Khi tìm hiểu hay muốn ứng tuyển một vị trí công việc nào đó thì chúng ta đều cần tham khảo thông tin. Tuy nhiên, để hiểu rõ về vị trí làm việc của mình thì còn cần có bản mô tả công việc nữa. Đây là bản mô tả do bộ phận nhân sự tuyển dụng của công ty thiết kế giúp ứng viên hiểu rõ công việc. Vậy, với cương vị nhà tuyển dụng thì làm thế nào để viết được bản mô tả này? Hãy cùng Mua Bán tìm hiểu nhé.
Bản mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc sẽ được nhà tuyển dụng hoặc bộ phận quản lý nhân sự tiến hành thiết kế. Dù làm ở bất cứ đâu thì khi tuyển dụng một vị trí nào đó sẽ có bảng mô tả lại công việc của nhân viên.
Đây là văn bản mô tả những công việc cho vị trí mà người tuyển dụng muốn tuyển nhân viên mới vào làm. Bản mô tả sẽ cung cấp những thông tin về vị trí cũng như các yêu cầu năng lực, điều kiện liên quan đến công việc đó.
Mục đích của bản mô tả công việc là gì?
Vậy bản mô tả công việc được tạo ra với mục đích gì? Mục đích của bản mô tả công việc là gì?
Về cơ bản thì bản mô tả có những mục đích sau:
- Giúp cho nhà tuyển dụng dễ dàng sàng lọc hồ sơ do ứng viên ứng tuyển đã hiểu cơ bản về công việc và apply khi phù hợp.
- Giúp cho người quản lý dễ dàng giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Giúp ứng viên hiểu và đánh giá được sự phù hợp với công việc sắp ứng tuyển.
- Là cơ sở để nhân viên hiểu rõ được mục tiêu, chức năng nhiệm vụ cũng như quyền hạn, chức trách của mình với công việc.
>>> Tham khảo: Mô tả công việc của nhân viên chăm sóc khách hàng
Cách viết bản mô tả công việc chuẩn
Vậy với cương vị là nhà tuyển dụng nhân lực cho công ty, bạn đã biết cách viết bản mô tả công việc chưa? Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Dựa trên bản mô tả sẵn có
Một bản mô tả công việc cơ bản sẽ có những nguyên tắc sau cần tuân theo. Nếu viết bản mô tả công việc dựa trên những mô tả sẵn có, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Định dạng mẫu.
- Bước 2: Dán nội dung sẵn có vào.
- Bước 3: Chỉnh sửa và thêm bớt nội dung cho phù hợp.
Cách viết bản mô tả công việc mới
Còn nếu bạn muốn xây dựng một bản mô tả hoàn toàn mới, thì chỉ cần thực hiện 2 bước cơ bản sau:
- Bước 1: Định dạng mẫu.
- Bước 2: Tự thêm nội dung mô tả công việc cụ thể cho hoàn chỉnh.
Các hình thức viết bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc tùy vào mục đích và yêu cầu của công việc mà sẽ có các hình thức khác nhau. Điển hình là hình thức Word và Excel.
Bản mô tả công việc File Word
Với bản mô tả công việc file Word cũng bao gồm các thông tin cơ bản trong mẫu bản mô tả theo quy định chung. Hình thức trình bày từ dưới định dạng file Word.
Bạn có thể lên thanh công cụ tìm kiếm và gõ bản mô tả công việc file Word để tham khảo một số mẫu có sẵn rồi chỉnh sửa lại nội dung cho phù hợp.
>>> Tham khảo: Nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy điều gì trong hồ sơ xin việc?
Bản mô tả công việc Excel
Khác với file Word thì bản mô tả công việc file Excel được trình bày dưới dạng bảng với các mục có sự logic và liên kết hơn. Bạn có thể tham khảo một số mẫu mô tả công việc file Excel bằng cách lên thanh công cụ tìm kiếm và gõ: “Bản mô tả công việc file Excel”. Sẽ có rất nhiều lựa chọn, bạn chỉ cần chỉnh sửa cho phù hợp.
Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc
Vậy khi viết bản mô tả công việc cần phải đáp ứng được những nguyên tắc gì?
- Đầu tiên, bản mô tả công việc phải do người quản lý bộ phận viết. Quản lý con người là trách nhiệm của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, Bộ phận nhân sự chỉ nên hướng dẫn quy trình viết còn bản mô tả nên để cho bộ phận cần tuyển nhân sự trực tiếp viết. Vì chỉ họ mới hiểu rõ những yêu cầu và trình độ họ cần từ ứng viên.
- Cần tạo được sự cân bằng giữa chi tiết và khái quát. Tránh viết bản công việc dài dòng lan man, chỉ cần viết ra được mục tiêu công việc đó cần là gì và những nhiệm vụ cần làm để đạt được nó. Tránh chia nhỏ công việc quá lặt vặt.
- Viết bản mô tả công việc nhưng không phải cho người nắm giữ công việc. Nghe thì hơi vô lý và khó hiểu nhưng mà đó là điều cần thiết. Ví dụ, 1 nhân viên đang làm vị trí nào đó, họ thường làm tốt hơn công việc yêu cầu vì lý do cầu tiến, hay gì đó. Còn khi tuyển ứng viên mới thì yêu cầu sẽ thấp hơn. Nếu yêu cầu quá cao sẽ gây rào cản lớn cho nhà tuyển dụng và ứng viên.
- Quan tâm vấn đề đo lường công việc. Không nên chỉ nhắc tới việc vị trí đó cần làm mà cần nhắc đến kết quả cũng như thành tựu mà vị trí đạt được ví dụ như KPI…
>> Xem thêm: Bật mí cách tìm việc làm nhanh nhất không phải ai cũng biết
Mẫu bảng mô tả công việc chuẩn
Hiện nay có rất nhiều mẫu bản mô tả công việc, tuy nhiên khi viết bản mô tả cũng có một số mẫu chuẩn cần tuân theo. Vậy mẫu bản mô tả công việc chuẩn là như thế nào?
Bản mô tả công việc thường có:
- Chức danh, bộ phận, báo cáo.
- Mục tiêu công việc.
- Yêu cầu chung gồm có yêu cầu kỹ năng và yêu cầu thái độ.
- Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc.
- Bộ phận đào tạo/ quản lý.
- Yêu cầu năng lực.
- Lương/ Thưởng (nếu có).
Ngoài ra, MuaBan.net luôn cập nhật tin đăng nhân viên văn phòng mới nhất bạn có thể tham khảo:
17h30 " class="jgUFRE">
Làm gì để có một bảng mô tả công việc tốt?
Để có thể làm được một bảng mô tả công việc tốt thì cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản phải có của bản mô tả công việc. Cụ thể như sau:
Mục tiêu công việc
Vị trí công việc này giúp ích được những gì cho công ty. Khi xây dựng bản mô tả công việc cần đặt ra câu hỏi này để xác định được mục tiêu chính mà chức năng của vị trí này đảm nhận.
Chức năng – Nhiệm vụ
Bản mô tả công việc cần nêu rõ được chức năng, nhiệm vụ chính của vị trí tuyển dụng này. Bởi vì với mỗi vị trí sẽ thực hiện những chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, bản mô tả cần viết rõ ràng vị trí này ứng viên cần phải làm những gì?
Quyền hạn – Trách nhiệm
Quyền hạn và trách nhiệm thường đi kèm với chức năng và nhiệm vụ của nhân viên. Đưa ra quyền hạn phải có sự tương ứng với chức năng. Những quyền hạn có thể là: Quyền sử dụng nguồn tài chính, quyền đại diện ký kết, quyết định… Trách nhiệm có thể là trách nhiệm về tài chính, tài sản, con người trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Yêu cầu về năng lực
Đây là yêu cầu tối thiểu khi tuyển dụng một ứng viên vào làm việc. Các yêu cầu về năng lực có thể kể đến như: Trình độ học vấn, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, kiến thức, kỹ năng, thái độ…
Với mỗi vị trí sẽ có những yêu cầu cao hay thấp khác nhau qua đó có thể sàng lọc các ứng viên phù hợp hơn.
>>> Tham khảo: Bật mí kinh nghiệm xin việc trái ngành cực chuẩn khi phỏng vấn
Lợi ích của bảng mô tả công việc
- Hoạch định nguồn nhân lực, xác định được nguồn cung và cầu của công việc.
- Xác định được lộ trình kế thừa đội ngũ cho tổ chức/ doanh nghiệp.
- Xác định được các cơ sở yêu cầu cho vị trí tuyển dụng.
- Mỗi bản mô tả công viên đều có đánh giá và điểm số. Chính điểm số đó giúp nhà tuyển dụng quy đổi được lương nhân viên cho phù hợp với năng lực.
Lưu ý khi viết bản mô tả công việc
Khi viết bản mô tả công việc, nhà tuyển dụng cần phải lưu ý một số điều sau:
- Đầu tiên, cần tìm hiểu và nắm rõ các yêu cầu chung của bản mô tả công việc.
- Xác định được nội dung cần có trong bản mô tả.
- Xác định nội dung chi tiết của bản mô tả.
- Chức danh, mô tả công việc, phúc lợi, văn hóa lịch sử công ty cần rõ ràng, chi tiết, cụ thể.
- Không phân biệt đối xử và yêu cầu quá nhiều thứ trong bản mô tả công việc.
>>> Xem thêm: Kỹ năng cứng và kỹ năng mềm cái nào quan trọng hơn?
Lời kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về bản mô tả công việc cũng như cách xây dựng bản mô tả cho nhà tuyển dụng. Hãy theo dõi Cẩm nang Mua bán để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về những vấn đề liên quan đến các ngành nghề và tuyển dụng ngày nay nhé!
Yến Trần.
