Flowchart là gì thì thật ra đây là một công cụ rất vô cùng hữu hiệu. Nó có thể giúp mô tả quy trình hoặc quá trình làm việc một cách ngắn gọn và vô cùng khoa học. Flowchart được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực như công nghệ thông tin, xây dựng, viễn thông… Cùng Mua Bán tìm hiểu cụ thể Flowchart là gì? Cũng như cách vẽ biểu đồ này sao cho hiệu quả nhất nhé!
Flowchart là gì?
Flowchart là gì là 1 dạng biểu đồ hay lưu đồ để diễn giải cho 1 thuật toán hoặc 1 quy trình làm việc. Biểu đồ Flowchart có nhiều dạng khác nhau, và mục đích của flowchart là gì ? việc sử dụng biểu đồ này chính là để khái quát rõ ràng nhất những quy trình công việc cần giải quyết.
>>>Tham khảo thêm: Thiết kế đồ họa học trường nào? Cơ hội việc làm của ngành
Tại sao lại sử dụng biểu đồ flowchart trong doanh nghiệp?
Flowchart mang đến rất nhiều lợi ích, Vậy lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp đạt được từ Flowchart là gì?
- Tất cả mọi thông tin đều sẽ được ghi dưới dạng biểu đồ một cách ngắn gọn và khoa học. Chính vì vậy sẽ giúp cho việc truyền tải và hướng dẫn công việc được dễ dàng hơn.
- Do Flowchart sử dụng ngôn ngữ hình ảnh, nên cũng sẽ dễ nhớ hơn nhiều so với việc phải nhớ một văn bản nhiều chữ. Việc này cũng sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho người xem
- Biểu đồ Flowchart tăng thêm tính sinh động cho phần nội dung được thuyết trình. Giúp cho người xem nắm bắt mọi thông tin một cách nhanh chóng hơn.
Vậy bạn đã hiểu được tầm quan trọng đối với doanh nghiệp của Flowchart là gì rồi chứ?
Các quy tắc cần lưu ý khi thiết lập biểu đồ Flowchart
Sử dụng nhất quán các thành phần trong biểu đồ
Các thành phần trong Flowchart phải được sử dụng một cách nhất quán. Sự nhất quán ở đây được hiểu là sự thống nhất từ các hình khối cho đến đường dẫn và văn bản. Khi nhìn vào biểu đồ, chúng ta thắc mắc các ký hiệu trong Flowchart là gì? Thì bài viết sẽ giải thích ngay sau đây.
- Hình elip: Thể hiện sự bắt đầu và kết thúc của quy trình
- Hình chữ nhật: Thể hiện các bước triển khai của cá nhân đảm nhận
- Hình thoi: Được sử dụng khi có những phê chuẩn hoặc quyết định cần lựa chọn
- Đường dẫn mũi tên: là hướng thực hiện của các bước trong quy trình
Bên cạnh đó, các ký hiệu phải có kích thước và khoảng cách bằng nhau. Có thể sử dụng thêm các màu sắc khác nhau để tăng thêm tính sinh động và bắt mắt cho lưu đồ.
| Tham khảo thêm một số tin đăng việc làm bán thời gian dành cho sinh viên tại website Muaban.net |
Sắp xếp luồng dữ liệu trên cùng một trang
Trong trường hợp phần nội dung cần truyền tải quá nhiều dẫn đến việc biểu đồ lớn. Thì mẹo để tăng thêm thính thẩm mĩ của Flowchart là gì? Tham khảo ngay sau đây:
- Cố gắng co hẹp lại lưu đồ và tăng phông chữ trong nội dung to hơn để bù lại việc co hẹp trên. Sao cho tổng thể lưu đồ không bị quá bé.
- Tuỳ vào số lượng các bước trong quy trình mà có thể hướng mũi tên sang trái hoặc phải. Còn quy trình tiếp theo có thể được hạ xuống dòng bên dưới.
- Thêm một mẹo khác đó là chia nhỏ Flowchart lớn thành các Flowchart nhỏ hơn. Như vậy thì mỗi một Flowchart sẽ được thể hiện ở một trang riêng biệt khác nhau
Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ
Giống như việc đọc một trang sách từ trên xuống dưới thì dòng trả về trong lưu đồ Flowchart cũng giống như vậy. Mặt khác, nếu xuất hiện 2 dòng trả về, cần lưu ý không được để chúng bị trùng nhau.
>>>Tham khảo thêm: Ngôn ngữ Assembly là gì và các câu hỏi thường gặp 2022
Cách vẽ biểu đồ flowchart hiệu quả?
Khi nhìn qua biểu đồ Flowchart thì có thể thấy việc vẽ biểu có vẻ khá đơn giản. Chỉ cần vẽ vài ba loại hình khối và mũi tên là xong một biểu đồ. Tuy nhiên trên thực tế cho thấy, để vẽ được một flowchart hoàn chỉnh chính xác và logic thì không hề dễ dàng. Nhất là trong doanh nghiệp thường sẽ có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau.
B1: Phân tích và xác định nên cần sử dụng những lưu đồ nào
Ý nghĩa của việc sử dụng flowchart là gì thì việc này chỉ thật sự có ý nghĩa khi doanh nghiệp cần tới nó để hoạt động hoặc tăng trưởng kinh doanh cũng như mở rộng quy mô nhân sự…
Hiện nay tại một số doanh nghiệp vẫn còn quản lý quy trình bằng miệng. Tức là nhân sự sẽ được mô tả công việc và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách làm này thực ra vẫn có thể hoạt động tốt ở các đơn vị quy mô nhỏ thì cách làm này vẫn có thể hoạt động tốt. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp hiện đại thì sẽ không chỉ dừng lại ở đó. Nếu muốn có một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh thì cần có biểu đồ Flowchart
Ngoài ra, trong giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, bạn cũng cần số hóa quy trình làm việc. Chính vì vậy, cần chuẩn bị trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.
B2: Thu thập thông tin chính xác và cần thiết cho việc vẽ biểu đồ
Việc thu thập thông tin cho Flowchart là gì, có cần thiết hay không? Thì có thể khẳng định càng nhiều thông tin thì tất nhiên việc vẽ biểu đồ sẽ càng chính xác. Chính bởi vậy, tập hợp tất cả các thông tin và chọn lọc cẩn thận. Những câu hỏi đặt ra để có thể lên một Flowchart hoàn chỉnh như sau
- Tên của biểu đồ cũng như mục đích chính khi sử dụng Flowchart là gì?
- Có mấy bước trong biểu đồ? Tên gọi của mỗi bước?
- Có những ai sẽ tham gia cũng như chịu trách nhiệm của từng công việc?
- Thời gian để thực hiện từng bước là bao lâu?
- Các mô tả có chi tiết có cần thêm vào biểu đồ hay không?
- Nếu có hai khả năng xảy ra thì kết quả sẽ như nào?
- Trong quá trình làm việc có vấn đề nào có thể phát sinh hay không
Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể thảo luận cùng các thành viên trong nhóm để xây dựng được một Flowchart chính xác nhất.
>>>Tham khảo thêm: Ngôn ngữ lập trình bậc cao là gì? Đặc điểm và ưu nhược điểm
B3: Bắt tay vào vẽ việc vẽ biểu đồ
Sau khi đã thu thập được đầy đủ các thông tin về quy trình thực tế, hãy bắt đầu xây dựng một lưu đồ Flowchart hoàn hảo. Sẽ có 3 cách khác nhau để có thể vẽ lưu đồ Flowchart. Vậy 3 cách vẽ Flowchart là gì?
Cách 1: Sử dụng bút và giấy
Có thể nói đây là cách đơn giản nhất khi vẽ Flowchart. Chỉ cần chuẩn bị bút và giấy trắng là có thể lên “xương sống” của biểu đồ. Có thể sử dụng thêm các dụng cụ thủ công đơn giản khác như thước, compa… để có được lưu đồ Flowchart đẹp và bắt mắt hơn. Khi hoàn thành, có thể chụp ảnh và in ra cũng những giữ bản cứng để photocopy ra nhiều bản hơn. Sau đó là phát cho nhân viên để họ có thể thực hiện quy trình theo Flowchart.
Cách 2: Dùng công cụ vẽ chuyên nghiệp “Digital Flowchart”
Lưu đồ Flowchart hoàn toàn có thể tạo dưới dạng bản mềm kỹ thuật số. Việc sử dụng công nghệ thông tin sẽ giúp bạn thực hiện hiệu quả các thao tác chỉnh sửa, lưu trữ. Cũng như việc chia sẻ cho nhân viên sẽ vô cùng dễ dàng. Một số ứng dụng cơ bản nhất Paint, Microsoft Powerpoint. Hoặc chuyên dụng hơn sẽ có những phần mềm và ứng dụng đồ họa như Adobe Photoshop, Adobe Illustrator… Như vậy Flowchart của bạn sẽ có tính thẩm mỹ cao và chuyên nghiệp hơn rất nhiên. Đối với các doanh nghiệp cần số lượng lớn Flowchart vào quy trình thì cũng rất tiện và nhanh chóng
Cách 3: Dùng phần mềm quản lý chuyên nghiệp trong quy trình nghiệp vụ
Phần mềm vẽ Flowchart chuyên Business Process Management Software – BPMS. Phần mền sẽ có chức năng hình thành và tự động hóa các quy trình từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc. Cũng như phân tích và thực hiện các cải cách, giám sát quy trình để tối ưu hóa khi cần thiết. Do vậy, không cần thiết phải vẽ dưới dạng bản cứng hoặc mềm nữa. Nó sẽ được thiết lập sẵn trong phần cài đặt của phần mềm vẽ Flowchart. Mỗi bước sẽ có thông tin mô tả cụ thể, đến mỗi bước thì nhân viên trong quy trình đó sẽ nhận thông báo cần phải làm gì. Phần mềm BPMS là một “ngôi sao sáng”, mang đến giải pháp tự động hóa và quản lý.
>>>Tham khảo thêm: Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ chính luận là gì?
Các ví dụ về biểu đồ flowchart
Mỗi một doanh nghiệp có thể sẽ có vô số quy trình nghiệp vụ. Nó tương ứng với tất cả phòng ban/đội nhóm của Marketing, Sales, Hành chính – Nhân sự, Sản phẩm, Chăm sóc khách hàng,… Cũng như bất kỳ sự cộng tác nào có nhiệm vụ kết nối ở giữa.
Để hiểu thêm biểu đồ Flowchart là gì, tham khảo ngay 3 ví dụ dưới đây:
1. Biểu đồ quy trình onboarding dành cho nhân viên mới
Bất kỳ nhân viên mới nào cũng đều cần onboarding để có thể làm quen với công việc và văn hoá doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách triển khai quy trình onboarding ở mỗi nơi sẽ khác nhau. Quy trình onboarding Flowchart là gì? Tham khảo ngay
- Nhân viên mới cần hoàn thành hồ sơ giấy tờ và mọi thủ tục pháp lý
- Hồ sơ cần trải qua quá trình phê duyệt của bộ phận HR sau đó là quản lý cấp cao của công ty
- Nhân viên HR giới thiệu về bộ máy công ty cũng như các quy định cần thiết
- Nhân viên quản lý tài nguyên nội bộ tiến hành bàn giao trang thiết bị làm việc, tài khoản đăng nhập, đồng phục, mã chấm công,…
2. Biểu đồ Flowchart quy trình phê duyệt công văn
Việc luân chuyển công văn qua nhiều email để phê duyệt đòi hỏi độ chi tiết và chính xác cao. Chưa kể trong trường hợp việc chỉnh sửa rất dễ khiến chúng bị thất lạc, nhầm lẫn hoặc bỏ sót trong một hòm thư nào đó. Quy trình xử lý sự cố Flowchart là gì? Tham khảo các bước cơ bản có thể dùng để xét duyệt các loại công văn, hồ sơ giấy tờ sau:
- Đầu tiên là công văn sẽ được gửi đi
- Trong trường hợp công văn không được chấp thuận, quá trình bị huỷ bỏ
- Còn nếu công văn được chấp thuận, tiến hành chỉnh sửa theo yêu cầu
- Lưu trữ công văn trong một thư mục được quy định từ trước
- Tự động gửi email xác nhận xét duyệt thành công đến người gửi công văn
3. Biểu đồ Flowchart quy trình ứng phó với những sự cố phát sinh
Bất kỳ nghiệp nào cũng cần phải có một kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm ẩn và phát sinh thành sự cố. Tuy có thể phần nào dự đoán được những điều có thể xảy ra. Tuy nhiên, việc lên chiến lược về cách phản ứng trong những tình huống như vậy là cần thiết để nhân sự không bị hoảng loạn. Một ví dụ về các bước xử lý khi có cuộc tấn công vào hệ thống an ninh mạng trong công ty:
- Nhân viên công ty phát hiện ra có một USB lạ đang cắm vào máy tính của họ
- Các mối nguy cơ được đánh giá bởi đội an ninh. Nếu không có vấn đề gì hoặc chỉ là vấn đề nhỏ có thể dễ dàng giải quyết, quá trình kết thúc
- Còn trong trường hợp thực sự là mối đe dọa nguy hiểm, khẩn cấp thông báo ngay tới ban lãnh đạo công ty ngay
- Ban lãnh đạo và đội an ninh triển khai cuộc họp khẩn cấp
- Đưa ra giải pháp và triển khai
- Giải pháp đưa ra không được hiệu quả thì cần tổ chức một cuộc họp khác. Nếu như giải pháp có hiệu quả, vấn đề được giải quyết, hoàn tất quy trình.
Bài viết trên hy vọng đã giúp các bạn có đáp án cho câu hỏi Flowchart là gì ? Tầm quan trọng của Flowchart là gì? Cũng như những bước để tạo nên một Flowchart hoàn chỉnh. Đừng quên tham khảo nhiều bài viết hữu ích khác trên Muaban.net nữa nhé!
>>>Xem thêm: Logistics thu hồi – Reverse logistics là gì? Nhiệm vụ, mô hình và ví dụ minh họa
Nguyễn Trà My
