nhiên bạn vẫn có thể chỉnh sửa được nội dung thư mail merge ở bảng tính Excel. Để làm được điều này bạn cần phải dùng hàm Text để có thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel.
Đối với hàm này, người dùng có thể dễ dàng thay đổi các thông tin dữ liệu khác nhau như ngày sinh, họ tên sang một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của mình. Tuy nhiên, một điều khá phức tạp của cách thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản những đoạn code này khá giống với các dạng mã được dùng ở chế độ Custom number.
Nếu muốn sử dụng công cụ Mail merge trong Excel, bạn phải cần lưu ý rằng:
- Trong các ô tính chứa dữ liệu cần nhập.
- Trong các ô tính bất kỳ có chứa nội dung văn bản.
- Một bức thư hoàn chỉnh sử dụng rất nhiều công thức phức tạp.
>>> Xem Thêm: Cách Chèn Ảnh Vào Canva Trên Máy Tính Nhanh Chóng Đơn Giản Nhất
4.3. Cách trộn thư từ Excel sang Word
Khi những thông tin cơ bản đã có ở trang tính Excel, bạn đã có thể tạo Merge mail. Sau đây Mua Bán sẽ giúp bạn trộn thư từ Excel sang Word (Word 2013):
Bước 1: Mở một lá thư có sẵn của bạn, nếu chưa có hãy soạn một thư mới.
Bước 2: Bạn nhấn vào mục “Mailings“, nhấn chọn “Start Mail Merge“ sau đó chọn kiểu trộn thư mà mình mong muốn (Letters, E-mail Messages, Labels, Envelopes, Normal Word Document).
Bước 3: Trong mục “Mailings“, bạn tiếp tục chọn “Select Recipients” và nhấn chọn “Use Existing List” để chọn thông tin người nhận.
Bước 4: Xuất hiện hộp thoại “Select Data Source“, bạn tìm và lựa chọn trang tính Excel, nhấn “Open” để mở. Nếu có yêu cầu chọn dữ liệu từ bảng, bạn chọn bảng và nhấn “OK“.
Bạn có thể vào “Edit Recipient List“để lựa chọn người nhận mà bạn muốn gửi bên trong trang tính Excel. Khi xuất hiện hộp thoại “Mail Merge Recipients“, chỉ cần đánh dấu để thêm hoặc bỏ đánh dấu để xóa người nhận trong Mail merge.
Bước 5: Điền thông tin chung
Sau khi hoàn thành Mail merge, các thông tin cần điền sẽ xuất hiện trong thư như:
- Address Block (địa chỉ)
- Greeting Line (chào hỏi)
Trong các trường hợp trộn thư khác, bạn có thể đặt dữ liệu thông tin của người nhận vào trong nội dung thư tùy thuộc vào mục đích chỉnh sửa.
Bước 6: Điền nội dung thư hoàn chỉnh và kết thúc.
Bạn cần nhấn chọn Insert Merge Field trong mục Mailing, chọn các thông tin dữ liệu cần chèn vào mail merge trong danh sách tùy chọn.
Để chắc chắn hơn bạn nhấn chọn “Preview Results” trong mục “Mailing” để kiểm tra dữ liệu, thông tin người nhận. Bạn sử dụng các phím mũi tên trái phải để kiểm tra thông tin.
Cuối cùng để kết thúc, bạn cần nhấn chọn “Finish & Merge” để in thử và gửi mail đi.
Ngoài ra chúng ta cũng có thể thực hiện việc trộn thư bằng Mail Merge Wizard trong mục Mailings:
Bước 1: Trong mục “Mailings“, bạn chọn thẻ “Start Mail Merge“, tiếp tục chọn “Step-by-Step Mail Merge Wizard…“
Bước 2: Tiến hành Mail Merge trong Word
Xuất hiện hộp thoại Mail Merge bên phải màn hình, bạn có thể dễ dàng trộn thư theo hướng dẫn như từng bước trong Word.
5. Một số phím tắt trên Mail merge
Để sử dụng Mail merge được nhanh chóng, thuận tiện hơn Mua Bán xin gợi ý bạn một số phím tắt trên Mail Merge. Lưu lại ngay để sử dụng các phím tắt sau:
Trên đây là toàn bộ kiến thức về Mail merge là gì và hướng dẫn merge mail đơn giản. Muaban.net hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Đừng quên ngoài những kiến thức bổ ích, trang còn cung cấp nhiều vị trí việc làm hấp dẫn. Truy cập trang để tham khảo ngay!
>>> Xem Thêm: Cover Letter là gì? Cách xây dựng Cover Letter chuẩn và thu hút nhà tuyển dụng
