Chu trình PDCA là một công cụ được sử dụng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Vậy chu trình PDCA là gì? Chu trình PDCA được hoạt động như thế nào? Hãy cùng Mua bán tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
I. PDCA là gì?
1. Định nghĩa
Chu trình PDCA là một phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả, cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng diễn ra theo bốn bước: Plan – Do – Check – Act (lập kế hoạch – thực hiện kế hoạch đã lập – đánh giá, phân tích kết quả – thực hiện điều chỉnh phù hợp).
Chu trình PDCA như một hình tròn không có điểm kết thúc, điều này thể hiện bản chất của quá trình quản lý là sự tiến đổi liên tục không ngừng.
2. Ý nghĩa của PDCA là gì?
Chu trình PDCA có thể giúp phân biệt được một công ty với đối thủ cạnh tranh của họ. Đặc biệt là trong xã hội hiện nay, các doanh nghiệp luôn cố gắng làm mọi việc để có thể hợp lý hóa quá trình sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng lợi nhuận, hoàn thiện hơn về sự hài lòng của khách hàng và đạt được lợi thế cạnh tranh trong năm sau.
Nhiều nhà quản lý cũng sử dụng chu trình PDCA để chỉ huy tổ chức của họ vì chu trình này bao gồm có các nguyên lý cơ bản của hoạch định chiến lược. chu trình PDCA trong nhóm làm việc đem lại hiệu quả cao và giúp tăng năng suất làm việc của các thành viên.
3. Ví dụ về chu trình PDCA
Ví dụ này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chu trình PDCA:
Bạn dự định cuối năm nay sẽ đi du lịch Hàn Quốc và bạn cần ít nhất là 20 triệu có thể thực hiện được chuyến đi này và bạn bắt đầu lên mô hình PDCA như sau:
- Plan: Bạn đặt mục tiêu cho bản thân mỗi tháng sẽ tiết kiệm 3 triệu đồng, và để làm được điều đó bạn phải tìm kiếm thêm việc làm thêm và cắt bớt các chi phí tiêu vặt trong từng tháng.
- Do: Bạn bắt đầu tiến hành nhận việc làm thêm và giảm bớt các chuyến đi mua sắm cùng bạn bè.
- Check: Qua sau một tháng thực hiện và bạn kiểm tra kết quả thì chỉ tiết kiệm được 2 triệu, cho dù bạn đã cắt bớt các chi phí mua sắm nhưng ăn vặt vẫn tốn của bạn một khoản tiền.
- Act: Bạn khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước “Plan” để đạt được 3 triệu tiền tiết kiệm mỗi tháng. Ngoài làm thêm và hạn chế chi tiêu cho mua sắm thì bạn cũng phải giảm chi tiêu ăn vặt.
II. Chu trình PDCA mang lại lợi ích như thế nào?
Hiện nay, chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất bởi những lợi ích mà nó đem lại. Cụ thể:
- Chu trình PDCA hỗ trợ hệ thống cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo chu kỳ. Mỗi phần trong dự án đều được đảm bảo nếu có lỗi sẽ được sửa chữa ngay lập tức.
- Ngoài việc quản lý, kích thích các thay đổi đột phá, PDCA còn cải thiện chất lượng và hiệu suất tối đa.
- Một lợi ích khác của chu trình PDCA chính là quản lý chất lượng sản xuất, đo lường, phân tích và xác định yêu cầu thay đổi của khách hàng cũng như chỉ số để có động thái phù hợp.
- Quản lý hiệu suất tích hợp cải thiện năng suất làm việc hiệu quả.
- Giúp doanh nghiệp trở nên nhanh nhẹn, linh hoạt, đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh.
Tìm việc làm phù hợp ở ngay tin đăng dưới đây:
III. Chu trình PDCA được hoạt động như thế nào?
Nếu bạn muốn đạt được hiệu quả tối đa khi sử dụng chu trình PDCA, bạn cần phải nắm được chi tiết cách thức hoạt động của chu trình PDCA.
Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)
Bước lập kế hoạch (Plan) là giai đoạn đầu tiên của chu trình PDCA và cũng là giai đoạn quan trọng nhất. Khi bạn đã biết cách hoạch định chính sách và biết đầy đủ những việc cần làm, chu trình PDCA sẽ định hướng rõ ràng các hoạt động tiếp theo.
Khi lập kế hoạch cho bất cứ một hoạt động hay công việc gì, doanh nghiệp cũng cần xác định những yếu tố sau:
- Xác định rõ mục tiêu cụ thể.
- Xác định nguồn lực cần thiết.
- Xác định vấn đề mà doanh nghiệp cần giải quyết hay phòng ngừa.
- Xác định các kế hoạch và quy trình cần phải thực hiện để đạt được những mục tiêu được đặt ra.
Bước 2: Thực hiện kế hoạch (Do)
Giai đoạn 2 sẽ là giai đoạn tiến hành thực hiện kế hoạch được đưa ra ở giai đoạn đầu. Bạn sẽ thực hiện kế hoạch, xây dựng chính sách thông qua các hoạt động, phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng theo đúng kế hoạch đã đề ra. Đồng thời sẽ tiến hành ghi lại những dữ liệu thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện.
Bước 3: Kiểm tra và đánh giá kế hoạch (Check)
Bước 3 này diễn ra nhằm mục đích phát hiện những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai kế hoạch. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để tìm ra những biện pháp khắc phục phù hợp và kịp thời.
Bước 4: Hành động để cải tiến (Act)
Khi bước vào gian đoạn cuối cùng – gian đoạn Act, doanh nghiệp cần phải khắc phục những thiếu sót còn tồn tại và đồng bộ những tiêu chuẩn chất lượng được đề ra. Trong giai đoạn này, các hoạt động nhắm đến nhiều nhất là về sản phẩm và nhu cầu khách hàng để đáp ứng đầy đủ mong muốn khách hàng.
Tham khảo thêm một số tin đăng về việc làm phù hợp:
IV. Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp
Như đã đề cập bên trên, một trong những lợi ích của PDCA nằm ở việc quản lý chất lượng. Vậy thì chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp sẽ diễn ra như thế nào?
“P” (Plan) – Lập kế hoạch
Trong giai đoạn Plan, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch thường niên bao gồm: Tầm nhìn, nhiệm vụ, chính sách, mục tiêu hoạt động, kế hoạch bảo dưỡng, các tiêu chuẩn, sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm thị trường và ngân sách chi tiêu.
ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trong 7 mục như sau:
- Phải có trách nhiệm lãnh đạo
- Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
- Quản lý nguồn lực
- Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng
- Kiểm soát thiết bị đo lường và theo dõi
- Hoạch định việc tạo sản phẩm
- Hành động phòng ngừa.
“D” (Do) – Thực hiện kế hoạch
Ở giai đoạn “D” – thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp tiến hành triển khai thực hiện kế hoạch đã được lập ra ở giai đoạn trước. Giai đoạn này có thể sẽ được chia thành ba phân đoạn, gồm đào tạo tất cả các nhân viên tham gia, thực hiện công việc và ghi nhận những hiểu biết hoặc dữ liệu để có thể đánh giá trong tương lai.
Việc thực hiện kế hoạch này sẽ có liên quan tới một phần thuộc điều 7 và phần lớn là tập trung ở điều 8, cụ thể:
Điều 7.2: Năng lực
Điều 8: Thực hiện
- Hoạch định – thực hiện – kiểm soát việc đã thực hiện (8.1)
- Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ (8.2)
- Thiết kế, phát triển sản phẩm/dịch vụ (8.3)
- Kiểm soát các quá trình, sản phẩm/dịch vụ do bên ngoài cung cấp (8.4)
- Sản xuất và cung cấp sản phẩm/dịch vụ (8.5)
- Thông qua sản phẩm/dịch vụ (8.6)
“C” (Check) – Kiểm tra, đánh giá
Khi đã thu thập và tổng hợp được dữ liệu từ lần thực hiện ở giai đoạn trước (giai đoạn Do) doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá và kiểm tra hoạt động một cách tổng thể.
“A” (Act) – Hành động để thay đổi
Căn cứ vào kết quả phân tích được từ giai đoạn đánh giá thì doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp để khắc phục, thay đổi, phòng tránh hoặc đổi mới sao cho phù hợp để đạt hiệu quả tốt nhất.
Những thông tin này cũng cần được lưu trữ lại để có thể phục vụ cho những hoạt động và dự án trong tương lai.
Cải tiến được mô tả qua các điều sau trong tiêu chuẩn ISO 9001:
- Không phù hợp cùng hành động khắc phục (10.2)
- Cải tiến liên tục (10.3).
V. Tổng kết
Vừa rồi là toàn bộ những thông tin giải đáp về PDCA là gì cũng như cách hoạt động của chu trình PDCA. PDCA có thể được coi như là mô hình cải thiện hiệu suất làm việc cực kỳ hiệu quả, mang tính ổn định và có tổ chức. Theo dõi Muaban.net để đọc thêm nhiều bài viết hữu ích khác bạn nhé.
>> Xem thêm:
- Visual Arts Là Gì? Bật Mí Những Điều Thú Vị Về Nghệ Thuật Thị Giác
- Expert là gì? Những vai trò và khả năng tuyệt vời của expert
