Biên bản cuộc họp giao ban là văn bản quan trọng giúp lưu lại những gì đã diễn ra trong một cuộc họp. Vậy biên bản này trình bày như thế nào? Tham khảo ngay mẫu biên bản cuộc họp giao ban sử dụng được trong mọi công ty qua bài viết dưới đây!
1. Các hình thức họp giao ban
Có 2 hình thức họp giao ban thường gặp:
- Họp giao ban định kỳ: Có thời gian và địa điểm xác định, thành phần tham gia cố định trong mọi cuộc họp. Ví dụ: họp giao ban đầu tuần, họp giao ban đầu tháng, họp giao ban đầu quý.
- Họp giao ban đột xuất: Diễn ra khi có vấn đề phát sinh cần tập trung để giải quyết. Thời gian, địa điểm ngẫu nhiên, không cố định, thành phần chỉ bao gồm những người liên quan đến vấn đề gặp phải.
Dù là cuộc họp định kỳ hay đột xuất cũng cần sử dụng biên bản cuộc họp giao ban để ghi lại nội dung cuộc họp, nhằm chứng minh giá trị thực tế của sự việc.
>>>Tham khảo thêm: Biên bản sự việc là gì? Mẫu biên bản sự việc chuẩn nhất 2022
2. Những nội dung cần có trong mẫu biên bản cuộc họp giao ban
Mẫu biên bản cuộc họp giao ban chuẩn sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Thời gian bắt đầu cuộc họp
- Địa điểm cuộc họp diễn ra
- Người chủ trì (chủ tọa)
- Danh sách người tham dự có mặt (người vắng mặt không được ghi tên)
- Trình tự, diễn biến, nội dung và những vấn đề được trình bày, những thảo luận diễn ra tại cuộc họp
- Ý kiến của những người tham dự
- Kết quả biểu quyết (nếu có)
- Kết luận của người chủ trì và các quyết định được đưa ra khi kết thúc cuộc họp.
3. Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
Dưới đây là mẫu biên bản cuộc họp giao ban chuẩn nhất có thể sử dụng cho mọi doanh nghiệp. Bạn có thể tải xuống bên dưới và chỉnh sửa theo ý muốn.
>>> TẢI XUỐNG mẫu biên bản cuộc họp giao ban
| Những mẫu biên bản cuộc họp giao ban rất cần thiết cho nhân viên văn phòng, nếu quan tâm về công việc này, hãy xem ngay tại Mua Bán: |
4. Những điều cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp giao ban
4.1. Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản
Bạn cần chuẩn bị sẵn mẫu biên bản trước mỗi cuộc họp, đây là điều quan trọng mà bất kỳ ai làm thư ký hay đảm nhiệm nhiệm vụ ghi chép các cuộc họp phải làm. Chuẩn bị trước mẫu biên bản cuộc họp giao ban giúp bạn không phải “loay hoay” làm biên bản trong cuộc họp, đồng thời giúp bạn nằm bắt thông tin cuộc họp nhanh hơn.
Ngoài ra, bạn cần trình bày rõ những ý chính: Thời gian, địa điểm, các thành phần tham gia, nội dung cuộc họp, các kết luận.
Ở bước chuẩn bị này, Mua Bán đã gửi đến bạn mẫu biên bản cuộc họp giao ban đầy đủ nhất phía trên, bạn chỉ cần tải xuống và sử dụng.
>>>Tham khảo thêm: Biên bản bàn giao công việc là gì? Tổng hợp mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2022
4.2. Tìm hiểu thông tin cuộc họp
Trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn cần biết trước cuộc họp diễn ra nhằm mục đích gì. Điều này giúp người ghi chép biên bản không bị bỡ ngỡ, khó hiểu những nội dung trong cuộc họp.
4.3. Tốc ký
Tốc ký là kỹ năng nhất định phải có của người đảm nhiệm ghi chép biên bản cuộc họp. Bạn có thể sử dụng sổ, bút, máy tính (tùy khả năng) để ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất.
Trong trường hợp bạn không thể nắm bắt nội dung trong cuộc họp, công cụ ghi âm sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn vượt qua tình huống “oái oăm” này.
5. Kế hoạch tổ chức cuộc họp giao ban
Thường thì người phụ trách ghi chép nội dung cuộc họp sẽ đảm nhiệm vai trò tổ chức cuộc họp giao ban. Để cuộc họp diễn ra hoàn hào, bạn cần thực hiện các bước sau:
5.1. Chuẩn bị nội dung họp
Bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản về cuộc họp bao gồm: Chủ đề cuộc họp, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp, phương án để đưa ra kết luận trong cuộc họp (có thể là biểu quyết, thống nhất ý kiến,…).
5.2. Gửi thư mời
- Trừ những cuộc họp giao ban đột xuất, giấy mời phải được gửi đến thành phần tham dự ít nhất trước 3 ngày cuộc họp diễn ra.
- Sau khi nhận được thư mời, thành phần được mời tham dự xác nhận tham dự thông qua thư điện tử, điện thoại hoặc hệ thống nội bộ công ty.
5.3. Tổ chức cuộc họp
- Một cuộc họp có thể giải quyết một hoặc nhiều nội dung, cũng như sử dụng nhiều hình thức, cách thức để tiến hành sao cho phù hợp với vấn đề, điều kiện hoàn cảnh diễn ra cuộc họp.
- Người chủ trì hoặc người có nhiệm vụ tóm tắt nội dung cuộc họp chỉ nêu những vấn đề cần giải quyết, không nên đọc toàn bộ tài liệu cuộc họp vì sẽ làm mất thời gian của những người tham dự.
Lưu ý: Thời gian diễn ra một cuộc họp giao ban không được quá 1/2 ngày làm việc của người tham dự.
Trên đây là mẫu biên bản cuộc họp giao ban chuẩn nhất, có thể sử dụng cho mọi doanh nghiệp. Mong rằng sau bài viết của Muaban.net, bạn có thể thuận lợi tổ chức và ghi chép nội dung cuộc họp một cách đầy đủ, dễ dàng. Đọc thêm nhiều bài viết hữu ích về việc làm văn phòng tại Cẩm Nang Mua Bán bạn nhé!
>>>Xem thêm:
- Biên bản bàn giao thiết bị là gì? Tải mẫu chi tiết nhất
- Biên bản thanh lý hợp đồng mẫu mới và thông dụng nhất
