Đối với những người mới thì cách chọn vùng in trong Excel là thao tác đầy thách thức, khó khăn. Tuy nhiên, nếu nắm vững cách in vùng được chọn trong Excel, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian cũng như chi phí in các tài liệu cần sử dụng. Hãy cùng Mua Bán tham khảo hướng dẫn cách chọn vùng in trong Excel chuẩn, chi tiết và cực dễ qua bài viết dưới đây.
I. Vì sao cần chọn vùng in trong Excel?
Nếu bạn muốn có một bản tài liệu đẹp, không tốn quá nhiều giấy, đúng trọng tâm thì việc chọn vùng in trong Microsoft Excel là một trong những thao tác cần thiết và rất quan trọng. Dưới đây là các lý do để bạn cần phải tìm hiểu các hướng dẫn về cách chọn vùng in trong Excel:
- Bạn đang cần phải in một phần nhỏ trong dữ liệu của một tập tin dài
- Bạn đang cần in tập trung vào một phần cụ thể của toàn bộ dữ liệu
- Bạn muốn in kết hợp các phần dữ liệu từ các vị trí khác nhau trong tập tin
Lưu ý: Cách chọn vùng in trong Excel chỉ được thực hiện khi thao tác trên hệ điều hành Windows, phần mềm Excel 2016. Nhưng bạn vẫn có thể sử dụng phương pháp chọn vùng in trên các phiên bản Excel khác với các bước thao tác tương tự.
Tìm hiểu thêm: Cách đổi dấu phẩy thành dấu chấm trong Excel siêu đơn giản, dễ thực hiện
II. Cách thiết lập vùng in trong Excel
Cách chọn vùng in trong Excel cũng khá đơn giản, bạn có thể tham khảo phần hướng dẫn chọn vùng nhanh cũng như hướng dẫn cách chọn vùng in chi tiết dưới đây:
1. Hướng dẫn chọn vùng nhanh
Bạn kéo và chọn các ô đã được xác định là vùng đen để bôi đen -> chọn Page Layout -> vào Page Setup -> chọn Print Area -> chọn Set Print Area để thiết lập khu vực đã chọn in, kiểm tra lại bố cục bằng Print Preview. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn ở video dưới đây:
2. Thiết lập chọn vùng chi tiết
Ngoài hướng dẫn nhanh về cách chọn vùng in trong Excel, bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách thiết lập chọn vùng chi tiết sau:
- Bước 1: Điều chỉnh kích thước bảng, chỉnh lề, căn chỉnh trang trước khi kéo và chọn các ô cần xác định vùng in -> chọn Page Layout
- Bước 2: Để thiết lập khu vực in đã chọn, bạn chọn Page Setup -> chọn Print Area -> chọn Set Print Area
- Bước 3: Sau khi thực hiện thành công, bạn sẽ có được kết quả của cách chọn vùng in trong Excel. Bạn cũng có thể sử dụng cách chọn nhiều vùng in trong Execl theo phương pháp này.
Tìm hiểu thêm: Cách khóa ô trong Excel đơn giản, chi tiết và nhanh chóng nhất
III. Cách hủy bỏ vùng in trong Excel
Sau thực hiện cách chọn vùng in trong Excel thì bạn có thể hủy bằng cách bỏ chọn vùng in trong Excel theo hướng dẫn sau:
1. Xóa vùng nhanh
Để xóa vùng nhanh, bạn hãy nhấp vào bất kỳ vị trí nào đó trên bảng Excel mà bạn muốn hủy bỏ vùng in. Sau đó vào Page Layout -> chọn Print Area -> chọn Clear Print Area để tiến hành xóa khu vực in đã thiết lập.
2. Chi tiết cách xóa
Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết cách xóa vùng in trong Excel qua các bước cụ thể sau:
- Bước 1: Hãy chọn bất kỳ vị trí nào đó trên bảng Excel mà bạn đang muốn bỏ vùng in -> chọn Page Layout.
- Bước 2: Để xóa khu vực muốn in trước đó, bạn chọn Print Area -> chọn Clear Print Area.
- Bước 3: Bạn có thể kiểm tra lại các vùng in đã được xóa tại Print Preview, các dữ liệu trong trang tính khi in sẽ được hiển thị toàn bộ và không có ràng buộc từ vùng in nữa.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn chi tiết cách chỉnh Excel vào 1 trang giấy cực dễ
IV. Cách mở rộng vùng in hoặc thay đổi vùng in
Nếu bạn đã chọn vùng in nhưng muốn thay đổi hoặc muốn mở rộng thêm vùng in thì có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
1. Thêm vùng in
Để thêm vùng in, bạn thao tác theo các bước sau:
- Bước 1: Trong bảng Excel, chọn vào các ô mà bạn đang cần thêm vào vùng in -> chọn Page Layout
- Bước 2: Để thêm vào các vùng in đã chọn trước đó, bạn chọn Print Area -> Chọn Add to Print Area.
- Bước 3: Kiểm tra kết quả tại Print Preview trước khi thêm vào vùng in mới. Phần dữ liệu này sẽ không được gộp vào với trang đầu mà xuất hiện ở trang thứ 2.
2. Điều chỉnh vùng in đã chọn
Để điều chỉnh lại vùng in đã chọn, bạn thao tác theo các bước chọn Page Layout -> chọn Breaks -> chọn Page Break Preview để sắp xếp trang in hợp lý.
V. Cách giữ tiêu đề khi in trong Excel
Tính năng lặp lại tiêu đề là khả năng giữ nguyên tiêu đề của các hàng, cột trong trong Excel. Bạn có thể tham khảo những hướng dẫn cụ thể như:
1. Vì sao cần giữ tiêu đề khi in?
Việc giữ tiêu đề khi in sẽ giúp các tiêu đề được duy trì mà không cần phải lặp lại khi cuộn trang, in ấn hoặc chuyển sang trang tính khác. Và một số lý do để giữ tiêu đề khi in:
- Giúp người dùng dễ theo dõi và hiểu dữ liệu khi phải in nhiều trang của một bảng dữ liệu
- Tạo nên sự chuyên nghiệp và tính tổ chức khi làm các bài báo cáo
- Tiêu đề lặp lại mỗi trang giúp người dùng xác định nhanh nội dung từng cột khi cần tham chiếu thông tin trên nhiều trang
- Tiêu đề ở mỗi trang giúp cho việc sắp xếp tài liệu sau khi in được thuận lợi và dễ dàng hơn
2. Hướng dẫn thiết lập tiêu đề cố định
Để giữ được sự cố định của tiêu đề trong quá trình làm Excel, bạn hãy thao tác theo các bước cụ thể dưới đây:
- Bước 1: Mở file Excel cần sửa -> chọn Page Layout -> chọn Print Titles
- Bước 2: Để chọn hàng hoặc phần mà bạn muốn in lại tiêu đề thì trong phần Page Setup -> chọn Sheet -> chọn Print Titles
- Bước 3: Bấm OK để hoàn tất thao tác và kiểm tra lại bằng cách vào Print Preview
3. Cách xóa thiết lập tiêu đề không cần dùng
Sau khi áp dụng cách lập tiêu đề cố định mà bạn muốn ngưng lại thì có thể xóa thiết lập bằng cách:
- Bước 1: Mở file Excel cần sửa -> chọn Page Layout -> chọn Print Titles
- Bước 2: Ở mục Page Setup -> chọn Sheet -> chọn Print Titles và xóa dòng tiêu đề trong Rows to repeat at top -> bấm Ok để hoàn tất.
Lời kết
Và trên là hướng dẫn cách chọn vùng in trong Excel đơn giản, nhanh chóng dành cho những người mới bắt đầu. Bạn có thể truy cập thêm website Muaban.net nếu cần tham khảo thêm nhiều hướng dẫn khác về Excel, Word. Và đừng quên chia sẻ bài viết trên với mọi người nếu bạn thấy hữu ích nhé!
Nguồn: Tổng hợp
Xem thêm:
- Hướng dẫn chi tiết các cách làm tròn số trong Excel
- Cách chèn ảnh vào EXCEL chi tiết, nhanh chóng và thuận tiện nhất
- Hướng dẫn cộng trừ ngày, tháng, năm trong Excel cực đơn giản, nhanh chóng
