Kế toán bán hàng không còn là một thuật ngữ xa lạ đối với những người làm nghề kế toán. Tuy nhiên, đối với những người mới vào nghề hoặc những sinh viên đang tìm hiểu nghề này thì đây là một từ khá mới mẻ. Vậy kế toán bán hàng là gì? Công việc của kế toán bán hàng như thế nào? Hãy cùng Muaban.net tìm hiểu ngay tại bài viết sau đây nhé.
I. Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là vị trí công việc có trách nhiệm quản lý và thực hiện ghi chép tất cả các công việc liên quan nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng là người làm các hoạt động như ghi hóa đơn, ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng, lập báo cáo, thuế…
Các loại giấy tờ/chứng từ kế toán bán hàng cần quan tâm bao gồm:
- Hóa đơn GTGT là loại quan trọng nhất
- Hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho / phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
- Báo cáo bán hàng
- Giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng, thẻ quầy hàng và thanh toán hàng ngày
- Các biên bản thừa thiếu hàng, biên bản giảm giá hàng bán, biên bản bán hàng trả lại cùng các loại biên bản khác theo yêu cầu của từng công ty
- Các phiếu thu và giấy báo Có
- Chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào từng lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
II. Công việc chính của kế toán bán hàng
Tùy vào hình thức và tính chất của mỗi công ty mà vị trí kế toán bán hàng có thể đảm nhận những công việc khác nhau. Song, chung quy lại thì công việc và quy trình làm việc của một nhân viên kế toán bán hàng sẽ bao gồm những công việc sau đây:
- Ghi nhận hóa đơn hàng hóa mỗi ngày. Kiểm tra lại đơn giá, số lượng sản phẩm xuất nhập hóa đơn cho đối tác, khách hàng.
- Kiểm tra, giám sát kế toán thực hiện nghiệp vụ bán hàng, doanh thu lợi nhuận, hàng hóa,…
- Cập nhật những thông tin, sản phẩm, bảng hàng, giá cả cho doanh nghiệp.
- Lập hóa đơn bán hàng, kê khai doanh thu, lợi nhuận kèm thuế theo giá trị gia tăng vào cuối ngày.
- Tính toán chính xác giá mua thực tế của lượng hàng bán ra gồm doanh số bán hàng, thuế giá trị gia tăng của từng sản phẩm, hóa đơn mua bán với khách hàng.
- Xác định giá mua thực tế của hàng hóa, phân bổ phí thu mua hàng hóa đã được tiêu thụ nhằm nắm bắt được hiệu quả trong kinh doanh.
- Kiểm tra, quản lý tiền hàng, thu hồi quản lý công nợ của khách hàng. Nắm bắt thông tin của từng khách hàng, lô hàng, thời hạn, tình hình trả nợ của khách hàng.
- Tổng hợp chính xác các chi phí bán hàng, chi phí phát sinh, tổng kết làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh.
- Quản lý những hợp đồng giao dịch mua, bán với khách hàng.
- Đối chiếu, giám sát số lượng hàng hóa xuất nhập tồn vào cuối ngày với thủ kho.
- Hỗ trợ xử lý công việc cùng kế toán trưởng và các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Một số việc làm lao động phổ thông mà bạn có thể tham khảo:
- Hôm nay
- Quận Đống Đa, Hà Nội
- Hôm nay
- Quận 12, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 12, TP.HCM
- Hôm nay
- Huyện Bình Chánh, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 12, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 6, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 5, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Huyện Hóc Môn, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Thạnh, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận 9, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 8, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 11, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Gò Vấp, TP.HCM
III. Kiến thức chuyên môn mà kế toán bán hàng cần có
Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
- Kết quả bán hàng thu được chính là phần thu lợi còn lại từ việc bán hàng sau khi trừ các khoản chi phí phát sinh.
- Kế toán bán hàng xác định kết quả bán hàng dựa vào số chênh lệch giữa doanh thu thuần với những chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý,… theo công thức sau đây:
| Kết quả hoạt động kinh doanh = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác – Chi phí quản lý doanh nghiệp |
Trong đó:
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần về bán háng, cung cấp dịch vụ – Gía vốn hàng bán – Chi phí hàng bán.
- Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động.
- Kết quả hoạt động khác = Những khoản thu nhập khác – Khoản chi phí khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
>>> Tham khảo thêm: Khách Hàng Doanh Nghiệp Là Gì? 5 Cách Tiếp Cận Tối Ưu Nhất
Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng
5 điều kiện mà doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ để ghi nhận doanh thu bán hàng là:
- Thực hiện chuyển giao rủi ro và các lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng;
- Thu về được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng;
- Xác định doanh thu và chắc chắn về khoản doanh thu.
- Không còn là chủ sở hữu của hàng hóa;
- Xác định được khoản chi phí liên quan giao dịch bán hàng.
Chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng
Dưới đây là danh sách những chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng trong quá trình làm việc của mình:
- Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT
- Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT
- Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
- Giấy báo có
- Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hằng ngày
- Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ
- Chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
Trình tự luân chuyển của chứng từ kế toán bán hàng
Một người kế toán bán hàng có trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng khi có hóa đơn chứng từ phát sinh. Hóa đơn này gồm 3 liên: Liên 1 được lưu trên gốc của quyển hóa đơn, liên 2 được giao cho khách hàng, liên 3 được doanh nghiệp giữ lại. Đồng thời có 3 trường hợp sẽ xảy ra:
- Trường hợp 1: Khách hàng nhận nợ thì kế toán bán hàng tiến hành lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ. Chứng từ lập thành 3 liên: Liên 1 kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 giao cho khách, liên 3 lưu lại quyển.
- Trường hợp 2: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán cần lập phiếu thu. Phiếu thu lập thành 3 liên: Liên 1 được thủ quỹ giữ, nơi lập phiếu giữ 1 liên và người nộp tiền sẽ giữ lại liên 3. Các liên phải đầy đủ nội dung và chữ ký của giám đốc.
- Trường hợp 3: Nếu khách hàng thanh toán bằng phương thức chuyển khoản thì doanh nghiệp sẽ nhận giấy báo như đã xác nhận về khoản tiền thanh toán đó.
IV. Các bước kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Bước đầu tiên, kế toán bán hàng là người nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ phía người bán hoặc do phòng kinh doanh báo lại, chịu trách nhiệm trong việc ghi chép và sắp xếp đơn hàng.
Sau khi đã tiếp nhận đơn hàng của người mua thì kế toán phải kiểm tra mức độ tồn kho của hàng hóa có đáp ứng đủ số lượng, chủng loại theo yêu cầu của người mua hay không.
- Nếu chưa đủ hàng phải báo lại cho người mua.
- Nếu có đủ hàng thì làm phiếu yêu cầu xuất kho gửi cho thủ kho, để thủ kho làm thủ tục xuất hàng.
- Bên cạnh đó, kế toán bán hàng tiến hành xuất hóa đơn kèm phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi người bán.
- Sau khi làm xong những thủ tục giấy tờ phục vụ cho việc bán hàng thì kế toán đi phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết có liên quan để ghi nhận hoạt động này.
Tùy vào đặc thù của mỗi đơn vị, kế toán bán hàng còn phải làm báo cáo về tình hình hoạt động bán hàng diễn ra trong ngày. Số lượng hàng tiêu thụ để gửi cho ban lãnh đạo của công ty.
V. Vai trò của nhân viên kế toán bán hàng
Nếu kế toán sản xuất có vai trò quan trọng trong khâu quản lý, ghi chép các khoản chi trong quá trình sản xuất thì kế toán bán hàng lại có vai trò quan trọng trong thao tác quản lý đầu ra của các thành phẩm trong công ty.
Những thông tin, số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp giúp cho lãnh đạo của doanh nghiệp nắm được tình hình doanh thu, tài chính của doanh nghiệp nhằm có kế hoạch và định hướng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh trong thời gian tới. Ngoài ra, các số liệu mà kế toán cung cấp cho thấy được kết quả bán hàng, sự chênh lệch từ khâu sản xuất cho đến khâu bán hàng,…
Tóm lại, với chức năng là quản lý, ghi chép, thu thập thông tin, số liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp thì kế toán bán hàng cũng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp xác định tốt hiệu quả trong kinh doanh.
>>> Xem thêm: Nhân viên kinh doanh là gì? Kiến Thức và Kỹ Năng Cần Có
VI. Kinh nghiệm thiết yếu của kế toán bán hàng
Để làm tốt công việc kế toán bán hàng bạn cần tích lũy cho mình những kinh nghiệm. Cụ thể:
- Thường xuyên cập nhật, kiểm tra thông tin và sổ sách.
- Cần cẩn thận trong việc lưu trữ, sắp xếp hóa đơn và chứng từ. Tránh trường hợp bị mất hóa đơn GTGT – đây là điều đặc biệt cần phải lưu ý.
- Phải xem xét kỹ khách hàng có thuộc đối tượng ưu tiên nào của công ty, doanh nghiệp hay không. Sau đó, báo giá kịp thời theo yêu cầu của khách hàng.
- Quản lý thông tin của khách hàng cũng như quản lý các loại sổ sách, chứng từ, hóa đơn liên quan phải chính xác và đầy đủ.
- Chăm sóc khách hàng một cách chu đáo, nhiệt tình, tiếp nhận phản ánh và ý kiến của khách hàng nhằm hỗ trợ cho cấp quản lý đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất.
- Biết cách kiểm tra số liệu nhanh nhất, liên kết với phân hệ kế toán khác để trùng khớp số liệu.
VII. Cơ hội nghề nghiệp đối với vị trí kế toán bán hàng
Cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp, công ty đang hoạt động trong thị trường bán lẻ thì nhu cầu tuyển dụng kế toán bán hàng ngày nay được đánh giá là khá cao, cơ hội việc làm của ngành này cũng ngày càng được mở rộng. Sinh viên khi vừa tốt nghiệp nếu có kiến thức chuyên môn, có thể dễ dàng kiếm được cho mình một công việc kế toán bán hàng phù hợp với mức lương khởi điểm rất ổn định.
VIII. Các câu hỏi khi ứng tuyển vị trí kế toán bán hàng
Câu 1: Bạn có sử dụng phần mềm kế toán nào hay không?
Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, việc sử dụng phần mềm kế toán là điều cần thiết. Đây là câu hỏi để bên tuyển dụng đánh giá được bạn có kinh nghiệm và có hiểu biết ở vị trí này hay không.
Bạn có thể trả lời một vài phần mềm thông dụng như: Ecount Erp, Misa, Bravo,… Để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn nên nêu các ưu điểm của những phần mềm này trong quá trình bán hàng.
Câu 2: Bạn từng làm báo cáo tài chính kế toán nào?
Với một người kế toán bán hàng, việc thực hiện báo cáo chính là việc làm thường xuyên theo mỗi tuần, tháng, quý, năm,… Bạn có thể nêu rõ các loại báo cáo mà bạn từng làm. Đồng thời bổ sung cách thức bạn thực hiện chúng như thế nào để giúp thông tin được trọn vẹn và thể hiện được kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết của bản thân.
Câu 3: Làm cách nào để tối thiểu chi phí bán hàng?
Với câu hỏi phỏng vấn này, các bạn cần đưa ra những phương pháp đã được ứng dụng trong thực tế và chứng minh được chúng có hiệu quả. Đối với những bạn đã có kinh nghiệm bán hàng thì sẽ không gặp khó khăn khi gặp phải câu hỏi này trong quá trình tuyển dụng.
Một số cách bạn có thể nêu như: Cắt giảm chi phí đầu vào, đưa ra chiến dịch bán hàng tốt, sử dụng công nghệ trong hoạt động bán hàng,… Bạn có thể dựa vào những hiểu biết của mình hoặc thực tế để đưa vào câu trả lời của mình chuyên nghiệp hơn.
IX. Tổng kết
Có thể nói rằng, kế toán bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi đơn vị hoạt động kinh doanh. Với những chia sẻ trên của Muaban.net, hy vọng bạn đã có thêm nhiều thông tin về kế toán bán hàng là gì? Cần làm gì để rèn luyện, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm cho con đường theo đuổi sự nghiệp kế toán này.
Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm bạn có thể tham khảo ngay website Muaban.net. Các thông tin tuyển dụng với nhiều ngành nghề khác nhau trên Toàn quốc luôn được cập nhật mỗi ngày với mức lương hấp dẫn nhất!
>>> Xem thêm:
- Tổng vụ là gì? Nhân viên tổng vụ cần đáp ứng những kỹ năng nào?
- Phân Tích Tài Chính Là Gì? Vai Trò Và Phương Pháp Phân Tích Tài Chính
- Đáo Hạn Là Gì? Các Lợi Ích Và Quy Định Về Đáo Hạn Ngân Hàng
