Tổ chức nhân sự và phân chia các bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của một khách sạn. Các bộ phận cần sự phối hợp nhịp nhàng để đảm bảo mang đến sự hài lòng và trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Bài viết này của Muaban.net sẽ gíup bạn hiểu rõ hơn về mô hình tổ chức nhân sự cũng như các bộ phận trong khách sạn. Cùng theo dõi ngay sau đây.
1. Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn
Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn 1 sao: Thông thường, khách sạn 1 sao có quy mô nhỏ, do đó, tổ chức nhân sự cũng đơn giản.
Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn 2 sao:
Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn 3 sao:
Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn 4-5 sao:
2. Các bộ phận trong khách sạn
2.1 Bộ phận điều hành (Executive management)
Bộ phận điều hành của một khách sạn thường bao gồm các vị trí quan trọng như
- Tổng giám đốc (General Manager – GM)
- Phó tổng giám đốc (Deputy General Manager – DGM)
- Thư ký (Secretary)
- Trợ lý (Assistant)
Trong quy mô lớn hơn, có thể có thêm chức danh Giám đốc điều hành (Executive Director) và Phó giám đốc điều hành (Executive Deputy Director).
Các thành viên trong bộ phận điều hành hợp tác với trưởng bộ phận của các phòng ban khác để tạo thành một đội ngũ lãnh đạo cao cấp. Trách nhiệm của bộ phận điều hành là quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của khách sạn, đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả, đồng thời đạt được các mục tiêu đã cam kết với chủ đầu tư hoặc tập đoàn.
Tham khảo thêm: Ngành quản trị nhà hàng khách sạn và 5 điều quan trọng cần biết!
2.2 Bộ phận lễ tân (Front Office)
Bộ phận lễ tân trong khách sạn đóng vai trò như bộ mặt của khách sạn, vì họ là những người trực tiếp tiếp xúc, tương tác với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Họ được coi là cầu nối giữa khách hàng và dịch vụ của khách sạn, cũng như giữa các bộ phận khác trong khách sạn.
Bản mô tả công việc lễ tân khách sạn bao gồm:
- Đón tiếp khách hàng và xử lý yêu cầu, chuyển thông tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan.
- Hướng dẫn khách hàng trong quá trình nhận và trả phòng, thu phí nếu khách hàng sử dụng các sản phẩm và dịch vụ khác trong khách sạn.
- Lưu trữ thông tin khách hàng vào hệ thống.
- Báo cáo thường xuyên với quản lý về tình hình hoạt động.
- Hỗ trợ các bộ phận khác.
Xem thêm: Mục tiêu nghề nghiệp lễ tân: Cách viết chinh phục nhà tuyển dụng
2.3 Bộ phận buồng phòng (Housekeeping)
Bộ phận buồng phòng cung cấp các dịch vụ cũng như chịu trách nhiệm về vấn đề lưu trú của khách hàng và đóng vai trò quan trọng trong khách sạn. Họ phối hợp chặt chẽ với bộ phận lễ tân để cung cấp dịch vụ buồng phòng.
Nhiệm vụ của bộ phận buồng phòng bao gồm:
- Chuẩn bị và đảm bảo phòng sạch.
- Duy trì vệ sinh hàng ngày cho buồng phòng, khu vực tiền sảnh và các khu vực công cộng để luôn sẵn sàng đón khách.
- Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị, vật dụng trong phòng khi làm vệ sinh hoặc nhận và giao các dịch vụ cho khách hàng.
- Báo cáo các vấn đề phát sinh cho bộ phận lễ tân và phối hợp với các bộ phận khác để phục vụ khách hàng.
2.4 Bộ phận ẩm thực (Food & Beverage)
Bộ phận ẩm thực – Food and Beverage Service (F&B) có vai trò chính là phục vụ nhu cầu ăn uống của khách hàng tại khách sạn. Quy mô của F&B phụ thuộc vào quy mô khách sạn và số lượng khách lưu trú hàng ngày. Đây cũng là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và thúc đẩy thương hiệu cho mỗi khách sạn.
Các dịch vụ chính thuộc bộ phận F&B bao gồm:
- Nhà hàng (Restaurant)
- Dịch vụ tiệc (Banquet)
- Dịch vụ đồ uống (Bar/Beverage)
2.5 Bộ phận bếp (Kitchen)
Bộ phận bếp trong ngành ẩm thực cung cấp những món ăn ngon cho thực khách và được coi là “linh hồn” hay “trái tim” của các cơ sở kinh doanh như nhà hàng. Bếp đóng vai trò là đại diện thương hiệu của cơ sở kinh doanh, vì khách hàng luôn mong muốn thưởng thức món ăn ngon kết hợp với dịch vụ tuyệt vời.
Bộ phận bếp bao gồm nhiều chức vụ đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau, bao gồm:
- Bếp trưởng (Executive Chef)
- Bếp phó (Executive Sous Chef)
- Đầu bếp chính (Chef de Cuisine)
- Bếp trưởng bếp bánh (Pastry Chef)
- Đầu bếp bộ phận (Head Chef)
- Tổ trưởng tổ bếp (Chef de Partie)
- Tổ phó tổ bếp (Demi chef)
- Nhân viên bếp (Kitchen Staff)
- Phụ bếp (Commis Chef)
- Trưởng bộ phận tạp vụ bếp (Chief Steward)
- Nhân viên tạp vụ (Stewarding)
2.6 Bộ phận kinh doanh tiếp thị (Sales & Marketing)
Bộ phận kinh doanh và tiếp thị đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công hay thất bại của khách sạn. Mục tiêu chung của mọi khách sạn là tạo ra doanh thu vượt qua chi phí, và bộ phận kinh doanh và tiếp thị là những người có khả năng làm được điều đó.
Vai trò cụ thể của bộ phận kinh doanh và tiếp thị là đưa dịch vụ lưu trú và các dịch vụ khác của khách sạn ra thị trường thông qua các hoạt động tiếp thị và chiến lược bán hàng hợp lý. Họ tìm hiểu về thị trường, nắm bắt nhu cầu và mong muốn của khách hàng, xây dựng chiến lược tiếp thị phù hợp, quảng bá khách sạn và tạo ra các chiến dịch quảng cáo để thu hút và tạo sự quan tâm từ khách hàng tiềm năng.
Đồng thời, họ còn liên tục theo dõi hiệu quả của các hoạt động tiếp thị, đánh giá kết quả và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết. Qua việc tạo ra sự nhận diện thương hiệu mạnh mẽ và thu hút khách hàng, bộ phận kinh doanh và tiếp thị đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được doanh thu cao và thành công kinh doanh cho khách sạn.
Tham khảo thêm các tin đăng về việc làm Marketing, PR trên webiste Muaban.net bạn nhé!
2.7 Bộ phận tài chính – kế toán (Finance and accounting)
Bộ phận kế toán – tài chính quyết định các chiến lược tài chính, bao gồm việc tìm nguồn vốn cho khách sạn. Ngoài ra, họ cũng có nhiệm vụ theo dõi, quản lý và báo cáo về sổ sách thu – chi, công nợ và các hoạt động tài chính khác.
Nhiệm vụ của bộ phận kế toán – tài chính bao gồm:
- Lập chứng từ để ghi nhận việc hình thành và sử dụng vốn.
- Lập chứng từ để xác định kết quả kinh doanh từng bộ phận và toàn bộ khách sạn.
- Lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý và năm.
- Quản lý và giám sát thu – chi, bao gồm quản lý nguồn thu, chi tiêu và kiểm soát các hoạt động tài chính.
2.8 Bộ phận hành chính – nhân sự (Administration – Human Resource)
Bộ phận quản lý nhân sự – hành chính có nhiệm vụ quản lý và tuyển dụng nhân sự. Họ chịu trách nhiệm tổ chức và sắp xếp các cán bộ và nhân viên, đồng thời thiết lập các thể chế và quy chế làm việc.
Ngoài ra, bộ phận này cũng theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong các bộ phận khác, tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, và trực tiếp quản lý nhân viên. Họ cũng đảm nhận nhiệm vụ đào tạo nhân viên mới.
2.9 Bộ phận kỹ thuật bảo trì (Engineering & maintaining)
Bộ phận kỹ thuật trong khách sạn có trách nhiệm quản lý và giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và tránh sự cố xảy ra. Nhiệm vụ cụ thể của bộ phận kỹ thuật bao gồm:
- Theo dõi và bảo trì định kỳ các thiết bị trong khách sạn.
- Tiến hành sửa chữa khi có yêu cầu hoặc khi gặp sự cố với công cụ và thiết bị.
- Trang trí sân khấu và chuẩn bị âm thanh cho các sự kiện trong hội trường như hội nghị, hội thảo theo yêu cầu.
2.10 Bộ phận công nghệ thông tin (Information technology)
Bộ phận Công nghệ thông tin (IT) trong khách sạn có vai trò tham mưu, tổ chức, quản lý và triển khai hệ thống Công nghệ thông tin. Các nhiệm vụ chính của bộ phận IT trong khách sạn:
- Quản trị hệ thống website và hệ thống server
- Quản lý hệ thống máy tính của văn phòng
- Thiết lập và quản lý mạng LAN nội bộ trong khách sạn
- Khắc phục sự cố kỹ thuật, hỗ trợ cho nhân viên và khách hàng khi gặp vấn đề liên quan.
- Đảm bảo hệ thống các thiết bị kỹ thuật số khác như Tivi, âm thanh hoạt động tốt.
- Tham gia hỗ trợ các hoạt động PR, Marketing của khách sạn bằng cách cung cấp công nghệ thông tin và thiết kế đồ họa, như thiết kế tờ rơi, quảng cáo, banner theo yêu cầu của quản lý.
Trong bộ phận IT, có các vai trò chính sau đây:
- Trưởng bộ phận IT (IT Manager): Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến Công nghệ thông tin trong khách sạn, bao gồm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của bộ phận IT.
- Nhân viên IT (IT Officer): Vận hành hệ thống máy tính, mạng LAN, internet, Wifi, và các thiết bị ngoại vi khác. Hỗ trợ nhân viên và khách hàng về các vấn đề công nghệ thông tin khi lưu trú tại khách sạn.
- Nhân viên thiết kế đồ họa (Designer): Thiết kế các tài liệu quảng cáo như tờ rơi, quảng cáo, banner theo yêu cầu của quản lý trong hoạt động PR & Marketing của khách sạn.
2.11 Bộ phận an ninh (Security)
2.12 Bộ phận thể thao và giải trí (Sport & Entertainment)
Bộ phận vui chơi giải trí trong khách sạn cung cấp các dịch vụ như phòng tập thể thao, massage, spa, casino, vũ trường và nhiều dịch vụ giải trí khác. Bộ phận vui chơi giải trí giúp tăng thêm giá trị cho khách sạn và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Họ luôn nắm bắt xu hướng và nhu cầu của khách hàng để cung cấp các dịch vụ giải trí đa dạng và phù hợp.
3. Mối quan hệ giữa các bộ phận
Trong một khách sạn, các bộ phận khác nhau thường có mối quan hệ chặt chẽ và cùng hợp tác để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và chất lượng dịch vụ. Dưới đây là một số mối quan hệ phổ biến giữa các bộ phận trong khách sạn:
- Bộ phận lễ tân (Front Desk) và buồng phòng (Housekeeping): Lễ tân thông báo về số lượng phòng trống và yêu cầu đặt phòng cho buồng phòng. Buồng phòng đảm bảo rằng các phòng được làm sạch và sẵn sàng cho khách hàng khi nhận phòng.
- Bộ phận lễ tân và bộ phận bán hàng (Sales): Lễ tân thường nhận thông tin về các đặc điểm và chính sách giá của khách sạn từ bộ phận bán hàng để cung cấp thông tin cho khách hàng và thực hiện quá trình đặt phòng.
- Bộ phận lễ tân và bộ phận nhà hàng (Food and Beverage): Lễ tân thông báo về số lượng khách đến nhà hàng để nhà hàng có thể chuẩn bị bàn và dịch vụ phục vụ phù hợp.
- Bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp (Kitchen): Nhà hàng lấy thông tin về số lượng khách và đặt hàng từ khách đến bếp để chuẩn bị và phục vụ món ăn.
- Bộ phận bảo trì (Maintenance) và bộ phận kỹ thuật (Engineering): Bộ phận bảo trì và kỹ thuật đảm bảo hoạt động bình thường của các thiết bị và hệ thống trong khách sạn, như điện, nước, điều hòa không khí, internet, để đảm bảo sự thoải mái và an toàn cho khách hàng.
- Bộ phận bảo vệ (Security) và bộ phận lễ tân: Bộ phận bảo vệ hỗ trợ lễ tân trong việc đảm bảo an ninh và an toàn cho khách hàng trong khách sạn.
- Bộ phận kế toán (Accounting) và bộ phận tài chính (Finance): Bộ phận kế toán và tài chính quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của khách sạn, bao gồm thanh toán hóa đơn, quản lý thu chi, và báo cáo tài chính.
