Kiểm soát nội bộ là một hoạt động xuất hiện với vai trò quan trọng trong việc kiểm soát rủi ro và nâng cao tối đa hiệu quả kinh doanh. Vậy kiểm soát nội bộ là gì? Hãy cùng Muaban.net tìm hiểu chi tiết về hệ thống kiểm soát nội bộ qua bài viết này nhé!
I. Kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ (Internal Control) là toàn bộ những quy tắc, quá trình và hồ sơ giúp đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của thông tin tài chính, kế toán. Mục tiêu của việc này là đạt được mục đích và nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách hợp lý. Đặc biệt kiểm soát nội bộ sẽ giảm thiểu được những rủi ro, tổn thất không may xảy ra đối với doanh nghiệp.
II. Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Dưới đây là những nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ hiện nay:
- Giảm rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (những sai sót này có thể vô tình gây thiệt hại, làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm,…).
- Đảm bảo nhất quán và tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
- Đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động cũng như các quy định của luật pháp.
- Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực doanh nghiệp và đạt được mục tiêu đặt ra.
- Bảo vệ quyền lợi của các cổ đông và nhà đầu tư.
- Lập báo cáo tài chính (BCTC) hợp lệ, kịp thời và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
III. Mục tiêu quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo COSO 2013, có 3 nhóm mục tiêu chính mà hệ thống kiểm soát nội bộ hướng tới. Cụ thể:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhóm mục tiêu này được thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài lực,…
- Nhóm mục tiêu về báo cáo: Gồm các báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài cũng như bên trong Công ty sử dụng. Mục tiêu này đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo đơn vị đã cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Tuân thủ các quy định của công ty và quy định pháp luật hiện hành.
IV. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng
1. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Đây là một trong những nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng nhật. Trong một tập thể hay một doanh nghiệp, việc phân chia trách nhiệm công việc hợp lý cho từng thành viên là điều cần thiết giúp nâng cao hiệu suất công việc. Bởi vì mỗi vị trí sẽ bao gồm những công việc cụ thể khác nhau và kèm theo đó là yêu cầu trình độ chuyên môn khác nhau nên khi phân chia công việc phù hợp với khả năng chuyên môn nhân viên sẽ giúp họ nâng cao khả năng chuyên môn cũng như tránh được những trường hợp sai sót không đáng có.
2. Nguyên tắc bất khiêm nhiệm
Cùng với nguyên tắc phân công, phân nhiệm thì bất kiêm nhiệm cũng là một nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng. Hiểu đơn giản thì bất kiêm nhiệm tức là một cá nhân không được làm việc ở nhiều vị trí, chức vụ khác nhau.
Theo đó, nguyên tắc này yêu cầu có sự tách biệt rõ ràng về trách nhiệm của các cá nhân nhân sự trong các nghiệp vụ có liên quan. Mặc dù vẫn cho phép kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiện công việc nhưng quyền quyết định vẫn thuộc về người nắm chính đầu việc đó. Mục đích chính của nguyên tắc này là ngăn ngừa các trường hợp sai phạm, lạm dụng quyền hạn, chức vụ gây ra những ảnh hưởng xấu cho hoạt động của tổ chức.
3. Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn
Bên cạnh hai nguyên tắc được nhắc đến ở trên. Công tác ủy quyền, phê chuẩn công việc cũng rất quan trọng. Để không làm mất đi tính tập trung của doanh nghiệp thì các nhà quản lý sẽ phê chuẩn hoặc ủy quyền cho các cấp dưới thấp hơn giải quyết các công việc trong phạm vi nhất định. Tức nhiên là việc phê chuẩn hay ủy quyền phải thực hiện nghiêm ngặt và kiểm tra đúng đắn, chính xác.
| Ngoài ra, bạn còn có thể tham khảo thêm các tin đăng về khách sạn, căn hộ cho thuê giá tốt trên website Muaban.net |
5,5 triệu/tháng
2,9 triệu/tháng
6 triệu/tháng
4 triệu/tháng
3,7 triệu/tháng
9,5 triệu/tháng
4. Nguyên tắc toàn diện
Nguyên tắc toàn diện có nghĩa là toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp sẽ đều được hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm soát theo như các nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
5. Nguyên tắc tối ưu chi phí
Đây cũng là một trong những nguyên tắc kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp cần quan tâm. Sở dĩ có điều này là vì mỗi hoạt động kiểm soát đều cần những chi phí nhất định. Vậy nên một biện pháp hay chiến lược kiểm soát nội bộ chỉ được áp dụng khi đảm bảo chi phí bỏ ra thấp hơn phần lợi ích mà nó mang lại.
Chính vì vậy, theo nguyên tắc tối ưu chi phí thì yêu cầu hệ thống kiểm soát nội bộ cần định lượng được những rủi ro có thể xảy ra, cần tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
6. Kiểm tra độc lập
Kiểm tra độc lập từng nhân viên là việc cần được thực hiện. Mục đích của nguyên tắc này là tạo ra một môi trường làm việc trung thực, khách quan, rõ ràng, từ đó giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
7. Phân tích rà soát
Cùng với những nguyên tắc được đề cập ở trên thì phân tích rà soát là một nguyên tắc mà kiểm soát nội bộ không thể bỏ qua. Phân tích rà soát là phân tích, so sánh các số liệu, thông tin từ các kênh, các nguồn khác nhau. Việc phân tích rà soát cần được thực hiện rõ ràng theo các chỉ tiêu cụ thể, như vậy sẽ giúp nhanh chóng phát hiện được những sai sót, hay thậm chí là hành vi gian lận, từ đó sẽ có những biện pháp xử lý kịp thời.
V. 6 yếu tố tác động đến kiểm soát nội bộ
1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố như triết lý, phong cách điều hành, quan điểm, nhận thức của Ban giám đốc, Ban lãnh đạo, Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, Đội ngũ nhân sự cũng như các yếu tố khác bên ngoài ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ như trách nhiệm pháp lý, các cơ quan nhà nước,… Môi trường kiểm soát là một trong những yếu tố ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
2. Hệ thống kế toán
Đây là các quy định về kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để thực hiện việc ghi chép và phản ánh những giao dịch phát sinh trong báo cáo tài chính. Một hệ thống kế toán cần phải đảm bảo được tính đầy đủ, tính trung thực, tính chính xác, tính phê chuẩn, tính phân loại, và tính kịp thời bởi vì các số liệu, thông tin được thể hiện trong báo cáo tài chính của hệ thống kế toán là cơ sở cho ban quản lý, lãnh đạo công ty cân nhắc, tính toán và đưa ra những quyết định, những chính sách cho hoạt động quản lý doanh nghiệp.
3. Đánh giá rủi ro
Trong quá trình hoạt động, vận hành doanh nghiệp thì việc phát sinh những rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, các nhà quản lý cũng như ban lãnh đạo doanh nghiệp cần phân tích, đánh giá kỹ lưỡng những rủi ro có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những biện pháp kiểm soát kịp thời, hạn chế tối đa những tổn thất có thể xảy ra đối với doanh nghiệp.
4. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát bao gồm việc xây dựng quy trình kiểm toán, phân chia trách nhiệm công việc, phê chuẩn công việc, kiểm soát hoạt động xử lý sổ sách chứng từ, kiểm soát vật chất / tài sản và cuối cùng là phân tích, rà soát những việc đã được thực hiện nhằm đảm bảo mọi việc đều hoạt động bình thường, từ đó cũng có thể phát hiện những vấn đề bất cập để có kế hoạch điều chỉnh hoạt động một cách hợp lý và hiệu quả.
5. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là một trong những yếu tố quan trọng phục vụ cho hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Một hệ thống thông và tin truyền thông được xem là chất lượng khi nó đảm bảo các yêu cầu sau:
- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật chính xác và kịp thời những thông tin quan trọng cho những người quản lý, người có thẩm quyền trong công ty;
- Các thông tin được truyền tải cần phải được tiếp cận đến toàn bộ công ty, đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ có thể hiểu và thực hiện được;
- Doanh nghiệp cũng cần có những biện pháp xử lý phòng ngừa cho những trường hợp gặp sự cố khi truyền tải thông tin.
6. Giám sát
Giám sát là hoạt động mà người quản lý/lãnh đạo hoặc người giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ công ty theo dõi và đánh giá chất lượng của hệ thống đang vận hành để những điều chỉnh sao cho phù hợp và hiệu quả hơn. Việc giám sát này có thể được thực hiện thường xuyên hay định kỳ tùy theo chính sách quản lý của ban lãnh đạo công ty sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại.
VI. Kỹ năng cần có để kiểm soát nội bộ hiệu quả
1. Kiến thức chuyên môn
Bởi vì hệ thống kiểm soát nội bộ có quan hệ trực tiếp tới tài chính nên việc có kiến thức chuyên môn là điều vô cùng quan trọng. Bạn cần phải có bằng cấp, kinh nghiệm kế toán hoặc kiểm toán. Đây là một ngành cần nguồn nhân lực khá lớn do các doanh nghiệp, công ty xuất hiện ngày càng nhiều. Việc sở hữu một số chứng chỉ liên quan đến nghiệp vụ cũng hỗ trợ công việc của bạn rất nhiều. Bên cạnh đó thì thông hiểu về luật pháp, luật kinh doanh cũng sẽ là điểm cộng dành cho bạn.
2. Kỹ năng phân tích và kiểm soát
Phân tích và kiểm soát là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một người làm kiểm soát nội bộ cần có. Đây là “trợ thủ” vô cùng đắc lực giúp các kiểm soát viên có thể xác định được tính chính xác và minh bạch trong các vấn đề tài chính, quản trị cũng như kế toán trong doanh nghiệp.
Nhân viên kiểm soát nội bộ cần phải đưa ra được những dự báo về rủi ro và cơ hội có thể đến với doanh nghiệp trong tương lai. Để có thể dự đoán đúng nhất thì bạn cần có kinh nghiệm chuyên sâu trong việc phân tích thị trường, người dùng, đối thủ và thực trạng hiện tại của doanh nghiệp,…
3. Kỹ năng giao tiếp
Trong những trường hợp kiểm soát nội bộ có trách nhiệm đại diện công ty để tham gia, trao đổi và làm việc với những cơ quan kiểm toán bên ngoài. Vì vậy, các bạn hãy tự chủ động đầu tư và trau dồi thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ để công việc diễn ra thuận lợi nhất nhé!
VII. Giải pháp kiểm soát nội bộ chuyên nghiệp
1. Kiểm soát giao hàng và bán hàng
Để kiểm soát hiệu quả thì việc thực hiện đặt hàng cần được tuân theo các điều khoản và điều kiện quy định sẵn (ai là người có thẩm quyền phê duyệt, mẫu đơn đặt hàng như thế nào,…).
Bên cạnh đó cũng có những chính sách về thanh toán, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa để có thể giao hàng đúng và đủ cho khách hàng cũng như hạch toán đầy đủ và chính xác vào báo cáo tài chính. Khi giao hàng nên có các cam kết về ngày giao hàng, việc này thì nhân viên bán hàng cần được duyệt phê duyệt trước khi thực hiện.
2. Kiểm soát mua hàng
Để hạn chế những sai sót cũng như gian lận trong việc đặt hàng từ các nhà cung cấp thì chỉ những người có thẩm quyền mới có thể lập phiếu đề nghị mua hàng (có chữ ký và phê duyệt hợp lệ). Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên phân chia tách biệt giữa chức năng mua hàng và nhận hàng để có thể đo lường, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa một cách chính xác nhất.
Ngoài ra, sau một khoảng thời gian nhất định thì công ty nên cân nhắc hoán đổi nhân viên mua hàng để kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng bất hợp lệ từ nhà cung cấp, cũng như có những chính sách kỷ luật nếu có hành vi vi phạm. Khi mua hàng thì phòng mua hàng phải có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán những khoản thanh toán liên quan (chiết khấu, hàng trả lại, hàng chưa thanh toán,…) từ đó hệ thống kế toán sẽ có thể kiểm soát được chính xác nhất.
3. Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định (TSCĐ)
Đối với hàng tồn kho, để có thể kiểm tra kỹ lưỡng và phát hiện những sai lệch (nếu có) thì phải tách biệt chức năng của thủ quỹ và chức năng của kế toán hàng tồn kho, các hàng hóa nhập/xuất kho chỉ hợp lệ khi có phiếu xuất/nhập hàng kèm theo chữ ký hợp lệ của thủ kho. Để tránh hàng hóa bị thất lạc thì hàng tồn kho cần có nhãn dán ghi rõ thông tin hay phiếu lưu chuyển hàng hóa chi tiết.
Đối với tài sản cố định thì phòng kế toán cần lưu giữ các giấy tờ đăng ký TSCĐ để có thể đối chiếu và kiểm kê TSCĐ theo yêu cầu hoặc theo định kỳ và cập nhật đúng vào bản đăng ký TSCĐ.
4. Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng
Đối với kiểm soát tiền mặt thì bộ phận kế toán cần có sổ quỹ ghi lại thông tin thu – chi tiền mặt và quản lý chúng. Bên cạnh đó thì để sử dụng khoản tiền mặt một cách hợp lý thì cần quy định mức thanh toán cụ thể và kiểm tra thường xuyên số dư tiền mặt, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình làm việc của thủ quỹ và kế toán.
Đối với kiểm soát tài khoản ngân hàng thì cần thực hiện đối chiếu số dư trên tài khoản ngân hàng với số dư trên sổ sách được kế toán thống kê thường xuyên, khi có sự chênh lệch thì phải đối chiếu lập tức với các chứng từ thu chi có liên quan để có biện pháp xử lý kịp thời.
5. Kiểm soát hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Do đó, việc kiểm soát hệ thống thông tin cần được thực hiện một cách chặt chẽ, cụ thể:
- Đối với tài liệu nội bộ công ty, cần đồng bộ tài khoản của nhân viên trong công ty, mỗi người sở hữu một tài khoản và có quyền truy cập vào từng mục khác nhau theo như quyền hạn và chức năng của nhân viên;
- Để tránh trường hợp mất thông tin quan trọng thì các doanh nghiệp nên lập bản sao dự phòng các dữ liệu quan trọng và quản lý an toàn ở máy chủ trung tâm;
- Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần sự bảo vệ cho hệ thống máy tính bằng các phần mềm diệt virus. Lưu ý không nên sử dụng các phần mềm không có bản quyền khi chưa có sự phê duyệt của bộ phận kỹ thuật.
VIII. Tổng kết
Như vậy thông quan bài viết này, bạn đã hiểu rõ được kiểm soát nội bộ là gì cũng như nhiệm vụ, chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Hãy luôn cầu tiến, chịu khó học hỏi và trau dồi kinh nghiệm để có được những cơ hội việc làm tốt. Bạn cũng có thể đọc thêm được thông tin về việc làm bằng cách truy cập website Muaban.net!
>>> Xem thêm:
- Vị trí công tác là gì? Tầm quan trọng của vị trí công việc
- Kỹ Năng Nhân Sự Là Gì? Làm Thế Nào Để Trở Thành Một Nhà Quản Lý Giỏi?
