Chi phí bán hàng là gì? Hạch toán chi phí bán hàng theo một số nghiệp vụ

Chi phí bán hàng là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh. Việc hiểu rõ chi phí bán hàng giúp cho doanh nghiệp tìm được biện pháp hiệu quả để cải thiện tình hình sản xuất, kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu khái niệm “chi phí bán hàng là gì” và tầm quan trọng của chi phí bán hàng đối với sự thành công của một doanh nghiệp trong bài viết này.

1. Chi phí bán hàng là gì?

Chi phí bán hàng là tổng số tiền mà một doanh nghiệp phải chi trả để thực hiện các hoạt động bán hàng và tiếp cận khách hàng. Đây là những chi phí liên quan trực tiếp đến việc xúc tiến và thúc đẩy doanh số bán hàng của doanh nghiệp.

Chi phí bán hàng có vai trò quan trọng trong việc định giá sản phẩm và dịch vụ, xây dựng mạng lưới bán hàng, tạo và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Như vậy, quản lý hiệu quả chi phí bán hàng có thể giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất bán hàng, nâng cao lợi nhuận và đạt được sự cạnh tranh trong thị trường.

Xem thêm: Kế toán chi phí là gì? Nhiệm vụ và vai trò của kế toán chi phí

2. Chi phí bán hàng bao gồm những gì?

Dưới đây là phân loại các khoản chi phí bán hàng và tài khoản cấp 2 tương ứng:

• Chi phí nhân viên:
  • Tài khoản cấp 2: TK 6411
  • Chi phí chi tiết: Bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn.
• Chi phí vật liệu, bao bì:
  • Tài khoản cấp 2: TK 6412
  • Chi phí chi tiết: Bao gồm chi phí vật liệu đóng gói, chi phí vật liệu và nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển đi tiêu thụ, và các vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ.
• Chi phí dụng cụ, đồ dùng:
  • Tài khoản cấp 2: TK 6413
  • Chi phí chi tiết: Bao gồm chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình tiêu thụ như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc, và các công cụ khác.
• Chi phí khấu hao TSCĐ:
  • Tài khoản cấp 2: TK 6414
  • Chi phí chi tiết: Bao gồm khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng.
• Chi phí bảo hành:
  • Tài khoản cấp 2: TK 6415
  • Chi phí chi tiết: Bao gồm chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp).
• Chi phí dịch vụ mua ngoài:
  • Tài khoản cấp 2: TK 6416
  • Chi phí chi tiết: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng, ví dụ như thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, hoa hồng cho đại lý bán hàng, đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu, và các chi phí tương tự.
• Chi phí bằng tiền khác:
  • Tài khoản cấp 2: TK 6417
  • Chi phí chi tiết: Bao gồm các chi phí bằng tiền khác phục vụ khâu bán hàng như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng và các chi phí tương tự.

Có thể bạn quan tâm: Kế toán bán hàng là gì? Chi tiết công việc của kế toán bán hàng

3. Kết cấu và nội dung của tài khoản chi phí bán hàng 641

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng là tài khoản được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ trong kỳ. Dưới đây là kết cấu và nội dung của tài khoản 641:

Bên Nợ: Ghi nhận các chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quá trình bán hàng như tiền lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí quảng cáo, chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài, và các chi phí khác.

Bên Có:

• Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ: Ghi nhận các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ, ví dụ như chiết khấu, giảm giá, hoàn trả.
• Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: Tài khoản 641 được kết chuyển vào tài khoản 911 để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.

Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ, điều này có nghĩa là số dư trong tài khoản sẽ được ghi giảm hoặc kết chuyển vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính toán kết quả kinh doanh cuối kỳ.

Xem thêm: Doanh thu bán hàng là gì? Cách tính doanh thu bán hàng

4. Hạch toán chi phí bán hàng theo một số nghiệp vụ

4.1. Chi phí cho nhân viên phục vụ quá trình bán hàng

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có các TK 334, 338,…

4.2. Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có các TK 152, 153, 242.

4.3. Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

4.4. Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ trường hợp bảo hành công trình xây lắp)

• Khi doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng kèm theo giấy bảo hành sửa chữa, bộ phận kế toán phải xác định chi phí sửa chữa tương ứng với nghĩa vụ bảo hành để tạo dự phòng trước khi phải chi trả:
  • Ghi nợ vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
  • Ghi có vào tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
• Cuối kỳ kế toán tiếp theo, doanh nghiệp phải tính và xác định số tiền dự phòng phải trả cho việc sửa chữa, bảo hành sản phẩm hoặc hàng hoá cần lập:
  • Trường hợp số tiền dự phòng phải trả trong kỳ kế toán này lớn hơn số tiền dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm hoặc hàng hoá đã được lập trong kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết, số chênh lệch được trích thêm và ghi nhận vào chi phí bán hàng như sau:
    • Ghi nợ vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng (mã con 6415).
    • Ghi có vào tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
  • Trường hợp số tiền dự phòng phải trả trong kỳ kế toán này nhỏ hơn số tiền dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm hoặc hàng hoá đã được lập trong kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết, số chênh lệch được hoàn nhập và giảm chi phí bán hàng như sau:
    • Ghi nợ vào tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
    • Ghi có vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng (mã con 6415).

Tham khảo các tin đăng về việc làm tại website Muaban.net dưới đây:

4.5. Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo

Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất để sử dụng trong hoạt động khuyến mại và quảng cáo, ta có các trường hợp sau:

• Khi xuất sản phẩm hoặc hàng hóa để khuyến mại và quảng cáo mà không thu tiền và không kèm theo các điều kiện khác (ví dụ như phải mua sản phẩm, hàng hóa), ta ghi:
  • Nợ vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng (bao gồm chi phí sản xuất sản phẩm và giá vốn hàng hóa).
  • Có vào các tài khoản 155 và 156.
• Khi xuất hàng hóa để khuyến mại và quảng cáo, nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại và quảng cáo kèm theo các điều kiện khác (ví dụ như phải mua 2 sản phẩm để được tặng 1 sản phẩm), trong trường hợp này, chúng ta phải phản ánh giá trị hàng khuyến mại và quảng cáo vào giá vốn hàng bán (vì thực tế giao dịch này là giảm giá hàng bán).
• Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng hoá (không trả tiền) từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối để sử dụng cho mục đích quảng cáo và khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất hoặc nhà phân phối, chúng ta thực hiện các bước sau:
  • Khi nhận hàng từ nhà sản xuất (không trả tiền) để sử dụng cho mục đích quảng cáo và khuyến mại, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ và thuyết minh trong Báo cáo tài chính về hàng hoá nhận được và số hàng đã sử dụng cho mục đích khuyến mại (giống như hàng hoá được giữ hộ).
  • Khi kết thúc chương trình khuyến mại, nếu không cần trả lại số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết cho nhà sản xuất, doanh nghiệp ghi nhận thu nhập khác là giá trị của số hàng khuyến mại không cần trả lại như sau:
    • Nợ vào tài khoản 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý).
    • Có vào tài khoản 711 – Thu nhập khác.

4.6. Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng

• Trường hợp sản phẩm và hàng hoá được sử dụng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp, chúng ta thực hiện các ghi chú sau:
  • Nợ vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng (bao gồm chi phí sản xuất sản phẩm và giá vốn hàng hoá).
  • Có vào các tài khoản 152, 153, 155, 156.
  • Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ta ghi:
    • Nợ vào tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
    • Có vào tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
• Trường hợp sản phẩm và hàng hoá được sử dụng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên và được trang trải bằng quỹ khen thưởng và phúc lợi, ta thực hiện các bước sau:
  • Nợ vào tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá trị thanh toán).
  • Có vào tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
  • Có vào tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp (mã con 33311).
  • Đồng thời, ta ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị của sản phẩm, hàng hoá và NVL được sử dụng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên và người lao động:
    • Nợ vào tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
    • Có vào các tài khoản 152, 153, 155, 156.

4.7. Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

4.8. Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)

Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

4.9. Một số chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bán hàng

Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

4.10. Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng

Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn cho TSCĐ, chúng ta thực hiện các ghi chú sau:

• Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn cho TSCĐ vào chi phí bán hàng:
  • Nợ vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
  • Có vào tài khoản 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
  • Có vào tài khoản 352 – Dự phòng phải trả (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ).
• Khi chi phí sửa chữa lớn cho TSCĐ thực tế phát sinh:
  • Nợ các tài khoản 335, 352.
  • Nợ vào tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có vào các tài khoản 331, 241, 111, 112, 152 và các tài khoản khác liên quan.
• Trường hợp chi phí sửa chữa lớn cho TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh:
  • Nợ vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
  • Có vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước.

Có thể bạn quan tâm: Mô tả công việc kế toán bán hàng chi tiết và đầy đủ nhất

Trên đây là khái niệm về chi phí bán hàng là gì và các loại chi phí trong chi phí bán hàng. Hy vọng rằng những kiến thức được chia sẻ trong bài viết này sẽ hữu ích với bạn đọc! Theo dõi Muaban.net để cập nhật thêm các tin tức nổi bật về việc làm bạn nhé!

Xem thêm:

• Revenue là gì? Phân loại, ý nghĩa và cách tạo Revenue hiệu quả
• Tổng doanh thu là gì? Có mấy loại và công thức tính doanh thu