Trong doanh nghiệp, thư ký đóng vai trò rất quan trọng với cơ hội thăng tiến, đạt được mức thu nhập khủng. Vậy thư ký là gì? Họ có thể tác động như thế nào đến hoạt động của doanh nghiệp? Trong bài viết này, hãy cùng Mua Bán tìm hiểu những thông tin cần thiết nhé.
Thư ký là gì?
Khái niệm thư ký là gì? Thư ký là người chịu trách nhiệm hỗ trợ các công việc khác nhau, liên quan tới việc quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng. Ngoài ra, thư ký cũng chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến giấy tờ, hành chính, tạp vụ…
Các công việc của thư ký là gì?
Vậy công việc của thư ký là gì? Thư ký đảm nhận những công việc nào? Dưới đây, hãy cùng Mua Bán tìm hiểu cụ thể về các công việc của một thư ký trong doanh nghiệp nhé.
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp công ty
Đây chính là công việc quan trọng nhất mà một thư ký doanh nghiệp đảm nhận. Nó bao gồm các việc làm sau đây:
- Sắp xếp lịch họp, làm việc và lịch công tác.
- Tổ chức các cuộc họp, ghi chép thông tin về các cuộc họp đó.
- Tổ chức hội ý các bộ phận liên quan để các bên có thể báo cáo trực tiếp, nêu ra quan điểm cá nhân của mình trong một công việc nào đó.
- Ghi chép, lưu lại ý kiến của các cấp lãnh đạo và chuyển chúng cho những người có trách nhiệm liên quan.
>>> Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Tiếp nhận, ghi chép và xử lý thông tin
Trách nhiệm của thư ký văn phòng là gì? Thư ký giữ một vài trò đặc biệt quan trọng trong việc đại diện cho đơn vị, cá nhân trong doanh nghiệp. Vậy nên, mọi thông tin, giấy tờ quan trọng đều do thư ký tiếp nhận và bàn giao cho các bên liên quan.
Công việc tiếp theo mà thư ký cần thực hiện sẽ là:
- Tổng hợp, phân loại giấy tờ.
- Giúp các lãnh đạo giải quyết những loại giấy tờ không quan trọng.
- Đảm bảo văn bản, giấy tờ đến đúng phòng ban, cá nhân một cách chính xác và đầy đủ, được bảo mật tốt.
- Thu nhập những thông tin liên quan đến số liệu.
- Truy tìm tài liệu thất lạc, tìm các tài liệu hữu ích cho công việc khi cần thiết.
- Biên/ phiên dịch tài liệu theo đúng yêu cầu của cấp trên.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề cá nhân nội bộ công ty
Những việc nội bộ doanh nghiệp sẽ do nhiều phòng ban phối hợp giải quyết. Và trách nhiệm quan trọng của thư ký chính là hỗ trợ kết nối các phòng ban. Từ đó, có được giải pháp tốt nhất.
Tiếp đón khách hàng
Thư ký giữ vai trò như một người đại diện, là bộ mặt của công ty. Chính vì vậy, ngoài các nhiệm vụ giấy tờ, thư ký còn đảm nhiệm luôn việc đón tiếp khách hàng. Cụ thể như sau:
- Đón khách, giải quyết những mong muốn của khách hàng trong khả năng của mình.
- Sắp xếp nơi để khách ngồi đợi, gặp người cần gặp.
- Hỗ trợ khách có phương tiện di chuyển phù hợp.
- Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ cho khách trước khi bước vào cuộc gặp mặt.
Sắp xếp lịch trình công tác cho cấp trên
Do đặc thù ngành nghề, nhiều nhân sự thường phải đi công tác ở nhiều tỉnh thành khác nhau. Thư ký sẽ giúp họ sắp xếp chuyển đi với lịch trình cụ thể nhất. Những công việc chính có thể kể tới như sau:
- Phác thảo các thông tin cần thiết về mục đích, nơi đi, nơi đến, thời gian, các điểm dừng, lựa chọn các phương tiện di chuyển phù hợp.
- Viết chương trình gặp mặt, ngày giờ, đối tượng cần gặp mặt…
- Chịu trách nhiệm đặt vé, lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp.
- Đặt khách sạn.
- Tạm ứng, quyết toán chi phí cho chuyến đi.
>>> Có thể bạn quan tâm: Cách quản lý công việc đem lại hiệu quả cao nhất và những kỹ năng cần ghi nhớ
Vai trò quan trọng của thư ký trong quản trị doanh nghiệp
Thư ký là cầu nối giữa cấp trên với khách hàng
Nghe đến nghề thư ký chắc chắn sẽ có không ít hiểu lầm về việc ngồi bàn giấy, xếp hồ sơ, pha trà cho sếp. Nhưng chỉ có trong ngành mới biết và thấu hiểu về tầm quan trọng của thư ký trong doanh nghiệp. Một thư ký giỏi có thể làm cho bộ mặt doanh nghiệp “tốt” hơn đóng góp phần quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp.
Sự chuyên nghiệp của một thư ký thể hiện trong những lần đại diện cho cấp trên thương thảo với các đối tác khách hàng trong các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ, … Bên cạnh đó, người làm thư ký cần có tác phong chuyên nghiệp, kinh động trong cách ứng xử, thông minh, trang phục lịch thiệp và tự tin giao tiếp khi gặp gỡ, giao dịch với khách hàng.
Thư ký chính là sự kết nối giữa cấp trên với khách hàng cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Một thư ký chuyên nghiệp cần trang bị rất nhiều kiến thức của tất cả các lĩnh vực khác nhau: kế toán, nhân sự, quản trị, … cùng với nhiều nghiệp vụ văn phòng khác. Từ đó thư ký trở thành cánh tay trái của cấp trên trong việc tiếp nhận và xử lý thông tin cho nên công việc này đòi hỏi trí nhớ rất cao và cực kỳ nhạy bén kể cả trong những tình huống nhỏ nhất đơn giản như “hôm nay ngày mấy?”
Thư ký đóng góp ý kiến trực tiếp đến quyết định của lãnh đạo
Không chỉ là người có khả năng kết nối, thư ký doanh nghiệp còn chịu một trách nhiệm quan trọng khác. Đó chính là tham mưu cho các cấp lãnh đạo.
Là người theo dõi sát sao quy trình làm việc, các kết quả liên quan của doanh nghiệp nên thư ký có thể nhận ra những vấn đề tồn đọng. Sau khi lựa chọn được vấn đề đáng chú ý, thư ký có thể đưa ý kiến tham mưu để lãnh đạo giải quyết.
Quy trình này có thể diễn ra thông qua văn bản hoặc lời nói. Nhưng nó thường diễn ra ở công ty để dễ dàng kết nối với các bên liên quan.
Như vậy, có thể thấy thư ký chính là bộ mặt của doanh nghiệp tác động đến quá trình quản trị doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển.
| Tham khảo ngay các tin đăng tuyển dụng có trên website Muaban.net để tìm kiếm các cơ hội việc làm dành riêng cho mình |
Học ngành nào ra làm thư ký
Như vậy bạn đã biết thư ký là gì, thư ký làm công việc gì và tầm quan trọng của thư ký giỏi đối với doanh nghiệp to lớn ra sao. Cùng tìm hiểu xem công việc này học ở đâu và học ngành nào ra làm thư ký nhé.
Để làm thư ký, bạn cần học ngành gì?
Những công việc như kỹ sư, giáo viên, bác sĩ đều có một ngành học cụ thể. Nhưng thư ký thì không có một chuyên ngành đào tạo nhất định.
Tùy từng vị trí của doanh nghiệp, họ sẽ đưa ra yêu cầu khác nhau khi tuyển dụng vị trí này. Nó phụ thuộc vào hiểu biết của bạn trong lĩnh vực đó. Kèm theo là những kỹ năng liên quan tới công việc thư ký, ngoại hình.
Những ngành học giúp bạn dễ dàng trở thành thư ký doanh nghiệp có thể kể tới như sau:
- Quản trị kinh doanh.
- Cử nhân kinh tế.
- Ngành kinh tế thương mại.
Trường nào đào tạo ngành thư ký?
Ở Việt Nam chưa có trường nào đào tạo chuyên về thư ký, trợ lý. Tính đặc thù này khiến công việc thư ký không đòi hỏi bằng cấp nhất định nên khá linh động trong tuyển dụng. Các doanh nghiệp ngày nay tuyển thư ký thường chú trọng kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng mềm của ứng viên hơn là bằng cấp.
Tuy nhiên, bạn có thể trau dồi các kỹ năng cần thiết ở các khóa học bên ngoài cho tương lai trở thành một thư ký, trợ lý chuyên nghiệp. Từ những lớp học, bạn có thể thành thạo tin học văn phòng giúp cho việc soạn thảo báo cáo, công văn, quyết định. Tính cách cũng sẽ trở nên linh hoạt, khéo léo chính xác, thể hiện tác phong chuyên nghiệp của một người thư ký.
Bên cạnh đó, người làm thư ký cũng phải thể hiện được sự mềm mỏng, linh hoạt và khéo léo trong tác phong, tỉ mỉ, cẩn thận từ các công việc nhỏ nhất. Chỉ như vậy họ mới có thể sắp xếp, lên kế hoạch làm việc cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.
>>> Xem thêm: Assistant là gì? Một Assistant thành công cần những kỹ năng gì?
Kỹ năng cần có cho một thư ký chuyên nghiệp
Bạn đang thắc mắc làm sao để trở thành một thư ký giỏi? Các tố chất quyết định sự thành công ở nghề thư ký là gì? Dưới đây là 5 kỹ năng quan trọng nhất.
Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống
Khả năng phân tích đặc biệt quan trọng với một người làm thư ký. Bởi nhiều trường hợp, họ cần thay mặt cấp trên của mình giải quyết các công việc vì ban lãnh đạo không phải lúc nào cũng thường trực ở công ty. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp thư ký nhanh chóng ổn định tình hình, xử lý kịp thời các khúc mắc, mâu thuẫn diễn ra trong nội bộ công ty một cách ổn thỏa. Chính vì vậy thư ký cần có khả năng phân tích và xác định điểm mấu chốt của vấn đề mình gặp phải. Từ đó, hỗ trợ sếp của mình trong công việc một cách tối đa.
Kỹ năng giao tiếp
Như đã nói, thư ký chính là bộ mặt của công ty, là người đầu tiên tiếp xúc khách hàng hoặc đối tác của công ty. Chính vì vậy bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt nếu muốn làm ở vị trí này. Kỹ năng giao tiếp thành thạo sẽ tạo cho khách hàng một sự thoải mái, qua đó tạo được ấn tượng tốt và phần nào thúc đẩy sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn. Khi đó, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ hỗ trợ cấp trên khi ngoại giao, đàm phán theo cách linh hoạt nhất.
Thư ký giỏi cũng biết cách sống hòa nhã với tất cả nhân viên trong công ty. Chính khả năng thích ứng với môi trường, biết giao tiếp với nhiều ngôn ngữ khác nhau sẽ giúp họ thành công hơn.
Kỹ năng sắp xếp công việc
Khi muốn làm thư ký văn phòng, bạn phải biết cách phân tích, lên kế hoạch và hỗ trợ cấp trên sắp xếp công việc của mình. Do đó bạn sẽ cần học hỏi không ngừng các kỹ năng liên quan tới đặc thù làm việc của doanh nghiệp. Kỹ năng ghi chép nhanh nội dung công việc, trí nhớ tốt, khả năng quản lý thời gian hữu hiệu cũng sẽ giúp ích cho bạn trong việc này.
>>> Xem thêm: Cần những gì để hoàn thành thật tốt công việc thư ký?
Kỹ năng tin học văn phòng
Bạn không cần quá giỏi trong các kỹ năng máy tính. Nhưng thư ký bắt buộc phải biết làm Excel, word, powerpoint để tiến hành soạn thảo văn bản, tổ chức các buổi họp, thuyết trình,… Bạn nên trang bị đầy đủ những kỹ năng này thật thành thạo nhé.
>>> Xem thêm: 5 Kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc hành chính văn phòng
Kỹ năng quản lý
Lập kế hoạch, lên lịch trình, tổ chức các công việc cá nhân và hỗ trợ điều hành doanh nghiệp là việc mà bất kỳ thư ký nào cũng phải làm. Và nếu muốn hoàn thành tốt, bạn phải có kỹ năng tổ chức công việc và phối hợp với các phòng ban liên quan. Khả năng làm việc logic, phán đoán linh hoạt sẽ giúp bạn quản lý thời gian và hoàn thành công việc thật tốt.
Mức lương của thư ký là bao nhiêu?
Cũng như ngành học và tình hình tuyển dụng nghề thư ký, mức lương của thư ký khá linh hoạt tùy thuộc vào năng lực của bạn. Mức lương trung bình hiện nay của vị trí thư ký sẽ rơi vào khoảng 10 triệu đồng/ tháng, dao động từ 8-12 triệu đồng/ tháng tùy theo khả năng. Đối với các thư ký đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm hoặc đảm nhận các vị trí trợ lý kinh doanh đạt được những thành tích đặc biệt sẽ có thêm các khoản thưởng, hoa hồng. Khi đó, thu nhập hàng tháng của thư ký sẽ rơi vào mức 20-30 triệu đồng/ tháng
Lời kết
Như vậy, Mua Bán đã giúp bạn tìm hiểu về nghề thư ký là gì, công việc chính của thư ký là gì và những thông tin liên quan đến ngành này. Hiện tại, ngành thư ký đang có cơ hội rộng mở để phát triển với mức thu nhập cao. Chính vì vậy, đây thực sự là một công việc HOT mà mọi người nên cân nhắc.
Nếu bạn đang muốn theo dõi thị trường tuyển dụng, tìm việc làm trên toàn quốc, hãy theo dõi Muaban.net. Những thông tin việc làm được cập nhật liên tục trên website của chúng tôi. Tại đây, có rất nhiều ngành nghề để bạn tham khảo, bên cạnh các tin tuyển dụng nhân viên văn phòng còn có những tin tuyển dụng phù hợp cho những người không có kinh nghiệm bằng cấp. Chúc bạn nhanh chóng tìm được một công việc phù hợp với năng lực.
