Trong môi trường công sở, khi nhân viên muốn xin nghỉ phép cần phải báo cáo với cấp trên bằng hình thức viết đơn tay hoặc gọi điện thoại. Tuy nhiên, với thời đại công nghệ số hiện nay, nhân viên có thể viết mail xin nghỉ phép và gửi trực tiếp đến lãnh đạo để tiết kiệm thời gian. Trong bài viết này, Mua Bán xin chia sẻ đến bạn cách viết mail xin nghỉ phép khéo léo và chuyên nghiệp nhất để sếp phê duyệt. Cùng theo dõi ngay sau đây nhé!
I. Cách viết mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp
Dưới đây là cách viết các phần quan trọng trong mail xin nghỉ phép mà bạn có thể tham khảo:
1. Đặt tiêu đề mail
Đặt tiêu đề mail là bước đầu tiên cực kỳ quan trọng đối với tất cả các loại mail và mail xin nghỉ phép cũng không ngoại lệ. Việc này giúp phòng nhân sự hoặc cấp trên dễ dàng chú ý và nhận ra yêu cầu của bạn để nhanh chóng giải quyết.
Nếu công ty bạn không có quy định riêng về cách đặt tiêu đề mail thì có thể tham khảo cách đặt sau:
[ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP]_[HỌ TÊN]_[MÃ NHÂN VIÊN]_[CHỨC VỤ, PHÒNG BAN]
Ví dụ: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP_Nguyễn Văn A_555xxx_Nhân viên phòng Marketing
2. Viết phần mở đầu
Khi viết phần mở đầu, bạn cần xác định người cần gửi đến là ai? Họ có chức vụ như thế nào? để ghi rõ họ tên và chức vụ của họ một cách chính xác nhất. Đồng thời, bạn cần sử dụng văn phong lịch sự, thể hiện sự tôn trọng của bạn với cấp trên hoặc phòng nhân sự.
3. Viết phần thân mail
Đây là phần chính quan trọng nhất của mail xin nghỉ phép. Ở phần này bạn cần trình bày rõ ràng và ngắn gọn lý do xin nghỉ. Đồng thời, xem lại quy định thời gian cho nghỉ phép của công ty để đưa ra khung thời gian nghỉ hợp lý.
Bên cạnh đó, trong trường hợp công việc của bạn còn đang dang dở nhưng bạn cần nghỉ gấp thì hãy nhớ liệt kê các công việc đó trong mail để sếp có thể nắm bắt tình hình. Hoặc nếu bạn đã nhờ đồng nghiệp hỗ trợ công việc thì cần trình bày rõ ràng trong mail để giúp tiết kiệm thời gian cho sếp khi điều phối nhân sự.
Một lưu ý nhỏ là bạn đừng quên để lại thông tin liên hệ của mình trong mail để cấp trên hoặc đồng nghiệp liên lạc trong những tình huống khẩn cấp nhé!
Xem thêm: Cách viết mail xin nghỉ việc khéo và chuyên nghiệp
4. Viết lời cảm ơn
Trước khi kết thúc email, bạn nên gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cấp trên hoặc phòng nhân sự. Đồng thời, bạn cần thể hiện sự mong muốn được phản hồi mail từ họ để nhận được lời phê duyệt sớm nhất.
5. Đính kèm giấy tờ liên quan
Trong trường hợp bạn xin nghỉ phép vì ốm đau, hoặc phải chăm sóc con cái/ba mẹ bị bệnh thì bạn cần kèm theo giấy tờ minh chứng như phiếu khám bệnh, toa thuốc,… để thể hiện sự trung thực với cấp trên.
6. Để lại chữ ký
Đối với quy định mail tại mỗi doanh nghiệp đều yêu cầu phải có chữ ký theo mẫu có sẵn để thể hiện sự chuyên nghiệp và thuận tiện trong quá trình trao đổi mail với đối tác, khách hàng, đồng thời giúp phân biệt nhanh mail nội bộ. Chính vì vậy, khi viết mail xin nghỉ phép, bạn đừng quên để mục chữ ký ở cuối mail theo quy định của công ty nhé!
Mời bạn tham khảo một số tin đăng tuyển dụng việc làm nhân viên văn phòng, hành chính nhân sự dưới đây tại Muaban.net:
- Hôm nay
- Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Mỹ Tho, Tiền Giang
- Hôm nay
- Quận Tân Phú, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Thanh Xuân, Hà Nội
- Hôm nay
- Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Tân Phú, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Đống Đa, Hà Nội
- Hôm nay
- Quận 7, TP.HCM
- Hôm nay
- Thành phố Dĩ An, Bình Dương
- Hôm nay
- Huyện Long Thành, Đồng Nai
- Hôm nay
- Thị Xã Phú Mỹ, Bà Rịa - Vũng Tàu
- Hôm nay
- Thành phố Thuận An, Bình Dương
- Hôm nay
- Quận Bình Tân, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Thạnh, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận 12, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Hải Châu, Đà Nẵng
- Hôm nay
- Quận 12, TP.HCM
- Hôm nay
- Quận Bình Thạnh, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM
- Hôm nay
- TP. Buôn Ma Thuột, Đắk Lắk
II. Mẫu email xin nghỉ phép chuyên nghiệp
Để giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình viết mail xin nghỉ phép, sau đây Mua Bán sẽ chia sẻ đến bạn một số gợi ý mẫu mail như sau:
1. Mẫu mail xin nghỉ phép ngắn ngày
Mẫu 1:
Kính gửi [Tên cấp trên],
Tôi là [Tên của bạn], nhân viên phòng [Tên phòng ban]. Tôi viết mail này để xin nghỉ phép ngắn ngày từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ].
Tôi xin phép nghỉ phép vì lý do sức khỏe. Tôi đã bị [tên bệnh] từ [ngày bắt đầu bị bệnh], hiện tại sức khỏe vẫn chưa ổn định, cần nghỉ ngơi để điều trị.
Tôi đã hoàn thành tất cả các công việc của mình trước khi nghỉ phép và sẽ bàn giao công việc cho [Tên người bàn giao công việc].
Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên cấp trên] đã tạo điều kiện cho tôi nghỉ phép. Tôi sẽ quay trở lại làm việc vào ngày [Ngày quay trở lại làm việc] và sẽ cố gắng hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]
[Đính kèm giấy tờ minh chứng liên quan (nếu có)]
Tải mẫu mail file PDF Tại đây
Mẫu 2:
Kính gửi [Tên cấp trên],
Tôi là [Tên của bạn], nhân viên phòng [Tên phòng ban]. Tôi viết mail này để xin nghỉ phép từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ] .
Tôi xin phép nghỉ phép để đi thăm người thân đang bệnh nặng tại quê nhà. Tôi đã hoàn thành tất cả các công việc của mình trước khi nghỉ phép và sẽ bàn giao công việc cho [Tên người bàn giao công việc].
Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên cấp trên] đã tạo điều kiện cho tôi nghỉ phép. Tôi sẽ quay trở lại làm việc vào ngày [Ngày quay trở lại làm việc] và sẽ cố gắng hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]
Tải mẫu mail file PDF Tại đây
Xem thêm: Cách viết email xin việc ấn tượng không thể bỏ qua
2. Mẫu email xin nghỉ phép dài ngày
Mẫu 1:
Kính gửi [Tên quản lý],
Tôi là [Tên của bạn], nhân viên bộ phận [Tên bộ phận] của công ty.
Tôi viết mail này để xin nghỉ phép trong khoảng 10 ngày, từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc] vì tôi có việc gia đình cần đi đám cưới người thân ở quê.
Đây là một sự kiện quan trọng trong gia đình tôi, nên tôi rất mong anh/chị và công ty tạo điều kiện cho tôi được nghỉ phép theo nguyện vọng.
Trong thời gian nghỉ phép, tôi đã sắp xếp và bàn giao các công việc cần thiết cho bạn [Tên người thay thế]. Tôi cũng sẽ cố gắng giữ liên lạc qua email hoặc điện thoại nếu có vấn đề gấp cần giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị và công ty đã luôn quan tâm và hỗ trợ tôi trong công việc. Tôi hy vọng sẽ trở lại làm việc sớm nhất có thể sau khi hoàn thành việc gia đình.
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]
Tải mẫu mail file PDF Tại đây
Mẫu 2:
Kính gửi [Tên của người quản lý],
Tôi viết email này để xin phép nghỉ phép từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ] vì lý do chăm sóc mẹ bị bệnh ở quê. Tôi đã nhận được thông báo từ gia đình rằng mẹ tôi đang bị [Tên bệnh] và cần phải được theo dõi sát sao trong thời gian này.
Tôi rất tiếc vì sự bất tiện này và mong ông/bà thông cảm cho hoàn cảnh của tôi. Tôi đã hoàn thành các công việc chính trước khi nghỉ phép và bàn giao cho [Tên đồng nghiệp] để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Tôi cũng sẽ cố gắng trả lời email và hỗ trợ đồng nghiệp khi có thể.
Tôi hy vọng ông/bà sẽ duyệt cho tôi nghỉ phép và cho phép tôi quay trở lại làm việc vào ngày [Ngày trở lại]. Tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và hỗ trợ của công ty.
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]
[Kèm theo minh chứng giấy khám bệnh (nếu có)]
Tải mẫu mail file PDF Tại đây
Xem thêm: Hướng dẫn cách mail hỏi kết quả phỏng vấn chuyên nghiệp nhất
3. Mẫu mail xin nghỉ phép không lương
Mẫu 1:
Kính gửi [Tên cấp trên],
Tôi là [Tên của bạn], nhân viên [Vị trí công việc] của công ty. Tôi xin phép được nghỉ không lương từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ].
Lý do tôi xin nghỉ phép không lương là do tôi cần chăm sóc vợ và con gái mới sinh trong tháng đầu tiên. Tôi hiểu rằng đây là thời điểm bận rộn của công ty, nhưng tôi mong quý Ban Giám đốc thông cảm và tạo điều kiện cho tôi.
Tôi đã bàn giao công việc cho đồng nghiệp [Tên đồng nghiệp] trong suốt thời gian tạm nghỉ. Các công việc được bàn giao là [Liệt kê các công việc bàn giao]. Tôi cam kết sẽ trở lại làm việc sau khi hết thời gian nghỉ. Nếu không tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước quý công ty.
Kính mong công ty xem xét và chấp thuận. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]
Tải mẫu mail file PDF Tại đây
Mẫu 2:
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi viết email này để xin nghỉ phép không lương từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc]. Lý do là tôi muốn tham gia một khóa học kéo dài trong thời gian này để nâng cao kỹ năng chuyên môn của mình.
Tôi tin rằng việc này sẽ giúp tôi phát triển bản thân và đóng góp nhiều hơn cho công ty sau khi tôi trở lại. Tôi sẽ cố gắng hoàn thành mọi công việc cần thiết trước khi nghỉ và sẽ sẵn lòng hỗ trợ từ xa nếu cần.
Rất mong nhận được sự thông cảm và đồng ý từ [Tên cấp trên]. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]
Tải mẫu mail file PDF Tại đây
Xem thêm: Tham khảo 6 mẫu thư xin lỗi khách hàng thiện ý và chuyên nghiệp
4. Mẫu mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Mẫu 1:
Dear Mr./Mrs. …,
This letter is to request a fifteen-day leave of absence for medical reasons. Due to my recent health issues, my doctor has advised me to take some time off work. I have obtained supporting medical documentation from my doctor. I want to leave work on … and return on … if possible.
Everything has been taken care of and I have full confidence that my clients are well taken care of in my absence. You have the option to contact me by phone or email. Please feel free to reach out if you have any questions.
Please let me know if you need any additional information. Thank you very much for your consideration of my request.
Best regards,
[Sign]
Tải mẫu mail file PDF Tại đây
Mẫu 2:
Dear Mr./Mrs. …,
I am writing to inform you that I am pregnant and I would like to request a maternity leave from … . According to the company policy, I am entitled to 12 weeks of paid maternity leave and intend to use them fully.
I have been working on several projects and I have made sure to complete them before my leave. I have also prepared a detailed handover report and assigned my tasks to my colleagues. I have briefed them on the status and progress of each project and they are ready to take over my responsibilities during my absence.
I appreciate your support and understanding during this important period of my life. I will keep in touch with you and update you on my health condition. I will also be available via email or phone if you need my assistance.
Please let me know if you have any questions or concerns. I look forward to hearing from you and returning to work after my maternity leave.
Sincerely,
[Sign]
Tải mẫu mail file PDF Tại đây
Xem thêm: Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp hơn
III. Những lưu ý khi viết mail xin nghỉ phép
Trong quá trình viết mail, để tránh những sai sót không đáng có khiến mail xin nghỉ phép của bạn không được phê duyệt, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
1. Xin nghỉ phép theo quy định của công ty
Trước khi viết mail xin nghỉ phép, bạn cần tìm hiểu quy định nghỉ phép của công ty mình. Mỗi công ty sẽ có quy định khác nhau về thời gian nghỉ phép, số ngày nghỉ phép, lý do xin nghỉ phép,… Bạn cần tuân thủ đúng quy định của công ty để tránh bị từ chối nghỉ phép.
2. Xin nghỉ phép với lý do chính đáng
Lý do xin nghỉ phép của bạn cần phải chính đáng và thuyết phục. Nếu bạn xin nghỉ phép vì lý do cá nhân, bạn nên nêu rõ lý do đó là gì. Trong trường hợp bạn xin nghỉ phép vì bệnh tật thì nên đính kèm giấy tờ xác nhận của cơ quan y tế.
Xem thêm: Bật mí cách viết email xin thực tập đúng chuẩn & chuyên nghiệp
3. Báo xin nghỉ càng sớm càng tốt
Bạn nên báo xin nghỉ càng sớm càng tốt, ít nhất là 2 ngày trước khi nghỉ phép. Điều này sẽ giúp cấp trên có đủ thời gian để sắp xếp công việc và phê duyệt đơn xin nghỉ phép của bạn.
4. Trình bày nội dung xin phép rõ ràng
Trong mail xin nghỉ phép, bạn cần trình bày rõ ràng thời gian nghỉ phép, lý do xin nghỉ phép, phương án bàn giao công việc,… Đồng thời, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp để thể hiện sự tôn trọng với cấp trên.
5. Để lại thông tin liên lạc khi nghỉ phép
Trong mail xin nghỉ phép, bạn nên để lại thông tin liên lạc khi nghỉ phép, chẳng hạn như số điện thoại, email,… Điều này sẽ giúp cấp trên dễ dàng liên hệ với bạn khi cần thiết.
6. Bàn giao công việc cho người khác hỗ trợ
Nếu bạn nghỉ phép dài ngày, hãy bàn giao công việc cho đồng nghiệp hoặc người khác để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Đồng thời, cần chuẩn bị sẵn phương án bàn giao công việc chi tiết, bao gồm: danh sách công việc cần hoàn thành, người phụ trách công việc,…
Lời kết:
Với những thông tin mà Mua Bán chia sẻ trong bài viết này, hi vọng rằng bạn có thể biết cách viết mail xin nghỉ phép một cách khéo léo và chuyên nghiệp nhất để nhận được sự phê duyệt từ cấp trên. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm những chia sẻ kinh nghiệm các liên quan đến việc làm, phong thủy hoặc mua bán nhà đất,… hãy thường xuyên ghé thăm website Muaban.net nhé!
Xem thêm:
- Cách viết email gửi CV chắc chắn không bị loại mới nhất
- Mẫu email giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp mang lại ấn tượng tốt
