Chi phí kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí kế toán có nhiều loại và nó khác biệt với khái niệm chi phí thuế TNDN. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về chi phí kế toán là gì, các loại chi phí và điểm khác biệt so với chi phí thuế TNDN qua bài viết sau đây của Muaban.net.
1. Khái niệm chi phí kế toán là gì?
Chi phí kế toán là tổng hợp các chi phí mà một doanh nghiệp cần chi trả khi thực hiện sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Bao gồm các khoản chi tiêu như khấu hao máy móc, thiết bị, nhà xưởng, mua sắm nguyên liệu, vật liệu, cũng như chi phí tiền lương cho nhân viên và các khoản lãi khi vay vốn. Các chi phí này thường liên quan chặt chẽ đến sản lượng hàng hoặc dịch vụ cần sản xuất.
Chi phí kế toán được thể hiện thông qua các dòng tiền mà chủ doanh nghiệp chi trả để đầu tư vào việc sản xuất và kinh doanh. Chúng thường được ghi chép trong sổ sách kế toán để người khác có thể kiểm tra và xác minh dễ dàng.
2. Phân biệt chi phí kế toán và thuế TNDN
Để thấy sự khác nhau giữa chi phí kế toán và chi phí thuế TNDN mời bạn đọc xem bảng sau:
| Nội dung | Chi phí kế toán | Chi phí thuế TNDN |
| Khái niệm | Chi phí kế toán: Bao gồm các khoản chi phí mà doanh nghiệp tiêu tốn trực tiếp vào quá trình sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.. | Bao gồm các chi phí liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và chi phí thuế hoãn lại phát sinh trong năm, dùng để xác định kết quả kinh doanh sau thuế của doanh nghiệp. |
| Về quy định | Tuân theo các quy định của luật kế toán. | Chịu quy định theo luật thuế. |
| Các khoản chi phí không có hóa đơn, chỉ có hóa đơn bán lẻ | Các chi phí này được tính vào chi phí hợp lý, được hạch toán và ghi nhận theo số thực chi. | Các khoản chi phí không có hóa đơn giá trị gia tăng, chỉ có hóa đơn bán lẻ thì không được tính là chi phí được trừ. Trừ trường hợp công ty có lập bảng kê mẫu 01/TNDN để xác định chi phí đầu vào hợp lý. |
| Chi phí khấu hao TSCĐ | Thời gian tính khấu hao:
Dựa trên ước tính thời gian sử dụng của tài sản. Đối với các ô tô có từ 9 chỗ ngồi trở xuống (loại trừ ô tô chuyên vận chuyển hành khách, kinh doanh khách sạn…), phần nguyên giá trên 1,6 tỷ đồng sẽ được sử dụng làm cơ sở để xác định khấu hao. Nguyên giá của ô tô sẽ được xác định dựa trên giá mua thực tế cộng thêm phần thuế GTGT tương ứng với giá trị trên 1,6 tỷ đồng. Chi phí khấu hao của ô tô sẽ được tính theo nguyên giá và được coi là một chi phí kế toán hợp lý. |
Thời gian tính khấu hao:
Phải tuân theo quy định cụ thể tại Thông tư 45/2013/TT-BTC. Khấu hao tài sản cố định như ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống được xác định trên phần nguyên giá vượt quá 1,6 tỷ đồng, trừ khi đó là ô tô dùng cho việc vận chuyển hành khách hoặc kinh doanh khách sạn. Phần khấu hao tương ứng với giá trị trên 1,6 tỷ không được coi là chi phí hợp lý. |
| Chi phí phạt về vi phạm hành chính | Được tính và ghi nhận vào chi phí kế toán, nhưng không được tính là chi phí hợp | Chưa được coi là chi phí hợp lý, chỉ được trừ khi tính thuế TNDN. |
| Chi phí tiền lương của chủ DN tư nhân | Tính vào chi phí kế toán, nhưng không được xem là chi phí hợp lý. | Không được xem là chi phí hợp lý, chỉ được trừ khi tính thuế TNDN. |
| Phần chi trang phục cho người lao động bằng tiền quá 5 triệu đồng/người/năm | Được tính vào chi phí kế toán và ghi nhận, nhưng không được xem là chi phí hợp lý. | Không được xem là chi phí hợp lý, chỉ được trừ khi tính thuế TNDN. |
| Chi phí lãi vay của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế. | Tính toán toàn bộ chi phí lãi vay theo lãi suất thực tế và ghi nhận vào sổ sách. | Chỉ có phần chi phí lãi vay không vượt quá 150% lãi suất cơ bản được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước mới được xem là chi phí hợp lý. |
- Ví dụ:
1. Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phú năm 2023 vay 800 triệu vốn sản xuất kinh doanh của ông Cường với lãi suất 2%/tháng, lãi suất cơ bản theo Ngân hàng nhà nước là 10%/năm
Theo luật kế toán:
Công ty hạch toán khoản chi phí lãi vay như sau:
- Nợ TK 635: 800.000.000 x 2% = 16.000.000
- Có TK 112: 16.000.000
Cuối kỳ, kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định được lợi nhuận.
Theo luật thuế:
Công ty chỉ được tính vào chi phí được trừ phần chi phí lãi vay tương ứng với lãi suất 150% lãi suất cơ bản, tương ứng với số tiền là: 800.000.000 x (10% x 150%)/12 = 10.000.000 (đồng)
2. Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phú, năm 2023 có tổng chi phí lương của giám đốc là 120 triệu đồng.
Theo luật kế toán:
Công ty căn cứ bảng lương hạch toán khoản lương này như sau:
- Nợ TK 642: 120.000.000
- Có TK 334: 120.000.000
Cuối kỳ, kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định được lợi nhuận.
Theo luật thuế:
Công ty phải loại khoản chi phí này ra khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Xem thêm: Nghiệp vụ kế toán là gì? 7 nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp
3. Vai trò của kế toán chi phí là gì?
3.1. Kiểm soát các khoản chi phí doanh nghiệp
Kế toán chi phí đảm nhận việc phân loại các loại chi phí như chi phí trực tiếp, chi phí bán hàng, chi phí của nhà máy, giúp doanh nghiệp hiểu rõ và kiểm soát chi phí. Việc này giúp xác định nguồn thu lợi nhuận từ các quy trình và hoạt động của công ty.
3.2. Đo lường, tính giá sản phẩm
Vai trò quan trọng của kế toán chi phí nằm ở việc đo lường giá thành sản phẩm từ việc tính toán chi phí của các nguồn lực được sử dụng trong quá trình sản xuất. Thông tin này là cơ sở để đưa ra quyết định về giá bán sản phẩm hợp lý.
3.3. Kiểm soát quản lý
Kế toán chi phí cung cấp thông tin về chi phí đến các cấp quản lý khác nhau, giúp họ giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Quản lý hiệu quả chi phí giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và ngăn chặn lãng phí, đồng thời đạt được mục tiêu kinh doanh.
3.4. Kiểm soát chiến lược
Thông tin và dữ liệu từ kế toán chi phí thường có tính lâu dài, phản ánh tình hình thực tế của doanh nghiệp. Điều này giúp cấp quản lý xây dựng kế hoạch sử dụng chi phí một cách có chiến lược, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Xem thêm: Kế toán dịch vụ là gì? Những nghiệp vụ, chứng từ kế toán dịch vụ thường gặp
4. Công việc của kế toán chi phí
Các nhiệm vụ cụ thể của kế toán chi phí trong doanh nghiệp bao gồm:
- Ghi chép và chuyển dữ liệu: Đây là quá trình ghi chép chi tiết các khoản chi phí và dữ liệu liên quan, nhằm tạo ra tính minh bạch cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp bất kỳ.
- Báo cáo chi phí: Kế toán chi phí thực hiện tạo báo cáo về chi phí, gửi lên cấp lãnh đạo. Đồng thời, họ cũng thường xuyên lập các chi phí tiêu chuẩn cho các hoạt động sản xuất, quản lý, lao động, vận chuyển… trong quá trình kinh doanh.
- Điều chỉnh báo cáo chi phí: Kế toán chi phí thường xuyên điều chỉnh, cập nhật thông tin và số liệu liên quan đến chi phí trên các hệ thống phần mềm để có thể đảm bảo tính chính xác cao về số lượng chi phí. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và chính xác hơn về tình hình tài chính và chi phí.
Tham khảo việc làm kế toán nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm:
5. Các loại kế toán chi phí phổ biến
Kế toán chi phí trong doanh nghiệp thường gặp hai loại: Kế toán chi phí bán hàng và Kế toán chi phí doanh nghiệp.
5.1. Kế toán chi phí bán hàng
Kế toán chi phí bán hàng: Đây là các chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ. Các loại chi phí bán hàng bao gồm:
- Phí vật liệu bao bì: Chi phí vật liệu đóng gói, bao bì sử dụng để bảo quản và bán hàng hóa.
- Chi phí thuê nhân viên bán hàng: Gồm các chi phí như lương, bảo hiểm, phụ cấp cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển hàng hóa.
- Đồ dùng, dụng cụ: Chi phí các công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng như phương tiện thanh toán, dụng cụ đo lường.
- Phí khấu hao tài sản cố định: Chi phí khấu hao các tài sản cố định sử dụng trong việc bảo quản hàng hóa và bán hàng.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền trả cho các đơn vị bên ngoài cung cấp dịch vụ liên quan đến bán hàng như thuê kho, sửa chữa tài sản cố định, vận chuyển.
- Chi phí bằng tiền khác: Gồm chi phí quảng cáo, bảo hành sản phẩm, chi phí tiếp khách.
Tài khoản kế toán TK 641 – Chi phí bán hàng được sử dụng để ghi nhận và thực hiện kết chuyển các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ.
| STT | Chi phí | Tài khoản |
| 1 | Chi phí nhân viên | TK6411 |
| 2 | Chi phí vật liệu | TK6412 |
| 3 | Chi phí đồ dùng, dụng cụ | TK6413 |
| 4 | Chi phí khấu hao TSCĐ | TK6414 |
| 5 | Chi phí bảo hành | TK6415 |
| 6 | Chi phí dịch vụ mua ngoài | TK6417 |
| 7 | Chi phí bằng tiền khác | TK6418 |
Xem thêm: Chi phí bán hàng là gì? Hạch toán chi phí bán hàng theo một số nghiệp vụ
5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các chi phí phát sinh từ các hoạt động của doanh nghiệp mà không thể phân rã thành từng hoạt động cụ thể. Chi phí này bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc trả lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên quản lý trong doanh nghiệp.
- Đồ dùng văn phòng: Là chi phí dành cho các vật liệu và dụng cụ sử dụng trong công tác quản lý doanh nghiệp như công cụ, văn phòng phẩm.
- Phí khấu hao tài sản cố định: Đây là khoản chi phí liên quan đến khấu hao các tài sản cố định sử dụng chung cho các hoạt động của doanh nghiệp như máy móc, thiết bị và nhà cửa.
- Thuế và lệ phí: Gồm các loại thuế và các khoản phí phát sinh từ việc hoạt động kinh doanh như thuế môn bài, tiền thuê đất, lệ phí và các khoản phí khác.
- Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản dự phòng phải thu hoặc phải trả, có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phí dịch vụ mua ngoài: Là chi phí trả cho các dịch vụ mà doanh nghiệp thuê từ bên ngoài nhằm hỗ trợ công tác quản lý như thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ, tài liệu kỹ thuật.
- Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí đa dạng như chi phí tổ chức hội nghị, chi phí liên quan đến du lịch, phí vận chuyển, và các khoản chi phí khác.
Tài khoản kế toán TK 642 – Chi phí doanh nghiệp được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí này, và nó bao gồm 8 tài khoản cấp 2 cụ thể để phân loại các loại chi phí tương ứng.
| STT | Chi phí | Tài khoản |
| 1 | Chi phí nhân viên quản lý | TK6421 |
| 2 | Chi phí vật liệu quản lý | TK6422 |
| 3 | Chi phí đồ dùng văn phòng | TK6423 |
| 4 | Chi phí khấu hao TSCĐ | TK6424 |
| 5 | Thuế, phí, lệ phí | TK6425 |
| 6 | Chi phí dự phòng | TK6426 |
| 7 | Chi phí dịch vụ mua ngoài | TK6427 |
| 8 | Chi phí bằng tiền khác | TK6428 |
Qua bài viết, bạn đọc cũng đã hiểu được chi phí kế toán là gì ? Đây là một công việc quan trọng, giúp doanh nghiệp định rõ nguồn thu và chi, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nếu bạn quan tâm đến việc làm trong lĩnh vực này, Muaban.net là nơi bạn có thể khám phá cơ hội việc làm và phát triển sự nghiệp của mình. Đừng quên theo dõi của Muaban.net website để cập nhật thêm nhiều thông tin mới khác nữa nhé!
Xem thêm:
- Hạch toán kế toán là gì? Vai trò, nhiệm vụ và phân loại hạch toán
- Nghề kế toán là gì? Tất tần tật những thông tin về nghề kế toán
