Thuê văn phòng đại diện có phải đăng ký kinh doanh không?

Mở rộng hoạt động qua việc thuê văn phòng đại diện đang trở thành chiến lược phổ biến của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh về thị phần và nhu cầu hiện diện ở nhiều địa phương ngày càng tăng. Tuy nhiên, một câu hỏi khiến nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn là: liệu thuê văn phòng đại diện có bắt buộc phải đăng ký kinh doanh không, và thủ tục cụ thể sẽ như thế nào để đảm bảo đúng quy định pháp luật?
Xem chi tiết bài viết: https://thuevanphongquan2.com/thue-van-phong-dai-dien-co-phai-dang-ky/
Trước hết, cần hiểu rõ khái niệm "văn phòng đại diện" trong khung pháp lý hiện hành. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có chức năng kinh doanh độc lập mà chỉ làm nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền – cụ thể là xúc tiến thương mại, giao dịch, tiếp khách hoặc thực hiện các hoạt động mang tính kết nối. Tuy không trực tiếp tạo doanh thu, văn phòng đại diện lại đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển thương hiệu và mở rộng mối quan hệ thương mại tại các địa bàn mới.

Vấn đề phát sinh là không phải lúc nào việc thuê một không gian làm văn phòng đại diện cũng buộc phải đăng ký với cơ quan chức năng. Trên thực tế, việc có cần đăng ký hay không phụ thuộc vào bản chất hoạt động thực tế diễn ra tại văn phòng đó.

Nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng đại diện để thực hiện các hoạt động có yếu tố pháp lý rõ ràng – như giao dịch ký kết hợp đồng, đại diện đàm phán, sử dụng nhân sự cố định, có biển hiệu riêng, hoặc chịu trách nhiệm trước khách hàng và đối tác – thì đây là trường hợp bắt buộc phải đăng ký thành lập văn phòng đại diện với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng. Đồng thời, cần thực hiện các nghĩa vụ liên quan như đăng ký mã số thuế phụ, khai báo nhân sự, đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động (nếu có). Việc không thực hiện đăng ký trong khi có hoạt động mang tính đại diện rõ ràng có thể dẫn đến vi phạm và bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành.