Nếu bạn đang là ứng viên xin việc, chắc chắn sẽ không quá là xa lạ với việc viết email gửi CV phải không nào? Tuy nhiên, không phải bất cứ ai cũng sẽ biết cách viết email gửi CV xin việc chuyên nghiệp và hoàn hảo. Viết email như thế nào để có thể gây ấn tượng và ghi điểm tuyệt đối trong mắt nhà tuyển dụng cũng là điều không hề dễ dàng. Chính vì vậy, trong bài viết dưới đây, tôi sẽ tổng hợp những thông tin chi tiết nhất để giải đáp mọi thắc mắc của bạn về vấn đề này nhé!
I. Email xin việc là gì?
Vậy bạn hiểu email xin việc là như thế nào? Email xin việc là phần nội dung mà bạn sẽ viết trực tiếp trên khung văn bản của email, được đính kèm cùng hồ sơ xin việc hoặc CV ứng tuyển gửi cho nhà tuyển dụng.
Đối với phần email này, bạn không cần giới thiệu quá chi tiết phần thông tin của bản thân bởi bản CV hay hồ sơ xin việc đã được đính kèm một cách đầy đủ. Căn bản phần email chỉ là lời mở đầu giới thiệu để đối phương nắm được mục đích và vị trí bạn muốn ứng tuyển là gì? Nếu giới thiệu quá chi tiết sẽ khiến thông tin bị lặp lại và dài dòng, tạo ra hiệu ứng gây nhàm chán.
Thay vào đó, email cần nội dung ngắn gọn, rõ ràng với thông tin nổi bật nhất nhằm mục đích thu hút, gây ấn tượng đối với nhà tuyển dụng. Đồng thời thể hiện được sự chuyện nghiệp trong cách viết email gửi cv và khiến họ xem xét kỹ lưỡng hồ sơ của bạn hơn.
>>>Tham khảo thêm: Bìa CV – Tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng cách tạo bìa CV cuốn hút
II. Hướng dẫn cách viết email gửi CV
Cách viết email gửi CV ứng tuyển trên bất kỳ phương tiện nào cũng phải đảm bảo được 8 tiêu chí về mặt nội dung như sau:
1. Tên email
Tên email được xem là tiêu chí đánh giá đầu tiên mà bạn cần lưu ý thật kỹ trước khi bắt tay vào viết mail xin việc. Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân khi chọn tên email. Tuyệt đối không sử dụng những tên email kiểu như: girlcute@gmail.com, nhocngoc24@gmail.com, longdeptrai69@yahoo.com,… mà hãy sử dụng những email có bao gồm cả họ và tên của bạn. Ngoài ra, bạn có thể thêm các ký hiệu tắt khiến bạn tự hào như trong lĩnh vực chuyên môn hay trường đại học,…
Tôi xin gửi đến bạn một vài ví dụ về tên email chuyên nghiệp, như:
- huyen.muaban@gmail.com
- nguyenphuonglan.work@gmail.com
- minhduc.hr@hotmail.com
2. Tên hiển thị mail
Tên hiển thị email cũng là một trong những điều mà nhà tuyển dụng khá quan tâm. Tuy nhiên, khi viết email nộp CV, các ứng viên thường xuyên gặp phải các sai sót như: không phải tên thật hay họ tên không được viết hoa chữ cái đầu. Mặc dù đây không phải là lỗi quá lớn, nhưng hoàn toàn có thể làm cho bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng đấy nhé!
3. Tiêu đề mail
Đối với tiêu đề email, bạn cần lưu ý 2 trường hợp dưới đây:
- Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên ghi tiêu đề email theo form có sẵn. Thông thường sẽ được hướng dẫn cụ thể việc gửi mail đến địa chỉ “xxxx@gmail.com” với tiêu đề “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Công ty” hoặc “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Ngày tháng ứng tuyển”,… Việc của bạn là làm đúng theo quy trình hướng dẫn thay vì tự viết tiêu đề theo ý kiến cá nhân.
- Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không đưa yêu cầu về tiêu đề email. Đối với trường hợp này, bạn có thể tham khảo một vài yêu cầu của các công ty khác. Tuy nhiên, về cơ bản thì tiêu đề mail xin việc thường đặt giống trong tình huống 1 đã được tôi nêu trên.
4. Nội dung mail
Về mặt nội dung, bạn sẽ phải cho nhà tuyển dụng thấy được rằng bạn là ai, tham gia ứng tuyển với vị trí nào, có kinh nghiệm và năng lực phù hợp ra sao, bản thân sẽ thể hiện điều gì để đảm nhận tốt vai trò ấy!
- Bạn hãy mở đầu bằng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng với họ.
- Nếu bạn biết người nhận là một cá nhân cụ thể thì có thể ghi: Kính gửi Anh/chị – phòng ban,…
- Nhưng nếu bạn không biết đối tượng nhận cụ thể thì hãy ghi: Kính gửi Bộ phận xxx – tên Công ty xxx
5. File đính kèm
Những file đính kèm cần thiết trong email là đơn xin việc, CV xin việc,… Ngoài ra, bạn nên tùy thuộc vào yêu cầu của nhà tuyển dụng để chuẩn bị tài liệu một cách đầy đủ. Hãy chú ý định dạng file PDF, nhằm tránh trường hợp để file ở định dạng Word khi truyền tải qua PC khác có thể dẫn đến tình trạng lỗi font chữ khiến bạn mất điểm hoàn toàn và đây được xem là sai sót khá lớn thể hiện tính không chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng.
>>>Tham khảo thêm:Chia sẻ kinh nghiệm viết CV tester chuyên nghiệp
6. Dung lượng file đính kèm
Sau khi đặt tên file CV và các tài liệu liên quan, bạn nên lựa chọn loại định dạng phù hợp cho các file đính kèm để dung lượng của mail không vượt quá 1TB. Bạn có thể nén file bằng * .zip. Vì định dạng này được Windows hỗ trợ mặc định nên bạn không cần phải cài thêm các chương trình hay phần mềm nào khác.
Điều này sẽ thuận tiện và giúp ít nhiều cho bạn trong việc đẩy nhanh tiến độ hoàn thành và gửi mail cho nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng phải đặt tất cả các tệp vào chung một thư mục có tên cụ thể rồi mới tiến hành quá trình nén file nhé!
7. Chữ ký email
Chữ ký email là một trong những dấu hiệu thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân bạn trong cách viết email gửi cv. Với một chữ ký chuẩn sẽ cần có những thông tin cá nhân như: Họ và tên, số điện thoại, thông tin bổ sung khác, ví dụ như Skype, Linkedin, website,… Điều này có thể giúp nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu cũng như lưu giữ thông tin về ứng viên.
| Tham khảo một số công việc phù hợp với bạn ở tin đăng dưới đây: |
8. Lỗi chính tả
Sai chính tả tưởng chừng như là lỗi đơn giản nhất nhưng lại là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc CV của bạn bị nhà tuyển dụng bỏ qua ngay từ lần đầu đọc. Có thể bạn chăm chút rất kỹ cho nội dung và hình thức nhưng chỉ cần một lỗi dấu câu sai, đánh máy hay sự nhầm lẫn giữa ‘s’ và ‘x’ đã khiến sự tâm huyết của bạn được cho vào sọt rác.
Vì vậy, trước khi gửi đi hãy nhớ kiểm tra thật kỹ lỗi chính tả để tránh gây khó chịu cho người đọc thư. Thêm vào đó, nếu thư xin việc của bạn viết bằng ngôn ngữ tiếng anh thì khả năng sai sót lại càng cao hơn. Do đó đừng chỉ vì một chút sơ suất nhỏ mà đánh mất cơ hội phát triển của bản thân nhé.
III. Tổng hợp một số mẫu Email xin việc
1. Mẫu email xin việc cho sinh viên, người mới tìm việc
|
Kính gửi Quý Công ty [Tên Công ty], Tôi là [Tên của bạn], một sinh viên sắp tốt nghiệp ngành [Ngành học của bạn] từ [Tên trường học]. Tôi đang tìm kiếm cơ hội để áp dụng những kiến thức và kỹ năng mà tôi đã học được trong quá trình đào tạo để giúp đóng góp cho sự thành công của một tổ chức đáng kính như Công ty [Tên công ty]. Qua quá trình tìm hiểu và theo dõi Công ty [Tên công ty], tôi nhận thấy vị trí [Tên vị trí] là một cơ hội hoàn hảo để tôi thực hiện mục tiêu nghề nghiệp của mình. Tôi đặc biệt ấn tượng với [nêu một hoặc hai điểm mà bạn thích về công ty, như văn hóa công ty, sự nghiệp hoặc sản phẩm/dịch vụ của công ty]. Trong quá trình học tập và thực tập, tôi đã phát triển kỹ năng [kỹ năng mà công ty đang tìm kiếm]. Cụ thể, tại [Tên công ty/ dự án/ trường học nơi bạn đã làm việc hoặc học tập], tôi đã [mô tả một hoạt động cụ thể nơi bạn đã mô phỏng, sử dụng hoặc phát triển kỹ năng này]. Tôi tin rằng với những kỹ năng, khả năng và nhiệt huyết mà tôi mang lại, tôi sẽ trở thành một thành viên quan trọng của đội ngũ [Tên công ty]. Tôi rất mong muốn được thảo luận thêm về cách tôi có thể đóng góp cho sứ mệnh và mục tiêu của công ty. Tôi đính kèm CV của mình để cung cấp thông tin chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của tôi. Tôi mong rằng bạn sẽ xem xét đơn xin việc của tôi. Rất cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của tôi. Tôi rất mong muốn được nghe từ bạn sớm. Trân trọng, [Tên bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ email] |
2. Mẫu Email xin việc đối với ứng viên có kinh nghiệm
|
Kính gửi Quý Công ty [Tên Công ty], Tôi là [Tên của bạn], hiện đang tìm kiếm một cơ hội mới như vị trí [Tên vị trí] mà công ty bạn đang tuyển dụng. Trong hơn [số năm kinh nghiệm] năm làm việc trong ngành [tên ngành], tôi đã có cơ hội làm việc với nhiều dự án và công ty khác nhau, từ đó tôi đã phát triển sâu rộng những kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Cụ thể, trong vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty], tôi đã [mô tả thành tựu cụ thể]. Tôi tin rằng với kinh nghiệm và kỹ năng của mình, tôi sẽ có thể đóng góp đáng kể cho công ty [tên công ty] và đảm bảo rằng những mục tiêu và kế hoạch mà công ty đã đặt ra sẽ được thực hiện một cách hiệu quả. Tôi rất ấn tượng với những gì tôi đã học được về công ty [tên công ty], đặc biệt là [điểm mà bạn thích về công ty]. Tôi rất mong muốn có cơ hội tham gia vào một tổ chức đáng kính và tiếp tục phát triển sự nghiệp của mình. Tôi đính kèm CV của mình để cung cấp thông tin chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của tôi. Tôi mong rằng bạn sẽ xem xét đơn xin việc của tôi. Rất cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của tôi. Tôi rất mong muốn có cơ hội thảo luận thêm với bạn. Trân trọng, [Tên bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ email] |
IV. Kinh nghiệm viết CV qua Email
1. Viết sai tên nhà tuyển dụng
Nhiều người va phải tình trạng râu ông này cắm cằm bà nọ. Vì vậy, khi bạn phải đi gửi cv ở nhiều nơi thì hãy cẩn thận, có thể bạn sẽ viết sai tên nhà tuyển dụng. Lỗi này là lỗi sai cấm kỵ nhất. Nếu bạn Kính gửi công ty A nhưng nội dung và vị trí ứng tuyển lại ở công ty B thì chúc bạn may mắn lần sau nhé. Điều này làm cho nhà tuyển dụng thấy bạn không dành sự tôn trọng cho họ.
2. Đặt tên email sai
Nếu bạn là nhà tuyển dụng, chắc chắn bạn sẽ thích một cái tên email chỉn chu và chuyên nghiệp phải không nào? Chính vì vậy, ngay từ việc đặt tên email thì bạn cần thể hiện sự nghiêm túc của mình. Tránh đặt tên email sai, không có ý nghĩa hay quá dài sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy khó chịu và không hài lòng.
3. Quên đính kèm CV hoặc các tài liệu liên quan khác
Mục tiêu của việc gửi cv email chính là đính kèm theo cv. Nhưng bạn lại quên đính kèm file CV thì mọi sự cố gắng đều trở nên vô nghĩa. Đối với những đơn vị tuyển dụng đòi hỏi sự chuyên nghiệp thì họ không chấp nhận nổi đơn xin việc như vậy. Do đó hãy kiểm tra thật cẩn thận trước khi gửi nhé! Đừng vì một phút nôn nóng mà khiến mọi nỗ lực của bản thân biến thành con số 0.
Qua bài viết trên đây của tôi, ắt hẳn bạn đã biết rõ hơn về cách viết email gửi CV xin việc rồi phải không nào? Nếu như muốn tìm việc làm và tỷ lệ được nhận tăng lên cao thì bạn hãy nên đầu tư cho mình một chiếc CV thật chỉnh chu vào nhé!
Hy vọng toàn bộ thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc ứng tuyển công việc mới. Ngoài ra, bạn có thể ghé thăm Muaban.net để xem thêm nhiều điều hữu ích khác nhé!
>>>Xem thêm:
- Tầm quan trọng của sở thích trong CV – Viết sao cho thật ấn tượng?
- Cách viết CV for Internship gây ấn tượng mạnh
- Bật mí mẫu CV xin việc viết tay chuẩn, ấn tượng
