Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán thường gặp

Chứng từ kế toán là gì và vai trò quan trọng của chúng trong lĩnh vực kế toán doanh nghiệp. Hãy cùng Mua Bán tìm hiểu về cách chứng từ kế toán được sử dụng, vì sao chúng là bước quan trọng trong quá trình hạch toán, và tác dụng của chúng trong quản lý doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!

1. Chứng từ kế toán là gì?

Theo điều 3 của Luật kế toán năm 2015, chứng từ kế toán đề cập đến các tài liệu và vật phẩm thể hiện thông tin về các giao dịch kinh tế, tài chính đã xảy ra và đã được hoàn thành, được sử dụng để ghi chép vào sổ kế toán.

2. Nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán cần chứa các thông tin quan trọng sau đây:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm khi lập chứng từ kế toán;
• Thông tin về người hoặc tổ chức lập chứng từ, bao gồm tên và địa chỉ;
• Thông tin về người hoặc tổ chức nhận chứng từ kế toán, bao gồm tên và địa chỉ;
• Mô tả chi tiết về giao dịch kinh tế, tài chính mà chứng từ phản ánh;
• Số lượng, đơn giá và tổng số tiền của giao dịch, được ghi bằng số và bằng chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt, và những người có liên quan khác đối với chứng từ kế toán.

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại chứng từ, có thể có thêm các thông tin khác ngoài những nội dung chính nêu trên.

Tham khảo thêm: Hạch toán kế toán là gì? Vai trò, nhiệm vụ và phân loại hạch toán

3. Các loại chứng từ kế toán

3.1. Chứng từ liên quan đến tiền mặt

• Phiếu thu: Chứng từ xác nhận việc nhận tiền từ khách hàng khi họ thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho các sản phẩm và hàng hóa.
• Phiếu chi: Chứng từ xác nhận quá trình chi tiền mặt cho nhà cung ứng để mua hàng hóa và nguyên vật liệu.
• Giấy đề nghị thanh toán: Biểu mẫu đề xuất việc thanh toán cho các dịch vụ hoặc sản phẩm đã được cung cấp.
• Giấy đề nghị tạm ứng: Thông báo yêu cầu tạm ứng một phần số tiền trước khi thực hiện giao dịch chính.

3.2. Chứng từ liên quan đến tiền lương

Tài liệu kế toán: Biểu mẫu chấm công, Biểu mẫu tính lương, Biểu mẫu thanh toán tiền lương, Hợp đồng lao động, và các quy định, quy chế liên quan.

3.3. Chứng từ liên quan đến Ngân hàng

Các chứng từ kế toán được biểu thị qua:

• Bảng Báo Nợ/Báo Có từ Ngân hàng.
• Sec tiền mặt: Tài liệu sử dụng khi công ty phát hành séc để nhân viên rút tiền từ tài khoản ngân hàng để nhập vào quỹ tiền mặt.
• Ủy nhiệm chi: Chứng từ sử dụng khi thanh toán cho nhà cung ứng hàng hóa qua hình thức chuyển khoản.
• Chuyển tiền nội bộ: Giấy tờ xác nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền Việt Nam đồng sang tài khoản ngoại tệ, nhằm thuận tiện cho thanh toán với những nhà cung ứng hàng hóa ở nước ngoài.
• Tiền đang chuyển: Chứng từ này thể hiện rằng số tiền từ người gửi đang được chuyển đến tài khoản của người nhận, trong trường hợp này, là các nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ.

3.4. Chứng từ liên quan đến đến Mua hàng/ Bán hàng

• Hóa đơn bán hàng: Chứng từ ghi lại quá trình bán hàng thành công của các sản phẩm và hàng hóa, đã được nhân viên kế toán ghi vào doanh thu.
• Hóa đơn mua hàng: Chứng từ ghi lại quá trình mua các loại hàng hóa và sản phẩm.
• Hàng bán trả lại: Chứng từ đi kèm với hóa đơn trả lại hàng từ phía khách hàng (sử dụng khi có sản phẩm đã được bán nhưng khách hàng trả lại vì một lý do nào đó).
• Hàng mua trả lại: Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào ghi lại quá trình mua hàng hóa, sản phẩm nhưng sau đó lại được trả lại cho nhà cung cấp.
• Chứng từ kế toán được biểu diễn qua: Hóa đơn GTGT đầu ra, Hóa đơn GTGT đầu vào, Tờ khai hải quan, Phiếu Xuất Kho, Phiếu Nhập Kho, Biên bản bàn giao, Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Bảng Báo giá, Biên Bản Thanh lý Hợp đồng kinh tế.

Tham khảo thêm: Nghiệp vụ kế toán là gì? 7 nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp

4. Biểu mẫu chứng từ kế toán

4.1. Biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200

Biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200

TÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN	SỐ HIỆU
I. Lao động tiền lương
Bảng chấm công	01a-LĐTL
Bảng chấm công làm thêm giờ	01b-LĐTL
Bảng thanh toán tiền lương	02-LĐTL
Bảng thanh toán tiền thưởng	03-LĐTL
Giấy đi đường	04-LĐTL
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành	05-LĐTL
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ	06-LĐTL
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài	07-LĐTL
Hợp đồng giao khoán	08-LĐTL
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán	09-LĐTL
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương	10-LĐTL
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội	11-LĐTL
II. Hàng tồn kho
Phiếu nhập kho	01-VT
Phiếu xuất kho	02-VT
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá	03-VT
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ	04-VT
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá	05-VT
Bảng kê mua hàng	06-VT
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ	07-VT
III. Bán hàng
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi	01-BH
Thẻ quầy hàng	02-BH
IV. Tiền tệ
Phiếu thu	01-TT
Phiếu chi	02-TT
Giấy đề nghị tạm ứng	03-TT
Giấy thanh toán tiền tạm ứng	04-TT
Giấy đề nghị thanh toán	05-TT
Biên lai thu tiền	06-TT
Bảng kê vàng tiền tệ	07-TT
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)	08a-TT
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ)	08b-TT
Bảng kê chi tiền	09-TT
V. Tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ	01-TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ	02-TSCĐ
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành	03-TSCĐ
Biên bản đánh giá lại TSCĐ	04-TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ	05-TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ	06-TSCĐ

4.2. Biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 133

Biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 133

TÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN	SỐ HIỆU
I. Lao động tiền lương
Bảng chấm công	01a-LĐTL
Bảng chấm công làm thêm giờ	01b-LĐTL
Bảng thanh toán tiền lương	02-LĐTL
Bảng thanh toán tiền thưởng	03-LĐTL
Giấy đi đường	04-LĐTL
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành	05-LĐTL
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ	06-LĐTL
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài	07-LĐTL
Hợp đồng giao khoán	08-LĐTL
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán	09-LĐTL
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương	10-LĐTL
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội	11-LĐTL
II. Hàng tồn kho
Phiếu nhập kho	01-VT
Phiếu xuất kho	02-VT
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	03-VT
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ	04-VT
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	05-VT
Bảng kê mua hàng	06-VT
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ	07-VT
III. Bán hàng
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi	01-BH
Thẻ quầy hàng	02-BH
IV. Tiền tệ
Phiếu thu	01-TT
Phiếu chi	02-TT
Giấy đề nghị tạm ứng	03-TT
Giấy thanh toán tiền tạm ứng	04-TT
Giấy đề nghị thanh toán	05-TT
Biên lai thu tiền	06-TT
Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý	07-TT
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)	08a-TT
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)	08b-TT
Bảng kê chi tiền	09-TT
V. Tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ	01-TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ	02-TSCĐ
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành	03-TSCĐ
Biên bản đánh giá lại TSCĐ	04-TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ	05-TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ	06-TSCĐ

Tham khảo thêm: Công việc của kế toán trong doanh nghiệp và tố chất để trở thành một kế toán giỏi

5. Tác dụng của chứng từ kế toán

Đối với doanh nghiệp:

• Chứng từ kế toán là bước quan trọng đầu tiên để ghi nhận sự xuất hiện của các giao dịch kinh tế tài chính, là cơ sở để ghi chú các giao dịch vào sổ kế toán. Do đó, chứng từ kế toán chứng minh tính hợp lệ của các giao dịch được ghi chú trong sổ kế toán.
• Chứng từ kế toán là công cụ truyền đạt công việc xuống các bộ phận thực hiện trong quản lý doanh nghiệp. Chúng cũng là cơ sở để kiểm tra sự hoàn thành các công việc hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chứng từ kế toán đóng vai trò là bằng chứng pháp lý khi có sự tranh chấp, kiện tụng giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với các cơ quan pháp luật.

Đối với Nhà nước:

• Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi nhận và kiểm tra việc thực hiện các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

6. Điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật kế toán 2015 và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

(Điều 17 Luật kế toán 2015)

7. Các quy định ký chứng từ kế toán

Theo điều 19 Luật kế toán năm 2015:

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Tham khảo thêm: Ngành kế toán và những điều bạn cần biết khi theo học

8. Các quy định khi lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán được đề cập trong Điều 18 của Luật Kế toán 2015 như sau:

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của luật này

3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

5. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Luật Kế toán 2015. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Ngoài các thông tin liên quan đến chứng từ kế toán là gì, bạn cũng có thể tham khảo về các việc làm kế toán tại đây:

9. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán được quy định trong Điều 21 của Luật Kế toán 2015 như sau:

1. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Trên đây là tất cả những thông tin liên quan đến Chứng từ kế toán là gì mà Mua bán muốn chia sẻ đến bạn. Hãy cân nhắc, tham khảo những thông tin trên để có thể đưa ra quyết định chính xác, đúng đắn khi ký các loại chứng từ kế toán. Đừng quên truy cập Muaban.net để tìm hiểu thêm các thông tin liên quan khác nhé.

Xem thêm: Kế toán kho là gì? Mô tả công việc và mức lương hiện nay