Cách khóa ô trong Excel giúp bảo vệ ô không bị xóa, ghi đè hay chỉnh sửa, duy trì được tính toàn vẹn của các dữ liệu quan trọng trong bảng tính. Cùng Muaban.net tìm hiểu cách thực hiện khóa/mở trang tính, khóa một số ô, cột hoặc hàng cụ thể trong Excel qua bài viết dưới đây.
I. Cách khóa ô trong Excel cực đơn giản
Thao tác khóa ô trong Excel khá đơn giản, người dùng chỉ cần đặt bảo vệ cho cả trang tính thì tất cả các ô sẽ được khóa theo mặc định. Còn nếu bạn không muốn khóa tất cả các ô trên trang tính mà chỉ muốn bảo vệ một số ô nhất định để chúng không bị ghi đè, xóa hay chỉnh sửa thì trước tiên bạn cần mở khóa các ô, sau đó khóa từng ô cụ thể và cài đặt lại bảo vệ bảng. Thao tác thực hiện chi tiết như sau:
1. Hướng dẫn khóa toàn bộ bảng tính trong Excel
Đối với Google Sheet, người dùng có thể thiết lập quyền truy cập “Chỉ xem” để tránh người khác không thể chỉnh sửa file. Tuy nhiên Excel thì không có thiết lập tính năng đó, người dùng chỉ có thể thao tác khóa toàn bộ bảng dữ liệu để tránh bị chỉnh sửa. Cách thức thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập vào file Excel mà mình muốn khóa ô → Nhấn chuột phải vào tab Sheet của bạn → Chọn Protect Sheet.
- Bước 2: Nhập mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet → Nhấn OK.
- Bước 3: Nhập lại mật khẩu của bạn → Nhấn OK để thiết lập mật khẩu.
Như vậy là bạn đã thực hiện thành công việc khóa ô trong Excel không cho chỉnh sửa vô cùng dễ dàng.
Tham khảo: [VIDEO] 4 cách tạo bảng trong Word và cách định dạng bảng cực đơn giản
2. Cách bảo vệ một ô hoặc vùng dữ liệu nhất định trong Excel
Trong trường hợp người dùng chỉ muốn khóa một ô hoặc một vùng dữ liệu nào đó thì thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bảng -> nhấn chuột phải và chọn Format Cells hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1.
- Bước 2: Cửa sổ Format Cells sẽ hiện ra -> chọn tab Protection và bỏ chọn ô Locked để đưa tất cả các ô về chế độ không khóa -> nhấn OK.
- Bước 3: Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn khóa lại. Nhấn chuột phải để chọn Format Cells hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1.
- Bước 4: Chọn tab Protection -> chọn ô Locked -> nhấn OK.
- Bước 5: Nhấn chuột phải vào sheet -> chọn Protect Sheet để thực hiện khóa sheet.
- Bước 6: Nhập mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet -> Nhấp chọn OK để thiết lập.
- Bước 7: Nhập lại mật khẩu một lần nữa vào ô Reenter password to proceed -> Nhấp OK để lưu.
Sau khi hoàn thành, người dùng có thể chỉnh sửa tất cả các ô trong bảng tính, trừ những ô đã bị khóa riêng.
Tìm hiểu thêm: 3 cách tạo bảng trong Excel dễ làm và cực hiệu quả
3. Phương pháp khóa ô chứa công thức trong Excel
Cách khóa ô chứa công thức trong Excel sẽ tránh được việc người khác thay đổi, chỉnh sửa hay xóa công thức mà bạn đã nhập. Bất kỳ thay đổi nào trong công thức sẽ dẫn đến tình trạng sai lệch các giá trị liên quan. Để khóa công thức trong Excel bạn cần thực hiện như sau:
- Bước 1: Tiến hành chọn toàn bộ bảng Excel → Nhấn chuột phải và chọn Format Cells.
- Bước 2: Chọn tab Protection → Bỏ tích chọn tại mục Locked → Nhấn OK.
- Bước 3: Vào tab Home → Chọn vào Find & Select → Chọn vào Go To Special.
- Bước 4: Sau đó tích chọn vào mục Formulas → Nhấn OK.
- Bước 5: Nhấn vào ô công thức ở Excel sẽ xuất hiện biểu tượng dấu chấm than.
- Bước 6: Tiến hành chọn tất cả các ô chứa công thức → Bấm vào Format Cell.
- Bước 7: Vào tab Protection → Tích chọn ô Locked → Nhấn OK.
- Bước 8: Nhấp chuột vào tab Sheet → Chọn Protect Sheet.
Bước 9: Nhập Mật khẩu → Nhấn OK, sau đó xác thực lại mật khẩu một lần nữa → Nhấn OK để hoàn tất thao tác.
Như vậy là ô công thức bạn vừa được thiết lập sẽ không thể thao tác chỉnh sửa.
Đọc thêm: Hướng dẫn cách mở 2 File Excel cùng lúc siêu đơn giản, nhanh chóng
II. Tại sao nên biết cách khóa ô trong Excel?
File Excel được ứng dụng nhiều trong công việc, trong quá trình làm việc file Excel có thể được chia sẻ với nhiều người. Không có gì đảm bảo rằng file của bạn không bị chỉnh sửa hay xóa thông tin. Biết cách khóa ô trong Excel sẽ mang đến nhiều lợi ích như sau:
- Bảo vệ dữ liệu quan trọng: Khóa ô giúp bảo vệ toàn bộ dữ liệu quan trọng không sửa đổi, đặc biệt là những bảng tính chứa thông tin quan trọng.
- Đảm bảo tính nhất quán: Việc khóa ô sẽ đảm bảo được tính nhất quán trong bảng tính, người dùng không thể thay đổi dữ liệu một cách ngẫu nhiên, duy trì tính đồng nhất của dữ liệu.
- Phân chia quyền truy cập: Người dùng có thể quản lý quyền truy cập bằng cách chỉ cho phép một số người cụ thể được chỉnh sửa toàn bộ bảng tính hoặc một số ô cụ thể.
- Bảo vệ công thức: Nếu bảng tính có các công thức phức tạp, bạn có thể khóa các ô chứa công thức để ngăn không cho người dùng thay đổi, chỉnh sửa hay ghi đè lên chúng.
- Tạo tài liệu tham khảo: Việc khóa ô Excel còn được ứng dụng trong trường hợp bạn muốn chia sẻ tài liệu Excel cho mục đích tham khảo và những người dùng khác không có quyền chỉnh sửa nội dung.
Như vậy khi áp dụng chức năng khóa ô Excel, các dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ hoàn toàn cho đến khi bạn mở khóa. Nếu bạn muốn cấp quyền truy cập cho ai đó, bạn chỉ cần cài đặt mật khẩu và cung cấp mật khẩu cho người đó.
III. Cách mở khoá ô trong Excel chi tiết
Khi nhận file Excel nếu bạn thao tác mà bị báo lỗi nghĩa là file đã bị chủ sở hữu khóa. Bạn cần biết mật khẩu để mở khóa thì mới có thể thao tác chỉnh sửa được. Để mở khóa ô trong Excel bạn cần thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhấn chuột phải vào sheet mà bạn đang khóa sau đó chọn Unprotect Sheet.
- Bước 2: Nhập mật khẩu rồi nhấn OK là đã mở khóa thành công và bạn có thể thao tác chỉnh sửa trên File.
IV. Phím tắt khóa ô trong Excel nhanh nhất
Để thao tác khóa ô trong Excel, người dùng có thể thao tác nhanh bằng các tổ hợp phím Ctrl + Space. Hoặc khóa một cột bất kỳ trong Excel thì thực hiện như sau:
- Chọn cột bất kỳ bằng cách nhấn vào chữ cái đại diện của cột đó.
- Nhấn phím tắt Ctrl + Space để tiến hành khóa ô
Việc sử dụng các tổ hợp phím tắt giúp người dùng thao tác khóa ô và các cột dữ liệu một cách tiện lợi và nhanh chóng hơn.
Lời kết
Trên đây là một số cách khóa ô trong Excel đơn giản bằng tổ hợp phím tắt hoặc công cụ sẵn có mà ai cũng có thể thực hiện được, giúp bảo vệ dữ liệu tối ưu. Muaban.net hy vọng rằng bạn đọc sẽ có thêm một số kiến thức hữu ích áp dụng cho công việc hàng ngày. Đừng quên truy cập Muaban.net để xem thêm nhiều mẹo hay để ứng dụng vào thực tiễn cuộc sống nhé.
Nguồn tham khảo: Tổng hợp
Xem thêm:
