Mẫu biên bản bàn giao công việc được sử dụng cực kỳ phổ biến trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Đặc biệt, loại biên bản này được dùng vào những thời gian điểm quan trọng trong sự việc của bạn. Vậy biên bản bàn giao này được sử dụng trong những trường hợp nào? Cách viết biên biên bản bàn giao việc như thế nào? Mua bán sẽ giải đáp và hướng cách biên soạn đơn giản nhất bên dưới đây.
Tìm hiểu về biên bản bàn giao công việc
Khi đi làm, có thể bạn sẽ phải sử dụng biên bản bàn giao rất thường xuyên, đặc biệt là khi đi công tác, chuyển cơ quan / chi nhánh,… Vì thế, mọi người nên tìm hiểu rõ về loại biên bản này. Chi tiết sẽ được bật mí dưới đây:
Biên bản bàn giao công việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc là một loại giấy tờ mà người lao động bắt buộc phải biên soạn trước khi dừng hoặc tạm ngừng làm việc vì bất kỳ lý do nào. Điển hình như nghỉ thai sản, đi công tác, chuyển sang bộ phận / cơ quan khác,… Việc lập biên bản bàn giao lại công việc sẽ giúp quá trình chuyển đổi công tác, tạm ngừng làm việc thuận lợi, dễ dàng hơn rất nhiều. Đồng thời, lại tránh làm gián đoạn tiến độ làm việc của cá nhân, đơn vị khác.
Bên cạnh đó, thông qua việc soạn mẫu biên bản bàn giao công việc, bạn cũng sẽ rà soát đầy đủ lại một lần những công việc được giao, đã thực hiện. Biết rõ những việc còn đang gian dỡ, chưa hoàn thành. Ngoài ra, còn thống kê lại những thiết bị, dụng cụ,… mà mọi người đã sử dụng trong quá trình làm việc trước đó tại công ty.
Cá nhân người nhận được mẫu biên bản bàn giao công việc chính là người sẽ tiếp quản, tiếp tục thực hiện những công việc còn đang gian dỡ. Và cá nhân này cũng sẽ được bàn giao lại các thiết bị, dụng cụ,… cần thiết để thực hiện những công việc do người cũ để lại.
>>> Xem thêm: Hợp đồng thi công nội thất và những điều cần lưu ý
Các loại biên bản bàn giao phổ biến hiện nay
Biên bản bàn giao là loại giấy tờ giúp bàn giao lại những thứ được ghi rõ, chi tiết trong biên bản này. Đó có thể là những công việc, tài sản bất kỳ,… Mọi người sẽ dễ dàng bắt gặp các loại biên bản bàn giao phổ biến dưới đây:
- Biên bản bàn giao tài sản: Là loại biên bản được sử dụng để ghi chú rõ những loại tài sản mà bên A sẽ bàn giao lại cho bên B.
- Biên bản bàn giao thiết bị: Là loại biên bản sẽ liệt kê lại danh sách những thiết bị, tình trạng lúc giao / nhận máy móc,… giữa bên A và bên B.
- Biên bản bàn giao hàng hóa: Là loại biên bản liệt kê rõ những loại hàng hóa, tình trạng hàng hóa trong lúc / giao nhận giữa bên A và B.
Nhìn chung, hầu hết các loại biên bản bàn giao đều có cấu trúc khá giống nhau. Thứ khác biệt chính là sự vật / sự việc sẽ được bên A bàn giao lại cho bên B. Đồng thời, trong một số biên bản cũng sẽ kèm theo một vài thông tin liên quan đến thứ được bàn giao như tình trạng, cam kết, nghĩa vụ đôi bên,…
Vai trò của biên bản bàn giao công việc
Khi đi làm thì biên bản bàn giao công việc cực kỳ quan trọng, nói không ngoa thì là một phần không thể thiếu giúp tiến độ hoàn thành không bị trì trệ. Ngoài ra còn nhiều vai trò rất quan trọng khác như:
Thực hiện đúng quy định
Việc lập biên bản bàn giao công việc trước khi dừng công tác, tạm ngừng làm việc là hoàn toàn tuân thủ đúng theo pháp luật. Người lao động bắt buộc phải làm biên bản này trước khi quyết định nghỉ hoặc chuyển đổi công việc. Và việc này đã được quy định rõ trong quy trình làm việc của bất kỳ công ty nào. Cả người lập và nhận biên bản đều phải nghiêm túc thực hiện việc này. Như vậy sẽ không làm gián đoạn, ảnh hưởng, gây tổn thất cho công ty.
Thống kê lại toàn bộ giấy tờ liên quan
Trong quá trình lập mẫu biên bản bàn giao công việc, người viết đồng thời sẽ phải liệt kê, kiểm kê lại những tài liệu, giấy tờ, công cụ, tài sản của công ty,… đã sử dụng trước đó. Việc này giống như một đợt kiểm kê trước khi không còn trách nhiệm đối với công ty nữa. Như vậy, doanh nghiệp sẽ không phải chịu tổn thất từ những sai lầm / thiếu sót của người lập biên bản gây ra.
Thể hiện trách nhiệm với công việc
Việc lập biên bản và giao biên bản bàn giao công việc lại cho người khác cũng là cách để bạn thể hiện tinh thần với công việc, doanh nghiệp. Điều này sẽ để lại ấn tượng không hề nhỏ trong mắt công ty. Một người có tinh thần trách nhiệm với công việc đến giây phút cuối cùng chính là người tận tâm nhất. Người có tâm, ắt sẽ có tầm.
Bảo vệ quyền lợi cho đôi bên
Người lao đồng cần phải thực hiện đúng quy trình bàn giao công việc một cách nghiêm túc nhất. Mỗi cá nhân trong công ty đều có công việc, trọng trách, trách nhiệm riêng. Và chỉ có bạn mới là người hiểu rõ nhất về công việc đang thực hiện, nắm những thông tin quan trọng có sức ảnh hưởng đến tiến độ, sự phát triển của doanh nghiệp. Việc lập mẫu biên bản bàn giao công việc vừa giúp bạn hoàn thành nốt trọng trách cuối cùng, lại tránh gây phát sinh vấn đề cho công ty.
>>> Xem thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà và các vấn đề liên quan
Những trường hợp cần biên bản bàn giao công việc
Trong môi trường công sở, sẽ có một vài trường hợp bắt buộc người lao động phải lập biên bản bàn giao công việc theo quy trình của công ty. Điển hình như xin tạm ngừng làm việc trong thời gian dài, chuyển phòng ban, cơ quan, nghỉ thai sản,… Vậy thì khi viết mẫu biên bản bàn giao công việc thì phải làm như thế nào? Câu trả lời như sau:
Nội dung và cách viết biên bản bàn giao công việc
Hiện nay, các công ty sẽ dựa vào tình trạng, lý do và mục đích bàn giao công việc để soạn thảo các biểu mẫu biên bản khác nhau. Mỗi biên bản sẽ có những nội dung chi tiết phù hợp với từng trường hợp. Tuy nhiên, trong một biên bản bàn giao công việc cơ bản bắt buộc với có những nội dung dưới đây:
- Thời gian chính xác vào thời điểm lập biên bản bàn giao công việc.
- Thông tin chính xác và chi tiết về người thực hiện / lập biên bản bàn giao công việc. Bao gồm họ tên, chức vụ, bộ phận làm việc, mã số nhân viên,…
- Lý do thực hiện / lập biểu mẫu bàn giao lại công việc. Bạn cần phải ghi rõ lý do trong biểu mẫu này để ban giám đốc dễ dàng phê duyệt hơn.
- Nội dung công việc bàn giao: Bạn sẽ phải liệt kê rõ danh sách những công việc chưa hoàn thành và sẽ được người tiếp theo kế nhiệm thực hiện. Khi liệt kê thì cũng phải ghi rõ chi tiết về công việc, tài liệu, công cụ cần thiết, số liệu,…
- Chữ ký: Người lập đơn bàn giao công việc phải ký tên để xác nhận những công việc đã bàn giao, cũng như đồng ý bàn giao lại cho người kế nhiệm.
Lưu ý: Sau khi hoàn thành biên bản thì thương lệ đơn bàn giao công việc sẽ được in thành 3 bản. Người viết, người nhận, ban điều hành công ty, mỗi bên sẽ giữ một bản để làm bằng chứng, cơ sở để xử lý những vấn đề phát sinh về sau. Người lao động nên giữ biên bản này cho dù đã hoàn thành nghĩa vụ tại đơn vị cũ.
Ngoài ra, nếu bạn mong muốn tìm được một việc làm uy tín, lương cao, hãy truy cập trực tiếp vào website Muaban.net để tham khảo hàng ngàn đầu việc khác nhau:
Những điều cần chú ý khi bàn giao công việc
Nếu cần thiết phải lập biên bản bàn giao công việc thì bạn nhất định phải lưu ý những điều dưới đây:
Chuẩn bị bảng mô tả công việc
Điều đầu tiên chính là lập một bảng mô tả công việc thật chi tiết. Bạn sẽ phải liệt kê lại danh sách những công việc chưa hoàn thành và những thứ cần thiết, liên quan đến những việc này. Ví dụ như tình trạng công việc, các nhiệm vụ (task) cần thực hiện, mục tiêu, KPI, số liệu,…
Bảng mô tả công việc này phải đảm bảo người kế nhiệm sẽ dễ dàng nắm bắt rõ chi tiết, thông tin về công việc sẽ được tiếp quản. Tốt nhất thì mọi người nên cung cấp các thông tin quan trọng sau đây:
- Danh sách deadline cần hoàn thành đúng hạn.
- Chi tiết về công việc hằng ngày.
- Thông tin về những dự án mà người lập đơn hiện tại đang tiếp quản / thực hiện.
- Danh sách và dữ liệu khách hàng, bao gồm cả thông tin liên lạc, yêu cầu của khách hàng, lý do họ giữ mối liên hệ với công ty,…
- Thông tin liên lạc với các đồng nghiệp, đơn vị, phòng ban,… quan trọng sẽ hợp tác, hỗ trợ xuyên suốt quá trình làm việc.
- Lưu ý về các rủi ro, vấn đề có thể phát sinh sẽ xảy ra trong quá trình làm việc và cách mà người tiền nhiệm đã giải quyết trước đó.
- Thông tin cá nhân về các cá nhân mà người kế nhiệm sẽ tiếp tục quản lý thay cho người cũ như điểm yếu, điểm mạnh, tính cách,…
- Lưu ý về các tệp dữ liệu, tài khoản đăng nhập, cách sử dụng hệ thống,…
Hướng dẫn chi tiết cho người kế nhiệm
Ngoài việc mô tả lại tất cả những công việc sẽ bàn giao lại thì người tiền nhiệm cũng có trách nhiệm hướng dẫn, “cầm tay chỉ việc” cho người kế nhiệm. Cụ thể, bạn phải lên kế hoạch hướng dẫn công việc trong một tuần tới cho người mới. Suy nghĩ ra những kỹ năng chắc chắn sẽ rất cần thiết, phù hợp với tính chất công việc mà họ sẽ tiếp quản.
Biên soạn tệp ghi chú về những điều cần phải lưu ý về công ty cũng như dự án trong thời gian sắp tới. Chỉ bảo họ cách làm việc, xử lý vấn để thế nào, phải liên hệ với những ai khi cần hỗ trợ, cách quản lý nhân viên,…
Tổng hợp mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc mới nhất 2022
Sau khi đã hiểu rõ hơn về biên bản bàn giao công việc thì chúng mình sẽ bật mí một vài biểu mẫu biên bản bàn giao mới nhất 2022 dưới đây. Mỗi biểu mẫu sẽ phù hợp với tính chất công việc, lý do bàn giao, chức vụ của từng cá nhân. Chi tiết như sau:
Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán
Đối với chức vụ là kế toán thì mọi người sẽ phải liệt kê rất nhiều công việc cũng như sổ sách, số liệu.
Tải mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán
Bạn có thử tham khảo và tài biểu mẫu dưới đây:
- Link doc: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán.doc
- Link pdf: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán.pdf
Mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo
Ban lãnh đạo thường là chức vụ cao nhất trong công ty. Tuy nhiên, khi biên bản bàn giao này lại không quá phức tạp như những ngành nghề khác.
Tải mẫu Biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo
Mọi người có thể thử tham khảo và tải biểu mẫu dưới đây:
- Link pdf: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo.pdf
Mẫu biên bản bàn giao công việc giám đốc
Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất nhì tại công ty. Ở chức vụ này, người lao động thường quản lý rất nhiều công việc quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy khi bàn giao công việc thì bạn có thể thử dùng biểu mẫu này:
Tải mẫu Biên bản bàn giao công việc Giám đốc
- Link doc: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc giám đốc.doc
- Link pdf: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc giám đốc.pdf
Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản
13. Nghỉ thai sản cũng phải làm biên bản bàn giao
Khi nghỉ thai sản thì bạn phải ghi cụ thể lý do và thời gian dự định nghỉ trong bao lâu. Đây là một trong những lý do cần phải làm mẫu biên bản bàn giao công việc phổ biến nhất.
Tải mẫu Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản
Thông thường, người ta sẽ sử dụng biểu mẫu đơn bàn giao dưới đây:
- Link doc: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản.doc
- Link pdf: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản.pdf
Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác
Khi chuyển đổi công tác từ phòng bàn này sang phòng ban khác, hay thậm chí là từ công ty này sang công ty khác thì bạn sẽ phải làm đơn bàn giao công việc.
Tải mẫu Biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác
Và đây chính là link tải đơn bàn giao khi chuyển công tác:
- Link doc: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác.doc
- Link pdf: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác.pdf
Mẫu biên bản bàn giao công việc file excel
Nếu những công việc của bạn cần tính toán, liệt kê số liệu nhiều thì viết biên bản bàn giao công việc trên Excel cũng không phải là ý tưởng tồi.
Tải mẫu biên bản bàn giao công việc file excel
Mọi người có thể thử tham khảo mẫu bên dưới đây:
- Link excel: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc khi file Excel
Mẫu biên bản bàn giao công việc tiếng anh – Song ngữ
Nếu bạn làm việc trong một công ty nước ngoài / quốc tế thì bắt buộc phải có biên bản bàn giao công việc bằng tiếng Việt lẫn tiếng Anh.
Tải mẫu biên bản bàn giao công việc tiếng anh- Song ngữ
Và mọi người có thể tải và sử dụng biểu mẫu dưới đây:
- Link doc: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc tiếng anh – Song ngữ.doc
- Link pdf: tải Mẫu biên bản bàn giao công việc tiếng anh – Song ngữ.pdf
Câu hỏi thường gặp về mẫu biên bản bàn giao ?
Một câu hỏi rất thường gặp về biên bản bàn giao công việc chính là “có yêu cầu gì khi lập biên bản bàn giao không? Và câu trả lời là “có”, bạn phải trình bày đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến công việc sắp được bàn giao cho người kế nhiệm. Mọi thứ phải chi tiết nhất có thể để người mới có thể tiếp nhận, thích ứng nhanh chóng với công việc, tránh làm gián đoạn tiến độ làm việc. Ngoài ra, người lập đơn cũng phải ghi rõ thông tin cá nhân để xác định danh tính người viết.
Như vậy khi bạn đang có ý định thay đổi công việc mới hoặc chuyển công tác đến một công ty khác thì cũng có thể hoàn tất thủ tục bàn giao công việc một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó bạn cũng có thể bắt đầu tìm việc làm tại Hà Nội hay việc làm TPHCM…
Kết luận
Nhìn chung, cách viết biên bản bàn giao công việc không hề phức tạp. Tùy vào tính chất công việc, chức vụ mà nội dung trong biểu mẫu sẽ đơn giản hay phức tạp. Và để tham khảo thêm nhiều biên bản khác thì bạn hãy truy cập website Mua bán. Ngoài ra nếu bạn có nhu cầu tìm việc làm mới, hãy truy cập vào trang web trên để tìm kiếm cho bản thân một công việc phù hợp.
Xem thêm:
- Biên bản bàn giao thiết bị là gì? Tải mẫu chi tiết nhất 2022
- Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng thi công chuẩn xác, mới nhất 2022
- Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn xác cho mọi trường hợp
