Back Office là thuật ngữ thường được dùng nhiều trong môi trường công sở. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người thắc mắc Back Office là gì? Có nhiệm vụ gì trong một doanh nghiệp? Trong bài viết dưới đây, Muaban.net không chỉ giải thích Back Office là gì, mà còn khái quát tầm quan trọng của bộ phận này cũng như cho bạn biết mình có hợp làm ở Back Office không.
Back Office là gì?
Back Office có thể được coi là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp tất cả chức năng thiết yếu của công ty, giúp công ty vận hành một cách thuận lợi nhất.
Back Office là một phần của văn phòng công ty mà không phải tiếp xúc với khách hàng. Bộ phận này sẽ hỗ trợ cho các bộ phận khác thông qua các nhiệm vụ khác nhau.
Sự khác nhau giữa Back Office và Front Office
Front Office là gì?
Sau khi giải thích về thuật ngữ Back Office là gì, Front Office cũng được nhiều người quan tâm và thắc mắc. Front Office là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Đây được xem là bộ mặt của công ty, giúp công ty mang sản phẩm của mình hơn đến với khách hàng.
Thuật ngữ Front Office hay được viết tắt là FO là một khái niệm được sử dụng phổ biến trong nhiều ngành và lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, đây là thuật ngữ được ứng dụng phổ biến nhất là trong ngành nhà hàng – khách sạn. Trong bản dịch tiếng Anh, Office có nghĩa là vị trí văn phòng, Front có nghĩa là phía trước, mặt tiền. Do đó từ Front Office có nghĩa là quầy lễ tân.
Phân biệt Back Office và Front Office
Theo tính chất công việc, mỗi đơn vị chia các phòng ban thành hai loại vị trí: Front Office và Back Office. Về cơ bản, Back Office là bộ phận chỉ giải quyết công việc nội bộ của công ty, còn Front Office là bộ phận có công việc cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng bên ngoài.
Ví dụ, Back Office của một doanh nghiệp, công ty sẽ đảm nhiệm các công việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh, như chuẩn bị trà, phòng họp, đặt tour du lịch khi doanh nghiệp tổ chức dã ngoại, đặt vé cho khách, nhân viên đi công tác xa, tổ chức thăm hỏi khi nhân viên ốm đau, tổ chức sinh nhật cho đồng nghiệp, v.v.
Front Office là bộ phận tương tác trực tiếp với khách hàng và là một phần quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Bộ phận này cung cấp các lời khuyên và giải pháp cho các vấn đề của khách hàng, thanh toán các hóa đơn của khách hàng, trả lời các cuộc điện thoại, và giải đáp các thắc mắc khi khách hàng gọi đến số đầy đủ của công ty. Nó giúp bảo vệ lợi ích của khách hàng và doanh nghiệp Nhân viên bộ phận lễ tân do đó có yêu cầu cao về năng lực, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp.
Back Office hỗ trợ Front office trong việc thực hiện các công việc liên quan trực tiếp đến khách hàng. Back office không tương tác trực tiếp với khách hàng, nhưng là giao tiếp tích cực Front office. Vì vậy hai bộ phận này luôn tương tác qua lại với nhau.
>>> Xem thêm: Assistant Manager là ai và làm những công việc gì?
Tầm quan trọng của back office là gì?
Cũng giống như động cơ của một chiếc xe, muốn xe hoạt động tốt ở môi trường bên ngoài, bất chấp những cung đường thì các bộ phận bên trong phải kết nối cùng nhau và hoạt động năng suất một cách tốt nhất. Trong công ty cũng như thế, muốn một công ty phát triển, thì cần có sự vận hành thống nhất của cả một tập thể, sự ăn ý của back office và front office.
Back office là xương sống của công ty, bộ phận này sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ hoạt động, sắp xếp các thông tin quan trọng, giúp duy trì quy trình làm việc để không bị gián đoạn.
Thúc đẩy năng suất hoạt động của công ty
Để giúp công ty phát triển, họ phải dành nhiều thời gian để nghiên cứu dự án, kết nối với những bộ phận khác để hình thành và hoàn thành dự án, thúc đẩy năng suất hoạt động trong công ty.
Bảo mật tất cả dữ liệu
Vì là bộ phận then chốt, họ sẽ phải được đào tạo một cách bài bản, làm việc một cách chuyên nghiệp mà quan trọng phải bảo mật tất cả dữ liệu của công ty. Họ sẽ quản lí, sắp xếp bảo mật những dữ liệu đó.
4 khối Back Office phổ biến
Tuỳ theo ngành mà công ty hoạt động sẽ có những khối Back Office khác nhau. Dưới đây là những khối Back office phổ biến:
Bộ phận kế toán
Kế toán là một bộ phận vô cùng quan trọng. Họ sẽ là người trực tiếp nắm rõ tình hình doanh thu, cũng như chi phí để hoạt động công ty. Chính vì vậy, kế toán phải là một người có trực giác nhạy bén với những con số, cẩn thận và tập trung hết sức vào công việc để tránh sai sót.
>>> Xem thêm: Công việc của kế toán trong doanh nghiệp và tố chất để trở thành một kế toán giỏi
Bộ phận nhân sự
Như chúng ta đã biết, muốn vận hành một công ty cần có rất nhiều phòng ban khác nhau, nhưng không thể không nhắc đến bộ phận nhân sự. Họ chính là những người tìm kiếm nhân tài cho công ty, và cũng là những người đào tạo để mang lại nhân tài. Không những vậy, muốn duy trì một mối quan hệ tốt giữa công ty và nhân viên, họ cũng cần phải quan tâm đến việc phát triển và phúc lợi cho nhân viên.
Bộ phận kỹ thuật, sản xuất
Đây cũng là một bộ phận không thể thiếu trong công ty. Muốn tạo ra thành phẩm để kinh doanh, cần có việc sản xuất. Và để tạo ra thành phẩm cần có máy móc để hoạt động và sự hỗ trợ của bộ phận kỹ thuật. Đây là bộ phận giúp công ty có thể mang những sản phẩm chất lượng đến với khách hàng.
Bộ phận kiểm soát chất lượng (Quality Control – QC)
Muốn có được những sản phẩm bày bán ra thị trường, hay một dịch vụ nào đó, thì công ty cần phải có Bộ phận kiểm soát chất lượng. Họ chính là những người phải kiểm tra chất lượng từ quy trình đến sản phẩm để mang đến cho khách hàng một sản phẩm tốt nhất. Để làm được công việc này, bạn cần có một tinh thần thép, sự trung thực trong từng quá trình.
Ngoài ra, MuaBan.net luôn cập nhật tin đăng nhân viên văn phòng hành chính nhân sự mới nhất bạn có thể tham khảo:
Bạn có phù hợp với công việc Back Office?
Để biết mình có phù hợp với Back Office hay không? Hãy xem qua những thông tin dưới đây:
Yêu cầu chuyên môn
Bạn cần chuẩn bị hành trang kiến thức về bộ phận mà bạn muốn tham gia. Cần trau dồi những kỹ năng khác để hỗ trợ cho công việc có liên quan. Cần củng cố và xây dựng nhiều mối quan hệ với các phòng ban khác để có thể phối hợp thật tốt với nhau trong công việc. Và cuối cùng, bạn cần có một sự quyết tâm, khát vọng đủ lớn để có thể duy trì công việc hay tiến xa trong công việc hơn.
Những tính cách phù hợp với Back Office
Sự thận trọng trong công việc là yếu tố đầu tiên, vì bạn sẽ là người nắm giữ những thông tin quan trọng và truyền tải chúng một cách hiệu quả nhất. Tiếp đến là một tinh thần học hỏi phải luôn sẵn sàng, vì mỗi ngày bạn sẽ phải tiếp nhận một số lượng kiến thức khổng lồ từ bộ phận bạn làm việc. Biết nắm bắt cơ hội cũng như biết tạo dựng những mối quan hệ xung quanh cũng là một thế mạnh, vì bạn phải phối hợp với rất nhiều những bộ phận khác.
Cơ hội phát triển trong Back Office
Back Office bao gồm nhiều bộ phận trong công ty. Hãy xem xét khả năng của bản thân, chọn cho mình một bộ phận thích hợp và cố gắng phát triển.Ngày nay, Back Office trong các công ty luôn có sẵn một lộ trình thăng tiến để động viên nhân viên phát triển một cách tốt nhất. Vì vậy, các bạn không nên lo lắng về cơ hội phát triển bản thân trong Back Office. Tuy nhiên, không có cơ hội nào có sẵn, bạn hãy luôn tích cực, chăm chỉ, tiến xa hơn trong công việc, thì cơ hội vẫn luôn chờ bạn.
>>> Xem thêm: Account Manager là gì? Ai sẽ phù hợp với vị trí này?
Những áp lực trong bộ phận Back Office
Thời gian
Thời gian là áp lực đầu tiên. Vì khối lượng công việc nhiều, mà thời gian thì chỉ giới hạn. Thay vì xem nó là áp lực, chúng ta hãy xem đó là một thước đo giới hạn của bản thân rằng bạn có thể làm được rất nhiều thứ và vượt qua nó.
Sức khỏe
Sức khoẻ cũng là một trong những áp lực trong bộ phận Back office. Sẽ có những ngày bạn cảm thấy không khỏe, nhưng công việc thì không đợi bạn khỏe rồi mới tiếp tục hoạt động. Vì vậy, cần hãy chuẩn bị cho mình một sức khỏe thật tốt để có thể làm tốt công việc này.
Lãnh đạo
Tiếp đến là áp lực về lãnh đạo. Họ sẽ là những người đốc thúc bạn hằng ngày để kịp deadline, đưa ra những yêu cầu khắt khe về công việc.
Đồng nghiệp
Đồng nghiệp đôi khi cũng là một áp lực. Việc bạn cảm thấy mình không chăm chỉ, không giỏi bằng, hay không có những ý tưởng hay như họ chính là một áp lực rất lớn. Nhưng hãy cứ tự tin, kiên trì và theo đuổi công việc của mình, và thay vì xem đồng nghiệp là đối thủ, hãy tạo cho mình những mối quan hệ tốt với họ, giúp đỡ nhau trong công việc.
Thu nhập
Thu nhập tuỳ vào mỗi bộ phận trong Back Office sẽ khác nhau. Phụ thuộc vào vị trí và kinh nghiệm sẽ có từng mức thu nhập không giống nhau. Với kinh nghiệm từ 1 đến 3 năm thì mức lương trung bình của nhân viên Back Office là 9 triệu VNĐ trên toàn quốc.
Ví dụ về bộ phận Back Office
Bộ phận Back Office ngày nay không chỉ giới hạn ở việc là một nhân viên chính thức như trước, mà còn được mở rộng cơ hội với các sinh viên ở những vị trí như cộng tác viên, thực tập sinh… được phép làm việc từ xa. Nếu như bạn muốn rèn luyện, học tập với công việc Back office thì đó là những vị trí bạn cần cân nhắc.
Ví dụ, hiện nay các tập đoàn lớn như Shopee, Unilever… luôn có những chương trình tuyển dụng thực tập sinh dành cho các bạn sinh viên từ năm 2 trở đi, các bộ phận như kế toán, marketing, nhân sự…. Đây là cơ hội dành cho các bạn muốn vạch ra cho mình lộ trình phát triển bản thân khi còn là sinh viên.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết để giải thích Back Office là gì, tầm quan trọng của bộ phận Back Office trong doanh nghiệp,… Mong rằng những chia sẻ trên đã giúp bạn ít nhiều hiểu được back office là gì và tầm quan trọng của nó trong doanh nghiệp. Truy cập Muaban.net thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!
>>> Xem thêm: Assistant là gì? Một Assistant thành công trong ngành Nhà Hàng Khách Sạn cần những kỹ năng gì?
