Agenda là gì? Chắc hẳn bạn từng bắt gặp thuật ngữ Agenda ở trên chương trình truyền hình, tuy nhiên cũng chưa thực sự hiểu rõ ý nghĩa chính xác của từ này. Tham khảo ngay Agenda là gì trong bài viết dưới đây của muaban.net để không bị bối rối khi được giao nhiệm vụ chuẩn bị Agenda cho cuộc họp hay sự kiện của công ty nhé.
Agenda là gì?
Agenda là gì? Agenda nghĩa là chương trình nghị sự (chương trình làm việc). Trong một số trường hợp khác, agenda còn có nghĩa là nhật ký công tác. Vậy chương trình nghị sự là gì? Chương trình nghị sự là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế, chỉ 1 danh sách những việc cần làm theo thứ tự mà chúng sẽ được thực hiện, ví dụ những gì sẽ phát sinh trong 1 cuộc họp, những việc gì phải làm trong một chương trình,…
>>>Xem thêm: MBO là gì? Quy trình thực hiện MBO trong doanh nghiệp
Cách viết một lịch trình cuộc họp (Agenda)
Trước khi tổ chức một chương trình, sự kiện hay cuộc họp, bạn cần phải có sự chuẩn bị agenda một cách cẩn thận để đảm bảo mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ. Một số việc cần làm để sự chuẩn bị chỉn chu nhất có thể được đề cập dưới đây:
Nghiên cứu thông tin trước khi viết
Để kịch bản chương trình thực sự ý nghĩa, chỉn chu, có nội dung phù hợp ngữ cảnh thì nhất định không thể thiếu bước nghiên cứu thông tin. Càng nắm rõ thông tin về sự kiện, kịch bản sẽ càng truyền đạt đúng ý nghĩa, mục đích của chương trình. Điều này giúp chương trình diễn ra thành công, tốt đẹp.
Để xác định được nội dung trong kịch bản sẽ có gì, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:
- What: Thông điệp của sự kiện là gì?
- Who: Đối tượng mục tiêu của sự kiện là ai?
- Where: Sự kiện diễn ra ở đâu?
- When: Sự kiện diễn ra khi nào?
- Why: Vì sao sự kiện được tổ chức?
- How: Sự kiện được tổ chức như nào?
Phân loại kịch bản
Kịch bản có thể phân thành rất nhiều loại, tuy nhiên có thể được phân loại chủ yếu như sau:
Phân loại theo chương trình
Mỗi loại hình chương trình sẽ có tính chất và mục đích khác nhau. Ví dụ chương trình họp báo ra mắt sản phẩm sẽ khác với lễ ra quân khởi động chiến dịch kinh doanh. Sự kiên khai trương với hội nghị tri ân khách hàng cũng không giống nhau. Kể cả sự kiện kỷ niệm 5 năm, 10 năm, 20 năm cũng sẽ khác nhau.
Phân loại theo mục đích sử dụng
Bên cạnh phân loại theo loại hình chương trình, mục đích sử dụng cũng dùng để phân loại agenda cụ thể như sau:
- Kịch bản chương trình sự kiện tổng quát: Đây là mẫu kịch bản có đầy đủ thông tin tổng quát của một chương trình sự kiện như nội dung chính, timeline, người trụ trách. Người tổ chức sự kiện sử dụng kịch bản này để điều phối, giám sát và quản lý các chương trình trong sự kiện.
- Kịch bản âm thanh, ánh sáng: Mẫu kịch bản này dùng cho đội ngũ kỹ thuật viên sau cánh gà. Mục đích giúp kỹ thuật viên nắm bắt quy trình diễn ra sự kiện, điểu khiển ánh sáng, âm thanh phù hợp trong quá trình sự kiện diễn ra.
- Kịch bản cho MC: Kịch bản này dành cho MC – người dẫn chương trình. Kịch bản này cần có văn phong mượt mà, câu từ trau chuốt, lịch sự, trang trọng.
5 lưu ý để thực hiện một Agenda hiệu quả
- Kết cấu kịch bản cần đủ 3 phần: Mở đầu, nội dung chính và kết thúc
- Kịch bản chứa đầy đủ nội dung chương trình, làm nổi bật thông điệp, ý tưởng, chủ đề mà chương trình muốn truyền tải
- Tính toán thời lượng chương trình phù hợp: Sự kiện không nên diễn ra quá lâu vì sẽ khiến khách mời cảm thấy nhàm chán, mệt mỏi. Tuy nhiên, sự kiện cũng không thể quá ngắn vì sẽ không truyền tải đủ thông điệp bạn mong muốn.
- Kịch bản cần có tính logic: Nội dung kịch bản phải được sắp xếp với trình tự hợp lý, cuốn hút, tạo được sự liền mạch.
- Sự kiện cần có một điểm nhấn: Sự kiện có chi tiết điểm nhấn sẽ khiến khách mời cảm thấy ấn tượng hơn.
Nội dung chuẩn của một Agenda
Tiêu đề cuộc họp
Một tiêu đề chứa đựng được thông tin người đọc đang tìm kiếm thì được xem là một tiêu đề hay. Tiêu đề có sức ảnh hưởng lớn, tuy nhiên không nhất thiết tiêu đề phải hoa mỹ, phức tạp. Nói tóm lại, tiêu đề chỉ cần đáp ứng hai yếu tố sau:
- Đây là chương trình nghị sự, cuộc họp
- Mục tiêu của chương trình, cuộc họp đó là gì?
Một số lưu ý khi đặt tên tiêu đề cuộc họp:
- Tiêu đề đặt trên cùng của văn bản, ngắn gọn, súc tích hoặc khái quát được nội dung sự kiện. Ví dụ: Meeting Agenda hay 2022 Community Support Group Summit Agenda,…
- Nên chọn font chữ rõ ràng, dễ đọc, size lớn hơn phần nội dung kịch bản.
- Màu chữ nên được phối hợp hài hòa với logo công ty. Không nên sử dụng quá 3 màu trong một agenda vì sẽ làm rối mắt người đọc. Tô màu chữ, ô trong bảng agenda cần theo một quy tắc nhất định, đảm bảo sự đẹp mắt và chuyên nghiệp.
Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự
Phần này được trình bày bên dưới tiêu đề. Bạn cần ghi rõ ngày, tháng, năm chương trình/ cuộc họp diễn ra. Ngoài thời gian, địa điểm cũng nên được ghi rõ, không nên viết chỉ viết tên công ty. Ví dụ: phòng họp số 4, lầu 3, tòa nhà A.
Nội dung chương trình
Nội dung chương trình cần được phân chia thành từng mục cụ thể và được sắp xếp theo trình tự thời gian diễn ra. Những việc quan trọng nên được xếp ở phần đầu chương trình. Vì phần đầu chương trình là lúc sự tập trung của khách mời tập trung cao nhất, càng về cuối chương trình sự tập trung càng giảm.
Hãy thêm 1 cột người phụ trách để mỗi người phụ trách phần nào sẽ dễ quan sát và thực hiện trách nhiệm trong chương trình tốt hơn
Bên cạnh đó, cần ước tính thời gian thực tế của từng chủ đề trong chương trình. Dựa trên khoảng thời gian giới thiệu chủ đề, giải đáp thắc mắc, giải quyết những ý kiến trái chiều (nếu có). Việc ước tính trước thời gian giúp người chủ trì chương trình/ sự kiện/ cuộc họp phân bổ thời gian hợp lý. Từ đó giúp chương trình được diễn ra hiệu quả, tốt đẹp nhất có thể.
>>>Xem thêm: Cách quản lý công việc hiệu quả và những kỹ năng cần có
Một số cụm Agenda phổ biến
Event Agenda
Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến, thường xuyên được sử dụng. Vậy Event Agenda là gì? Event Agenda là chương trình sự kiện hay được gọi với cái tên khác là Agenda sự kiện.
Political agenda
Thuật ngữ này thường được sử dụng trong lỉnh vực chính trị, chỉ các cuộc họp chính trị.
Agenda setting
Thuật ngữ diễn tả việc thiết lập các chương trình nghị sự, có thể hiểu đơn giản là kế hoạch để thực hiện chương trình.
My Agenda
My agenda dịch ra nghĩa là “nhật ký của tôi”. Có lẽ nhật ký không còn xa lạ với ai nữa. My agenda là nhật ký cá nhân hay nhật ký công việc.
Hidden Agenda
Hidden Agenda là cụm từ được sử dụng để chỉ các chương trình hội nghị thường được để thảo luận, bàn bạc về các chiến lược hay tìm ra hướng giải quyết cho một vấn đề nào đó. Các cuộc họp này là dành cho nội bộ công ty. Thường thì các vấn đề sẽ liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, nghiên cứu kinh tế, thị trường và báo cáo.
| Tham khảo thêm các tin đăng về việc làm tại website Muaban.net |
Phân biệt Agenda với một số thuật ngữ tương đồng
Agenda và Schedule
Agenda và Schedule có ý nghĩa khá tương đồng, trong vài trường hợp, 2 từ này có thể thay thế cho nhau được. Đây là 2 từ chỉ các việc cần phải làm trong một khoảng thời gian nhất định nào đó.
Hai thuật ngữ này tuy mang ý nghĩa tương tự nhưng không thực sự giống hẳn, có thể phân biệt Agenda và Schedule như sau:
- Agenda dùng để chỉ lịch trình của một sự kiện nhiều người tham dự như hội nghị (conference), hội thảo (seminar), lễ kỷ niệm (celebration), cuộc họp (meeting).
- Schedule cũng chỉ một lịch trình tuy, kế hoạch làm việc, tuy nhiên thuật ngữ này thích hợp dùng cho lịch trình dài hơn, ví dụ như lịch sinh hoạt, lịch làm việc hàng ngày của một cá nhân, lịch học của học sinh, lịch trình tiến hành một dự án,…
Agenda và Diary
Agenda là kế hoạch, lịch làm việc của một chương trình, sự kiện. Trong khi diary là một thuật ngữ không còn xa lạ với chúng ta. Diary có nghĩa là nhật ký ghi chép, ghi ngày, tháng, năm, trong một cuốn sổ nhật ký sẽ chứa những khoảng trống để ghi thông tin vào.
Agenda và Timetable
Agenda và Timetable có ý nghĩa không mấy khác nhau, có thể sử dụng chúng với ý nghĩa tương đương nhau. Tuy nhiên, Agenda chú trọng về nội dung diễn ra trong một khoảng thời gian, còn Timetable lại chú trọng thời gian diễn ra những nội dung hơn.
Một số mẫu Agenda ấn tượng
Mẫu kịch bản chương trình họp báo
KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH HỌP BÁO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM
- Địa điểm:…
- Thời gian dự kiến: Từ 09h00 – 11h00, ngày….tháng….năm 2022
| Thời gian | Nội dung |
| 9h30-10h00 |
|
| 10h00-10h05 | Tuyên bố lý do sự kiện và giới thiệu đại biểu chương trình |
| 10h05-10h15 | Phát biểu khai mạc sự kiện từ ban đại diện công ty |
| 10h15-10h30 | Giới thiệu sản phẩm sắp ra mắt |
| 10h30-10h40 | Khách mời phát biểu (nếu có) |
| 10h40-10h50 | Báo chí đặt câu hỏi, trao đổi giữa doanh nghiệp với báo chí |
| 10h50-11h00 | MC cảm ơn khách mời và tuyên bố bế mạc |
| 11h00 | Kết thúc chương trình và tặng quà cảm ơn cho khách mời và báo chí |
Mẫu kịch bản chương trình họp lớp
KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH HỌP LỚP KHÓA …
- Địa điểm: …
- Thời gian dự kiến: Từ 11h00 – 14h45, ngày….tháng….năm 2022
| Thời gian | Nội dung |
| 11h30-12h00 |
Tiếp đón, hướng dẫn các các thành viên ổn định chỗ ngồi. |
| 12h00-12h15 | Văn nghệ mở màn hay chiếu 1 clip về lớp |
| 12h15-12h25 | MC giới thiệu về chương trình và các đại biểu |
| 12h25-12h55 | Khai tiệc:
|
| 12h55-13h25 | Tiết mục văn nghệ từ thành viên lớp |
| 13h25-13h50 | Tổ chức gameshow |
| 13h50-14h00 | Các thành viên phát biểu cảm nghĩ, chia sẻ về cuộc sống của mình |
| 14h00-14h30 | Giao lưu văn nghệ, karaoke giữa các thành viên lớp |
| 14h30-14h45 |
Chụp ảnh lưu niệm và tuyên bố kết thúc chương trình |
Hình ảnh thực tế một số mẫu Agenda
Mẫu 1: Agenda lịch trình thi 2019 (Kỳ thi toán ở Hà Nội)
Mẫu 2: Agenda chương trình đào tạo phần mềm EDGE
Mẫu 3: Agenda hội nghị kết nối trực tuyến doanh nghiệp nông sản, đường sắt, hàng không
Có thể thấy mỗi loại hình chương trình sẽ có những đặc điểm, mục đích riêng, không mẫu nào giống hoàn toàn mẫu nào. Bạn có thể tự tạo riêng một agenda cho công ty, doanh nghiệp của mình.
Agenda là thuật ngữ chỉ một lịch trình diễn ra một sự kiện, chương trình hay cuộc họp. Trong một bản Agenda cần có thời gian, nội dung diễn ra trong từng mốc thời gian. Có nhiều mẫu Agenda khác nhau tùy thuộc vào loại chương trình hay mục đích sử dụng. Bài viết trên đã khái quát những thông tin cơ bản giải thích agenda là gì cũng như cách viết một kịch bản agenda hoàn hảo. Mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích đối với bạn. Để đọc được nhiều bài viết hay và bổ ích về việc làm, kỹ năng,… đừng quên truy cập Muaban.net thường xuyên nhé!
>>>Xem thêm:
- SCM là gì? Sự khác nhau giữa Logistics và SCM là gì ?
- PMC là gì? Làm gì để trở thành một PMC chuyên nghiệp?
__ Hương Martinie __
