Với nền kinh tế đầy biến động như hiện giờ, phương pháp Kaizen ra đời như một “chìa khóa” giúp cách doanh nghiệp định hướng được những thay đổi để có thể thích nghi với hiện tại. Vậy phương pháp kaizen là gì? Vì sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp đến thế? Hãy cùng Muaban tìm hiểu cụ thể về phương pháp này qua bài viết dưới đây nhé!
Phương pháp kaizen là gì?
Sở dĩ, Kaizen được biết đến là 1 triết lý kinh doanh nổi tiếng mà người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Tên gọi của phương pháp này được ghép từ 2 âm tiết trong tiếng Nhật là: kai có nghĩa là liên tục và zen là cải tiến. Dịch sang nghĩa tiếng anh, từ này được hiểu là ongoing improvement mang ý nghĩa cho cải tiến không ngừng nghỉ.
Có thể nói, một trong những điểm đặc trưng của phương pháp Kaizen này chính là “tích tiểu thành đại”. Hiểu một cách đơn giản thì khi áp dụng phương pháp này, một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian nhờ những thay đổi nhỏ tạo ra. Vì vậy nên Kaizen sẽ cần có sự tham gia của tất cả mọi nhân viên trong doanh nghiệp để cải thiện tốt và mang tới hiệu quả cao.
Phương kaizen chia làm 4 loại khác nhau
Bạn có biết phương pháp Kaizen bao gồm những loại nào không? Tùy từng đặc điểm riêng mà nó được chia thành các loại như sau:
Kaizen Teian
Kaizen Teian mô tả hình thức cải tiến mà trong đó mọi người trong doanh nghiệp sẽ cần tham gia để cải thiện quy trình làm việc của chính họ. Do đó, cách thực hiện này đòi hỏi mọi người phải suy nghĩ về việc thay đổi hàng ngày, ở bất kỳ nơi đâu.
Nếu doanh nghiệp bạn đang muốn tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục thì hãy chọn cách bắt đầu với Kaizen Teian. Phương pháp này khuyến khích mọi thành viên trong công ty (từ vị trí thấp nhất đến đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp) đều phải đưa ra được những đề xuất để thay đổi và cải thiện cho quy trình làm việc.
Tham khảo thêm tin đăng việc làm lương cao tại Muaban.net
Và để thành công khi áp dụng Kaizen Teian, doanh nghiệp bạn sẽ cần tìm cách loại bỏ những hình thức lãng phí được liệt kê dưới đây:
- Gia công công thừa và sản xuất thừa
- Phế liệu hay những sản phẩm bị yêu cầu làm lại
- Số lượng hàng tồn khi
- Di chuyển và vận chuyển hàng hóa
- Tài năng của nhân viên không được tận dụng tối đa.
Kaizen Events
Không giống như Kaizen Teian cần sự cải tiến mỗi ngày, Kaizen Events đại diện cho quy trình cải tiến cụ thể được phát triển trong một thời gian ngắn. Cụ thể, phân loại Kaizen này thường dành cho các dự án cải tiến ngắn gọn, tập trung. Theo đó, mọi người, bao gồm cả bộ phận quản lý sẽ tham gia phân tích bản đồ dòng giá trị để có thể giải quyết vấn đề mà công ty đang gặp phải. Việc này đòi hỏi cần có kế hoạch cụ thể từ trưởng nhóm đưa ra để hiệu quả hơn.
Kaikaku
Nếu sau khi áp dụng các loại Kaizen ở trên mà không có sự thay đổi, sự đổi mới từ từ không đủ để thúc đẩy tổ chức cạnh tranh được thì lúc đó doanh nghiệp nên chọn Kaikaku.
Bởi không hề giống như Kaizen, Kaikaku sẽ mô phỏng cho quá trình mà toàn bộ tổ chức doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc chuyển đổi quy trình triệt để thay vì áp dụng các phương pháp trước đó. Ví dụ cụ thể nhất về cách thức này chính là Kaikaku là việc chuyển đổi từ sản xuất thủ công sang sản xuất tự động hoặc bắt tay vào chuyển đổi kỹ thuật số giúp thúc đẩy năng suất nơi làm việc.
>>> Xem thêm: Mobile Marketing là gì? Cách sử dụng mobile marketing hiệu quả nhất
Kakushin
Nếu Kaikaku ở trên chỉ là một phương pháp kaizen mang đến sự thay đổi căn bản thì Kakushin chính là giải pháp cho một cuộc cách mạng lớn. Cụ thể, Kakushin xảy ra khi doanh nghiệp bạn chuyển sang một cách hoàn toàn mới. Đó là bước đột phá lớn giúp thay đổi mọi thứ chẳng hạn.
Ví dụ cụ thể cho cách làm này chính là Kakushin sẽ chuyển từ sản xuất thủ công ban đầu sang sản xuất tự động. Kakushin sẽ đòi hỏi những kỹ năng mới tốt hơn từ lực lượng lao động, Do đó nó cũng chính là quá trình thách thức mọi nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay.
Lợi ích mà phương pháp này mang lại
Lợi ích hữu hình
- Tích lũy các cải tiến nhỏ giúp tạo nên những kết quả to lớn trong khoảng thời gian dài.
- Giảm lãng phí và từ tăng năng suất trong khâu sản xuất và vận hành doanh nghiệp.
- Cải tiến và đồng bộ hóa các hệ thống vận hành công ty trong khoảng thời gian ngắn hạn và dài hạn để giảm chi phí đồng thời tiết kiệm thời gian sản xuất.
Lợi ích vô hình
- Nâng cao năng suất, tinh thần làm việc của các nhân viên khi họ nhận thức được rõ ràng và cụ thể các vấn đề ở bộ phận của họ.
- Tạo cơ hội cho từng cá nhân có thể đưa ra những ý tưởng để cải thiện, lắng nghe và ghi nhận ý kiến.
- Góp phần xây dựng lên nền văn hoá, thói quen tự giác và tính kỷ luật trong doanh nghiệp.
- Thúc đẩy một tinh thần làm việc tập thể và làm việc nhóm để tăng sự đoàn kết nội bộ hơn.
Những điểm hạn chế đối với phương pháp này
Khi doanh nghiệp bắt đầu áp dụng phương pháp Kaizen trong sản xuất sẽ đồng nghĩa với việc là sẽ có những thay đổi về mặt hệ thống. Do đó, việc ứng dụng triết lý này cho một công ty đang có hệ thống quản lý bài bản sẽ là điều khá khó khăn bởi tâm lý của mọi người thường sẽ e ngại sự thay đổi và đội ngũ nhân viên sẽ khó chấp nhận.
Do đó, đối với các doanh nghiệp nhỏ có nền văn hóa công ty gia đình mang tính khép kín cao thì nên tập trung cải tạo nền văn hóa, thúc đẩy tốt môi trường văn hóa mở rồi hãy ứng dụng Kaizen vào quá trình cải tiến sản xuất.
Thêm nữa, mặt hạn chế của phương pháp kaizen chính là cần được thực hiện liên tục trong một thời gian dài. Nếu áp dụng Kaizen trong thời gian ngắn và dừng nó đột ngột thì hiệu quả mang lại sẽ không cao. Không chỉ vậy, việc này còn khiến giảm đi năng suất thực hiện của nội bộ doanh nghiệp nữa.
>>> Xem thêm: Chứng chỉ fce là gì? Những điều bạn có thể chưa biết về chứng chỉ này
Phương pháp kaizen có 5 chương trình cơ bản
Chương trình 5s
Một nội dung cơ bản trong phương pháp Kaizen được phát minh bởi người Nhật chính là phương pháp 5S Kaizen. Đây là một phương pháp dùng để quản lý và sắp xếp nơi làm việc. Đồng thời nó còn đề cao ý thức tự giác của con người. Đặc biệt nhờ kết quả trực quan phương pháp này mang lại mà nó được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.
- Seiri (Sort – Sàng lọc): Phân loại và chỉ giữ lại những vật dụng cần thiết để phục vụ cho công việc và lưu trữ.
- Seiton (Straighten – Sắp xếp): Tổ chức sắp xếp các vật dụng một cách có hiệu quả theo các tiêu chí dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại.
- Seiso (Shine – Sạch sẽ): Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ sản xuất luôn sạch sẽ nhằm cải thiện môi trường làm việc. Đồng thời việc này còn giúp giảm thiểu tai nạn rủi ro, tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.
- Seiketsu (Standardize – Săn sóc): Mục tiêu của chương trình này chính là tiêu chuẩn hoá để duy trì các hoạt động 3S ở trên có thể phát triển được lâu dài, bài bản mọi lúc mọi nơi trong doanh nghiệp.
- Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): Đây là chương trình giúp hình thành và rèn luyện cho thói quen nề nếp, tác phong chủ động tham gia thực hiện đủ 5S cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp.
Chương trình KSS
Chương trình KSS (viết tắt của Kaizen Suggestion System) là hệ thống khuyến nghị hay hệ thống đóng góp cải tiến Kaizen. Hệ thống này khuyến khích sự tham gia đóng góp của tất cả mọi thành viên thông qua sự khích lệ về tài chính và phi tài chính có kèm theo các biểu mẫu đề xuất cải tiến cùng các quy định và mức độ khen thưởng.
Theo cách này, khi có một đề xuất cải tiến của nhân viên được chấp nhận và áp dụng cho sản phẩm tiếp, người đó sẽ nhận được khoản tiền thưởng hay phần thưởng tương ứng vì đã giúp tiết kiệm khoản chi phí sản xuất.
Hiểu một cách đơn giản, hệ thống này sẽ nhấn mạnh lợi ích của việc xây dựng tinh thần làm việc cùng sự tham gia tích cực của nhân viên nhờ các khen thưởng về kinh tế, tài chính.
Chương trình QCC
Chương trình QCC của phương pháp Kaizen là tên viết tắt của Quality Control Circle – Nhóm kiểm soát chất lượng. Chương trình này nói về việc nỗ lực để nâng cao chất lượng cho sản phẩm, dịch vụ và xây dựng văn hóa cho doanh nghiệp dựa trên nền tảng lấy con người làm gốc. Chính những lợi ích mà công việc hoạt động nhóm mang lại sẽ mang đến chất lượng tốt hơn trong sản xuất. Hiện tại chương trình này đã được áp dụng ở rất nhiều quốc gia trên toàn thế giới.
Chương trình JIT
Chương trình JIT được biết đến là một khái niệm giúp loại bỏ các hao phí trong sản xuất bằng việc chỉ thực hiện sản xuất đúng sản phẩm, số lượng tại đúng nơi và địa thời điểm cần. Nói một cách khác, đây chương trình này của phương pháp Kaizen sẽ mang đến hệ thống sản xuất mà trong đó nguồn nguyên vật liệu, hàng hóa sản phẩm trong quá trình sản xuất và phân phối sẽ được lên kế hoạch chi tiết từng bước theo quy trình riêng.
Bằng cách này cứ mỗi quy trình kết thúc sẽ có quy trình mới thực hiện ngay, Nhờ đó sẽ không có hạng mục nào rơi vào tình trạng bị trống hay đang chờ xử lý, từ đó giúp tiết kiệm nhân công.
Chương trình 7 tools
Chương trình này đại diện cho 7 Công cụ kiểm soát chất lượng cơ bản. Đây đều được xem là những công cụ không thể thiếu trong sản xuất để đạt được mục tiêu “Chất lượng toàn diện” Từ đây cũng mang lại sự hài lòng cho các doanh nghiệp sản xuất dù là sử dụng chi phí thấp nhất.
7 QC Tools của phương pháp Kaizen này bao gồm:
- Phiếu kiểm soát (Check sheet)
- Lưu đồ (Process Flow Diagram)
- Biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram)
- Biểu đồ Pareto (Pareto Diagram)
- Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram)
- Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)
- Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)
7 Công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức chủ động để đạt hiệu quả hơn trong công việc nhận diện ra các vấn đề trong sản xuất. Đồng thời nó cũng giúp xác định được đâu là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đề ra được thứ tự ưu tiên của các vấn đề cần phải giải quyết để mang đến hiệu quả hơn trong việc sử dụng các nguồn lực.
>>> Có thể bạn quan tâm: Chế độ ăn IF là gì? Những điều bạn cần lưu ý trước khi thực hiện chế độ này
Các bước để áp dụng phương pháp kaizen
Quy trình áp dụng phương pháp Kaizen bao gồm 8 bước cụ thể như sau:
- Bước 1: Lựa chọn chủ đề phương pháp Kaizen.
- Bước 2: Tìm hiểu hiện trạng đang có của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen.
- Bước 3: Xác định nguyên nhân gốc rễ mà vấn đề đang gặp phải.
- Bước 4: Xác định giải pháp tốt nhất có thể sử dụng cho vấn đề.
- Bước 5: Thực hiện phương pháp Kaizen.
- Bước 6: Phân tích kết quả và thực hiện giải pháp.
- Bước 7: Chuẩn hóa phương pháp và tối ưu giải pháp.
- Bước 8: Lặp lại chu trình của phương pháp Kaizen đã chuẩn hóa.
Khi áp dụng phương pháp kaizen cần tuân thủ nguyên tắc gì và cách hoạt động ra sao?
Khi triển khai phương pháp Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo các nguyên tắc bất biến để làm nên thương hiệu của Kaizen dưới đây:
Luôn tập trung cho lợi ích của khách hàng
Về nguyên tắc, các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cần được định hướng theo thị trường. Không chỉ vậy, nó còn phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Do đó mà phương pháp Kaizen cần nhắm tới mục đích cải tiến, quản trị chất lượng sản phẩm để gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại và loại bỏ tất cả các hoạt động mà không phục vụ người dùng cuối cùng.
Không ngừng cải tiến mỗi ngày
Khách hàng sẽ luôn có sự thay đổi về mặt nhu cầu sử dụng sản phẩm dịch vụ theo thời gian. Do đó, khái niệm hoàn thành không phải để chỉ sự kết thúc công việc mà doanh nghiệp bạn cần liên tục cải tiến. Không chỉ giúp đáp ứng nhu cầu người dùng mà những sự cải tiến này sẽ tiết kiệm thời gian cũng như chi phí tốt hơn nhiều so với việc sản xuất sản phẩm mới.
Xây dựng một văn hóa “không đổ lỗi”
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần hoàn thành công việc mà mình được giao. Trong trường hợp mắc sai lầm hay làm sai thì phải nhận lỗi và quy trách nhiệm riêng. Đồng thời từng người cũng cần phát huy tối đa năng lực của mình để có thể cùng nhau sửa lỗi. Cần làm việc với mục đích chung của tập thể, tuyệt đối không dùng cách đổ lỗi bằng những lý do không chính đáng.
Thúc đẩy văn hóa mở
Mỗi nhân viên trong công ty dám nhìn thẳng vào sai sót và chỉ ra được các điểm yếu của mình để yêu cầu giúp đỡ từ cấp trên hay đồng nghiệp sẽ rất tốt. Ngoài ra, công ty cũng nên xây dựng mạng lưới thông tin nội bộ để các nhân viên có thể nhanh chóng cập nhật tin tức, thuận tiện cho việc trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm với nhau.
Khuyến khích việc làm việc nhóm (teamwork)
Với phương pháp Kaizen, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng cấu trúc nhân sự của mình theo định hướng thành lập đội nhóm làm việc để tăng tính hiệu quả. Tuy nhiên, team leader phải là người thực sự có năng lực trong việc lãnh đạo để giúp các thành viên có thể phát triển.
Kết hợp nhiều bộ phận mang các chức năng khác nhau trong cùng dự án
Nguồn nhân lực tham gia dự án phải được chắt lọc từ nhiều bộ phận và phòng ban khác nhau trong công ty. Ngoài ra, khi cần thiết bạn cần tận dụng thêm các nguồn lực từ bên ngoài để tăng tính hiệu quả trong công việc.
Tạo lập những mối quan hệ đúng đắn
Doanh nghiệp nên đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp dành cho cả nhân viên hay các cấp quản lý. Đây là cách để xây dựng EVP doanh nghiệ hiệu quả từ đó giúp tạo dựng niềm tin, lòng trung thành giúp mọi người cam kết làm việc lâu dài hơn.
Rèn luyện ý thức tự giác và kỷ luật
Không chỉ doanh nghiệp yêu cầu là đủ, mỗi nhân sự trong công ty cần tự có sự tự nguyện để thích nghi và tuân thủ theo các nguyên tắc của phương pháp Kaizen. Bằng việc chấp nhận hy sinh những quyền lợi cá nhân để có thể đồng nhất với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi mà công ty mong muốn. Mỗi người cần đặt lợi ích công việc lên hàng đầu, đồng thời cần tự soi xét để kiềm chế điểm yếu riêng của bản thân.
Thúc đẩy năng suất cùng hiệu quả làm việc
Phương pháp kaizen được ứng dụng bằng cách kết hợp thêm các biện pháp để đào tạo nội bộ, phân quyền cụ thể giúp phát huy khả năng chủ động cho từng cá nhân. Bằng cách này mỗi người cùng sẽ được công nhận thành tích và nhận những mức khen thưởng riêng khi làm tốt.
Cách thức hoạt động của phương pháp
Phương pháp Kaizen hoạt động dựa trên cách thức cụ thể như sau:
- Cần có sự hài lòng của nhân viên trong công việc họ làm.
- Phương pháp kaizen yêu cầu mọi người cần cố gắng và đổi mới không ngừng. Thay vì thực hiện công việc hàng ngày bằng cách quen thuộc, bạn hãy cố gắng áp dụng những hướng giải quyết mới mang tới hiệu quả cao hơn.
- Doanh nghiệp cần xây dựng môi trường phù hợp để thực hiện làm việc theo nhóm khi áp dụng phương pháp này.
- Doanh nghiệp cần tạo ra nền văn hóa mà khi những sai lầm xảy ra chính là cơ hội để học hỏi chứ không phải khiến nó trở thành lý do để phạt hay bắt lỗi.
Ví dụ về các công ty áp dụng phương pháp Kaizen
Một ví dụ cho những công ty rất thành công trong việc sử dụng phương pháp Kaizen đó chính là Toyota. Nhờ áp dụng phương pháp này, Toyota tiết kiệm được đến gần 3.000 USD cho việc bỏ tiền mua xe chở hàng, từ đó giúp giảm thiểu công việc trong quy trình và sự sắp xếp hàng hóa tồn kho.
Sử dụng cách này công nhân chỉ phải dự trữ một khối lượng nhỏ cho từng sản phẩm và thường xuyên bổ sung dựa trên kết quả là những gì mà khách hàng thật sự lấy đi. Công ty đã biến mục tiêu từ “Những gì chúng ta có thể làm” thành “Những gì chúng ta phải làm”.
Để thực hiện triết lý này, công ty Toyota đã đưa ra mong muốn rằng mọi nhân viên phải có sự cam kết nghiêm túc khi làm việc với công ty. Công ty cũng đòi hỏi tính kỷ luật đối với tất cả, bao gồm từ cán bộ cấp cao, cấp trung cho đến cấp thấp nhất tại tất cả các lĩnh vực của công ty.
Ở Toyota, phương pháp Kaizen đã được áp dụng dựa trên 3 nguyên tắc, là: 5 chữ “S”, 5 lý do “Tại sao” cùng Hệ thống Tư duy Con người (TPS).
Lời kết
Trên đây là những thông tin chi tiết về phương pháp Kaizen. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích mà bạn cần biết về phương pháp này. Để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức hay ho khác, đừng quên ghé Muaban mỗi ngày nhé!
>>> Xem thêm bài viết:
- Song Tử tháng mấy? Giải mã tất tần tật về cung Song Tử chuẩn nhất
- Điểm chuẩn đại học Y Huế 2022 và những cập nhật mới nhất
